আপনার যদি এমন ইমেল থাকে যা আপনার আর প্রয়োজন নেই, কিন্তু অগত্যা মুছতে চান না, আপনি সেগুলি সংরক্ষণাগার করতে পারেন। মাইক্রোসফ্ট আউটলুকে, আপনার কাছে ম্যানুয়ালি বা স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেলগুলিকে সংরক্ষণ করার কয়েকটি উপায় রয়েছে যাতে সেগুলিকে দূর করা যায়৷
আমরা আপনাকে দেখাব কিভাবে আপনার ডেস্কটপ, ওয়েব এবং আপনার মোবাইল ডিভাইসে Outlook-এ ইমেল সংরক্ষণ করতে হয়। আপনি যেখানেই আউটলুক সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করেন না কেন, আপনি নতুন বার্তার জন্য জায়গা তৈরি করতে পারেন৷
আউটলুকে ইমেল সংরক্ষণাগার সম্পর্কে
Microsoft 365, এক্সচেঞ্জ অ্যাকাউন্ট এবং ওয়েবে আউটলুকের জন্য, আপনার একটি ডিফল্ট সংরক্ষণাগার ফোল্ডার রয়েছে। এক্সচেঞ্জ সার্ভার অ্যাকাউন্টের সাথে, ধরে রাখার নীতি প্রযোজ্য হতে পারে। POP এবং IMAP অ্যাকাউন্টগুলির জন্য, আপনি একটি সংরক্ষণাগার ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন৷
৷একটি সংরক্ষণাগার ফোল্ডার ব্যবহার করে, আপনি প্রয়োজনে পরে সেখানে সরানো যেকোনো ইমেল পুনরুদ্ধার করতে পারেন৷
৷যখন আপনি নীচে বর্ণিত বোতামটি ব্যবহার করে আর্কাইভ ফোল্ডারে আইটেমগুলি সরান, তখন এটি আপনার ইনবক্সের আকার হ্রাস করে না। আপনি যদি স্থান সম্পর্কে উদ্বিগ্ন হন, আপনি উইন্ডোজ ব্যবহার করার সময় একটি পৃথক আউটলুক ডেটা ফাইল (.pst) তৈরি করতে পারেন যা আমরা নীচে ব্যাখ্যা করব৷
উইন্ডোজে আউটলুক ইমেল সংরক্ষণ করুন
আপনি Windows-এ Outlook-এ ম্যানুয়ালি ইমেল সংরক্ষণ করতে পারেন বা উপলব্ধ স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভ বৈশিষ্ট্যগুলির একটি ব্যবহার করতে পারেন। এই স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার বৈশিষ্ট্যগুলি আপনার Outlook এর সংস্করণের উপর নির্ভর করে ভিন্ন হতে পারে৷
৷Windows-এ ম্যানুয়ালি ইমেল সংরক্ষণ করুন
আপনি Windows এ কয়েকটি ভিন্ন উপায়ে এক বা একাধিক ইমেল ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করতে পারেন।
এই উপায়গুলির মধ্যে একটি ইমেল(গুলি) নির্বাচন করে শুরু করুন:
- একটি ইমেলের জন্য, কেবল এটি নির্বাচন করুন৷
- সংলগ্ন ইমেলের একটি গোষ্ঠীর জন্য, প্রথমটি বেছে নিন, Shift ধরে রাখুন এবং পরিসরে শেষটি বেছে নিন।
- অ-সংলগ্ন ইমেলের একটি গোষ্ঠীর জন্য, একটি চয়ন করুন, Ctrl ধরে রাখুন এবং প্রতিটি অতিরিক্ত চয়ন করুন৷
আপনি সংরক্ষণাগার করতে চান এমন ইমেল(গুলি) নির্বাচিত হয়ে গেলে, নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি করুন:
- ইমেলটি আর্কাইভ ফোল্ডারে টেনে আনুন।
- হোম বা মেসেজ ট্যাবে রিবনে আর্কাইভ বেছে নিন।
- ডান-ক্লিক করুন এবং সংরক্ষণাগার বাছাই করুন।
- আপনার ব্যাকস্পেস কী ব্যবহার করুন।
