ইমেলকে টাস্কে রূপান্তর করার ৯ টি তাৎক্ষণিক উপায়

ইমেল এবং টু-ডু লিস্ট একসাথে মিশিয়ে রাখা খারাপ ধারণা হতে পারে, কিন্তু আমরা সবাই জানি এগুলো আলাদা করা почти অসম্ভব। তাই একটি সুষ্ঠু মধ্যবর্তী পথ খুঁজে বের করা উচিত।

কasım ইমেলগুলোকে টাস্কে রূপান্তর করে আপনার পথ থেকে সরিয়ে ফেলা কেমন থাকবে? এটি করা খুব সহজ, কারণ আজকের অধিকাংশ টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপে ইমেলকে টু-ডুতে রূপান্তর করার সিস্টেম রয়েছে যাতে আপনাকে ইনবক্স ছাড়া যেতে হয় না। এবং যদি সেই অ্যাপগুলো সকল ডিভাইসের সাথে সিঙ্ক হয়, তবে আপনি আপনার টু-ডু লিস্ট সব জায়গায় নিয়ে যেতে পারেন।

চলুন কিছু জনপ্রিয় টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপে ইমেল-টু-টাস্ক ফাংশনালিটি কীভাবে কাজ করে সেটা দেখি।

১. Trello

যদি আপনি কোনো ইমেল Trello-র যেকোনো বোর্ডে টাস্ক হিসেবে পাঠাতে চান, তবে প্রথমে সেই বোর্ডের অনন্য ইমেল ঠিকানা খুঁজে বের করতে হবে। সেটা করতে, বোর্ডটি খুলুন এবং দিয়ে দাঁয়ে পাশে Show Menu এ ক্লিক করুন। আপনি একটি লুকানো Menu সাইডবার দেখবেন। More > Email-to-board Settings এ ক্লিক করুন Trello-র বর্তমান বোর্ডের জন্য আসাইন করা ইমেল ঠিকানা দেখতে।

ইমেল আইডি পেয়ে গেলেন? দুর্দান্ত! আপনার অ্যাড্রেস বুকে এটিকে কন্ট্যাক্ট হিসেবে সংরক্ষণ করুন। এখন আপনি যেকোনো সময় সেই ঠিকানায় ইমেল পাঠাতে পারেন এবং Trello সেটি সেই বোর্ডের ডিফল্ট লিস্টে নিচে একটি টাস্ক হিসেবে রূপান্তর করবে।

ইমেলের সাবজেক্ট নতুন কার্ডের টাস্ক নাম হয়ে যায় এবং বডি কন্টেন্ট ডেসক্রিপশন হিসেবে যোগ হয়। যদি আপনি ইমেল আটাচমেন্ট যোগ করেন, সেগুলোও কার্ডে আটাচ হয়ে যায়।

এটাই সব নয়। আপনি To বা CC ফিল্ডে, সাবজেক্ট লাইনে, অথবা ইমেলের বডিতে @mentions যোগ করে সেই কার্ডটি আপনার টিম মেম্বারদের অ্যাসাইন করতে পারেন।

আপনি হ্যাশট্যাগ ব্যবহার করে রঙ, নম্বর, অথবা নামের ভিত্তিতে লেবেল যোগ করতে পারেন। উপরের স্ক্রিনশটে নजर দিন। উদাহরণস্বরূপ, যদি আমি Akshata লেবেলটি একটি নির্দিষ্ট কার্ডে অ্যাসাইন করতে চাই, তবে আমি ইমেলের সাবজেক্ট লাইনে #akshata, #orange, অথবা #2 সিনট্যাক্স ব্যবহার করতে পারি।

ইমেলের মাধ্যমে তৈরি কার্ডগুলো কোথায় যাবে সেটা পরিবর্তন করতে চান? আপনি Email-to-board Settings থেকে একটি ডিফল্ট লিস্ট এবং ডিফল্ট কার্ড পজিশন নির্দিষ্ট করতে পারেন।

প্রতিটি কার্ডের একটি অনন্য ইমেল ঠিকানাও থাকে, যা কার্ডটি খোলার পর Share and more… এ ক্লিক করলে পাওয়া যায়। এই ঠিকানায় যেকোনো ইমেল পাঠালে সেটি কার্ডে একটি কমেন্ট হিসেবে যোগ হয়ে যাবে।

