মাইক্রোসফ্ট আউটলুকের নিয়মগুলি ইমেলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ক্রিয়া সম্পাদনের জন্য আদর্শ। আপনি ম্যানুয়াল কাজ ছাড়াই সরানো, পতাকা বা নির্দিষ্ট বার্তার প্রতিক্রিয়ার মতো জিনিসগুলি করতে পারেন৷ আপনার ক্রমবর্ধমান ইনবক্সের সাথে আপনাকে সাহায্য করার জন্য, আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে Outlook-এ নিয়ম তৈরি করতে হয়।
যেহেতু আপনি Windows, Mac, এবং ওয়েবে Outlook নিয়ম তৈরি করতে পারেন, তাই আমরা সেগুলিকে প্রতিটি প্ল্যাটফর্মে সেট আপ করব। শুধু লক্ষ্য করুন যে উপলব্ধ শর্ত এবং কর্ম পরিবর্তিত হয়।
নিয়মের জন্য স্বাস্থ্যকর শর্ত এবং ক্রিয়াকলাপগুলি Windows-এর Outlook-এ রয়েছে৷ কীভাবে একটি নিয়ম তৈরি করতে হয় তা সবচেয়ে কার্যকরভাবে ব্যাখ্যা করতে, আসুন কিছু সাধারণভাবে ব্যবহৃত নিয়ম সেট আপ করে চলুন।
স্ক্র্যাচ থেকে একটি ফাঁকা নিয়ম সেট আপ করা আপনাকে সবচেয়ে নমনীয়তা দেয় কারণ আপনি একাধিক শর্ত এবং কর্ম চয়ন করতে পারেন। এছাড়াও, নিয়ম উইজার্ড আপনাকে পথ ধরে অনুরোধ করে।
আউটলুক খুলুন, ফাইল ট্যাবে যান এবং তথ্য বিভাগে নিয়ম ও সতর্কতা পরিচালনা করুন নির্বাচন করুন৷
যখন নিয়ম এবং সতর্কতা ডায়ালগ বক্স প্রদর্শিত হবে, ইমেল নিয়ম ট্যাব খুলুন এবং আপনার যদি একাধিক থাকে তবে শীর্ষে একটি অ্যাকাউন্ট চয়ন করুন। তারপর, নতুন নিয়ম নির্বাচন করুন।
তারপরে আপনি একটি ফোল্ডারে ইমেলগুলি সরাতে, ফলো-আপের জন্য তাদের পতাকাঙ্কিত করতে, বা স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাতে নীচের নির্দেশাবলী সহ আপনার নিয়ম সেট আপ করতে পারেন। আপনি পরিবর্তে একটি ভিন্ন নিয়মে আপনার হাত চেষ্টা করতে পারেন যা আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল ফরওয়ার্ড করার মতো দরকারী পাবেন।
ইমেলগুলিকে একটি ফোল্ডারে সরান
নিয়ম উইজার্ডে, শীর্ষে সরানোর বিকল্পগুলির মধ্যে একটি নির্বাচন করুন৷ আপনি প্রেরকের উপর ভিত্তি করে একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে বার্তাগুলিকে স্থানান্তর করতে পারেন, অন্তর্ভুক্ত করা শব্দগুলি বা আপনার পাঠানো ইমেলগুলি গ্রহণ করার পরিবর্তে৷
- উদাহরণস্বরূপ, আমরা একটি ফোল্ডারে বিষয়ের নির্দিষ্ট শব্দ সহ বার্তাগুলি সরান নির্বাচন করব৷
- নীচে, শর্ত এবং ক্রিয়া নির্দিষ্ট করতে আন্ডারলাইন করা এবং নীল আইটেমগুলি নির্বাচন করুন৷
- নির্দিষ্ট শব্দ চয়ন করুন এবং বিষয় লাইনে খুঁজতে শব্দ লিখুন।
- আপনি যে ফোল্ডারে বার্তাগুলি সরাতে চান সেটি বাছাই করতে নির্দিষ্ট বাছুন৷
