ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে ইমেইল ঠিকানা বের করার উপায়

উইন্ডোজ ১১/১০-এ ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে সব ইমেইল ঠিকানা বের করার একটি টিউটোরিয়াল এখানে দেওয়া হল। যদি আপনার ওয়ার্ড ডকুমেন্টে (DOC, DOCX) একাধিক ইমেইল ঠিকানা থাকে এবং সেগুলো যেকোনো কাজে ব্যবহার করতে চান, তবে ম্যানুয়ালি সেগুলো খুঁজে বের করা খুব কষ্টসাধ্য। একটি সহজ সমাধান হল ডকুমেন্ট থেকে সব ইমেইল ঠিকানা একসাথে বের করে নেওয়া এবং তারপর প্রয়োজনমতো ব্যবহার করা। এখন, ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে ইমেইল ঠিকানা বের করার জন্য কোনো থার্ড-পার্টি টুলের প্রয়োজন নেই। এই আর্টিকেলে আমি দুটি সহজ পদ্ধতি দেখাবো যাদের মাধ্যমে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে ইমেইল ঠিকানা বের করা যাবে। এটি সরাসরি মাইক্রোসফট ওয়ার্ড অ্যাপ্লিকেশনেই করা সম্ভব। চলুন পদ্ধতিগুলো দেখে নেওয়া যাক!

ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে ইমেইল ঠিকানা বের করার পদ্ধতি

উইন্ডোজ ১১/১০-এ ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে সব ইমেইল ঠিকানা বের করার দুটি পদ্ধতি নিচে দেওয়া হলো:

1. এমএস ওয়ার্ডের Advanced Find অপশন ব্যবহার করে ইমেইল ঠিকানা বের করা।
2. VBA কোড ব্যবহার করে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে সব ইমেইল ঠিকানা বের করা।

এখন এই পদ্ধতিগুলো বিস্তারিত আলোচনা করা যাক!

১] এমএস ওয়ার্ডের Advanced Find অপশন ব্যবহার করে ইমেইল ঠিকানা বের করা

মাইক্রোসফট ওয়ার্ডের Advanced Find বা Find and Replace অপশন ব্যবহার করে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে সব ইমেইল ঠিকানা বের করা যায়। এর প্রধান ধাপগুলো নিচে দেওয়া হলো:

1. মাইক্রোসফট ওয়ার্ড চালু করুন।
2. ইমেইল ঠিকানা থাকা ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি খুলুন।
3. Find > Advanced Find অপশনে যান।
4. Find what ফিল্ডে একটি স্ট্রিং লিখুন।
5. Use wildcards চেকবক্সটি এক্টিভেট করুন।
6. Find In > Main Document বাটনে ক্লিক করুন।
7. মূল ডকুমেন্টে ফিরে Copy অপশন ব্যবহার করুন।
8. একটি নতুন ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট তৈরি করে কপি করা ইমেইল ঠিকানাগুলো পেস্ট করুন।

এখন এই ধাপগুলো বিস্তারিতভাবে দেখে নেওয়া যাক!

প্রথমে আপনার পিসিতে মাইক্রোসফট ওয়ার্ড অ্যাপ্লিকেশন চালু করুন এবং তারপর সেই ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি ইম্পোর্ট করুন যেটিতে আপনি যে ইমেইল ঠিকানাগুলো বের করতে চান।

এখন Home ট্যাবে যান, Editing সেকশনে Find ড্রপ-ডাউন বাটনে ক্লিক করুন। তারপর Advanced Find অপশনটি সিলেক্ট করুন। এতে একটি Find and Replace ডায়ালগ বক্স খুলবে।

Find and Replace ডায়ালগ বক্সে, Find ট্যাব থেকে Find what ফিল্ডে [A-z,0-9]{1,}\@[A-z,0-9,\.]{1,} স্ট্রিংটি লিখুন।

তারপর More বাটনে প্রেস করুন যাতে আরও অপশনগুলো দেখতে পান।

এখন Use wildcards চেকবক্সটি টিক দিন।

তারপর Find In ড্রপ-ডাউন বাটনে ক্লিক করে Main Document অপশনটি সিলেক্ট করুন।

এই কাজটি করার সাথে সাথে সোর্স ওয়ার্ড ডকুমেন্টে সব ইমেইল ঠিকানাগুলো হাইলাইট ও সিলেক্ট হয়ে যাবে, নিচের স্ক্রিনশটের মতো।

এখন আপনাকে Home ট্যাবে থাকা Copy বাটনে ক্লিক করতে হবে। অথবা কীবোর্ড শর্টকাট Ctrl+C ব্যবহার করলেও চলে। এতে ওয়ার্ড ডকুমেন্টের সব ইমেইল ঠিকানা ক্লিপবোর্ডে কপি হয়ে যাবে।