আপনি যদি Chrome ইউজার হন, তবে Gmail to Trello এক্সটেনশন ইনস্টল করতে পারেন। এই এক্সটেনশন আপনাকে Gmail-এ Add card বাটন দেবে কারেন্ট ইমেল থেকে কার্ড তৈরি করতে।

২. Wunderlist

ইমেলকে Wunderlist টাস্কে রূপান্তর করার আগে, আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য ইমেল অ্যাক্সেস সক্ষম করতে হবে Mail to Wunderlist এ যেয়ে Enable Mail to Wunderlist for your account বক্সটি টিক করে।

এটি হলে, আপনি যেকোনো টাস্ক-ভিত্তিক ইমেল me@wunderlist.com এ পাঠাতে বা ফরোয়ার্ড করতে পারেন এবং সেটি আপনার Wunderlist ইনবক্সে একটি টাস্ক হিসেবে দেখাবে। অবশ্য, এর জন্য আপনাকে আপনার Wunderlist অ্যাকাউন্টের সাথে সংযুক্ত ইমেল ঠিকানা থেকে পাঠাতে হবে।

ইমেল সাবজেক্ট টাস্কের নাম হয়ে যায়; ইমেলের বডি নোট হিসেবে আটাচ হয়। ইমেলের আটাচমেন্টগুলোও ক্যারি ওভার হয়। মনে রাখবেন, ইমেলের বডিতে আপনাকে প্লেইনটেক্সট ব্যবহার করতে হবে, কারণ Wunderlist HTML সাপোর্ট করে না।

এখানে একটি কুল টিপ: ইমেল সাবজেক্টের শুরুতে একটি আস্টারিস্ক (*) এবং একটি স্পেস যোগ করলে একটি স্টারড টাস্ক তৈরি হবে।

Wunderlist আপনাকে ভিন্ন ইমেল ঠিকানা থেকে টাস্ক তৈরি করার অনুমতি দেয়, কিন্তু সেটার জন্য আপনাকে আপনার অ্যাকাউন্ট সেটিংসে Email Addresses এ সেই ঠিকানাগুলো যোগ করতে হবে। আপনি প্রতিটি ঠিকানাকে একটি ভিন্ন ডিফল্ট লিস্টের সাথে লিংক করতে পারেন, অর্থাৎ আপনি বেছে নিতে পারেন কোন লিস্টে একটি নির্দিষ্ট ইমেল ঠিকানা থেকে পাঠানো টাস্ক রাখবেন।

নিশ্চিতভাবেই IFTTT রেসিপি আছে Wunderlist টাস্ক তৈরি করার জন্য। রেসিপিটি প্রতি বারের মতো ট্রিগার হবে যখন আপনি কোনো ইমেলকে "wunderlist" হিসেবে লেবেল করবেন।

৩. Remember The Milk

আপনার Remember The Milk অ্যাকাউন্ট খুলুন, উপরের ডান পাশে আপনার প্রোফাইল ছবিতে ক্লিক করুন, এবং Settings > Email Tasks এ যান। Inbox Email এর পাশে যে ঠিকানাটি আছে সেটি দেখুন? সেটিই আপনার অনন্য ইমেল যা আপনি আপনার ইনবক্স থেকে টাস্ক ফরোয়ার্ড করতে ব্যবহার করতে পারেন। আপনি Remember The Milk-র Welcome ইমেলেও সেই ঠিকানাটি পাবেন।

স্বাভাবিকভাবেই, সাবজেক্ট লাইন টাস্কের নাম হয়ে যায় এবং বডি কন্টেন্ট নোট হিসেবে যোগ হয়। যদি আপনি একাধিক নোট যোগ করতে চান, তবে বডিতে তিনটি হাইফেন (---) দিয়ে আলাদা করুন এইভাবে:

Note 1

---

Note 2

---

Note 3

আপনি ইমেলের বডিতে টাস্ক প্রপার্টি এইভাবে যোগ করতে পারেন:

