মাস্টার এক্সেল ফাংশন সিনট্যাক্স:সঠিক সূত্র তৈরির জন্য একটি সম্পূর্ণ নির্দেশিকা

কীভাবে সূত্রগুলি তৈরি করতে হয় তা বোঝা এক্সেল ব্যবহার করতে শেখার একটি মৌলিক পদক্ষেপ। এখানে MS Excel এ ফাংশন এবং সূত্রের সিনট্যাক্সের উপর একটি প্রাইমার রয়েছে।

যদিও আপনি অন্যান্য স্প্রেডশীট থেকে সূত্র অনুলিপি করে বা ডেডিকেটেড মেনু থেকে এক্সেল ফাংশন সন্নিবেশ করে অনেক দূর যেতে পারেন, তবে সিনট্যাক্স আসলে কীভাবে কাজ করে তার অন্তত একটি প্রাথমিক জ্ঞান অর্জন করা একটি ভাল ধারণা। এইভাবে, আপনি আপনার স্প্রেডশীট থেকে সবচেয়ে বেশি সুবিধা পেতে যেকোন ত্রুটি ঠিক করতে পারবেন বা সূত্রগুলিকে টুইক করতে পারবেন৷

সিনট্যাক্সের অর্থ কি?

প্রোগ্রামিং ল্যাঙ্গুয়েজ ডিজাইন করা হয়েছে যাতে আপনি কম্পিউটারকে স্ট্রাকচার্ড বাক্য দিয়ে নির্দেশ দিতে পারেন। সিনট্যাক্স কেবল এই ধরনের একটি কাঠামোবদ্ধ ভাষার নিয়মগুলিকে বোঝায়, যেহেতু কম্পিউটার প্রত্যাশিত মান থেকে বিচ্যুত কোনও পাঠ্যকে পার্স করার জন্য যথেষ্ট স্মার্ট নয়৷

মাইক্রোসফ্ট এক্সেল, প্রোগ্রামিং ভাষা না হলেও, সূত্র ব্যবহার করে প্রোগ্রামকে নির্দেশ দেওয়ার ক্ষমতা রাখে। এবং মেশিন নির্দেশের অন্য কোন ফর্মের মত, এটির নিজস্ব সিনট্যাক্স রয়েছে। এই সিনট্যাক্স বোঝা স্প্রেডশীট অ্যাপ্লিকেশনের ক্ষমতার সুবিধা নেওয়ার চাবিকাঠি।

এক্সেলের একটি সূত্র কি?

একটি এক্সেল সূত্র হল একটি অভিব্যক্তি যা প্রকৃত তথ্যের পরিবর্তে একটি কোষে প্রবেশ করা যেতে পারে, একটি ফলাফল তৈরি করতে গাণিতিক ক্রিয়াকলাপ বা অন্যান্য ফাংশন ব্যবহার করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি কলামে সমস্ত সংখ্যা যোগ করতে এবং ফলাফল প্রদর্শন করার জন্য একটি সূত্র লেখা হতে পারে।

কেন এই জন্য একটি সূত্র ব্যবহার? সর্বোপরি, আপনি নিজে নিজেই ফলাফলটি গণনা করতে পারেন এবং এটি প্রয়োজনীয় ক্ষেত্রে প্রবেশ করতে পারেন।

গণনার জন্য একটি কঠিন মানের পরিবর্তে একটি সূত্র ব্যবহার করার সুবিধা হল যে এটি স্প্রেডশীট আপডেট করা সহজ করে তোলে। যে কোনো সময় আপনি অন্তর্নিহিত ডেটাতে কোনো পরিবর্তন করেন যা একটি গণনার মধ্যে যায়, Excel স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার জন্য ফলাফল পুনরায় গণনা করবে।

এর মানে আপনি কোনো নির্ভুলতা না হারিয়ে সহজেই শত শত এবং হাজার হাজার কক্ষ জুড়ে একটি সূত্র স্কেল করতে পারেন। এমনকি আপনি ওয়ার্কবুক জুড়ে এই সূত্রগুলি অনুলিপি এবং পেস্ট করতে পারেন এবং এক্সেলকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্যারামিটারগুলিকে এর নতুন অবস্থানের সাথে মানানসই করতে হবে৷

একটি মৌলিক সূত্র নির্মাণ

আপনি একটি সমান চিহ্ন দিয়ে শুরু করে এবং তারপর এক্সপ্রেশনটি টাইপ করে একটি কক্ষে একটি সূত্র লিখুন। উদাহরণস্বরূপ, এটি টাইপ করা আপনাকে এই দুটি সংখ্যার যোগফল দেয়:

=30 + 40

অবশ্যই, এর মতো স্ট্যাটিক সংখ্যার উপর গণনা করা বিশেষভাবে কার্যকর নয়। একটি কক্ষে থাকা সংখ্যা যোগ করতে, আপনাকে অবশ্যই সেল রেফারেন্স ব্যবহার করতে হবে।

একটি দাবাবোর্ডের একটি বর্গক্ষেত্রের মতো, একটি স্প্রেডশীটের কোষগুলি তাদের বর্ণানুক্রমিক এবং সংখ্যাসূচক অবস্থানের সংমিশ্রণ দ্বারা উল্লেখ করা যেতে পারে। আপনি স্প্রেডশীটের নিচে গেলে সাংখ্যিক সারি সংখ্যা বৃদ্ধি পায়, যখন বর্ণানুক্রমিক কলাম সংখ্যা ডানদিকে অগ্রসর হয়।

আপনি সম্ভবত এটির সাথে সুস্পষ্ট সমস্যাটি দেখেছেন - বর্ণমালাগুলি মোটামুটি দ্রুত ফুরিয়ে যায়, তাহলে Z এর পরে কলামগুলির কী হবে? তারপরে আমরা শুধু বর্ণমালা একত্রিত করা শুরু করি, আমাদেরকে AA, AB, AC ইত্যাদি দিয়ে থাকি।

এই রেফারেন্স ব্যবহার করে আপনি একটি সূত্রে স্প্রেডশীটের যেকোনো ঘরের মান ব্যবহার করতে পারেন। এই মত:

=A1 + A2

মনে রাখবেন যে আপনি একবার এন্টার টিপুন, সূত্রটি শুধুমাত্র সূত্র বারে প্রদর্শিত হবে - সেল নিজেই ফলাফলের মানটি খেলবে। তাই আপনাকে একটি কক্ষ নির্বাচন করতে হবে তা নির্ধারণ করতে যে এর মানটি একটি সূত্র থেকে প্রাপ্ত হয়েছে নাকি ম্যানুয়ালি এতে প্রবেশ করা হয়েছে৷

মৌলিক সূত্রগুলি তৈরি করার জন্য আপনাকে এটিই দরকার যা তাদের নিজেরাই গণনা করে। সবথেকে ভালো দিক হল আপনি যদি রেফারেন্স করা সেলগুলির কোনোটি পরিবর্তন করেন, ফলাফলটি নিজে থেকেই আপডেট হয়৷

ফাংশনের ভূমিকা

সেল রেফারেন্স এবং মৌলিক গাণিতিক আপনাকে অনেক দূরে নিয়ে যেতে পারে, কিন্তু তারা এখনও পছন্দের জন্য অনেক কিছু রেখে যায়। শত শত কোষ যোগ করার জন্য এটি ক্লান্তিকর লেখার সূত্র হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ, আপনি রেফারেন্সগুলি জানলেও৷

সেখানেই ফাংশনগুলি আসে৷ যেকোনো প্রোগ্রামিং ভাষার মতো, Excel-এ একগুচ্ছ অন্তর্নির্মিত ফাংশন অন্তর্ভুক্ত থাকে যা তুলনামূলকভাবে সহজ সিনট্যাক্সের সাথে জটিল কাজগুলি সম্পাদন করতে পারে৷

ফাংশনগুলিকে তাদের নাম দ্বারা আমন্ত্রণ জানানো হয় এবং তারপরে বন্ধনীতে আবদ্ধ যেকোনো আর্গুমেন্ট (বা বন্ধনী, যেমনটি কঠোরভাবে বলা হয়) দ্বারা অনুসরণ করা হয়। উদাহরণ স্বরূপ, আপনি SUM ফাংশন ব্যবহার করে সহজেই প্রচুর সংখ্যক কক্ষ যোগ করতে পারেন:

সূত্রটিকে আরও সংক্ষিপ্ত করতে, আমরা প্রতিটি ঘরের রেফারেন্স প্রবেশ করার পরিবর্তে একটি পরিসর নির্দিষ্ট করতে পারি। উদাহরণস্বরূপ, A1 থেকে A4 পর্যন্ত কক্ষের সম্পূর্ণ পরিসর অন্তর্ভুক্ত করতে আপনি A1:A4 টাইপ করতে পারেন। এটি একটি সারি জুড়েও প্রসারিত করা যেতে পারে এবং আপনি যতগুলি চান ততগুলি কক্ষ অন্তর্ভুক্ত করতে পারেন৷