- তারপর, পরবর্তী নির্বাচন করুন।
- আপনি স্বয়ংক্রিয়ভাবে চিহ্নিত করা শর্তগুলির একটি তালিকা দেখতে পাবেন। আপনি চাইলে ইমেলের জন্য অতিরিক্ত মানদণ্ড বেছে নিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি শুধুমাত্র আপনাকে পাঠানো বার্তাগুলিতে নিয়মটি প্রয়োগ করতে চাইতে পারেন। পরবর্তী নির্বাচন করুন।
- আপনি তারপর আপনার জন্য চিহ্নিত করা বাছাই করা কর্মগুলির একটি তালিকা দেখতে পাবেন৷ উপরের শর্তগুলির মতো, আপনি চাইলে অতিরিক্ত পদক্ষেপ বেছে নিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি বার্তাটিকে সরানো হলে পঠিত হিসাবে চিহ্নিত করতে চাইতে পারেন। পরবর্তী নির্বাচন করুন।
- আপনি পরবর্তীতে ব্যতিক্রমগুলির একটি তালিকা দেখতে পাবেন৷ আপনি ঐচ্ছিকভাবে নিয়ম থেকে কিছু ইমেল বাদ দিতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ফোল্ডারে পাঠানো সংযুক্তি সহ ইমেলগুলি নাও চাইতে পারেন। পরবর্তী নির্বাচন করুন।
- নিয়মের চূড়ান্ত স্ক্রিনে, আপনি প্রথমে এটিকে শীর্ষে একটি নাম দেবেন এবং তারপর এই নিয়ম চালু করার জন্য চেকবক্সটি চিহ্নিত করবেন। ঐচ্ছিকভাবে, আপনি এখন আপনার ইনবক্সে এই নিয়মটি চালানোর জন্য বাক্সগুলি চেক করতে পারেন বা সমস্ত ইমেল অ্যাকাউন্টের জন্য নিয়মটি ব্যবহার করতে পারেন৷
- আপনি শেষ করার পরে, নীচের বাক্সে নিয়ম সেটআপ নিশ্চিত করুন যা আপনাকে শর্ত(গুলি) এবং ক্রিয়া(গুলি) দেখায়৷ নিয়ম সংরক্ষণ এবং সক্রিয় করতে সমাপ্তি নির্বাচন করুন৷
- নিয়ম এবং সতর্কতা বাক্সে আপনার নতুন নিয়মের পাশে একটি চেকমার্ক নিশ্চিত করুন এবং ঠিক আছে নির্বাচন করুন৷
ফলো-আপের জন্য ইমেল ফ্ল্যাগ করুন
আরেকটি সহায়ক আউটলুক নিয়ম হল ফলো-আপের জন্য ইমেলগুলি পতাকাঙ্কিত করার জন্য। আপনি ফলো-আপের জন্য পতাকা এবং সময় বেছে নিতে পারেন।
- একটি নতুন নিয়ম তৈরি করতে এবং নিয়ম উইজার্ড খুলতে উপরের একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন।
- তারপর, ফলো-আপের জন্য কারো কাছ থেকে পতাকা বার্তা নির্বাচন করুন।
- নীচে, শর্ত এবং ক্রিয়া নির্দিষ্ট করতে নিম্নরেখাকৃত এবং নীল আইটেমটি নির্বাচন করুন৷
- পরিচিতি বেছে নিতে মানুষ বা সর্বজনীন গোষ্ঠী বেছে নিন।
- পতাকা এবং সময় বেছে নিতে এই সময়ে ফলো আপ করুন।
- তারপর, পরবর্তী নির্বাচন করুন।
- ঠিক উপরের নিয়মের মতই, নিয়ম উইজার্ড আপনাকে শর্ত, ক্রিয়া এবং ব্যতিক্রমগুলির মাধ্যমে নিয়ে যায় যা আপনি নিশ্চিত করতে এবং আপনার নিয়মের জন্য যোগ করতে পারেন। তারপর, নাম, সক্রিয় এবং শেষ করুন।