Priority: 2

Tags: booking travel

List: Personal

নিশ্চিত করুন যে সাবজেক্ট লাইনে টাস্ক নামের পরে কোনো টেক্সট যোগ করবেন না।

আপনি যদি Remember The Milk-এর Smart Add ফিচারের সাথে কমফর্টেবল হন, তবে সাবজেক্ট লাইনে টাস্ক নামের পরে টাস্ক প্রপার্টি যোগ করতে পারেন।

এছাড়া, ইমেলের মাধ্যমে টাস্ক যোগ করার এবং ইমেলের মাধ্যমে লিস্ট ইমপোর্ট করার এই ডিটেইল্ড গাইডটি দেখুন Remember The Milk-এর দিয়ে।

৪. Todoist

Todoist-এ, ইমেল টাস্ক ফিচারটি শুধু প্রিমিয়াম সাবস্ক্রাইবারদের জন্য। যদি আপনি একজন হন, তবে সাইডবারের একটি প্রজেক্টের নামে রাইট-ক্লিক করে ড্রপডাউন থেকে Email tasks to this project নির্বাচন করে এটি ব্যবহার করতে পারেন। আপনি একই অপশন খোলা প্রজেক্টের নামের দিয়ে ডান পাশের রেঞ্চ-পেনসিল আইকনের পেছনে লুকানো পাবেন।

এই অপশনটি সিলেক্ট করার পর, আপনি একটি পপআপ দেখবেন সেই প্রজেক্টের জন্য আসাইন করা অনন্য ইমেল ঠিকানার সাথে। আপনি এই পপআপে আরও কিছু অপশনও পাবেন:

• ইমেলের মাধ্যমে টাস্ক প্রপার্টি (যেমন লেবেল এবং রিমাইন্ডার) যোগ করার সিনট্যাক্স, এবং
• অন্য ইমেল ঠিকানা যোগ করার অপশন যেগুলো থেকে আপনি টাস্ক অ্যাসাইন করতে চান।

যেকোনো ইমেল আপনি একটি প্রজেক্টের ইমেল ঠিকানায় পাঠালে সেটি একটি টাস্কে রূপান্তরিত হয়ে যাবে, ইমেলের সাবজেক্ট টাস্কের নাম হবে এবং ইমেলের কন্টেন্ট নোট হিসেবে থাকবে। ১০ MB পর্যন্ত আটাচমেন্টও ইনক্লুড হয়।

Todoist-এ জনপ্রিয় ইমেল ক্লায়েন্ট এবং ব্রাউজারের মাধ্যমে মেসেজকে টাস্কের সাথে লিংক করার প্লাগইনও রয়েছে [Broken URL Removed]। এটি ইনবক্স শূন্য খুব সহজ করে তোলে!

৫. Evernote

যদি আপনি টু-ডু লিস্ট ম্যানেজ করার জন্য ভায়বল নোট-টেকিং অ্যাপ Evernote ব্যবহার করেন, তবে আপনি সাবজেক্ট লাইনে টাস্ক নাম দিয়ে ইমেল টাস্ক হিসেবে Evernote-এ পাঠাতে পারেন। অবশ্য, আপনাকে আপনার Evernote ইমেল আইডি এক্সেস করতে হবে ইমেল পাঠাতে। আপনি এটিকে Account Settings-এ, Email Notes to এর পাশে পাবেন।

আপনি কি একটি টাস্কে ট্যাগ বা রিমাইন্ডার যোগ করতে চান? আপনি ইমেলের সাবজেক্ট লাইনে টাস্ক নামের পরে স্পেশাল সিনট্যাক্স (#Tag এবং !Reminder যথাক্রমে) ব্যবহার করে তা করতে পারেন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি কাল ফ্লাইট বুক করার একটি টু-ডু যোগ করতে চান, তবে আপনার ইমেলের সাবজেক্ট কিছু এইভাবে দেখাবে: book flights #travel !tomorrow @personal, যেখানে personal হলো নোটবুক যেখানে আপনি টাস্কটি যোগ করতে চান। আপনি !tomorrow কে !15/02/16 এর মতো কিছুতে রিপ্লেস করতে পারেন যদি আপনি রিমাইন্ডারের জন্য নির্দিষ্ট তারিখ দিতে চান।

