এখন সবসময়ের চেয়ে বেশি, আপনি সম্ভবত Microsoft Teams-এ মিটিং-এ বেশি সময় কাটাচ্ছেন। যাইহোক, Teams-এ যত বেশি সময় কাটাবেন, ততটাই সব উপলব্ধ ফিচারগুলো সর্বোচ্চ ব্যবহার করার চেষ্টা করা গুরুত্বপূর্ণ যাতে আপনার একটি স্মूद অভিজ্ঞতা থাকে। এখানে কিছু সেই ফিচার এবং কিছু সেরা অনুশীলন যা আপনাকে Microsoft Teams-এ মিটিং-এ এক্সপার্ট বানাবে।
অনুশীলন ১: আপনার ব্যাকগ্রাউন্ড ব্লার করুন বা ব্যাকগ্রাউন্ড ইমেজ ব্যবহার করুন
আমাদের তালিকার প্রথম সেরা অনুশীলন হলো সবচেয়ে স্পষ্ট এবং বর্তমান পরিস্থিতিতে সবচেয়ে জনপ্রিয়। সেটি হলো Teams-এ আপনার ব্যাকগ্রাউন্ড ব্লার করার ক্ষমতা বা ব্যাকগ্রাউন্ড ইমেজ ব্যবহার করা।
এই সেরা অনুশীলনের সাথে, আপনি প্রায় যেকোনো জায়গা থেকে মিটিং করতে পারেন, এবং আপনার চারপাশে যা ঘটছে সেটি আড়াল করতে পারেন। নিঃসন্দেহে, এই ফিচারের ধন্যবাদে, Teams শুধু আপনার চেহারার ওপর ফোকাস করবে এবং বাকি সব কিছু লুকিয়ে দেবে। শুধু সাবধান থাকুন, এটি আর্টিফিশিয়াল ইন্টেলিজেন্স ব্যবহার করে, এবং শুধু মানুষের সাথে কাজ করে। তাই, আপনার পশু বন্ধুরা ব্যাকগ্রাউন্ডে থাকলে একটু সাবধান থাকুন।
Teams-এ আপনার ব্যাকগ্রাউন্ড ব্লার বা ব্যাকগ্রাউন্ড ইমেজ ব্যবহার করার কয়েকটি পদ্ধতি আছে। আপনি এটি মিটিং-এর আগে বা মিটিং-এর সময় করতে পারেন।
মিটিং-এর আগে, জয়েন স্ক্রিনে, আপনি আপনার ভিডিও ফিডের নিচে PC Mic and Speakers-এর বাম পাশে বর্গাকার বক্সে ক্লিক করুন। সেখান থেকে, আপনি Background Settings অপশনটি দেখবেন। আপনি প্রথমটিটি বেছে নিতে পারেন, যেটে লেখা আছে Blur। অথবা, আপনি যদি ভিন্ন ব্যাকগ্রাউন্ড চান, তাহলে তালিকা থেকে একটি বেছে নিন। আপনার ফিড বাঞ্ছিত ব্যাকগ্রাউন্ডে পরিবর্তন হবে, এবং যখন আপনি ডান হয়ে যাবেন, Background settings উইন্ডোটি X-এ ক্লিক করে বন্ধ করুন।
মিটিং-এর সময় আপনার ব্যাকগ্রাউন্ড ব্লার করতে, মিটিং উইন্ডোর উপরে তিনটি পিরিয়ড ( . . . ) এ ক্লিক করুন। তারপর সেখান থেকে, Apply Background Effects এ ক্লিক করুন। আপনি তখন তালিকা থেকে একটি বেছে নিতে পারেন, এবং Apply এ ক্লিক করুন।
অনুশীলন ২: ভালো অভিজ্ঞতার জন্য হেডসেট ব্যবহার করুন
পরবর্তী, একটি অনুশীলন যা আপনার সহকর্মীরা প্রশংসা করতে পারেন: হেডসেট ব্যবহার করা। এই অনুশীলনের সাথে, আপনি Teams-এ উচ্চতর গুণমানের কল পাবেন। আপনাকে চিন্তা করতে হবে না সহকর্মীরা আপনাকে শুনছে না, অথবা আপনি তাদের শুনছেন না। Teams-এ হেডসেট সেট আপ করার পদ্ধতি এখানে।
Teams-এ হেডসেট ব্যবহার করতে, শুধু নিশ্চিত করুন এটি প্লাগড ইন বা আপনার ডিভাইসের সাথে কানেক্টেড, হয় ব্লুটুথ বা হেডফোন জ্যাক দিয়ে। একবার কানেক্ট হলে, আপনাকে নিশ্চিত করতে হবে Teams হেডসেটের জন্য সঠিকভাবে কনফিগারড। আবার, এটি করার দুটি পদ্ধতি আছে, মিটিং-এর আগে জয়েন স্ক্রিনে বা মিটিং-এর সময় মেনু থেকে।
