Microsoft Outlook-এ Rules (নিয়ম) ইমেলের ওপর স্বয়ংক্রিয়ভাবে অ্যাকশন সম্পাদনের জন্য আদর্শ। আপনি ফ্ল্যাগ, সরানো, বা নির্দিষ্ট মেসেজের উত্তর দেওয়া gibi কাজগুলো ম্যানুয়াল কাজ ছাড়াই করতে পারেন। আপনার বর্ধমান ইনবক্সের সাথে তাল মিলাতে সাহায্য করার জন্য, আমরা আপনাকে দেখাব Outlook-এ Rules কীভাবে তৈরি করতে হয়।
যেহেতু আপনি উইন্ডোজ, ম্যাক এবং ওয়েবে Outlook Rules তৈরি করতে পারেন, আমরা প্রতিটি প্ল্যাটফর্মে সেট আপ করা কভার করব। শুধু মনে রাখবেন যে উপলব্ধ কন্ডিশন এবং অ্যাকশনগুলো ভিন্ন হতে পারে।
Rules-র জন্য সবচেয়ে সুস্থ কন্ডিশন এবং অ্যাকশন সেট উইন্ডোজে আউটলuks-এ রয়েছে। একটি নিয়ম কীভাবে তৈরি করবেন সেটি সবচেয়ে কার্যকরভাবে ব্যাখ্যা করার জন্য, চলুন কিছু সাধারণত ব্যবহৃত নিয়ম সেট আপ করার মাধ্যমে যাই।
শূন্য থেকে একটি ব্লাঙ্ক নিয়ম সেট আপ করা আপনাকে সবচেয়ে বেশি নমনীয়তা দেয় কারণ আপনি একাধিক কন্ডিশন এবং অ্যাকশন বেছে নিতে পারেন। প্লাস, Rules Wizard আপনাকে পথ পথে প্রম্পট করে।
Outlook খুলুন, File ট্যাবে যান, এবং Info সেকশনে Manage Rules & Alerts নির্বাচন করুন।
Rules and Alerts ডায়লগ বক্স প্রদর্শিত হলে, Email Rules ট্যাব খুলুন এবং শীর্ষে একটি অ্যাকাউন্ট বেছে নিন আপনার একাধিক থাকলে। তারপর New Rule বেছে নিন।
আপনি নিচের নির্দেশনা অনুসরণ করে আপনার নিয়মটি সেট আপ করতে পারেন ইমেল ফোল্ডারে সরানোর জন্য, ফলো-আপের জন্য ফ্ল্যাগ করার জন্য, বা স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠানোর জন্য। আপনি অন্য একটি উপকারী নিয়ম চেষ্টা করতে পারেন যেন স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল ফরওয়ার্ড করা যায়।
ইমেল ফোল্ডারে সরান
Rules Wizard-এ, শীর্ষে move অপশনগুলো থেকে একটি বেছে নিন। আপনি সেন্ডার, অন্তর্ভুক্ত শব্দ, বা আপনি যা পাঠান না পেয়ে এইমেলের ভিত্তিতে মেসেজগুলো একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরাতে পারেন।
- উদাহরণস্বরূপ, আমরা বেছে নেব: Move messages with specific words in the subject to a folder।
- নিচে, আন্ডারলাইন করা নীল আইটেমগুলো সিলেক্ট করুন কন্ডিশন এবং অ্যাকশন নির্দিষ্ট করতে।
- Specific Words বেছে নিন এবং সাবজেক্ট লাইনে খুঁজতে চাওয়া শব্দগুলো লিখুন।
- Specified বেছে নিন যে ফোল্ডারে আপনি মেসেজগুলো সরাতে চান সেটি বেছে নেওয়ার জন্য।
- তারপর Next চাপুন।
- আপনি কন্ডিশনগুলোর একটি লিস্ট দেখবেন যেখানে আপনি শুধু বেছে নিয়েছি সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে মার্ক করা আছে। আপনি ইমেলের জন্য অতিরিক্ত কৃতেরিয়া বেছে নিতে পারেন যদি চান। উদাহরণস্বরূপ, আপনি শুধু আপনাকে পাঠানো মেসেজগুলোর ওপর নিয়মটি প্রয়োগ করতে চাইতে পারেন। Next চাপুন।
- আপনি তারপর অ্যাকশনগুলোর একটি লিস্ট দেখবেন যেখানে আপনি বেছে নিয়েছি সেটি আপনার জন্য মার্ক করা আছে। উপরের কন্ডিশনগুলো처럼, আপনি চাইলে অতিরিক্ত অ্যাকশন বেছে নিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি মেসেজটি moved হলে read হিসেবে মার্ক করতে চাইতে পারেন। Next চাপুন।
