আপনি যদি জানতে না থাকেন, তবে মাইক্রোসফট অফিস অ্যাপগুলো যেমন ওয়ার্ড, পাওয়ারপয়েন্ট, এক্সেল একটি খুব উপকারী ফিচার, @mention দিয়ে আপডেট করা হয়েছে। এই ফিচারটি মূলত সেই সমস্যাগুলো সমাধান করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে যা প্রথমে তুচ্ছ মনে হলেও পরবর্তীতে বড় হয়ে যায়। তাহলে, @mention ফিচার কীভাবে ব্যবহার করবেন এবং সহজে কীভাবে করবেন তা নিয়ে একটি সংক্ষিপ্ত টিউটোরিয়াল।
অফিস ৩৬৫ অ্যাপের কমেন্টে @mention ব্যবহার করে কাউকে ট্যাগ করুন
কোনো কাজের দিনে, আপনার অনেক কিছু চলতে থাকে, তাই যেকোনো সৃজনশীল উদ্ভাবন বা আইডিয়া যা উৎপাদনশীলতা ও দক্ষতা বাড়ায় সেটি খুব ফলদায়ক হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি অফিস ৩৬৫ ওয়ার্ড ডকুমেন্টে আপনার মূল্যবান ইনপুট যোগ করতে চান। এটিকে কার্যকর করতে, আপনি একটি কমেন্ট যোগ করেন, কিন্তু এই কমেন্টগুলোতে ব্যক্তিগতকরণ ছাড়া সবাই প্রতিটি কমেন্ট পড়ে যাবে না যে এটি কার জন্য ছিল। এইভাবে, কমেন্টটি তার প্রাসঙ্গিকতা হারায়। @mention ফিচারটি দুটি কাজ করে এই পরিস্থিতি এড়াতে সাহায্য করে-
- প্রাসঙ্গিক প্রাপককে লিংকসহ একটি মেইল পাঠানো
- ট্যাগ করা ব্যক্তিকে কনভারসেশনে যোগ দেওয়া।
আপনি যদি অনলাইন একটি ওয়ার্ড ডকুমেন্টে কাউকে মনোযোগ আকর্ষণ করতে এবং সেটিতে সংশোধন করতে চান, তবে অফিস ৩৬৫-এর জন্য ওয়ার্ডের কমেন্টে @mention ব্যবহার করে কাউকে ফিডব্যাকের জন্য ট্যাগ করতে পারেন।
১] প্রাসঙ্গিক প্রাপককে লিংকসহ একটি মেইল পাঠানো
মেইল পাঠাতে, আপনাকে প্রথমে Office.com-এ যেতে হবে এবং সাইন-ইন করতে হবে।
তারপর, অফিস ৩৬৫-এর জন্য Word/Excel/PowerPoint-এ ক্লিক করুন এবং ফাইলটি নির্বাচন করুন।
[Images source – Office.com]
এখন, আপনার কমেন্ট যোগ করতে, রিবন মেনু থেকে ‘Review’ ট্যাব > ‘New comment’ বেছে নিন অথবা বিকল্পভাবে, কনটেক্সট মেনু থেকে ‘New Comment’ বেছে নিন।
যখন আপনি একটি ডকুমেন্ট, প্রেজেন্টেশন, বা স্প্রেডশিটে কমেন্ট করেন এবং কাউকে নামের সাথে @-সাইন ব্যবহার করেন, তবে আপনি যে ব্যক্তিটি মেনশন করেছেন সে আপনার কমেন্টের লিংকসহ একটি ইমেইল পাবে।
@ টাইপ করুন এবং ব্যক্তির প্রথম বা শেষ নামের প্রথম কয়েক অক্ষর, এবং তারপর আপনি যে নামটি চান সেটি বেছে নিন (যদি তাদের ইতিমধ্যে ডকুমেন্ট খোলার পারমিশন না থাকে, তবে আপনাকে প্রথমে সেটি প্রদান করতে বলা হবে)।
২] ট্যাগ করা ব্যক্তিকে কনভারসেশনে যোগ দেওয়া
মেইল পাওয়ার পর, যখন প্রাপক লিংকে ক্লিক করবে, তবে সেটি তাকে ডকুমেন্টে এবং কনভারসেশনে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আনার করবে।
দয়া করে লক্ষ্য করুন – আপনি যদি @mentions একাধিকবার ব্যবহার করতে চান, তবে অফিস লিংকগুলো একটি একক ইমেইলে ব্যাচ করে দেবে।