মিটিং-এর আগে, আপনি সেটিংস কনফিগার করতে পারেন আপনার ভিডিও ফিডের নিচে PC Mic and Speakers বাটনে ক্লিক করে। একবার করলে, আপনি Device Settings পপ আপ দেখবেন। Speaker এবং Microphone সেকশনগুলো দেখতে নিশ্চিত হন। নিচের অ্যারোতে ক্লিক করুন, এবং স্পিকার এবং মাইক্রোফোন উভয়ের জন্য তালিকা থেকে আপনার হেডফোন বেছে নিন। তারপর X-এ ক্লিক করে উইন্ডো বন্ধ করুন।
মিটিং-এর সময়, আপনি আপনার হেডসেটে স্যুইচ করতে পারেন স্ক্রিনের উপরে তিনটি পিরিয়ড ( . . . ) এ ক্লিক করে এবং Device Settings বেছে নিয়ে। সেখান থেকে, আপনি উপরে বর্ণিত একই সেটিংস বেছে নিতে পারবেন। যখন শেষ হয়, X-এ ক্লিক করে উইন্ডো বন্ধ করুন।
মনে রাখবেন যে আপনি এখানে Make a test call ফিচারটিও ব্যবহার করতে পারেন, যাতে মিটিং-এ যাওয়ার আগে সব কিছু ঠিকঠাক কাজ করছে কিনা নিশ্চিত করতে।
অনুশীলন ৩: আপনার মিটিংগুলো শিডিউল করুন
মিটিং-এর সবচেয়ে খারাপ জিনিসগুলোর একটি হলো খুব শেষ মুহূর্তে বা সেকেন্ডে একে টান করে আনা। সেজন্য, একটি সেরা অনুশীলন হিসেবে, আমরা আপনার মিটিংগুলো শিডিউল এবং ফাইন-টিউন করার পরামর্শ দিই। আপনি এটি Microsoft Teams-এ Scheduling Assistant দিয়ে করতে পারেন। কীভাবে ব্যবহার করবেন তার একটি দৃষ্টিনিবেশ এখানে।
প্রথমে, Teams-এ সাইডবারের Calendar আইকনে ক্লিক করুন। সেখান থেকে, উপরে Scheduling Assistant ট্যাবে ক্লিক করুন। সেটি ট্যাব থেকে, আপনি আপনার সহকর্মীদের উপলব্ধতার ভিত্তিতে একটি মিটিং শিডিউল করতে পারবেন। আপনি লোকেশন, অ্যাটেন্ডি, এবং আরও অনেক কিছু যোগ করতে পারেন। অ্যাটেন্ডি যোগ করার সময়, আপনার সহকর্মীরা উপলব্ধ, অনুপলব্ধ, অথবা অজানা হিসেবে দেখাবে। অ্যাসিস্ট্যান্ট আপনার সহকর্মীদের Outlook ক্যালেন্ডার থেকে ইনফরমেশন টানে এটিকে পূরণ করতে। আপনি একটি শিডিউল ভিউ দেখবেন, তাদের ইতিমধ্যে শিডিউল করা মিটিংগুলো বেগুনি রঙে। আপনি দিন এবং ঘন্টা স্ক্রোল করেও সবার জন্য সঠিক সময় খুঁজে পেতে পারেন।
এটি সাথে সম্পর্কিত, মিটিং অ্যজেন্ডা শেয়ার করার ক্ষমতা। আপনি এটি করতে পারেন যাতে আপনার সহকর্মীরা এবং মিটিং-এ সবাই একই পেজে থাকে। একটি নতুন মিটিং তৈরি করার সময়, আপনি কম্পোজ বক্সে এটিটি দেখবেন। আপনি এখানে আপনার অ্যজেন্ডা রাখতে পারেন, এবং এটি আমন্ত্রণ ইমেইলে দেখাবে।
অনুশীলন ৪: মিটিং নোটস নিন
কী হবে আপনি একটি গুরুত্বপূর্ণ মিটিং-এ মাঝপথে আছেন, কিন্তু কিছু নোট लेने کا উপায় চাইছেন? আপনি ভাববেন Microsoft Word বা অন্য প্রোগ্রাম ব্যবহার করতে হবে, কিন্তু কি আপনি জানেন Teams-এ নিজস্ব মিটিং নোটস ফিচারও আছে?