- পরবর্তীতে এক্সেপশনগুলোর একটি লিস্ট দেখবেন। আপনি ঐচ্ছিকভাবে নির্দিষ্ট ইমেলগুলো নিয়ম থেকে বাদ দিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি অ্যাটাচমেন্টসহ ইমেলগুলো ফোল্ডারে পাঠাতে চান না। Next চাপুন।
- নিয়মের জন্য ফাইনাল স্ক্রিনে, আপনি প্রথমে শীর্ষে একটি নাম দিন এবং তারপর Turn on this rule চেকবক্স চেক করুন। ঐচ্ছিকভাবে, আপনি আপনার ইনবক্সে এই নিয়মটি এখনি চালাতে চাইলে চেকবক্স চেক করুন বা সব ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য নিয়মটি ব্যবহার করতে চাইলে।
- শেষ হয়ে গেলে, নিচে বক্সে নিয়ম সেটআপ নিশ্চিত করুন যা আপনাকে কন্ডিশন(গুলো) এবং অ্যাকশন(গুলো) দেখায়। নিয়ম সংরক্ষণ ও সক্রিয় করতে Finish চাপুন।
- Rules and Alerts বক্সে আপনার নতুন নিয়মের পাশে চেকмар্ক নিশ্চিত করুন এবং OK চাপুন।
ফলো-আপের জন্য ইমেল ফ্ল্যাগ করুন
আরেকটি উপকারী আউটলুক নিয়ম হলো ফলো-আপের জন্য ইমেল ফ্ল্যাগ করা। আপনি ফ্ল্যাগ এবং ফলো-আপের টাইমিং বেছে নিতে পারেন।
- উপরের মতোই প্রক্রিয়া অনুসরণ করে একটি New Rule তৈরি করুন এবং Rules Wizard খুলুন।
- তারপর Flag messages from someone for follow-up বেছে নিন।
- নিচে, আন্ডারলাইন করা নীল আইটেমটি সিলেক্ট করুন কন্ডিশন এবং অ্যাকশন নির্দিষ্ট করতে।
- People or public group বেছে নিন কন্টাক্ট বেছে নেওয়ার জন্য।
- Follow up at this time বেছে নিন ফ্ল্যাগ এবং টাইমিং বেছে নেওয়ার জন্য।
- তারপর Next চাপুন।
- উপরের নিয়মের মতোই, Rules Wizard আপনাকে কন্ডিশন, অ্যাকশন এবং এক্সেপশনগুলো পথ পথে গাইড করবে যেগুলো আপনি নিশ্চিত করবেন এবং যোগ করবেন আপনার নিয়মের জন্য। তারপর নাম দিন, সক্রিয় করুন এবং ফিনিশ করুন।
স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলের উত্তর দিন
আপনি যে আরেকটি নিয়ম উপকারী পেতে পারেন তা হলো স্বয়ংক্রিয় উত্তর, যা আউট অফ অফিস মেসেজের মতো কিন্তু বেশি নমনীয়তা সহ। আপনি একটি নির্দিষ্ট আউটলুক টেমপ্লেট বা নির্দিষ্ট ইমেলের জন্য একটি রিপ্লাই মেসেজ তৈরি করতে পারেন।
- উপরের মতোই প্রক্রিয়া অনুসরণ করে একটি New Rule তৈরি করুন এবং Rules Wizard খুলুন। তারপর Apply rule on messages I receive বেছে নিন এবং Next চাপুন।
- প্রাপ্ত ইমেল মেসেজের জন্য আপনি যে কন্ডিশনগুলো ব্যবহার করতে চান সেগুলো বেছে নিন। আপনি নির্দিষ্ট সেন্ডার, নির্দিষ্ট শব্দ, নির্দিষ্ট তারিখ স্প্যানে প্রাপ্ত, বা যেকোনো অন্য কন্ডিশন প্রয়োগ করতে পারেন। Next চাপুন।
- আপনার পছন্দ অনুযায়ী Reply using a specific template বা Have server reply using a specific message বেছে নিন। তারপর আপনি যে অপশনটি বেছে নিয়েছেন সেটির জন্য নিচে আন্ডারলাইন করা নীল টেক্সট সিলেক্ট করুন এবং শেষ হলে Next চাপুন।
- Reply using a specific template: a specific template বেছে নিন যা আপনি চান সেটি বেছে নেওয়ার জন্য।
- Have server reply using a specific message: a specific message বেছে নিন, প্রদর্শিত বক্সে মেসেজটি লিখুন, এবং Save & Close চাপুন।
- আপনি যে এক্সেপশনগুলো অন্তর্ভুক্ত করতে চান সেগুলো মার্ক করুন, Next চাপুন, এবং নিয়মটি নাম দিয়ে, সক্রিয় করে এবং Finish বাটন দিয়ে সংরক্ষণ করে শেষ করুন।
