ইমেইল এখনো বিজনেস এবং প্রফেশনাল ব্যবহারের জন্য সেরা কমিউনিকেশন ফর্ম। যাই হোক, ইমেইল ব্যবহারকারীদের সবচেয়ে সাধারণ সমস্যাও হচ্ছে অনরিড মেসেজের ভরা পুরো ইনবক্স। এটি সমস্যা হতে পারে যদি আপনার একটি জরুরি প্রজেক্ট থাকে এবং আপনাকে অনরিলেটেড মেসেজের ভিতর থেকে আপনার প্রয়োজনীয় ইনফরমেশন খুঁজে বের করতে হয়।
সৌভাগ্যবশত, Apple Mail একটি ফিচার অফার করে যাকে বলা হয় Smart Mailbox, যা আপনাকে দ্রুত আপনার ইমেইল মেসেজ অর্গানাইজ করতে এবং আপনার সকল গুরুত্বপূর্ণ ইমেইল একক মেইलबক্সে খুঁজে পাওয়ায় সাহায্য করে। এখানে দেখানো হলো এই ফিচার সেট আপ ও ব্যবহার করার পদ্ধতি।
Smart Mailbox কী?
ম্যাকের ডিফল্ট Mail অ্যাপ আপনাকে রুল প্রয়োগ করে আপনার মেইलबক্স অর্গানাইজ করতে দেয় যা আপনার ইমেইলগুলোর সাথে স্পেসিফিক অ্যাকশন অটোমেটিক্যালি পারফর্ম করে, যেমন ফ্ল্যাগ করা, মুভ করা, ফরওয়ার্ড করা, এবং ডিলিট করা।
Mail-এ Smart Mailbox রুল ব্যবহার করে আপনাকে আপনার সকল একাউন্টের ইমেইল অর্গানাইজ করতে সাহায্য করে।
এই ফিচারের যে বিষয়টি খুব হেল্পফুল সেটি হচ্ছে আপনার সকল ইমেইল তাদের নিজস্ব মেইलबক্সে থাকে, একই সাথে ডেডিকেটেড Smart Mailbox-এও কালেক্টেড এবং ভিউয়েবল থাকে। এটি স্পেসিফিক গ্রুপ, প্রজেক্ট, টপিক, এবং কনভারসেশনের মেসেজ গ্রুপ করার জন্য আইডিয়াল।
উদাহরণস্বরূপ, আপনি "school project files" নামে একটি Smart Mailbox বানাতে পারেন একটি আসন্ন স্কুল প্রজেক্টের সাথে জড়িত ইমেইল অর্গানাইজ করতে এবং শুধু সেই মেসেজগুলো ইনক্লুড করতে যেগুলো "school" কথা মেনশন করে এবং আটাচমেন্ট সহ।
ম্যাকেই Smart Mailbox তৈরি করার পদ্ধতি
আপনি হয়তো লক্ষ্য করেননি, কিন্তু ডিফল্টভাবে আপনার সাইডবারে একটি Smart Mailbox থাকবে। Today একটি Smart Mailbox যেটি আজ আপনি যে সকল ইমেইল দেখেছেন সেগুলো ধারণ করে। আপনি যদি এটি না দেখেন, তবে Smart Mailbox-এর পাশের অ্যারোতে ক্লিক করুন এটি দেখানোর জন্য।
আপনি যদি নিজস্ব কাস্টম Smart Mailbox তৈরি করতে প্রস্তুত হন, তবে কার্সর Smart Mailboxes-এর ওপর হোভার করুন এবং এর পাশে আসা Add (+) বাটনে ক্লিক করুন। তারপর:
- আপনার নতুন Smart Mailbox-এ একটি নাম দিন।
- আপনি আপনার কন্ডিশনগুলোর স্কোপ সেট করতে পারেন এবং বেছে নিতে পারেন any বা all কন্ডিশন মেট হউক একটি ইমেইল মেইलबক্সে ইনক্লুড হওয়ার জন্য।
- বামপাশের ড্রপডাউন মেনু থেকে আপনার প্রথম কন্ডিশন সেট করুন। দ্বিতীয় এবং তৃতীয় ফিল্ডের অপশনগুলো প্রথম ড্রপডাউনে আপনি যা সিলেক্ট করেছেন তার ওপর নির্ভর করবে।