SUM আপনার কাছে উপলব্ধ একমাত্র ফাংশন নয়। সূত্র বারের পাশে ƒ𝑥 চিহ্নে ক্লিক করে একটি সম্পূর্ণ তালিকা পাওয়া যেতে পারে, তবে এখানে আরও সাধারণ কিছু রয়েছে:

• AVERAGE – আরেকটি মৌলিক ফাংশন, AVERAGE ফাংশন এতে প্রবেশ করা মানগুলির পরিসরের গড় ফেরত দেয়। রাজস্ব গণনার জন্য খুবই উপযোগী।

• কনকেটনেট - এটি সংখ্যার পরিবর্তে পাঠ্যের সাথে কাজ করে। CONCATENATE-এর সাহায্যে, আপনি দুটি স্ট্রিং একসাথে যোগ দিতে পারেন এবং চূড়ান্ত মান আউটপুট করতে পারেন। শর্তসাপেক্ষ অপারেটরগুলির সাথে পাঠ্য তৈরি করতে এবং চূড়ান্ত ফলাফলের জন্য তাদের সাথে যোগদানের জন্য দরকারী৷

• LEN - দৈর্ঘ্যের সংক্ষিপ্ত রূপ, LEN কেবল স্পেস সহ একটি প্রদত্ত স্ট্রিং-এ অক্ষরের সংখ্যা গণনা করে। এটি ব্যবহারে খুব পরিস্থিতিগত, (যেমন একটি ফাঁকা ঘরে আসলে স্পেস আছে কিনা তা খুঁজে বের করা) কিন্তু ম্যানুয়ালি অক্ষর গণনা করার চেয়ে ভাল৷

• ট্রিম - কিছু গণনা বা কনকেটনেট অপারেশনের ফলাফলকে ফেলে দিয়ে ভুলবশত কিছু কোষে অতিরিক্ত স্পেস প্রবেশ করা খুবই সাধারণ। TRIM ফাংশনটি সমস্ত অতিরিক্ত স্পেস মুছে ফেলার জন্য ব্যবহার করা যেতে পারে, প্রতিটি শব্দের মধ্যে একটি মাত্র স্পেস রেখে৷

লজিক্যাল ফাংশন

এখন পর্যন্ত আমরা বিভিন্ন ফাংশনের একটি গুচ্ছ দেখেছি যেগুলি SUM, AVERAGE বা TRIM এর মতো অনেক দরকারী কাজ সম্পাদন করে। কিন্তু যৌক্তিক তুলনা সম্পর্কে কি?

অন্যান্য প্রোগ্রামিং ভাষার মতো, এক্সেলের সিনট্যাক্সে IF, AND, পাশাপাশি OR এর মতো লজিক্যাল অপারেটর অন্তর্ভুক্ত রয়েছে। সবচেয়ে দরকারী হল IF ফাংশন, অন্য দুটি প্রায়ই একটি লজিক্যাল এক্সপ্রেশনের মধ্যে ব্যবহৃত হয়।

IF-এর সিনট্যাক্স সহজ:একটি যৌক্তিক অভিব্যক্তি যা TRUE বা FALSE-কে মূল্যায়ন করে, তারপরে ক্রমানুসারে সেট করা যেকোনো শর্তে অনুসরণ করা মানগুলি অনুসরণ করে। অবশ্যই, এই সব বন্ধনী ভিতরে যায় এবং কমা দ্বারা পৃথক করা হয়. এরকম কিছু:

লক্ষ্য করুন যে চূড়ান্ত যুক্তিটি বাদ দেওয়া যেতে পারে, এই ক্ষেত্রে ফাংশনটি শুধুমাত্র একটি মান প্রদান করবে যদি শর্তটি সত্য হয়। এটি শর্তসাপেক্ষে একটি গণনায় মান অন্তর্ভুক্ত করে জটিল সূত্র তৈরি করতে ব্যবহার করা যেতে পারে।

অন্যদিকে প্রথম যুক্তিটি অনেক রূপ নিতে পারে। একটি যৌক্তিক অভিব্যক্তি কেবলমাত্র “<” বা “=” এর মতো চিহ্ন ব্যবহার করে দুটি মানের তুলনা হতে পারে, তবে এটি AND বা OR ব্যবহার করে এই জাতীয় একাধিক বিবৃতির সংমিশ্রণও হতে পারে।

