আপনার কাছে যদি এমন ইমেল থাকে जिनি আপনার আবশ্যক নেই, কিন্তু মুছে ফেলতে চান না, তবে আপনি সেগুলো আর্কাইভ করতে পারেন। মাইক্রোসফ্ট আউটলuks-এ, আপনার কাছে ইমেল ম্যানুয়ালি বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ করার কিছু উপায় রয়েছে যাতে সেগুলো পথ থেকে সরিয়ে নেওয়া যায়।
আমরা আপনাকে দেখাব কীভাবে ডেস্কটপ, ওয়েব এবং মোবাইল ডিভাইসে আউটলuks-এ ইমেল আর্কাইভ করতে হয়। আপনি আউটলুক সবচেয়ে বেশি যেখানে ব্যবহার করেন তা 상관 না, আপনি নতুন মেসেজের জন্য জায়গা তৈরি করতে পারবেন।
আউটলuks-এ ইমেল আর্কাইভ করার সম্পর্কে
মাইক্রোসফ্ট ৩৬৫, এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট এবং ওয়েবে আউটলuks-এ, আপনার একটি ডিফল্ট Archive ফোল্ডার থাকে। এক্সচেঞ্জ সার্ভার অ্যাকাউন্টের জন্য, রিটেনশন পলিসি প্রযোজ্য হতে পারে। POP এবং IMAP অ্যাকাউন্টের জন্য, আপনি একটি Archive ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন।
Archive ফোল্ডার ব্যবহার করলে, আপনি পরবর্তীতে প্রয়োজন হলে সেখানে সরানো ইমেলগুলো পুনরুদ্ধার করতে পারবেন।
নিচে বর্ণিত বাটন ব্যবহার করে আইটেম Archive ফোল্ডারে সরালে আপনার ইনবক্সের আকার কমে না। আপনি যদি স্পেস নিয়ে চিন্তিত হন, তবে উইন্ডোজ ব্যবহার করার সময় আপনি একটি আলাদা আউটলুক ডেটা ফাইল (.pst) তৈরি করতে পারেন যা আমরা নিচে ব্যাখ্যা করব।
উইন্ডোজে আউটলুক ইমেল আর্কাইভ করুন
উইন্ডোজে আউটলuks-এ আপনি ম্যানুয়ালি ইমেল আর্কাইভ করতে পারেন বা উপলব্ধ AutoArchive ফিচারগুলো ব্যবহার করতে পারেন। এই স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভ ফিচারগুলো আপনার আউটলুক সংস্করণের উপর নির্ভর করে ভিন্ন হতে পারে।
উইন্ডোজে ম্যানুয়ালি ইমেল আর্কাইভ করুন
উইন্ডোজে আপনি একাধিক পদ্ধতিতে এক বা একাধিক ইমেল ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করতে পারেন।
নিচের পদ্ধতিগুলো থেকে যেকোনো একটি দিয়ে ইমেল সিলেক্ট করুন:
- একটি ইমেলের জন্য, সেটি সিলেক্ট করুন।
- সন্নিহিত ইমেল গ্রুপের জন্য, প্রথমটি বেছে নিন, Shift ধরে রক্ষা করুন এবং রেঞ্জের শেষটি বেছে নিন।
- অসন্নিহিত ইমেল গ্রুপের জন্য, একটি বেছে নিন, Ctrl ধরে রক্ষা করুন এবং প্রতিটি অতিরিক্তটি বেছে নিন।
আপনি যে ইমেলগুলো আর্কাইভ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করলে, নিচের যেকোনো একটি করুন:
- ইমেলগুলো Archive ফোল্ডারে টেনে আনুন (Drag করুন)।
- Home বা Message ট্যাবের রিবনে Archive বেছে নিন।
- রাইট-ক্লিক করে Archive বেছে নিন।
- আপনার Backspace কী ব্যবহার করুন।
উইন্ডোজে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল আর্কাইভ করুন
উইন্ডোজে, আপনি পুরনো ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ করতে পারেন মেইলবক্স ক্লিনআপ করে বা AutoArchive সেট আপ করে যাতে এটি নিয়মিত চলে।
ইনবক্স ক্লিনআপ সম্পাদন করুন
আপনি আউটলুক ডেটা ফাইলে ইমেল সরিয়ে স্পেস বাঁচাতে এবং একসাথে মেইলবক্স পরিষ্কার করতে পারেন।
- File > Info নির্বাচন করুন। তারপর Tools মেনু খুলে Clean Up Old Items বেছে নিন।
- আপনি যে ইমেল অ্যাকাউন্টের ইনবক্স, ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডাররklärung মেইনটেনেন্স করতে চান সেগুলো বেছে নিন এবং ড্রপ-ডাউন বক্সের নিচে একটি তারিখ বেছে নিন। ঐচ্ছিকভাবে, "Do not AutoArchive" ইমেলগুলো অন্তর্ভুক্ত করার জন্য চেকবক্স চেক করুন।