- Add (+) বা Remove (–) বাটনে ক্লিক করে প্রতিটি কন্ডিশনের ডানে কন্ডিশন যোগ বা সরান।
- Include messages from Trash এবং Include messages from Sent-এর পাশের চেকবক্সে টিক দিন আপনি যদি পাঠানো এবং ডিলিট করা ইমেইলও ইনক্লুড করতে চান।
- OK ক্লিক করুন Smart Mailbox তৈরি করতে।
আপনার কাস্টোমাইজ করা Smart Mailbox ভিজিট করুন সেটি যে সকল ইমেইল মেট করে সেগুলো দেখতে। এই মেসেজগুলো Mail অ্যাপে তাদের অরিজিনাল লোকেশনেও থাকবে।
Smart Mailbox ম্যানেজ করার পদ্ধতি
আপনি যেকোনো সময় আপনার Smart Mailbox এডিট, রিনেম, এক্সপোর্ট, এবং ডিলিট করতে পারেন সেটিতে ডাবল-ক্লিক করে বা সাইডবারে Control-click করে কনটেক্সটুয়াল মেনু থেকে অপশন বেছে নিয়ে।
আপনি নির্দিষ্ট Smart Mailbox-কে Favoriteও করতে পারেন, যাতে সেগুলো সাইডবারের উপরে থাকে এবং দ্রুত অ্যাক্সেস পাওয়া যায়। শুধু আপনার পছন্দের Smart Mailbox-এ Control-click করুন, তারপর Add to Favorites সিলেক্ট করুন।
ফেভারিট থেকে সরাতে, সাইডবারের Favorites সেকশনে যান, Smart Mailbox-এ Control-click করুন, এবং Remove from Favorites সিলেক্ট করুন।
দ্রষ্টব্য: Smart Mailbox-এ ইমেইল দেখার সময় আপনি ইমেইলে যে যেকোনো পরিবর্তন আনবেন—অনরিড মার্ক করা, মুভ করা, ফ্ল্যাগ করা, বা ডিলিট করা—সেটি ইমেইল যেখানে অরিজিনালি স্টোর ছিল সেটিও রিফলেক্ট হবে।
অধিকন্তু, আপনি যদি iCloud Drive ব্যবহার করেন, তবে আপনার Smart Mailboxগুলো অন্য যেকোনো ম্যাকেও উপলব্ধ থাকবে যেখানে আপনি সাইন ইন করেছেন, যদি সেগুলোও iCloud Drive ব্যবহার করে Mail টিক করা থাকে।
বিদ্যমান Smart Mailbox ডুপ্লিকেট করার পদ্ধতি
কখনো কখনো আপনি চাইতে পারেন একটি বিদ্যমান Smart Mailbox-এর রুল কপি করে এডিট করা, স্ক্র্যাচ থেকে তৈরি করার বদলে। বিদ্যমান মেইलबক্স ডুপ্লিকেট করলে এটি সময় বাঁচাবে। আপনি সিপ্লি ডুপ্লিকেট কপি এডিট করে আপনার বর্তমান প্রয়োজনের সাথে মেলাতে পারেন।
Smart Mailbox ডুপ্লিকেট করতে:
- যে Smart Mailbox কপি করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
- Smart Mailbox-এ Control-click করুন, তারপর Duplicate Smart Mailbox সিলেক্ট করুন। আপনি সাইডবারে আরেকটি Smart Mailbox দেখতে পাবেন।
কলাটার বাইপাস করুন
ইমেইল অবিশ্বাস্যভাবে উপযোগী। যাই হোক, খুব বেশি অ্যাড, নিউজলেটার, এবং স্প্যাম থাকলে, ইমেইলের বড় বান্দা স্ক্যান করে যেগুলো মানে রাখে এবং জরুরি অটেনশন চায় সেগুলো খুঁজে বের করতে প্রচুর পরিশ্রম লাগতে পারে।
আপনার ম্যাকে Mail-এ Smart Mailbox ব্যবহার করুন আপনার প্রায়োরিটি অটেন্ড করতে সাইডট্র্যাকড বা অভিভূত हुए বিনা।