Evernote-এ যেয়ে নোট আইটেমগুলোতে চেকবক্স যোগ করুন নোটগুলোর আরও টাস্ক-লাইক ফিল দিতে।

৬. Asana

যখন আপনি টাস্ক নাম সাবজেক্ট লাইনে রেখে x@mail.asana.com এ ইমেল পাঠান, Asana সেটি আপনার My Tasks লিস্টে পাঠিয়ে দেয় ডিফল্ট Organization বা Workspace-এ, যা আপনি সেট করতে পারেন My Profile Settings > From Email এর অধীনে।

আপনার ইমেলের কন্টেন্ট টাস্ক নোটস হিসেবে রূপান্তরিত হয় এবং ইমেল আটাচমেন্ট টাস্ক আটাচমেন্ট হয়ে যায়। আপনি আপনার টিম মেম্বারদের CC করে তাদের টাস্ক ফলোয়ার হিসেবে যোগ করতে পারেন।

যদি আপনি একটি ইমেল Asana-এ পাঠাতে চান এবং সেটি একটি নির্দিষ্ট প্রজেক্ট বা ট্যাগের অধীনে টাস্ক হিসেবে রূপান্তরিত হোক, তবে এটি সম্ভব। আপনাকে শুধু send-to-Asana ইমেল ঠিকানাকে টুইক করতে হবে প্রজেক্টের অনন্য ID অ্যাপেন্ড করে এইভাবে: x+projectID@mail.asana.com।

একটি প্রজেক্টের ID খুঁজে বের করতে, প্রজেক্টটি খুলুন এবং এড্রেস বারের URL-এ নম্বর সিরিজটি খুঁজুন। সেটিই প্রজেক্টের (নিউমেরিক্যাল) ID। উদাহরণস্বরূপ, প্রজেক্ট URL https://app.asana.com/0/88153235502733/list-এ, প্রজেক্ট ID হবে 88153235502733।

প্রজেক্ট ID খুঁজে বের করার আরেকটি পদ্ধতি: সাইডবারে প্রজেক্টটি সিলেক্ট করুন, মেন সেকশনে প্রজেক্ট নামের পাশে ছোট তীরে ক্লিক করুন, এবং ড্রপডাউন থেকে Add Tasks by Email এ ক্লিক করুন।

Wunderlist-র মতোই, আপনি ভিন্ন সেন্ড-ফ্রোম ইমেল ঠিকানা আপনার Asana অ্যাকাউন্টে যোগ করতে পারেন এবং প্রতিটিকে একটি নির্দিষ্ট Workspace বা Organization-এর সাথে জোড়া দিতে পারেন টাস্ক তৈরি করার জন্য।

Asana-কে ইমেলের সাথে ইন্টিগ্রেট করার আরও অনেক কিছু করা যায়, যেমন অটোমেটিক ইমেল ফরোয়ার্ডিং দিয়ে টাস্ক তৈরি করা এবং ইমেলের মাধ্যমে টিমের সাথে কথোপকথন পোস্ট করা। Asana-এর ইমেলিং টাস্ক গাইড পড়ুন।

নোট: সেন্ড-টু-Asana ইমেল আইডি (x@mail.asana.com)-তে x একটি ভেরিয়েবল নয়। এটিকে যেন যেন রাখুন।

৭. Toodledo

আপনার Toodledo অ্যাকাউন্টে ইমেল টাস্ক হিসেবে পাঠাতে সক্ষম হতে হলে, আপনাকে আপনার সিক্রেট ইমেল ঠিকানা জেনারেট করতে হবে। সেটা করতে, প্রথমে উপরের ডান পাশে আপনার প্রোফাইল ছবিতে ক্লিক করুন। আপনি একটি ড্রপডাউন দেখবেন।

ড্রপডাউন中的 (কেন্দ্রীয়) Tools কলামের নিচে More… লিঙ্কটি খুঁজুন। এটি আপনাকে Tools and Services সেকশনে নিয়ে যাবে, যেখানে আপনাকে Email Access প্যানেলে Configure… এ ক্লিক করতে হবে।