Windows এ স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল সংরক্ষণ করুন
Windows-এ, আপনি একটি মেলবক্স পরিষ্কার করার মাধ্যমে বা অটোআর্কাইভ সেট আপ করে পুরানো ইমেলগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণ করতে পারেন যাতে প্রায়ই চালানো হয়৷
একটি ইনবক্স ক্লিনআপ করুন
আপনি স্থান বাঁচাতে ইমেলগুলিকে একটি Outlook ডেটা ফাইলে স্থানান্তর করতে পারেন এবং আপনার মেলবক্সকে এক ঝাঁকুনিতে পরিষ্কার করতে পারেন৷
- ফাইল> তথ্য নির্বাচন করুন। তারপর, টুলস মেনু খুলুন এবং ক্লিন আপ পুরানো আইটেম নির্বাচন করুন।
- ইমেল অ্যাকাউন্টের ইনবক্স, ফোল্ডার এবং সাবফোল্ডারগুলি বেছে নিন যেগুলির রক্ষণাবেক্ষণ আপনি করতে চান এবং নীচের ড্রপ-ডাউন বক্সে একটি তারিখ বেছে নিন। ঐচ্ছিকভাবে, "স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভ করবেন না" ইমেলগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে বাক্সটি চেক করুন৷ ৷
- আপনি সংরক্ষণাগার ফাইলের অবস্থানের জন্য ফাইল পাথ দেখতে পারেন যাতে প্রয়োজনে পরে আপনি সহজেই এটি অ্যাক্সেস করতে পারেন। আপনি সমস্যায় পড়লে PST ফাইল অ্যাক্সেস করার এই উপায়গুলি দেখুন৷
- পরিষ্কার করার জন্য ঠিক আছে বেছে নিন।
অটোআর্কাইভ সেট আপ করুন
একটি সময়সূচীতে আইটেমগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংরক্ষণাগার করতে, আপনি স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগার বিকল্পটি সেট আপ করতে পারেন৷
৷- ফাইল> বিকল্প নির্বাচন করুন। বাম দিকে উন্নত এবং ডানদিকে অটোআর্কাইভ সেটিংস বেছে নিন।
- আপনি কতবার অটোআর্কাইভ চালাতে চান এবং বাক্সে সময় লিখতে চান তার জন্য উপরের বাক্সে টিক দিন। ঐচ্ছিকভাবে, আপনি চেকবক্সটি চালানোর আগে প্রম্পট করার জন্য চিহ্নিত করতে পারেন।
- অটোআর্কাইভের সময় বিভাগে, সংরক্ষণাগারের জন্য বাক্সটি চেক করুন বা পুরানো আইটেমগুলি মুছুন এবং তারপরে ইমেলের বয়স চয়ন করুন৷
- তারপর আপনি আইটেমগুলিকে Outlook ডেটা ফাইলে স্থানান্তর করতে বা আইটেমগুলিকে স্থায়ীভাবে মুছে ফেলতে পারেন৷
- ঐচ্ছিকভাবে, আপনার সমস্ত ফোল্ডারে সেটিংস প্রয়োগ করতে বোতামটি নির্বাচন করুন এবং তারপর সেটআপ সম্পূর্ণ করতে ঠিক আছে৷ আপনার পরিবর্তন সংরক্ষণ করতে Outlook বিকল্প উইন্ডোতে ঠিক আছে নির্বাচন করুন।
আপনি ম্যাক-এ Outlook-এ ম্যানুয়ালি এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল আর্কাইভ করতে পারেন, যদিও Windows এর থেকে একটু আলাদা।
ম্যাকে ইমেল ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করুন
আপনি আপনার Mac এ কয়েকটি ভিন্ন উপায়ে এক বা একাধিক ইমেল ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করতে পারেন।
এই উপায়গুলির মধ্যে একটি ইমেল(গুলি) নির্বাচন করে শুরু করুন:
- একটি ইমেলের জন্য, কেবল এটি নির্বাচন করুন৷
- সংলগ্ন ইমেলের একটি গোষ্ঠীর জন্য, প্রথমটি বেছে নিন, Shift ধরে রাখুন এবং পরিসরে শেষটি বেছে নিন।
- অ-সংলগ্ন ইমেলের একটি গোষ্ঠীর জন্য, একটি চয়ন করুন, কমান্ড ধরে রাখুন এবং প্রতিটি অতিরিক্ত চয়ন করুন৷
আপনি সংরক্ষণাগার করতে চান এমন ইমেল(গুলি) নির্বাচিত হয়ে গেলে, নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি করুন:
- মেনু বারে মেসেজ> আর্কাইভ নির্বাচন করুন।
- হোম ট্যাবে রিবনে আর্কাইভ বেছে নিন।
- ডান-ক্লিক করুন এবং সংরক্ষণাগার বাছাই করুন।
- ইনবক্সে ডানদিকে আর্কাইভ বোতাম (বাক্স) নির্বাচন করুন।
- কীবোর্ড শর্টকাট কন্ট্রোল + ই ব্যবহার করুন।
ম্যাকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল সংরক্ষণ করুন
ম্যাকের আউটলুকে স্বয়ংক্রিয় সংরক্ষণাগারের বিকল্প না থাকলেও, আপনার জন্য উপযুক্ত হতে পারে এমন একটি সমাধান রয়েছে। আপনি তারিখের উপর ভিত্তি করে নির্দিষ্ট ইমেল আর্কাইভ করার জন্য একটি নিয়ম সেট আপ করতে পারেন।
- আউটলুক খুলুন এবং মেনু বার থেকে Outlook> সেটিংস নির্বাচন করুন।
- উপস্থাপিত উইন্ডোতে নিয়ম বেছে নিন।
- পরবর্তী স্ক্রিনের বাম দিকে, আপনার যদি একাধিক থাকে তাহলে একটি অ্যাকাউন্ট বেছে নিন।
- ডানদিকে, একটি নতুন নিয়ম যোগ করতে নীচে প্লাস সাইন বোতামটি নির্বাচন করুন৷ ৷
- শীর্ষে একটি নিয়মের নাম লিখুন৷
- কন্ডিশনের জন্য, কন্ডিশনের ধরন বাছাই করতে বাম দিকের ড্রপ-ডাউন বক্সটি ব্যবহার করুন। আপনি তারিখে আপনার নিয়মের ভিত্তিতে প্রাপ্তির তারিখ নির্বাচন করতে পারেন। ডানদিকে, একটি তারিখের পরিসর লিখুন বা অতীতের একটি তারিখ লিখতে কেবল তারিখের আগে ক্ষেত্রটি ব্যবহার করুন৷
দ্রষ্টব্য:মনে রাখবেন যে সময় অতিবাহিত হওয়ার সাথে সাথে আপনি একটি নতুন তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে এই নিয়মটি আপডেট করতে চাইতে পারেন৷
- অ্যাকশনের জন্য, প্রথম ড্রপ-ডাউন বক্সে ফোল্ডারে সরান নির্বাচন করুন এবং ডানদিকে তালিকায় আর্কাইভ বাছাই করুন।
- ঐচ্ছিকভাবে, ইমেলের জন্য নিয়মটি এড়ানো উচিত বা একই শর্ত পূরণ করে এমন অন্যান্য নিয়ম উপেক্ষা করার জন্য নীচের বাক্সটি চেক করা ব্যতীত পাশের প্লাস চিহ্নটি ব্যবহার করুন৷
- নিশ্চিত করুন যে সক্ষম বাক্সটি চেক করা হয়েছে এবং আপনার নিয়ম সংরক্ষণ করতে ঠিক আছে নির্বাচন করুন৷
ওয়েবে আউটলুক ইমেল আর্কাইভ করুন
ওয়েবে Outlook-এ ইমেল আর্কাইভ করা ডেস্কটপ সংস্করণের মতোই।
ওয়েবে ইমেল ম্যানুয়ালি আর্কাইভ করুন
- একটি ইমেলের জন্য, এটি নির্বাচন করুন বা বাম দিকের বাক্সটি চেক করুন৷ ৷
- সংলগ্ন ইমেলের একটি গোষ্ঠীর জন্য, প্রথমটি বেছে নিন, Shift ধরে রাখুন এবং পরিসরে শেষটি বেছে নিন।
