এখন আগের চেয়ে বেশি, আপনি সম্ভবত মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে মিটিংয়ে আরও বেশি সময় ব্যয় করছেন। যাইহোক, আপনি টিমগুলিতে যত বেশি সময় ব্যয় করেন, আপনার জন্য উপলব্ধ সমস্ত বৈশিষ্ট্যগুলির সর্বাধিক ব্যবহার করার চেষ্টা করা আরও গুরুত্বপূর্ণ হয়ে ওঠে, যাতে আপনি একটি নির্বিঘ্ন অভিজ্ঞতা পেতে পারেন। এখানে সেই বৈশিষ্ট্যগুলির কয়েকটির উপর একটি নজর দেওয়া হল, এবং কিছু সেরা অনুশীলনগুলি যাতে আপনি মাইক্রোসফ্ট টিমের মিটিংয়ে বিশেষজ্ঞ হয়ে উঠতে পারেন৷
অভ্যাস 1:আপনার ব্যাকগ্রাউন্ড ব্লার করুন বা ব্যাকগ্রাউন্ড ইমেজ ব্যবহার করুন
আমাদের তালিকার প্রথম সেরা অনুশীলন হল বর্তমান পরিস্থিতিতে সবচেয়ে সুস্পষ্ট এবং সবচেয়ে জনপ্রিয়। অর্থাৎ, টিম-এ আপনার ব্যাকগ্রাউন্ড ব্লার করার ক্ষমতা ব্যবহার করে বা ব্যাকগ্রাউন্ড ইমেজ ব্যবহার করে।
এই সর্বোত্তম অনুশীলনের সাহায্যে, আপনি আপনার মিটিং প্রায় যে কোনও জায়গায় করতে পারেন এবং আপনার চারপাশের পটভূমিতে যা ঘটবে তা ছদ্মবেশে রাখতে পারেন। প্রকৃতপক্ষে, বৈশিষ্ট্যটির জন্য ধন্যবাদ, টিমগুলি শুধুমাত্র আপনার মুখের উপর জোর দেবে এবং অন্য সবকিছু লুকিয়ে রাখবে। শুধু সচেতন থাকুন, এটি কৃত্রিম বুদ্ধিমত্তা ব্যবহার করে এবং শুধুমাত্র মানুষের সাথে কাজ করে। সুতরাং, যদি আপনার পশম বন্ধুরা ব্যাকগ্রাউন্ডে থাকে তবে আপনি একটু সতর্ক হতে চাইতে পারেন।
আপনার ব্যাকগ্রাউন্ড ব্লার করার বা টিম-এ ব্যাকগ্রাউন্ড ইমেজ ব্যবহার করার কয়েকটি উপায় আছে। আপনি মিটিংয়ের আগে বা মিটিং চলাকালীন এটি করতে পারেন।
মিটিংয়ের আগে, যোগদানের স্ক্রিনে, আপনি PC মাইক এবং স্পিকার-এর বাম দিকে বর্গাকার বাক্সে ক্লিক করতে চাইবেন আপনার ভিডিও ফিড অধীনে. সেখান থেকে, আপনি ব্যাকগ্রাউন্ড সেটিংস-এর জন্য একটি বিকল্প দেখতে পাবেন . আপনি প্রথমটি বেছে নিতে পারেন, যা বলে ব্লার . অথবা, যদি আপনি একটি ভিন্ন পটভূমি চান, আপনি তালিকা থেকে একটি চয়ন করতে পারেন. আপনার ফিড পছন্দসই ব্যাকগ্রাউন্ডে পরিবর্তিত হবে এবং আপনার কাজ হয়ে গেলে, আপনি পটভূমি সেটিংস বন্ধ করতে পারেন X সহ উইন্ডো।
মিটিং চলাকালীন আপনার ব্যাকগ্রাউন্ড ব্লার করতে, মিটিং উইন্ডোর উপরে তিনটি পিরিয়ড (...) ক্লিক করুন। তারপর, সেখান থেকে, অ্যাপ্লাই ব্যাকগ্রাউন্ড ইফেক্টস এ ক্লিক করুন। তারপর আপনি তালিকা থেকে একটি বেছে নিতে পারেন, এবং প্রয়োগ করুন এ ক্লিক করুন।
অভ্যাস 2:একটি ভাল অভিজ্ঞতার জন্য একটি হেডসেট ব্যবহার করুন
এর পরে, একটি অভ্যাস যা আপনার সহকর্মীরা শেষ পর্যন্ত প্রশংসা করতে পারে:একটি হেডসেট ব্যবহার করে৷ এই অনুশীলনের সাথে, আপনি টিমগুলিতে একটি উচ্চ মানের কল পাবেন। সহকর্মীরা আপনাকে শুনতে পাচ্ছে না বা আপনি তাদের কথা শুনতে পাচ্ছেন না তা নিয়ে আপনাকে চিন্তা করতে হবে না। এখানে আপনি কিভাবে একটি দল সেট আপ করতে পারেন।