কারণ AND এবং OR উভয়ই যেকোন টেক্সট স্ট্রিং বা সাংখ্যিক মানের পরিবর্তে শুধুমাত্র সত্য বা মিথ্যা প্রদান করে। আপনি যুক্তি হিসাবে দুটি যৌক্তিক অভিব্যক্তি অন্তর্ভুক্ত করে এই ফাংশনগুলি ব্যবহার করেন; এবং উভয় আর্গুমেন্ট TRUE তে মূল্যায়ন করলে TRUE প্রদান করে, যখন OR তাদের মধ্যে একটি TRUE হলেও TRUE প্রদান করে। অন্যথায়, FALSE ফেরত দেওয়া হয়।

IF, AND, এবং OR ব্যবহার করে, খুব জটিল নেস্টেড অবস্থা তৈরি করা সম্ভব যা শেষ পর্যন্ত ফলাফল বের করার আগে বিভিন্ন মানের একটি গুচ্ছ মূল্যায়ন করে। যদিও সমস্ত বন্ধনী এবং কমা জড়িত থাকার কারণে এই জাতীয় সূত্রগুলি প্রায়শই ত্রুটির প্রবণ হয়। গণনা আলাদা করা এবং জিনিসগুলি সহজ রাখা ভাল।

জিনিসগুলিকে আরও সহজ করার জন্য, এক্সেল কিছু ফাংশন অন্তর্ভুক্ত করে যেগুলি IF-কে SUM বা AVERAGE-এর মতো অন্যান্য দরকারী ক্রিয়াকলাপগুলির সাথে একত্রিত করে৷

সূত্র অনুলিপি করা

প্রায়শই আপনাকে একটি ওয়ার্কশীটে বিভিন্ন সেল রেঞ্জে একই ধরনের গণনা করতে হবে, ফলাফলগুলি পৃথক কক্ষে প্রদর্শন করতে হবে। আপনাকে কি ম্যানুয়ালি একই সূত্র বারবার লিখতে হবে, প্রতিবার সেল রেফারেন্স পরিবর্তন করে?

না, আপনি শুধু তাদের অনুলিপি করতে পারেন.

আপনি যখন এক্সেলে একটি কপি করা সেল পেস্ট করার চেষ্টা করেন (টার্গেট সেলে ডান-ক্লিক করে), তখন আপনাকে একাধিক পেস্ট অপশন দেওয়া হয়। আপনি কক্ষগুলিকে সম্পূর্ণরূপে পেস্ট করতে পারেন, শুধুমাত্র মানগুলির উপর অনুলিপি করতে পারেন, অথবা শুধুমাত্র সূত্রটি পেস্ট করতে পারেন৷

আরও ভাল, পেস্ট করা সূত্রটিকে তার নতুন অবস্থান অনুসারে আপেক্ষিক রেফারেন্স প্রতিফলিত করার জন্য সংশোধন করা হয়েছে। আপনি যদি কলাম A এর মানগুলির সংক্ষিপ্তসার একটি সূত্র অনুলিপি করেন এবং এটিকে একটি ভিন্ন ঘরে আটকান, তাহলে এটি নতুন কলাম নম্বরের সাথে রেফারেন্স আপডেট করবে৷

এক্সেল ফাংশন সিনট্যাক্স সম্পর্কে আপনার কী জানা দরকার?

একজন শিক্ষানবিস হিসাবে, সেখানে থাকা প্রতিটি এক্সেল ফাংশন মুখস্ত করার চেষ্টা করে বিরক্ত করবেন না। তাদের বেশিরভাগই খুব কমই উপযোগী, এবং আপনি সূত্র বারের পাশে ƒ𝑥 বোতামে ক্লিক করে তাদের সিনট্যাক্স খুঁজে পেতে পারেন।

শুধু একটি সূত্রের মৌলিক এক্সেল সিনট্যাক্সের কথা মাথায় রাখুন - একটি সমান চিহ্নের পরে একটি অভিব্যক্তি যা একাধিক ফাংশন অন্তর্ভুক্ত করতে পারে। প্রতিটি ফাংশন কিছু আর্গুমেন্ট নেয় (যদিও কিছু ফাংশন করে না) এবং একটি মান প্রদান করে যা অন্য ফাংশন বা গণনায় ব্যবহার করা যেতে পারে।

যদিও এই ধরনের নেস্টিং ফাংশনগুলি খুব দ্রুত জটিল হতে পারে, অনুপস্থিত বন্ধনীর জগাখিচুড়িতে আপনাকে হারিয়ে ফেলতে পারে। আমরা প্রতিটি সূত্রকে সহজ এবং সরল রাখার সুপারিশ করব, জিনিসগুলিকে পরিচালনাযোগ্য রাখতে একাধিক কোষের উপর একটি জটিল গণনা প্রসারিত করুন৷