তারপর একটি ব্ল্যাঙ্ক ওয়ার্ড ডকুমেন্ট বা নোটপ্যাড অ্যাপ খুলুন এবং কপি করা ইমেইল ঠিকানাগুলো পেস্ট করুন (Ctrl+V)।

এখন বের করা ইমেইল ঠিকানাগুলো থাকা ডকুমেন্টটি সেভ করুন এবং ইমেইল ঠিকানাগুলো আপনার ইচ্ছামতো ব্যবহার করুন।

আরও পড়ুন: অফিস প্রোগ্রামগুলিতে স্প্ল্যাশ স্ক্রিন নিষ্ক্রিয় করার উপায়।

২] VBA কোড ব্যবহার করে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে সব ইমেইল ঠিকানা বের করা

ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে সব ইমেইল ঠিকানা বের করার জন্য একটি সহজ Visual Basic for Applications (VBA) কোডও ব্যবহার করা যায়। এর প্রধান ধাপগুলো:

1. ওয়ার্ড অ্যাপ খুলুন এবং সোর্স ডকুমেন্টটি ইম্পোর্ট করুন।
2. VBA এডিটর চালু করুন।
3. একটি নতুন মডিউল ইনসার্ট করুন।
4. ইমেইল ঠিকানা বের করার জন্য VBA কোড লিখুন।
5. VBA কোডটি রান করে সব ইমেইল ঠিকানা বের করুন।

প্রথমে ওয়ার্ড অ্যাপ খুলুন এবং ইনপুট ওয়ার্ড ডকুমেন্টটি ইম্পোর্ট করুন যেটি থেকে আপনি সব ইমেইল ঠিকানা বের করতে চান।

এখন Alt + F11 কী কম্বিনেশন দিয়ে VBA এডিটর চালু করুন। আপনি যদি মেইন রিবনে Developers ট্যাবটি ইনেবল করে থাকেন, তবে সেখানে গিয়ে Visual Basic অপশনে ক্লিক করলেও VBA এডিটর খুলবে।

এরপর VBA এডিটর উইন্ডোতে Insert মেনুতে গিয়ে Module অপশনে ক্লিক করুন।

তারপর ডান পাশের সেকশনে নিচের VBA কোডটি এডিটর উইন্ডোতে লিখুন:

Sub ExtractAllEmailAddressesFromDocument() Dim strEmailAddresses As String ' Extract all email addresses in a document. With ActiveDocument.Range With.Find .ClearFormatting .Replacement.ClearFormatting .Text = "[A-z,0-9]{1,}\@[A-z,0-9,\.]{1,}" .Replacement.Text = "" .Forward = True .Wrap = wdFindStop .Format = False .MatchCase = False .MatchWholeWord = False .MatchByte = False .MatchAllWordForms = False .MatchSoundsLike = False .MatchWildcards = True .Execute End With Do While .Find.Found strEmailAddresses = strEmailAddresses & .Text & ";" .Collapse wdCollapseEnd .Find.Execute Loop End With ' Open a new document to paste the email addresses. If strEmailAddresses <> "" Then Documents.Add Template:="Normal", NewTemplate:=False, DocumentType:=0 ActiveDocument.Range.Text = strEmailAddresses End If End Sub

তারপর Run মেনুতে গিয়ে Run Macros অপশনে ক্লিক করুন বা সরাসরি F5 কী চাপুন। একটি Macros ডায়ালগ উইন্ডো খুলবে যেখানে তৈরি করা ম্যাক্রোটি সিলেক্ট করে Run বাটনে ক্লিক করতে হবে।

Run বাটনে ক্লিক করার সাথে সাথে একটি নতুন ওয়ার্ড ডকুমেন্ট খুলবে যেখানে ওয়ার্ড ডকুমেন্ট থেকে বের করা সব ইমেইল ঠিকানা থাকবে।

আপনি এখন বের করা ইমেইল ঠিকানাগুলো থাকা ডকুমেন্টটি সেভ করে নিতে পারেন এবং প্রয়োজনমতো ব্যবহার করতে পারেন।

মাইক্রোসফট ওয়ার্ড বিভিন্ন ডকুমেন্ট ফরম্যাট সাপোর্ট করে, তাই এই ইমেইল বের করার পদ্ধতিগুলো নন-ওয়ার্ড ডকুমেন্টের জন্যও ব্যবহার করা যায়, যেমন XML, ODT ইত্যাদি।

এখন পড়ুন: Easy Email Extractor ব্যবহার করে ইমেইল ঠিকানা বের করার উপায়।