- আপনি আর্কাইভ ফাইলটির লোকেশন দেখতে পাবেন যাতে পরে সহজে অ্যাক্সেস করতে পারেন। PST ফাইল অ্যাক্সেস করতে সমস্যা হলে এই পদ্ধতিগুলো দেখুন।
- ক্লিনআপ সম্পাদন করতে OK চাপুন।
AutoArchive সেট আপ করুন
আইটেমগুলো একটি শিডিউলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্কাইভ করতে, আপনি AutoArchive অপশন সেট আপ করতে পারেন।
- File > Options নির্বাচন করুন। বাম পাশে Advanced বেছে নিন এবং ডান পাশে AutoArchive Settings।
- শীর্ষে চেকবক্স চেক করুন AutoArchive কতক্ষণ পরপর চলে সেটি নির্ধারণ করতে এবং বক্সে সময় লিখুন। ঐচ্ছিকভাবে, চলে इससे önce প্রম্পট করার জন্য চেকবক্স চেক করুন।
- During AutoArchive সেকশনে, Archive or delete old items এর জন্য চেকবক্স চেক করুন এবং তারপর ইমেলের বয়স বেছে নিন।
- তারপর আপনি বেছে নিতে পারেন আইটেমগুলো আউটলুক ডেটা ফাইলে সরানো হবে নাকি Vĩnh viễnভাবে মুছে ফেলা হবে।
- ঐচ্ছিকভাবে, সেটিংস সব ফোল্ডারে প্রযোজ্য করার জন্য বাটনটি নির্বাচন করুন এবং সেট আপ সম্পন্ন করতে OK চাপুন। আউটলুক অপশনস উইন্ডোতে OK চাপুন পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে।
আপনি ম্যাকেও ম্যানুয়ালি এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে আউটলুক ইমেল আর্কাইভ করতে পারেন, যদিও পদ্ধতিটি কিছুটা ভিন্ন।
ম্যাকে ম্যানুয়ালি ইমেল আর্কাইভ করুন
ম্যাকে আপনি একাধিক পদ্ধতিতে এক বা একাধিক ইমেল ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করতে পারেন।
নিচের পদ্ধতিগুলো থেকে যেকোনো একটি দিয়ে ইমেল সিলেক্ট করুন:
- একটি ইমেলের জন্য, সেটি সিলেক্ট করুন।
- সন্নিহিত ইমেল গ্রুপের জন্য, প্রথমটি বেছে নিন, Shift ধরে রক্ষা করুন এবং রেঞ্জের শেষটি বেছে নিন।
- অসন্নিহিত ইমেল গ্রুপের জন্য, একটি বেছে নিন, Command ধরে রক্ষা করুন এবং প্রতিটি অতিরিক্তটি বেছে নিন।
আপনি যে ইমেলগুলো আর্কাইভ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করলে, নিচের যেকোনো একটি করুন:
- মেনু বার থেকে Message > Archive নির্বাচন করুন।
- Home ট্যাবের রিবনে Archive বেছে নিন।
- রাইট-ক্লিক করে Archive বেছে নিন।
- ইনবক্সে ডান পাশের Archive বাটন (বক্স) নির্বাচন করুন।
- কীবোর্ড শর্টকাট Control + E ব্যবহার করুন।
ম্যাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল আর্কাইভ করুন
ম্যাকে আউটলuks-এ যদিও কোনো স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভ অপশন নেই, কিন্তু একটি ওয়ার্কঅরাউন্ড আছে যা আপনার কাজে লাগতে পারে। আপনি তারিখ ভিত্তিতে নির্দিষ্ট ইমেল আর্কাইভ করার জন্য একটি নিয়ম (rule) সেট আপ করতে পারেন।
- আউটলুক খুলুন এবং মেনু বার থেকে Outlook > Settings নির্বাচন করুন।
- প্রদর্শিত উইন্ডোতে Rules বেছে নিন।
- বাম পাশে একটি অ্যাকাউন্ট বেছে নিন (আপনার একাধিক থাকলে)।
- ডান পাশে নিচে প্লাস সাইন বাটন চাপুন নতুন নিয়ম যোগ করতে।
- শীর্ষে Rule name লিখুন।
- কন্ডিশনের জন্য, বাম পাশের ড্রপ-ডাউন বক্স থেকে কন্ডিশনের ধরন বেছে নিন। আপনি Date Received বেছে নিতে পারেন তারিখ ভিত্তিক নিয়মের জন্য। ডান পাশে একটি তারিখ রেঞ্জ লিখুন বা শুধু Before date ফিল্ডে অতীতের একটি তারিখ ব্যবহার করুন।
দ্রষ্টব্য: মনে রাখবেন যে সময় বিতরণের সাথে সাথে, আপনি এই নিয়মটি আপডেট করতে চাইতে পারেন নতুন তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে।
