আপনি যদি ওয়ার্ড ২০১৯ বা অফিস ৩৬৫-এর আধুনিক ফিচার ব্যবহার করতে চান, তবে আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টগুলো আপগ্রেড করতে হবে যদি সেগুলো ওয়ার্ড সফটওয়্যারের পুরানো ভার্সনে তৈরি করা হয়। আপগ্রেড করলে আপনার ডকুমেন্টগুলো ওয়ার্ডের নতুন ভার্সনদের সাথে কম্প্যাটিবল হবে এবং আপনি লেটেস্ট ভার্সনে উপলব্ধ নতুন ফরম্যাটিং ও অন্যান্য টুল ব্যবহার করতে পারবেন।
পুরানো ওয়ার্ড ডকুমেন্টকে নতুন ভার্সনে কনভার্ট করা শুধু কয়েক ক্লিকের ব্যাপার যতক্ষণ না ওয়ার্ড সফটওয়্যার আপনার কম্পিউটারে ইনস্টল্ড থাকে। ফাইল কনভার্ট হলে আপনি দেখবেন এর এক্সটেনশন পরিবর্তন হয়েছে যা শুধু নতুন ওয়ার্ড ফাইলগুলো ব্যবহার করে।
ওয়ার্ড সফটওয়্যার ব্যবহার করে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট আপগ্রেড করুন
আপনার কম্পিউটারে মাইক্রোসফট অফিস স্যুট ইনস্টল্ড থাকলে, সম্ভবত ওয়ার্ডও ইনস্টল্ড আছে। আপনি কোনো অ্যাড-অন ছাড়াই এই সফটওয়্যার ব্যবহার করে আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্ট আপগ্রেড করতে পারেন।
- কনভার্ট করতে চাওয়া ডকুমেন্টে রাইট-ক্লিক করুন এবং Open with এরপর Word সিলেক্ট করুন। এটি নিশ্চিত করবে ফাইলটি সঠিক সফটওয়্যারে খুলছে।
- ডকুমেন্ট খোলার পর উপরের বাম কোণে File ট্যাবে ক্লিক করুন। তারপর বাম সাইডবারে Info ট্যাব সিলেক্ট করুন এবং ডান প্যানে Convert-এ ক্লিক করুন।
- আপনার স্ক্রিনে একটি ডায়লগ বক্স আসবে যা আপনাকে কনফার্ম করতে বলবে। এখানে মূলত কী বলা হয়েছে:
- আপনার পুরানো ডকুমেন্ট নতুন আপগ্রেডেড ডকুমেন্ট দিয়ে রিপ্লেস হবে।
- লেআউটে সামান্য পরিবর্তন আসতে পারে।
- Tell Me More-এ ক্লিক করলে প্রসেস সম্পর্কে আরো জানতে পারবেন। ভবিষ্যতে এই ডায়লগ বক্স না দেখাতে চাইলে চেকবক্সে টিক দিন।
- অবশেষে OK বাটনে ক্লিক করুন কনভারশন শুরু করতে।
আপনার ডকুমেন্ট আপগ্রেড করার আরেকটি পদ্ধতি হল ওয়ার্ডের সেভ মেনু ব্যবহার করা। ডকুমেন্ট খোলার সময় File ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Save As সিলেক্ট করুন।
তারপর ফরম্যাট ড্রপডাউন মেনু থেকে Word Document সিলেক্ট করুন এবং Save চাপুন। মনে রাখবেন এটি পুরানো ভার্সন রিপ্লেস করে না বরং নতুন ওয়ার্ড সফটওয়্যারের উপর ভিত্তি করে ডকুমেন্টের একটি সম্পূর্ণ নতুন কপি তৈরি করে।
উপরের স্টেপগুলো অনুসরণ করে আপনি যতখানি পুরানো ওয়ার্ড ডকুমেন্ট চান ততখানি নতুন ভার্সনে আপগ্রেড করতে পারেন।
এছাড়া, যেহেতু এটি কয়েক ক্লিকের ব্যাপার এবং আপনার ডায়লগ বক্স নিষ্ক্রিয় করার ক্ষমতা রয়েছে, আপনি খুব কম সময়ে অনেক ডকুমেন্ট কনভার্ট করতে পারেন।
মাইক্রোসফট ওয়ার্ড অনলাইনে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট আপগ্রেড করুন
