ওয়ার্ড ডকুমেন্ট তৈরি করার সময় আপনার মধ্যে যারা চান ডকুমেন্ট সিকিউর করা এবং অন্যারা এটা দেখতে বা পরিবর্তন করতে না পারে, তাদের জন্য মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ২০১৩-এ কিছু সিকিউরিটি ফিচার রয়েছে। চলুন চেক করি।
১. ডকুমেন্ট রিড-অনলি (Read-only) করুন
মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ২০১৩ ব্যবহারকারীকে ডকুমেন্ট রিড-অনলি করার সুবিধা দেয় যাতে কেউ আর এডিট করতে না পারে। এটি ডকুমেন্টকে PDF ফরম্যাটে কনভার্ট করার মতোই যাতে সেটা ফাইনাল কপি হয়ে যায় এডিটেবল কন্টেন্ট ছাড়া। এই ফিচারটি "Mark as Final" নামে পরিচিত। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন ডকুমেন্টকে ফাইনাল হিসেবে মার্ক করে রিড-অনলি করার জন্য।
১. File → Info-এ যান
২. "Protect Document" ড্রপ-ডাউন বাটনে ক্লিক করুন।
৩. "Mark as Final" সিলেক্ট করুন।
৪. ওয়ার্ড কনফার্মেশন চাইবে যে ডকুমেন্ট ফাইনাল হিসেবে মার্ক হবে এবং সেভ হবে। OK বাটন চাপুন।
৫. একটি ইনফরমেশন বক্স আসবে নিচের মেসেজের সাথে:
This document has been marked as final to indicate that the editing is complete and that this is the final version of the document. When a document is marked as final, the status property is set to "Final" and typing, editing commands and proofing marks are turned off. You can recognize that a document has been marked as Final when the Mark As Final icon displays in the status bar.
আপনি ডকুমেন্ট আবার এডিট করতে পারেন উপরে পিলা পট্টিকার সাথে দেখানো "Edit Anyway" বাটনে ক্লিক করলে।
২. ডকুমেন্ট পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করুন
পাসওয়ার্ড প্রোটেকশন ওয়ার্ড ২০০৭ থেকে রয়েছে। ওয়ার্ড ২০১৩-এ নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে ডকুমেন্ট পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করতে পারেন:
১. File → Info-এ যান
২. "Protect Document" ড্রপ-ডাউন বাটনে ক্লিক করুন
৩. "Encrypt with Password" সিলেক্ট করুন
৪. একটি নতুন ডায়ালগ উইন্ডো খুলবে এনক্রিপশন পাসওয়ার্ড এন্টার করতে বলে। পাসওয়ার্ড দিয়ে OK চাপুন।
৫. আবার পাসওয়ার্ড রি-এন্টার করে OK চাপুন।
আপনি যখন ডকুমেন্টটি খোলতে চাবেন, ওয়ার্ড পাসওয়ার্ড চাইবে।
দয়া করে নোট করুন যে আপনি যদি এনক্রিপশন পাসওয়ার্ড ভুলে যান, তবে মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড ডকুমেন্ট রিকভার করার কোনো উপায় দেয় না। আপনাকে থার্ড-পার্টি পাসওয়ার্ড ক্র্যাকিং ইউটিলিটি ব্যবহার করতে হতে পারে যা হয় খুব ব্যয়বহুল বা সবসময় কাজ করে না।
৩. এডিটেবল ফিল্ডসহ ওয়ার্ডে ফর্ম তৈরি
কখনো কখনো ডকুমেন্টে ফর্ম যোগ করতে হয়। Word 2013 আপনাকে এডিটেবল ফিল্ডসহ ফর্ম তৈরি করতে দেয়। Developer রিবন ট্যাব ইনেবল করতে হবে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে:
১. File → Options → Customize Ribbon-এ যান।
২. "Developer" চেকবক্স সিলেক্ট করুন যা ডিফল্টভাবে আনচেকড থাকে। ওয়ার্ড ২০১৩ রিবনে একটি নতুন ট্যাব "Developer" দেখাবে।
ফর্ম তৈরি করার পর নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে শুধু ফর্ম ফিল্ডগুলো এক্টিভ রাখুন এডিট করার জন্য। বাকি সব টেক্সট এডিটেবল নয়।
১. ফর্ম ফিল্ডসহ ডকুমেন্ট খুলুন
২. File → Info-এ যান
৩. Protect Document ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে "Restrict Editing" সিলেক্ট করুন
৪. একটি সাইডবার খুলবে বিভিন্ন অপশনসহ। Editing Restrictions-এ "Filling in forms" সিলেক্ট করুন। এছাড়া "Allow only this type of editing in the document" চেকবক্সও চেক করুন।
৫. "3. Start enforcement" এর অধীনে "Yes, Start Enforcing Protection" বাটনে ক্লিক করুন।
৬. ডকুমেন্ট পাসওয়ার্ড প্রোটেক্ট করার জন্য বলবে। দুবার পাসওয়ার্ড দিয়ে করুন।
এই ফর্মযুক্ত ডকুমেন্ট যেকোনো কে দিলে সে ফর্ম ফিল্ডে এন্ট্রি করলে সেভ করতে পারবে। অন্য কিছুই এডিটেবল নয়। আবার এডিটেবল করতে হলে রিস্ট্রিক্ট করার সময় তৈরি করা পাসওয়ার্ড দিতে হবে।
উপসংহার
অনেক অফিস স্যুট থাকলেও, মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড-जত ফিচার রিচ কোনোটিই নেই। উপরের সিকিউরিটি ফিচারগুলো ব্যবহার করে আপনি কম प्रयাসে ডকুমেন্ট তৈরি ও প্রোটেক্ট করতে পারবেন। আমি সবসময় লিখতে এবং ডকুমেন্ট সিকিউর করার জন্য মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড পছন্দ করি। আপনি কী? কোন মাইক্রোসফ্ট ওয়ার্ড সিকিউরিটি ফিচার আপনার পছন্দ এবং সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করেন?
