ওয়েবপেজ বা ইমেইল থেকে তথ্য কপি (Ctrl+C) করে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে পেস্ট (Ctrl+V) করলে পেস্ট হওয়া কন্টেন্ট ডকুমেন্টের বাকি অংশের স্টাইল মিলে না—এটা কেন? কারণ কপি করা কন্টেন্টের মূল HTML ফরম্যাটিং রিটেইন হয়ে যায়।
ধন্যবাদ, পেস্ট করার সময় মূল ফরম্যাটিং না রেখে পেস্ট করার উপায় আছে—এই ফিচারটি "Paste Special" নামে পরিচিত। এছাড়া ইমেজ ডকুমেন্টে পেস্ট করার সময় কিছু উপকারী অপশনও দেয়। Microsoft Office স্যুটে "Ctrl + Alt + V" চাপলে Paste Special ওপেন হয় এবং অন্যান্য অনেক অ্যাপ্লিকেশনে ও কাজ করে। এই আর্টিকেলে Paste Special-এর ব্যবহার দেখাব দুটি জনপ্রিয় Office অ্যাপ—Word এবং Excel-এ। নোট করুন: এই গাইড Microsoft Office 2010 এবং উপরের ভার্সনের জন্য।
Microsoft Word 2010 বা তার উপরে
ওয়েবপেজ বা ইমেইল থেকে টেক্সট কপি করে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে পেস্ট
১. ওয়েবপেজ থেকে টেক্সট কপি করলে (Ctrl+C), ওয়ার্ড ডকুমেন্টে Home ট্যাবে যান এবং Paste → Paste Special-এর নিচের অ্যারো ক্লিক করুন (বা Ctrl+Alt+V চাপুন)।
২. Paste Special ডায়ালগ বক্স আসবে।
৩. ডিফল্টরূপে HTML Format অপশন হাইলাইটেড থাকবে (ওয়েবপেজ থেকে কপি করায়)। এই অপশন দিয়ে পেস্ট করলে কপি করা টেক্সট HTML ফরম্যাটিং রেখে ডকুমেন্টে আউট অফ প্লেস দেখাবে।
৪. বদলে "Unformatted text" অপশন সিলেক্ট করুন HTML ফরম্যাটিং সরিয়ে ডকুমেন্টের ডিফল্ট সেটিংস অনুযায়ী সেট করতে।
ওয়েবপেজ বা ইমেইল থেকে ইমেজ কপি করে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে পেস্ট
১. ইন্টারনেট বা ইমেইল থেকে ইমেজ কম্পাইল করলে সমস্যা হতে পারে: কপি করা ইমেজ বড় ফাইল হতে পারে। উদাহরণ: ইমেইল আট্যাচমেন্টে এম্বেডেড ইমেজ সাধারণত BMP (bitmap) ফাইল—সবচেয়ে বড় কোয়ালিটি ইমেজ ফরম্যাটের একটি। গ্রাফিক্স কোয়ালিটি কমাতে Paste Special ব্যবহার করুন। Paste Special ডায়ালগে নিচের অপশনগুলো থাকবে:
২. HTML ফরম্যাটে কপি না করে GIF, PNG বা JPEG ছবি ফরম্যাট সিলেক্ট করলে ইমেজের গ্রাফিক্যাল সাইজ কমবে। ফলে ডকুমেন্টের ওভারঅল ফাইল সাইজ ছোট হবে, ইমেইল করার সময় খুব উপকারী।
Microsoft Excel 2010 বা তার উপরে
স্প্রেডশিটে নিয়মিত কাজ করে যারা, তাদের জন্য Paste Special বড় প্রোডাক্টিভিটি বুস্টার। কিছু Excel-স্পেসিফিক Paste Special টেকনিক নিচে:
ডেটা ট্রান্সপোজ (Transposing Data)
১. Excel-এ সাধারণ ডেটা ক্লিনআপ সমস্যা: ডেটা ট্রান্সপোজ। উদাহরণ: ডেটার কলামগুলো রোয়ে রূপান্তর করতে হলে মূল ডেটা হাইলাইট করে Ctrl+C চাপুন।
২. স্প্রেডশিটের খালি ডেটা এলিয়ায় নেভিগেট করে Ctrl+Alt+V চাপুন। Paste Special-এ Transpose ক্লিক করুন।
৩. টেবিলের ট্রান্সপোজড কপি স্প্রেডশিটে দেখা যাবে।
অটো ক্যালকুলেশন (Auto Calculations)
Paste Special দিয়ে সিম্পল ক্যালকুলেশন (গুণ, বিয়োগ, যোগ) একসাথে একাধিক সেলে করা যায়। উদাহরণে B3-B10 সেলগুলো থেকে ২০ বিয়োগ করতে হবে।
১. খালি একটি সেলে ২০ লিখে CTRL+C চাপুন।
২. B3-B10 সেলগুলো হাইলাইট করে CTRL+ALT+V চাপুন। Paste Special ডায়ালগে Operation হেডিংয়ের নিচে Subtract সিলেক্ট করুন। OK চাপুন।
৩. A1-A20 সেলগুলো থেকে ২০ বিয়োগ হয়ে যাবে।
৩. গ্রাফ ফরম্যাটিং (Formatting of graphs)
একাধিক চার্ট শো করলে কালার, ফন্ট, স্কেল ইউনিফর্ম রাখা জরুরি। প্রতিটি চার্ট আলাদা স্টাইল করলে অনেক সময় লাগে। Paste Special আবার সাহায্য করছে।
উদাহরণে Vegetable Tally গ্রাফকে Fruit Tally পাই চার্টের মতো ফরম্যাট করতে চাই।
১. পাই চার্ট সিলেক্ট করে Ctrl+C। বার গ্রাফ সিলেক্ট করে Ctrl+Alt+V।
২. Paste Special ডায়ালগে Formats সিলেক্ট করুন।
৩. Vegetable Tally বার গ্রাফ আয়ত্তাকার পাই চার্টের মতো ফরম্যাটেড হয়ে গেল।
উপসংহার
উপরের উদাহরণগুলো প্রমাণ করে Paste Special খুব বড় প্রোডাক্টিভিটি ইমপ্রুভমেন্ট দিতে পারে। জটিল বা পুনরাবৃত্তিমূলক ফরম্যাটিং টাস্ক, বিশেষ করে এক্সেল স্প্রেডশিটে, সাধারণত একটি বাটন ক্লিকেই সমাধান হয়। আমরা শুধু Microsoft Office-এ এর ব্যবহার দেখিয়েছি, কিন্তু Gmail সহ অনেক অ্যাপ্লিকেশনে এটি কাজ করে। পরের বার ইন্টারনেট থেকে টেক্সট কপি করে ওয়ার্ড ডকুমেন্টে পেস্ট করার সময় একবার ট্রাই করুন। প্রশ্ন থাকলে নিচে মন্তব্য করুন।
ছবি ক্রেডিট: Paste Copy Paste Copy