পরবর্তী স্ক্রিনে, Email Service এর অধীনে, Enable e-mail importing এর পাশে বক্সটি টিক করুন এবং Save Changes বাটনটি চাপুন। তারপর আপনি আপনার সিক্রেট ইমেল ঠিকানা দেখতে পাবেন।

আপনি এই ঠিকানায় যেকোনো ইমেল পাঠালে সেটি Toodledo-তে একটি টাস্কে রূপান্তরিত হবে, সাবজেক্ট লাইনের কন্টেন্ট টাস্কের নাম হবে এবং বডি কন্টেন্ট নোট হবে। আপনি যদি Gold সাবস্ক্রাইবার হন, তবে আপনার पास ইমেল আটাচমেন্ট Toodledo টাস্কে যোগ করার অপশন থাকবে।

আপনি অনেক টাস্ক প্যারামিটার স্পেশাল সিনট্যাক্স দিয়ে টুইক করতে পারেন যেমন % Tag ট্যাগ নামের জন্য, : Reminder রিমাইন্ডারের জন্য, এবং & Repeat রিকারিং টাস্কের জন্য। সকল টাস্ক প্রপার্টির তালিকা দ্রুত দেখুন। এটি একটি খুব বড় তালিকা।

আপনি যদি 2Do ইউজরও হন, তবে Toodledo-তে ইমেলের মাধ্যমে তৈরি করা যেকোনো টাস্ক অটোমেটিক্যালি আপনার সকল ডিভাইসের 2Do অ্যাপে সিঙ্ক হয়ে যাবে। এটি রিভার্সে কাজ করবে না, কারণ 2Do-তে ইমেলকে টাস্কে রূপান্তর করার নেটিভ ফিচার নেই।

৮. Any.do

ইমেলকে Any.do টাস্কে রূপান্তর করা সহজ। আপনি do@any.do এ একটি উপযুক্ত টাস্ক নাম সাবজেক্ট লাইনে এবং টাস্ক নোটস বডিতে রেখে ইমেল পাঠান, এবং Any.do ইমেলকে একটি টাস্কে রূপান্তর করবে। আপনাকে সাইন আপ করার সময় যে ইমেল ঠিকানা ব্যবহার করেছিলেন সেটি থেকে ইমেল পাঠাতে হবে।

আপনি যদি Gmail ইউজার হন, Any.do Chrome এক্সটেনশন ইনস্টল করুন। এটি আপনাকে Gmail-এ থেকে Any.do টাস্ক ম্যানেজ করার কিছু কুল অপশন দেয়। কিছু ইউজার এই এক্সটেনশনের সাথে সিঙ্ক সমস্যা রিপোর্ট করেছেন, তাই इसकी গ্যারান্টি নেই যে এটি আপনার জন্য কাজ করবে। কিন্তু চেষ্টা করার কোনো ক্ষতি নেই!

৯. Gmail-এ অভ্যন্তরে

ইমেল পাঠিয়ে আপনার টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপে অটোমেটিক্যালি টু-ডু তৈরি করার বদলে, আপনি একটি টাস্ক ম্যানেজমেন্ট সেটআপ সরাসরি Gmail-এ আনার চেষ্টা করতে পারেন নিচের অ্যাপগুলো দিয়ে:

১. Sortd: এই Chrome এক্সটেনশন Gmail-এ একটি কানবান-স্টাইল বোর্ড যোগ করে এবং আপনার ইমেলগুলোকে সুবিধাজনক লিস্টে সাজায়। ড্র্যাগ-অ্যান্ড-ড্রপ সেটআপের কারণে টাস্ক রি-অ্যারেঞ্জ করা খুব সহজ।

২. ActiveInbox: এটি আরেকটি Chrome এক্সটেনশন এবং এটি আপনাকে প্রতিটি ইমেলকে একটি টাস্কে রূপান্তর করতে দেয় এবং Gmail-এ তারিখ নির্ধারণ করতে দেয়। আপনি আউটগোইং ইমেলে টু-ডু এবং নোটসও যোগ করতে পারেন রেফারেন্সের জন্য। এগুলো শুধু আপনার কাছে দৃশ্যমান থাকবে, ইমেল প্রাপকের কাছে নয়।

ActiveInbox-এর একটি ভালো বিকল্প খুঁজছেন? Taskforce চেষ্টা করুন [Broken URL Removed]।

৩. Google Tasks: Gmail-এ বিল্ট-ইন গুগলের নিজস্ব টাস্ক ম্যানেজমেন্ট ফিচারকে কিভাবে ভুলে যাব? এর সাদা 외관ের নিচে কিছু শক্তিশালী ফিচার লুকানো আছে। Google Tasks ব্যবহার করার ৫ টি কিলার উপায় দেখুন। এবং হ্যাঁ, Google Tasks-কে আরও উন্নত করার একটি Chrome এক্সটেনশনও রয়েছে!