- অ-সংলগ্ন ইমেলগুলির একটি গ্রুপের জন্য, একটি বেছে নিন, Ctrl (উইন্ডোজ) বা কমান্ড (ম্যাক) ধরে রাখুন এবং প্রতিটি অতিরিক্ত বেছে নিন।
আপনি সংরক্ষণাগার করতে চান এমন ইমেল(গুলি) নির্বাচিত হয়ে গেলে, নিম্নলিখিতগুলির মধ্যে একটি করুন:
- হোম ট্যাবে টুলবারে আর্কাইভ নির্বাচন করুন।
- ডান-ক্লিক করুন এবং সংরক্ষণাগার বাছাই করুন।
- ইনবক্সে ডানদিকে আর্কাইভ বোতাম (বাক্স) নির্বাচন করুন।
ওয়েবে স্বয়ংক্রিয়ভাবে ইমেল সংরক্ষণ করুন
ম্যাকের মতো, ওয়েবে আউটলুকে বর্তমানে একটি অটোআর্কাইভ বৈশিষ্ট্য নেই। পরিবর্তে, আপনি একটি তারিখ-ভিত্তিক নিয়ম সেট আপ করতে পারেন।
- উপরের ডানদিকে গিয়ার আইকনটি নির্বাচন করুন এবং প্রদর্শিত সাইডবারে সমস্ত Outlook সেটিংস দেখুন নির্বাচন করুন৷
- অতি বাম দিকে, মেল নির্বাচন করুন এবং ডানদিকে, নিয়ম নির্বাচন করুন। তারপর, নতুন নিয়ম যোগ করুন বেছে নিন।
- আপনার নিয়মের উপরে একটি নাম দিন।
- নিচে একটি শর্ত যোগ করুন, আগে বাছাই করতে ড্রপ-ডাউন তালিকা ব্যবহার করুন। তারপর, ডানদিকে তারিখ যোগ করুন।
দ্রষ্টব্য:ম্যাকের মতো, আপনি একটি নতুন তারিখ অন্তর্ভুক্ত করতে পরে এই নিয়মটি আপডেট করতে চাইতে পারেন৷
৷
- একটি অ্যাকশন যোগ করার নিচে, সরান নির্বাচন করতে ড্রপ-ডাউন তালিকা ব্যবহার করুন। তারপর, ডানদিকে সংরক্ষণাগার নির্বাচন করুন।
- ঐচ্ছিকভাবে, নিয়মটি এড়ানো উচিত এমন ইমেলের জন্য একটি ব্যতিক্রম যোগ করুন নির্বাচন করুন এবং আরও নিয়ম প্রক্রিয়া করা বন্ধ করতে বাক্সটি চেক করুন৷
- আপনার ইনবক্সে অবিলম্বে নিয়মটি চালানোর জন্য, এখনই চালানোর নিয়মের জন্য চেকবক্সটি চিহ্নিত করুন। তারপর, সংরক্ষণ নির্বাচন করুন৷ ৷
Android এবং iPhone এ Outlook ইমেল সংরক্ষণ করুন
আপনি যদি আপনার অ্যান্ড্রয়েড ডিভাইস বা আইফোনে আউটলুক ব্যবহার করেন, আপনি সেখানেও ইমেল সংরক্ষণ করতে পারেন। এই সময়ে, একটি স্বয়ংক্রিয় আর্কাইভ বৈশিষ্ট্য নেই, তবে আপনার কাছে ম্যানুয়ালি ইমেল সংরক্ষণাগার করার কয়েকটি উপায় রয়েছে৷
একটি একক ইমেল সংরক্ষণাগার করতে, আপনি সোয়াইপ অ্যাকশন ব্যবহার করতে পারেন। আপনার সেটআপ অনুযায়ী ইমেলটি বাম থেকে ডানে বা বিপরীতে স্লাইড করুন এবং সংরক্ষণাগার আইকন নির্বাচন করুন। বিকল্পভাবে, ইমেলটি খুলুন এবং শীর্ষে আর্কাইভ আইকনে আলতো চাপুন৷
৷
আপনার ইনবক্সে বেশ কয়েকটি ইমেল সংরক্ষণাগার করতে, একটি ইমেল আলতো চাপুন এবং ধরে রাখুন এবং আপনি নির্বাচন স্ক্রীন দেখতে পাবেন। অবশিষ্ট ইমেলগুলি চয়ন করুন এবং তারপরে শীর্ষে (Android) বা নীচে (iPhone) আর্কাইভ আইকনে আলতো চাপুন৷
উইন্ডোজ, ম্যাক, ওয়েব এবং আপনার মোবাইল ডিভাইসে Outlook-এ সেই অপ্রয়োজনীয় পুরানো ইমেলগুলির যত্ন নেওয়া সহজ। এখন যেহেতু আপনি Outlook-এ ইমেল সংরক্ষণাগার করতে জানেন, আউটলুক খুলছে না তা ঠিক করার উপায়গুলি দেখুন৷