ইমেলগুলিতে স্বয়ংক্রিয়ভাবে উত্তর দিন
আরও একটি নিয়ম আপনি সহায়ক বলে মনে করতে পারেন একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর, যা অফিসের বাইরের বার্তার মতো কিন্তু আরও নমনীয়তার সাথে। আপনি একটি নির্দিষ্ট Outlook টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন বা নির্দিষ্ট ইমেলের জন্য একটি উত্তর বার্তা তৈরি করতে পারেন৷
৷- একটি নতুন নিয়ম তৈরি করতে এবং নিয়ম উইজার্ড খুলতে উপরের একই প্রক্রিয়া অনুসরণ করুন। তারপর, আমি যে বার্তাগুলি পেয়েছি তার উপর নিয়ম প্রয়োগ করুন নির্বাচন করুন এবং পরবর্তী নির্বাচন করুন৷ ৷
- প্রাপ্ত ইমেল বার্তাগুলির জন্য আপনি যে শর্তগুলি ব্যবহার করতে চান তা চয়ন করুন৷ আপনি নির্দিষ্ট প্রেরকদের জন্য নিয়মটি প্রয়োগ করতে পারেন, নির্দিষ্ট শব্দের সাথে, যখন তারিখের ব্যবধানে প্রাপ্ত হয়, বা আপনি চান অন্য কোনো শর্তে। পরবর্তী নির্বাচন করুন।
- একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে উত্তর দিন বা আপনার পছন্দ অনুযায়ী একটি নির্দিষ্ট বার্তা ব্যবহার করে সার্ভারের উত্তর দিন। তারপরে, আপনি যে বিকল্পটি বেছে নিয়েছেন তার জন্য নীচে আন্ডারলাইন করা, নীল টেক্সট নির্বাচন করুন এবং শেষ হলে পরবর্তী নির্বাচন করুন।
- একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট ব্যবহার করে উত্তর দিন:আপনি যেটি চান তা বেছে নিতে একটি নির্দিষ্ট টেমপ্লেট বেছে নিন।
- একটি নির্দিষ্ট বার্তা ব্যবহার করে সার্ভারের উত্তর দিন:একটি নির্দিষ্ট বার্তা চয়ন করুন, প্রদর্শিত বাক্সে বার্তাটি প্রবেশ করান এবং সংরক্ষণ করুন এবং বন্ধ করুন নির্বাচন করুন৷
- আপনি অন্তর্ভুক্ত করতে চান এমন কোনো ব্যতিক্রম চিহ্নিত করুন, পরবর্তী নির্বাচন করুন এবং ফিনিশ বোতাম দিয়ে নামকরণ, সক্রিয় এবং সংরক্ষণ করে নিয়মটি শেষ করুন।
ম্যাকে আউটলুকে কীভাবে নিয়ম তৈরি করবেন
আপনি যদি আপনার Mac-এ Outlook ব্যবহার করেন, তাহলে আপনি সহজেই সেখানে ইনবক্সের নিয়ম সেট আপ করতে পারেন যদিও শর্ত এবং ক্রিয়াগুলি উইন্ডোজের তুলনায় একটু বেশি সীমিত৷
- আউটলুক খুলুন এবং মেনু বারে Outlook> সেটিংস নির্বাচন করুন।
- পপ-আপ উইন্ডোতে নিয়ম বেছে নিন।
- আপনার যদি একাধিক অ্যাকাউন্ট থাকে বাম দিকে একটি অ্যাকাউন্ট বেছে নিন এবং ডানদিকে প্লাস সাইন বোতামটি নির্বাচন করুন।
- শীর্ষে একটি নিয়মের নাম লিখুন৷
- তারপর, ড্রপ-ডাউন বক্স ব্যবহার করে প্রথম শর্ত সেট আপ করুন। আপনি কি চয়ন করেন তার উপর নির্ভর করে, আপনাকে শর্ত যোগ করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি প্রাপ্তির তারিখ বাছাই করেন, তাহলে আপনি তারিখ(গুলি) লিখবেন।