আপনার কম্পিউটারে ওয়ার্ড সফটওয়্যার ইনস্টল্ড না থাকলে এবং আপনি অনলাইন ওয়ার্ড অ্যাপ ব্যবহার করতে পছন্দ করেন, তবে আপনি এটি ও ব্যবহার করে আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্ট কনভার্ট করতে পারেন।
অনলাইন অ্যাপ প্রায় একই ফিচার ও ইন্টারফেস দেয় অফলাইনটির মত।
- আধুনিক ওয়েব ব্রাউজার খুলুন এবং অফিস অনলাইন ওয়েবসাইটে যান। একবার সাইন-ইন করুন যদি ইতিমধ্যে না থাকেন।
- মূল ইন্টারফেস লোড হলে Start new অপশনে ক্লিক করুন এবং Upload and open সিলেক্ট করুন। এটি আপনাকে আপনার কম্পিউটার থেকে পুরানো ওয়ার্ড ফাইল আপলোড করতে দেবে।
- আপনার ডকুমেন্ট যেখানে আছে সেখানে নেভিগেট করুন এবং আপলোডের জন্য সিলেক্ট করুন।
- ফাইল আপলোড হলে এবং স্ক্রিনে খুললে Edit Document অপশনে ক্লিক করুন এবং Edit in Browser সিলেক্ট করুন।
- একটি প্রম্পট আসবে বলে এটি প্রথম ফাইলটি কনভার্ট করবে তারপর এডিট করতে দেবে। এটিও বলা থাকবে আপনার মূল ডকুমেন্টের একটি কপি তৈরি হবে।
প্রম্পটে Convert চাপুন।
- লেআউট পরিবর্তন দেখতে চাইলে View চাপুন। নয়, Edit চাপুন ডকুমেন্ট এডিট করা শুরু করতে।
- অফলাইন অ্যাক্সেসের জন্য ডকুমেন্টের কপি পেতে File মেনুতে ক্লিক করুন এবং Save As এরপর Download a Copy সিলেক্ট করুন।
- পরবর্তী স্ক্রিনে Download চাপুন ডকুমেন্ট কম্পিউটারে ডাউনলোড শুরু করতে।
ডাউনলোড হওয়া ডকুমেন্টটি আপনার পুরানো ওয়ার্ড ডকুমেন্টের আপগ্রেডেড ভার্সন হওয়া উচিত।
এখন আপনার ডকুমেন্টগুলো আপগ্রেড হয়ে গেলে, আপনি সেসবতে ওয়ার্ডের যেকোনো আধুনিক ফাংশনালিটি ব্যবহার করতে পারবেন। আপনি নতুন এডিটিং টুল, নতুন ফাইল এক্সটেনশন ইত্যাদি চিন্তা ছাড়া ব্যবহার করতে পারবেন।
মনে রাখবেন, যদি আপনি ফাইলটি কাউকে পাঠাতে হয় এবং সে ওয়ার্ডের পুরানো ভার্সন ব্যবহার করে, তবে সে ডকুমেন্টে করা নতুন পরিবর্তনগুলো দেখতে পারবে না।
মাইক্রোসফট ওয়ার্ডে কম্প্যাটিবিলিটি মোড কী?
আপনি যখন লেটেস্ট ওয়ার্ড সফটওয়্যারে পুরানো ভার্সনের ডকুমেন্ট খুলবেন, তবে ডকুমেন্ট নামের পাশে উপরে Compatibility Mode লেখা দেখবেন। কখনো চিন্তা করেছেন সেটি কী বোঝায়?
কম্প্যাটিবিলিটি মোড আসলে একটি মোড যা ওয়ার্ডের নতুন ভার্সনগুলো ব্যবহার করে যাতে আপনি যখন পুরানো ডকুমেন্ট এডিট করেন, সেগুলো সফটওয়্যারের লেটেস্ট এডিটিং টুল দিয়ে মডিফাই না হয়।
কারণ ওয়ার্ড চায় না আপনি আপনার পুরানো ডকুমেন্টে এমন কোনো ফিচার যোগ করেন যা ওয়ার্ডের পুরানো ভার্সনগুলো বুঝতে পারে না। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ওয়ার্ড ২০১৬-এ উপলব্ধ একটি নতুন ফরম্যাটিং অপশন আপনার ওয়ার্ড ২০০৪ ডকুমেন্টে যোগ করলে, ২০০৪ ভার্সন ওয়ার্ড সেটি বুঝতে পারবে না। এতে ডকুমেন্ট স্ক্র্যাম্বলড টেক্স্ট সহ দেখাতে পারে।
কম্প্যাটিবিলিটি মোড নিশ্চিত করে এমন কিছুই না হয় এবং আপনি শুধু সেই ফরম্যাটিং ও অন্যান্য টুল ব্যবহার করতে পারেন যা আপনার বর্তমান ওয়ার্ড ডকুমেন্ট ভার্সনের সাথে পুরোপুরি কম্প্যাটিবল।