ম্যাকে Outlook-এ Rules তৈরি করুন
আপনি যদি আপনার ম্যাকেই আউটলুক ব্যবহার করেন, তবে আপনি সেখানে সহজে ইনবক্স নিয়ম সেট আপ করতে পারেন যদিও কন্ডিশন এবং অ্যাকশনগুলো উইন্ডোজের চেয়ে কিছুটা সীমিত।
- আউটলুক খুলুন এবং মেনু বার থেকে Outlook > Settings নির্বাচন করুন।
- পপ-আপ উইন্ডোতে Rules বেছে নিন।
- বাম পাশে একটি অ্যাকাউন্ট বেছে নিন আপনার একাধিক থাকলে এবং ডান পাশে প্লাস সাইন বাটন চাপুন।
- শীর্ষে Rule name লিখুন।
- তারপর, ড্রপ-ডাউন বক্সগুলো ব্যবহার করে প্রথম কন্ডিশন সেট আপ করুন। আপনি যা বেছে নিয়েছেন তার উপর নির্ভর করে, আপনাকে কন্ডিশনে যোগ করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি Date Received বেছে নিলে, আপনি তারিখ(গুলো) লিখবেন।
- পরবর্তী, ড্রপ-ডাউন বক্সগুলো ব্যবহার করে অ্যাকশন বেছে নিন। আবার, আপনাকে অ্যাকশনে যোগ করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি Move to Folder বেছে নিলে, আপনি ফোল্ডারটি বেছে নেবেন।
- আরেকটি কন্ডিশন বা অ্যাকশন যোগ করতে, ডান পাশের প্লাস সাইন চাপুন বা এক্সেপশন যোগ করতে Except if-এর পাশের প্লাস সাইন চাপুন।
- ঐচ্ছিকভাবে, একই কন্ডিশন মিলিত অন্যান্য নিয়ম প্রয়োগ না করার জন্য চেকবক্স চেক করুন। নিচের বাম পাশে Enabled বক্স চেক করা আছে নিশ্চিত করুন এবং নিয়ম সংরক্ষণ করতে OK চাপুন।
ওয়েবে Outlook-এ Rules তৈরি করুন
ওয়েবে Outlook-এ একটি নিয়ম তৈরি করতে, ওয়েবসাইটে যান এবং সাইন ইন করুন। আপনি ম্যাকে আউটলuks-এ থাকা কন্ডিশন এবং অ্যাকশনগুলোর মতোই পাবেন।
- উপরের ডান কোণার Settings আইকন (গিয়ার) সিলেক্ট করুন এবং প্রদর্শিত সাইডবারে View all Outlook settings বেছে নিন।
- পপ-আপ উইন্ডোতে, সর্ব বামে Mail বেছে নিন এবং ডান পাশে Rules।
- শীর্ষে Add new rule নির্বাচন করুন।
- আপনার নিয়মের একটি নাম দিন এবং তারপর Add a condition বক্স ব্যবহার করে কৃতেরিয়ন বেছে নিন। আপনি যে কন্ডিশনটি বেছে নিয়েছেন তার উপর নির্ভর করে, আপনাকে সেটিতে যোগ করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি From বেছে নিলে, আপনাকে ডান পাশে সেন্ডার প্রদান করতে বলা হবে।
- Add an action বক্স ব্যবহার করে একটি অ্যাকশন বেছে নিন। আবার, আপনাকে অ্যাকশনে যোগ করতে বলা হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি Move to বেছে নিলে, আপনাকে ফোল্ডার নাম প্রদান করতে বলা হবে বা নতুন ফোল্ডার তৈরি করতে।
- নীল অপশনগুলো ব্যবহার করুন আরেকটি কন্ডিশন, আরেকটি অ্যাকশন যোগ করতে বা এক্সেপশন অন্তর্ভুক্ত করতে আপনার পছন্দমতো।
- ঐচ্ছিকভাবে, আরও নিয়ম প্রক্রিয়া বন্ধ করার জন্য এবং নিয়মটি অবিলম্বে আপনার ইনবক্সে চালানোর জন্য চেকবক্সগুলো মার্ক করুন।
- শেষ হয়ে গেলে, Save চাপুন।
আপনার ইমেলগুলো নিয়মগুলো মেনে চলবে?
Outlook-এ ইমেল নিয়ম তৈরি করে, আপনি আপনার মেসেজগুলো সংগঠিত করতে, ফলো-আপ মনে রাখতে, বা নির্দিষ্ট ইমেলের উত্তর দিতে যে সময় লাগে সেটি কমিয়ে আনার পারবেন। আপনি যদি সমস্যায় পড়েন, তবে আউটলুক ইমেল নিয়ম কাজ না করলে এই ফিক্সগুলো দেখুন।