- অ্যাকশনের জন্য, প্রথম ড্রপ-ডাউন বক্সে Move to Folder বেছে নিন এবং ডান পাশের লিস্ট থেকে Archive বেছে নিন।
- ঐচ্ছিকভাবে, Except if-এর পাশের প্লাস সাইন ব্যবহার করুন নিয়ম যে ইমেলগুলো এড়াতে হবে সেগুলোর জন্য বা একই কন্ডিশন মিলিত অন্যান্য নিয়ম উপেক্ষা করার জন্য নিচের চেকবক্স চেক করুন।
- Enabled বক্স চেক করা আছে নিশ্চিত করুন এবং নিয়ম সংরক্ষণ করতে OK চাপুন।
ওয়েবে আউটলুক ইমেল আর্কাইভ করুন
ওয়েবে আউটলuks-এ ইমেল আর্কাইভ করা ডেস্কটপ সংস্করণের মতোই।
ওয়েবে ম্যানুয়ালি ইমেল আর্কাইভ করুন
- একটি ইমেলের জন্য, সেটি সিলেক্ট করুন বা বাম পাশের চেকবক্স চেক করুন।
- সন্নিহিত ইমেল গ্রুপের জন্য, প্রথমটি বেছে নিন, Shift ধরে রক্ষা করুন এবং রেঞ্জের শেষটি বেছে নিন।
- অসন্নিহিত ইমেল গ্রুপের জন্য, একটি বেছে নিন, Ctrl (উইন্ডোজ) বা Command (ম্যাক) ধরে রক্ষা করুন এবং প্রতিটি অতিরিক্তটি বেছে নিন।
আপনি যে ইমেলগুলো আর্কাইভ করতে চান সেগুলো সিলেক্ট করলে, নিচের যেকোনো একটি করুন:
- Home ট্যাবের টুলবারে Archive বেছে নিন।
- রাইট-ক্লিক করে Archive বেছে নিন।
- ইনবক্সে ডান পাশের Archive বাটন (বক্স) নির্বাচন করুন।
ওয়েবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল আর্কাইভ করুন
ম্যাকে 것처럼, ওয়েবে আউটলuks-এ বর্তমানে কোনো AutoArchive ফিচার নেই। বদলে, আপনি একটি তারিখ-ভিত্তিক নিয়ম সেট আপ করতে পারেন।
- উপরের ডান কোণার গিয়ার আইকন নির্বাচন করুন এবং প্রদর্শিত সাইডবারে View all Outlook settings বেছে নিন।
- সর্ব বামে Mail বেছে নিন এবং ডান পাশে Rules। তারপর Add new rule বেছে নিন।
- শীর্ষে আপনার নিয়মের একটি নাম দিন।
- Add a condition-এর নিচে, ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Before বেছে নিন। তারপর ডান পাশে তারিখ যোগ করুন।
দ্রষ্টব্য: ম্যাকে 것처럼, আপনি পরে এই নিয়মটি আপডেট করতে চাইতে পারেন নতুন তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে।
- Add an action-এর নিচে, ড্রপ-ডাউন লিস্ট থেকে Move to বেছে নিন। তারপর ডান পাশে Archive বেছে নিন।
- ঐচ্ছিকভাবে, Add an exception নির্বাচন করুন নিয়ম যে ইমেলগুলো এড়াতে হবে সেগুলোর জন্য এবং আরও নিয়ম প্রক্রিয়া বন্ধ করার জন্য চেকবক্স চেক করুন।
- নিয়মটি অবিলম্বে আপনার ইনবক্সে চালানোর জন্য Run rule now চেকবক্স চেক করুন। তারপর Save নির্বাচন করুন।
অ্যান্ড্রয়েড এবং আইফোনে আউটলুক ইমেল আর্কাইভ করুন
আপনি যদি আপনার অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইস বা আইফোনে আউটলুক ব্যবহার করেন, তবে সেখানে ইমেল আর্কাইভ করতে পারেন। বর্তমানে কোনো AutoArchive ফিচার নেই, কিন্তু ম্যানুয়ালি ইমেল আর্কাইভ করার কিছু উপায় আছে।
একটি ইমেল আর্কাইভ করতে, আপনি স্বাইপ অ্যাকশন ব্যবহার করতে পারেন। আপনার সেটআপ অনুযায়ী ইমেলটি বাম থেকে ডানে বা ডান থেকে বামে স্লাইড করুন এবং Archive আইকন বেছে নিন। বিকল্পভাবে, ইমেলটি খুলুন এবং শীর্ষে Archive আইকন ট্যাপ করুন।
ইনবক্সে একাধিক ইমেল আর্কাইভ করতে, একটি ইমেল ট্যাপ করে ধরে রাখুন এবং আপনি সিলেকশন স্ক্রিন দেখবেন। বাকি ইমেলগুলো বেছে নিন এবং তারপর শীর্ষে (অ্যান্ড্রয়েড) বা নিচে (আইফোন) Archive আইকন ট্যাপ করুন।
উইন্ডোজ, ম্যাক, ওয়েব এবং আপনার মোবাইল ডিভাইসে আউটলuks-এ অপ্রয়োজনীয় পুরনো ইমেলগুলোর যত্ন নেওয়া সহজ। এখন আপনি জানেন আউটলuks-এ ইমেল কীভাবে আর্কাইভ করতে হয়, আউটলুক না খুলার সমস্যা সমাধানের উপায়গুলো দেখুন।
