বাজেট বানাতে হলে বা আপনার টাকা কোথায় যাচ্ছে তা জানতে হলে একটি খরচ ট্র্যাকার অপরিহার্য। গুগল ফর্মস একটি ফ্রি ফর্ম বিল্ডার যা খরচ ট্র্যাকার হিসেবে চমৎকার কাজ করে।
গুগল ফর্মস ব্যাপকভাবে কাস্টমাইজযোগ্য, তাই এটি সার্ভে, RSVP টুল, কন্ট্যাক্ট ফর্ম, প্রোডাক্ট সাইন-আপ শীট বা যেকোনো প্রশ্ন/উত্তর ফর্ম হিসেবে ব্যবহার করার পাশাপাশি আপনি খরচ-সম্পর্কিত প্রশ্ন বেছে নিতে এটি একটি কাস্টম খরচ ট্র্যাকার বানাতে পারেন।
ক्या ট্র্যাক করবেন সেটি সিদ্ধান্ত নিন
খরচ ট্র্যাকারের ধারণা হল আপনি আপনার টাকা কোথায় খরচ করছেন তা নজরদারি রাখা, তাই ফর্মে কিছু বেসিক ডিটেইল থাকতে হবে। কিন্তু আপনি কী ট্র্যাক করতে চান তার উপর নির্ভর করে ফর্মে কিছু এক্সট্রা ফিল্ডও দরকার হতে পারে।
নিচে কিছু উদাহরণ দেওয়া হলো যা আপনি ট্র্যাক করতে পারেন:
- দাম: এই ট্রানজ্যাকশন কত টাকা?
- দোকান: আপনি কোথায় টাকা খরচ করছেন?
- বিবরণ: আপনি কিসের জন্য টাকা খরচ করছেন?
- বিভাগ: কী ধরনের কেনাকাটা (বিনোদন, খাবার, বিল, ইত্যাদি)?
- পেমেন্ট মেথড: আপনি কী দিয়ে चुकाয়ছেন (কোন কার্ড/ব্যাংক/অ্যাপ)?
- ক keiser দ্বারা খরচ: যদি একাধিক ব্যক্তি ফর্ম ব্যবহার করে
- নোটস: যেকোনো অতিরিক্ত নোট?
গুগল ফর্মস খরচ ট্র্যাকারের জন্য কী অন্তর্ভুক্ত করবেন সেটি ঠিক করার সময় মনে রাখবেন ফিল্ডগুলো যতটা সম্ভব ব্রড থাকলে ভালো, যাতে যেকোনো কেনাকাটার জন্য প্রযোজ্য হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কী ধরনের খাবার কেনছেন সেটি জিজ্ঞাসা করার ফিল্ড দরকার নয়, যদি না এটি শুধু ফুড এক্সপেন্স ট্র্যাকার হয়; আপনি ভাড়া বা ফোন বিল রেকর্ড করার জন্যও এটি ব্যবহার করতে চাইতে পারেন।
সহজ কথায়, আপনার ট্র্যাকারের যেকোনো ফিল্ড রিকোয়ার্ড বা নন-রিকোয়ার্ড করতে পারেন। তাই যদি খুব নির্দিষ্ট ফিল্ড চান, তবে সেটি নন-রিকোয়ার্ড রাখুন যাতে প্রতিটি ট্রানজ্যাকশনে সেটি ব্যবহার করতে না হয়।
গুগল ফর্মস খরচ ট্র্যাকার তৈরি করুন
এটি একটি নমুনা খরচ ট্র্যাকার, তাই আপনারকেও একদম এরকম দেখানোর দরকার নেই। আমরা ব্রড প্রশ্ন ও আরও ব্রড উত্তর অপশন ব্যবহার করেছি যাতে বুঝতে পারেন কীভাবে কাজ করে। আপনি শিখবেন ফর্ম এডিট করা খুব সহজ, তাই আপনার জন্য কাস্টমাইজ করতে কোনো সমস্যা হবena।
- গুগল ফর্মস খুলুন।
- নতুন ফর্ম শুরু করতে Blank সিলেক্ট করুন।
- আপনার ফর্মকে চেনার যোগ্য একটি নাম দিন।
- প্রথম বক্স সিলেক্ট করুন এবং Short answer-এ পরিবর্তন করুন।
- এটিকে Price নাম দিন, নিশ্চিত হন Is number দেখায়, এবং Required বাটনে টিক দিন।
- ডান পাশের মেনু থেকে প্লাস চিহ্ন দিয়ে নতুন প্রশ্ন যোগ করুন, কিন্তু এই বার Multiple choice বেছে নিন।