এটি আমাদের Teams-এ মিটিং-এ সেরা অনুশীলনগুলোর অন্যতম। কারণ কেন? নোটস মিটিং-এর অংশ হিসেবে সেভ হয়, এবং আপনার সাথে যেকোনো জায়গায় যেতে পারে, এবং পরবর্তীতে বা আপনার সহকর্মীদের সাথে শেয়ার করার জন্য সেভ থাকবে।
ফিচারটি ব্যবহার করতে, মিটিং-এ যেন নরমালি জয়েন করুন, এবং তারপর (. . . ) মোর অ্যাকশন বাটনে ক্লিক করুন, এরপর Meeting Notes. আপনি তখন একটি Meeting Notes উইন্ডো পপ আপ দেখবেন। সেখান থেকে, আপনি Take notes এ ক্লিক করুন। এতে আপনাকে একটি ফরম্যাটিং টুলবারের পূর্ণ অ্যাক্সেস মিলবে, বল্ড, ইটালিক, হাইলাইটিং, এবং Microsoft Word-এ আপনি যেসব একে অভ্যস্ত। আপনি (+) বাটনে নতুন সেকশনও তৈরি করতে পারেন।
মিটিং শেষ হলে, আপনি চ্যাট থেকে আপনার নোটস অ্যাক্সেস করতে পারেন। একটি অপশন থাকবে Show notes in full screen। এতে ক্লিক করুন নোটস ভিউ করতে।
অনুশীলন ৫: আপনার মিটিং রেকর্ড করুন (অনুমতির সাথে অবশ্যই!)
আমাদের সেরা অনুশীলন তালিকার শেষে আছে Teams-এ একটি মিটিং রেকর্ড করা। মিটিং-এ সবচেয়ে খারাপ জিনিসগুলোর একটি হলো আপনাকে বারবার আপনার সহকর্মীদের পুনরাবৃত্তি করতে বলতে হয় কারণ আপনি এটিকে নোট করতে বা কিছু নেওয়া পারলেন না। যাইহোক, আপনি যদি মিটিং-এ সব পক্ষের সম্মতি পান, তবে আপনি আসলে একটি মিটিং লাইভ রেকর্ড করতে পারেন, যেটি হচ্ছে, যাতে আপনি পরবর্তী রেফারেন্সের জন্য মিটিং-এর একটি কপি পান।
একটি মিটিং রেকর্ড করতে, আপনি স্ক্রিনের উপরে তিনটি ডট ( . . . ) এ ক্লিক করতে পারেন, এরপর Start Recording বাটনে। সেখান থেকে, আপনি একটি ডিসক্লেমার দেখবেন যে মিটিং রেকর্ড হচ্ছে। আপনি এটিকে উপেক্ষা করতে পারেন, এটি শুধু আপনার সহকর্মীদের সিকিউরিটির জন্য। মিটিং শেষ হলে, এবং আপনি বন্ধ করার জন্য প্রস্তুত হলে, আপনি তখন একই মেনুতে ক্লিক করে Stop Recording বেছে নিতে পারেন।
রেকর্ডিং শেষ হলে, আপনি একটি ইমেইল পাবেন যেটে জানানো থাকবে যে এটি Microsoft Stream-এ উপলব্ধ। আপনি ইমেইলতেও লিঙ্কে ক্লিক করে এটিকে অ্যাক্সেস করতে পারেন, এবং এমনকি একটি ফাইল ডাউনলোড করেও, যাতে আপনি অফলাইনে এটিকে দেখতে পারেন।
আমাদের অন্যান্য টিপস দেখুন
যদিও এই আর্টিকেলের ফোকাস কিছু Teams মিটিং-এর সেরা অনুশীলন, Microsoft Teams-র সম্পর্কে জানার আরও অনেক কিছু আছে। গত কয়েক মাসে, আমরা Teams-এ আরও গভীরে গেছি। টপিকগুলো شامل হলো Teams-এর মাল্টিপল ইনস্ট্যান্স কীভাবে চালাবেন, Bots কীভাবে ব্যবহার করবেন, নোটিফিকেশন ম্যানেজ করা, এবং আরও অনেক কিছু। আমাদের নিউজ হাব এখানে দেখুন আরও জন্য, এবং আপনার যদি কোনো Teams ট্রিকস ও টিপস থাকে তবে কমেন্টে জানান।
