বড় ডকুমেন্ট তৈরি করার সময় মাইক্রোসফট ওয়ার্ড-এ সূচি (Index) পাঠকদের জন্য খুব উপকারী। সাধারণত বইয়ের পিছনে সূচি থাকে। এটি পাঠকদের শব্দ বা বাক্যাংশ খুঁজে পৃষ্ঠা নম্বর খুঁজে পাওয়ায় সাহায্য করে।
ওয়ার্ডের টেবিল অফ কন্টেন্টসের মতোই সূচি ইনসার্ট করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট করা যায়। এতে ম্যানুয়াল কাজ অনেক কমে। এখানে সূচি তৈরি ও আপডেট করার পদ্ধতি দেখানো হয়েছে।
ওয়ার্ডে সূচি তৈরি করার ধাপাবলি
- এন্ট্রি চিহ্নিত করুন (Mark Your Entries)
- এন্ট্রি সম্পাদনা বা সরান (Edit or Remove Index Entries)
- সূচি আপডেট করুন (Update the Index)
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে সূচি তৈরি করুন (Create an Index Automatically)
১. সূচির এন্ট্রি চিহ্নিত করুন
ওয়ার্ড স্বয়ংক্রিয়ভাবে সূচি বানাতে পারে, কিন্তু কোন আইটেমগুলো চান সেটি জানতে হলে এন্ট্রি চিহ্নিত করতে হয়। এটি সূচির মূল কাজ। একবার শুরু করলে দ্রুত চিহ্নিত করতে পারবেন।
ওয়ার্ড ডকুমেন্ট খুলে References ট্যাবে যান। প্রথম এন্ট্রি মাউস ড্র্যাগ করে নির্বাচন করুন।
রিবনের ডানপাশে Index সেকশনে Mark Entry বাটন চাপুন।
এন্ট্রি বর্ণনার জন্য একটি পপ-আপ উইন্ডো খুলবে। এটি খোলা রেখে বাকি এন্ট্রি নির্বাচন করতে পারেন। Main entry লিখুন এবং ঐচ্ছিকভাবে Subentry দিন।
পেজ নম্বরের জন্য Options-এ क्रস-রেফারেন্স, বর্তমান পৃষ্ঠা বা পৃষ্ঠা পরিসর বেছে নিন। পেজ নম্বর বোল্ড বা ইট্যালিকও করতে পারেন।
একটি এন্ট্রির জন্য Mark, সব জায়গায় একই টেক্সটের জন্য Mark All চাপুন। শেষে Close করুন।
ডকুমেন্টে সূচির এন্ট্রি XE ট্যাগ দিয়ে চিহ্নিত হয়। সাব-এন্ট্রি বা ক্রস-রেফারেন্স থাকলে সেটিও XE ট্যাগে থাকে।
XE ট্যাগ না দেখলে Home ট্যাবের Show/Hide Paragraph বাটন চাপুন।
২. সূচির এন্ট্রি সম্পাদনা বা সরান
এন্ট্রি পরিবর্তন করতে (যেমন ক্রস-রেফারেন্স সরানো) XE ফিল্ডের ভিতরে কোটেশন মার্কের মধ্যে পরিবর্তন করুন। অথবা চিহ্নিত এন্ট্রি মুছে আবার চিহ্নিত করুন।
সূচির এন্ট্রি মুছে ফেলতে ব্রেস { } সহ সমস্ত টেক্সট নির্বাচন করে Delete চাপুন। তারপর আবার চিহ্নিত করুন।
৩. ওয়ার্ডে সূচি তৈরি করুন
সূচি যেখানে চান কーソর রাখুন। References ট্যাবে Insert Index চাপুন।
সূচি তৈরির আগে কিছু সেটিং আছে: Print Preview, Tab Leader, Formats, Type, Columns।
সেটিং করে OK চাপুন। বর্ণানুক্রমিক সাজানো সূচি ডকুমেন্টে যোগ হবে।
৪. সূচি আপডেট করুন
সূচি তৈরি হওয়ার পরও নতুন এন্ট্রি চিহ্নিত করে আপডেট করা যায়। এন্ট্রি এডিট বা ডিলিট করলে আপডেট করতে হয়।
সূচি এলাকার ভিতরে ক্লিক করলে References ট্যাবের Update Index বাটন সক্রিয় হবে। বাটন স্লেটি থাকলে কーソর সূচির ভিতরে নিশ্চিত করুন।
সূচি সম্পূর্ণ মুছে ফেলতে সমস্ত টেক্সট নির্বাচন করে Delete চাপুন। তখন ইন্ডেক্স এন্ট্রিও মুছে ফেলুন যদি আবার ব্যবহার না করেন।
৫. ওয়ার্ডে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সূচি তৈরি করুন
সব এন্ট্রি চিহ্নিত করতে সময় লাগে, কিন্তু সূচি পাঠকদের জন্য মূল্যবান। আপনার পরবর্তী ডকুমেন্ট, বই বা বড় লেখার জন্য সূচি যোগ করার কথা ভাবুন।
এটি উপকারী লাগলে — মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে লিঙ্কড টেক্সট ব্যবহারের পদ্ধতিও দেখুন।