টিমগুলির সাথে একটি হেডসেট ব্যবহার করতে, শুধু নিশ্চিত করুন যে এটি ব্লুটুথ বা হেডফোন জ্যাকের মাধ্যমে প্লাগ ইন বা আপনার ডিভাইসের সাথে সংযুক্ত রয়েছে৷ একবার সংযুক্ত হয়ে গেলে, আপনি নিশ্চিত করতে চাইবেন যে হেডসেটের জন্য টিমগুলি সঠিকভাবে কনফিগার করা হয়েছে৷ আবার, দুটি উপায়ে আপনি এটি করতে পারেন, হয় যোগদানের স্ক্রিনে মিটিংয়ের আগে বা মেনু থেকে মিটিং চলাকালীন।
মিটিংয়ের আগে, আপনি PC মাইক এবং স্পিকার-এ ক্লিক করে সেটিংস কনফিগার করতে পারেন আপনার ভিডিও ফিডের নিচে বোতাম। একবার আপনি এটি করলে, আপনি ডিভাইস সেটিংস দেখতে পাবেন পপ আপ স্পীকার-এর জন্য বিভাগগুলি দেখতে ভুলবেন না এবং মাইক্রোফোন . নিচের তীরটিতে ক্লিক করুন এবং স্পিকার এবং মাইক্রোফোন উভয়ের জন্য তালিকা থেকে আপনার হেডফোনটি চয়ন করুন৷ তারপর, X দিয়ে উইন্ডোটি বন্ধ করুন।
মিটিং চলাকালীন, আপনি স্ক্রিনের শীর্ষে থাকা তিনটি পিরিয়ড ( ... ) ক্লিক করে এবং ডিভাইস সেটিংস বেছে নিয়ে আপনার হেডসেটে পরিবর্তন করতে পারেন . সেখান থেকে, আপনি একই সেটিংস চয়ন করতে সক্ষম হবেন যা আমরা উপরে বর্ণনা করেছি৷ শেষ হলে, X দিয়ে উইন্ডোটি বন্ধ করুন।
এটি লক্ষণীয় যে আপনি একটি পরীক্ষা কল করুন ব্যবহার করতে পারেন৷ এখানেও বৈশিষ্ট্য, আপনি একটি মিটিংয়ে যাওয়ার আগে সবকিছু ঠিকঠাক কাজ করে তা নিশ্চিত করতে৷
অভ্যাস 3:আপনার মিটিংয়ের সময়সূচী করুন
মিটিং সম্পর্কে সবচেয়ে খারাপ জিনিসগুলির মধ্যে একটি হল একেবারে শেষ মিনিট বা সেকেন্ডে একটিতে টানা হচ্ছে। এই কারণেই, একটি সর্বোত্তম অনুশীলন হিসাবে, আমরা আপনার মিটিংগুলির সময়সূচী এবং সূক্ষ্ম সুর করার পরামর্শ দিই৷ আপনি শিডিউলিং সহকারী দিয়ে এটি করতে পারেন মাইক্রোসফ্ট টিমগুলিতে। এটি কীভাবে ব্যবহার করবেন তা এখানে দেখুন।
প্রথমে, ক্যালেন্ডার -এ ক্লিক করুন টিমের সাইডবারে আইকন। সেখান থেকে, শিডিউলিং সহকারী -এ ক্লিক করুন উপরের ট্যাব। সেই ট্যাব থেকে, আপনি আপনার সহকর্মীদের প্রাপ্যতার উপর ভিত্তি করে একটি মিটিং শিডিউল করতে সক্ষম হবেন। আপনি অবস্থান, অংশগ্রহণকারী এবং আরও অনেক কিছু যোগ করতে পারেন। অংশগ্রহণকারীদের যোগ করার সময়, আপনার সহকর্মীরা উপলভ্য অনুপলব্ধ বা অজানা হিসাবে দেখাবে। এটি পূরণ করতে সহকারী আপনার সহকর্মীর আউটলুক ক্যালেন্ডার থেকে তথ্য সংগ্রহ করে। আপনি একটি সময়সূচী ভিউ দেখতে পাবেন, বেগুনি রঙে তাদের ইতিমধ্যে নির্ধারিত মিটিংগুলি দেখাচ্ছে৷ প্রত্যেকের জন্য সঠিক সময় খুঁজে পেতে আপনি দিন এবং ঘন্টার মধ্যেও স্ক্রোল করতে পারেন৷
এই সম্পর্কিত, একটি মিটিং এজেন্ডা ভাগ করার ক্ষমতা. আপনি এটি করতে পারেন যাতে আপনার সহকর্মী এবং মিটিংয়ে সবাই একই পৃষ্ঠায় থাকে। একটি নেট মিটিং তৈরি করার সময়, আপনি এটি রচনা বাক্সে দেখতে পাবেন। আপনি এখানে আপনার এজেন্ডা রাখতে সক্ষম হবেন, এবং এটি আমন্ত্রণ ইমেলে প্রদর্শিত হবে৷
৷অভ্যাস 4:মিটিং নোট নিন
What happens if you're in the middle of an important meeting, but need a way to take some notes? You think you'd have to use Microsoft Word or another program, but did you know that Teams has its own meeting notes feature, too?