- এরপর, সেই ড্রপ-ডাউন বক্সগুলি ব্যবহার করে কাজটি বেছে নিন। আবার, আপনাকে অ্যাকশনে যোগ করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি ফোল্ডারে সরান বাছাই করেন, আপনি ফোল্ডারটি নির্বাচন করবেন।
- অন্য একটি শর্ত বা ক্রিয়া যোগ করতে, ডানদিকে যোগ চিহ্নটি নির্বাচন করুন বা একটি ব্যতিক্রম যোগ করতে, যদি ব্যতীত পাশের যোগ চিহ্নটি নির্বাচন করুন৷
- ঐচ্ছিকভাবে, একই শর্ত পূরণ করে এমন অন্যান্য নিয়ম প্রযোজ্য না করার জন্য বক্সটি চেক করুন৷ নিশ্চিত করুন যে সক্রিয় বাক্সটি নীচে বাম দিকে চেক করা হয়েছে এবং নিয়মটি সংরক্ষণ করতে ঠিক আছে বাছাই করুন৷
ওয়েবে আউটলুকে কিভাবে নিয়ম তৈরি করবেন
ওয়েবে Outlook-এ একটি নিয়ম তৈরি করতে, ওয়েবসাইটে যান এবং সাইন ইন করুন। আপনি Mac-এ Outlook-এর মতো একই শর্ত এবং ক্রিয়া দেখতে পাবেন।
- উপরের ডানদিকে সেটিংস আইকন (গিয়ার) নির্বাচন করুন এবং প্রদর্শিত সাইডবারে সমস্ত Outlook সেটিংস দেখুন বাছুন৷
- পপ-আপ উইন্ডোতে, বামদিকে মেল এবং ডানদিকে নিয়ম বাছুন।
- শীর্ষে, নতুন নিয়ম যোগ করুন নির্বাচন করুন।
- আপনার নিয়মের একটি নাম দিন এবং তারপর মানদণ্ড বাছাই করতে একটি শর্ত যোগ করুন বাক্সটি ব্যবহার করুন। আপনার নির্বাচন করা অবস্থার উপর নির্ভর করে, আপনাকে এটি যোগ করতে হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি থেকে নির্বাচন করেন, তাহলে আপনাকে ডানদিকে প্রেরক প্রদান করতে বলা হবে।
- একটি অ্যাকশন বাছাই করতে একটি অ্যাকশন বক্স যোগ করুন। আবার, আপনাকে অ্যাকশনে যোগ করতে বলা হতে পারে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি সরান নির্বাচন করেন, তাহলে আপনাকে ফোল্ডারের নাম প্রদান করতে বা একটি নতুন ফোল্ডার তৈরি করতে বলা হবে৷
- আপনি নীল রঙের বিকল্পগুলি ব্যবহার করে অন্য শর্ত, অন্য একটি ক্রিয়া, বা আপনার পছন্দ মতো ব্যতিক্রমগুলি যোগ করতে পারেন৷
- ঐচ্ছিকভাবে, আপনি আরও নিয়ম প্রক্রিয়াকরণ বন্ধ করতে বাক্সগুলি চিহ্নিত করতে পারেন এবং অবিলম্বে আপনার ইনবক্সে নিয়মটি চালাতে পারেন৷
- আপনি শেষ হলে, সংরক্ষণ নির্বাচন করুন৷ ৷
আপনার ইমেইল কি নিয়ম মেনে চলবে?
Outlook-এ ইমেল নিয়ম তৈরি করে, আপনি আপনার বার্তাগুলি সংগঠিত করতে, ফলো আপ করতে বা নির্দিষ্ট ইমেলের উত্তর দিতে আপনার যে সময় লাগে তা কমিয়ে আনতে পারেন। আপনি সমস্যায় পড়লে, Outlook ইমেল নিয়মগুলি কখন কাজ করছে না তার জন্য এই সংশোধনগুলি একবার দেখুন৷