- এটিকে Store নাম দিন, এবং আপনার যেসব দোকান থেকে কেনাকাটা করেন সেগুলো আপশন হিসেবে দিন। ডিফল্টভাবে Other থাকে, তাই অন্য দোকান থেকে কেনাকাটা করলে সেখানে টাইপ করা যাবে।
- উপরের পরামর্শ অনুযায়ী পেমেন্ট মেথড, বিবরণ ইত্যাদি প্রশ্ন যোগ করে ফর্মটি সম্পূর্ণ করুন। জ الرحمن detall দিতে পারেন, পরে ফর্ম রেসপন্স থেকে ফলাফল বোঝার সময় এগুলো খুব কাজে লাগবে।
- গুগল ফর্মসের উপরে প্রিভিউ বাটন (চোখ আইকন) দিয়ে আপনার ফর্মের URL পান। এটিকে যারা ফর্ম ব্যবহার করবে তাদের সাথে শেয়ার করুন, বা নিজের কাছে পাঠিয়ে ফোন থেকে সহজে অ্যাক্সেস করুন।
এটি আবশ্যিক নয়, কিন্তু আপনার ফর্মে ছবি, হেডিং, এবং यুনিক কালার স্কিমও থাকতে পারে। একটি রঙিন ফর্ম খরচ ট্র্যাক করতে মজাদার করতে পারে! পেইন্ট আইকনে ক্লিক করলে সেসব পরিবর্তন করা যায়।
ক্যালকুলেশন সেট আপ করুন
আপনার ফর্ম থেকে প্রতিটি এন্ট্রি গুগল শিটসে একটি সুন্দর ফরম্যাটে সংগৃহিত হয়। ফর্মের উপরে RESPONSES সিলেক্ট করুন এবং স্প্রেডশীট আইকনে ক্লিক করে স্প্রেডশীটের নাম পরিবর্তন করুন (যদি চান)।
স্প্রেডশীট খোলার পর নিচে একটি নতুন ট্যাব তৈরি করুন এবং সেটিকে Calculations নাম দিন।
সেখান থেকে আপনি গুগল শিটস যা সমর্থন করে সব কিছু করতে পারেন: নির্দিষ্ট সময়ের সকল খরচ যোগ করা, খরচের ভিজুয়াল বোঝার জন্য গ্রাফ তৈরি করা, কে সবচেয়ে বেশি খরচ করছে, কোন দোকান আপনাকে সবচেয়ে বেশি খরচ করাচ্ছে, ইত্যাদি।
গুগল শিটসে এই ফর্মুলা ব্যবহার করা এই আর্টিকেলের স্কোপ বাইরে, তবে একটি সিম্পল উদাহরণ দেখি প্রতিটি ব্যক্তি কত খরচ করছে সেটি যোগ করার জন্য যাতে কে সবচেয়ে বেশি খরচ করছে সেটি বোঝা যায়। আপনি ফর্মুলা অ্যাডাপ্ট করে প্রতিটি দোকানে কত খরচ হচ্ছে সেটিও বের করতে পারেন।
সর্বাধিক সহজ পদ্ধতি হল sum ফর্মুলা ব্যবহার করা:
=sum('Form Responses 1'!B:B)
এই ক্যালকুলেশন আমাদের উদাহরণে কাজ করে কারণ ফর্ম রেসপন্স থেকে প্রাইস কলাম B কলামে আছে।
এখানে একটি আরও বিস্তারিত গুগল শিটস ফর্মুলা যা দেখাবে প্রতিটি ব্যক্তি কত খরচ করছে:
=sumif('Form Responses 1'!G:G,"Jeff",'Form Responses 1'!B:B)
এটি কাজ করে sumif লিখে এবং নাম ধারণকারী কলাম বেছে নিয়ে (G আমাদের উদাহরণে)। তারপর নাম নির্দিষ্ট করুন, Jeff। শেষে প্রাইস কলাম সিলেক্ট করুন যাতে অন্য কলাম নামের সাথে মিললে শুধু সেই প্রাইসগুলো যোগ হয়।
গুগল শিটস ফাংশন লিস্ট দেখুন আপনার ফর্মের ডেটা ইন্টারপ্রেট করার অন্যান্য পদ্ধতির জন্য। চার্ট বা গ্রাফ দিয়ে খরচ দেখারও পদ্ধতি রয়েছে, গুগলে সেটি সম্পর্কে টিউটোরিয়াল আছে।