This is one of our other best practices for meetings in Teams. The reason why? Notes get saved as part of the meeting itself, and can go anywhere with you, and will be saved for later or for sharing with your coworkers.
To use the feature, join the meeting as you normally would, and then click the (. . . ) more actions button, followed by Meeting Notes. You should then see a Meeting Notes window pop up. From there, you'll want to click Take notes . This will then give you full access to a formatting toolbar, with bold, italic, highlighting, and some of other things you are used to in Microsoft Word. You also can create a new section with the (+) button, too.
When the meeting is finished, you can access your notes from the chat. There should be an option that says Show notes in full screen . Click it to view the notes.
Practice 5:Record your meetings (with permission of course!)
Final on our list of best practices is recording a meeting in Teams. One of the worst things in meetings is when you have to constantly ask your coworkers to repeat things over and over because you weren't able to get it down or take some notes. Well, if you have the consent of all parties in the meetings, you can actually record a meeting live, as it happens, to ensure that you can have a copy of the meeting for reference later.
To record a meeting, you can click the three dots ( . . . ) at the top of the screen, followed by the Start Recording বোতাম From there, you'll see a disclaimer that the meeting is being recorded. You can ignore it, this is just for your coworker's security. When the meeting is over, and you're ready to stop, you can then click the same menu and choose Stop Recording .
When the recording is finished, you'll get an email letting you know that it is available in Microsoft Stream. You can click that link in the email to access it, and even download a file, so you can view it offline.
Check out our other tips
While the focus of this article has been some of the best practices for Teams meetings, there's a lot more to know about Microsoft Teams. Over the past few months, we've been diving deeper into Teams. Topics include how to run multiple instances of Teams, how to use Bots, manage notifications, and a lot more. Check out our news hub here for more, and let us know if you have any Teams tricks and tips of your own by dropping us a comment below.