Gmail-এ খোলা একটি ইমেল থেকে Google Tasks-এ টাস্ক পাঠানোর সবচেয়ে সহজ উপায় হলো Shift + T চাপা। এটি একটি নতুন টাস্ক তৈরি করে ইমেলের সাবজেক্ট টেক্সটকে টাস্ক নাম হিসেবে এবং ইমেল কনভারসেশনের লিংকটি টাস্ক ডিটেইলসে রাখে।

কয়েকটি দ্রষ্টব্য বিষয়

১. আপনি যদি OneNote টু-ডু লিস্ট হিসেবে ব্যবহার করেন, তবে আউটলুক টাস্ককে OneNote-এ ইন্টিগ্রেট করার আমাদের গাইডটি দেখুন।

২. গুগলের নিজস্ব নোট-টেকিং টুল, Google Keep, ইমেল-টু-টাস্ক ম্যানেজার সেটআপ সাপোর্ট করে না। আপনি IFTTT রেসিপি দিয়েও একটা তৈরি করতে পারবেন না, কারণ IFTTT-এ Google Keep চ্যানেল নেই।

৩. আপনার টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ দ্বারা জেনারেট করা অনন্য ইমেল ঠিকানাগুলো গোপন রাখুন যদি না আপনি কাউকে আপনার টু-ডু লিস্টে টাস্ক পাঠাতে দিতে চান।

৪. ইমেলের মাধ্যমে পাঠানো টাস্কগুলো আপনার টাস্ক ম্যানেজারে দেখানোর জন্য কিছু সময় লাগতে পারে, এটি স্বাভাবিক।

৫. অ্যান্ড্রয়েড এবং iOS-এ অনেক ইমেল অ্যাপ টু-ডু লিস্ট অ্যাপের সাথে ইন্টিগ্রেশন অফার করে। আপনি চেক করতে পারেন আপনার ব্যবহার করা নির্দিষ্ট ইমেল-টাস্ক ম্যানেজার কোম্বোর জন্য ইন্টিগ্রেশন আছে কিনা।

৬. আপনি কোন টু-ডু লিস্ট অ্যাপ ব্যবহার করছেন তার ওপর নির্ভর করে, আপনি ইমেলের মাধ্যমে টাস্ক রিট্রিভ করতে পারেন। অ্যাপের Help বা Support সেকশন দেখুন এটি সাপোর্ট করে কিনা।

ইনবক্স টু-ডু লিস্ট হিসেবে: ততটাও খারাপ নয়

ইমেল সবসময় কাবারেশন বারের জন্য নয়। অনেক সময় এগুলো ডিসকাস, অ্যাসাইন, এবং টাস্ক ফলো আপ করার জন্য। আপনি এমন টু-ডু-টাইপ ইমেলগুলোকে ইনবক্সে আসা থেকে রোকতে পারবেন না, কিন্তু আপনি সেগুলো টাস্কে রূপান্তর করে ভালোভাবে ম্যানেজ করতে পারেন। এটি একটি চমৎকার উপায় যাতে আপনি আর কোনো টাস্ক ভুলে যাবেন না শুধু কারণ আপনি একটি ইমেল ভুলে গিয়েছিলেন বা মিসপ্লেস করলেন।

আপনি কোন টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ্লিকেশন ব্যবহার করেন? কি এটি ইমেলের সাথে সহজ ইন্টিগ্রেশন দেয়, এবং আপনি সেটি ব্যবহার করেন? আমরা জানতে চাই আপনি ইমেল দিয়ে আপনার টু-ডু লিস্ট ম্যানেজ করতে কতটুকু খুশি।