মাস্টার এক্সেলের ফিল্টার ফাংশন:ডায়নামিক ডেটা ফিল্টারিংয়ের জন্য একটি দ্রুত নির্দেশিকা

মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের ফিল্টার ফাংশনটি আয়ত্ত করার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ফাংশনগুলির মধ্যে একটি। এটি ছাড়া, আপনার প্রয়োজনীয় ডেটা খুঁজে পেতে আপনার কঠিন সময় হবে। এখানে Excel এ FILTER ব্যবহার করার জন্য একটি ক্র্যাশ কোর্স রয়েছে৷

এটি লক্ষ করাও দরকারী যে ফাংশনটি এমএস এক্সেলে ডেটা ফিল্টার করার একমাত্র উপায় নয়। একই জিনিস অর্জন করার জন্য আপনার কাছে অটো ফিল্টার এবং অ্যাডভান্সড ফিল্টারের মতো টুল রয়েছে, কিছু গুরুত্বপূর্ণ সতর্কতা সহ আমরা এই নির্দেশিকায় আলোচনা করব।

ফিল্টার ফাংশন কি?

ফাংশন বা এক্সেল সূত্র হল এক্সেলের রুটি এবং মাখন, যা আপনাকে একটি বড় ডেটাসেটের গড় খুঁজে বের করা বা একটি বেল কার্ভ গ্রাফ তৈরি করার মতো কাজ করতে দেয়। প্রতিটি ফাংশনের সিনট্যাক্স থাকে, যা আপনি সাধারণত এক্সেলে ফাংশনের নাম লিখে চেক করতে পারেন।

Excel FILTER ফাংশন, নামের বর্ণনা অনুযায়ী, নির্দিষ্ট শর্ত অনুযায়ী একটি নির্দিষ্ট পরিসরের মানগুলিকে "ফিল্টার" করতে ব্যবহৃত হয়। পরিসীমা এবং ব্যবহার করার শর্ত উভয়ই ফাংশনের সাথে প্রবেশ করানো হয়, এটিকে অত্যন্ত কাস্টমাইজযোগ্য করে তোলে৷

সঠিক পরামিতিগুলির সাহায্যে, আপনি ম্যানুয়ালি ম্যাচিং এন্ট্রিগুলি খুঁজে পেতে পুরো জিনিসটি না নিয়েই একটি স্প্রেডশীট থেকে আপনার প্রয়োজনীয় সঠিক তথ্যটি বের করতে পারেন। এবং যেহেতু আউটপুট একটি কক্ষে থাকে, আপনি গণনা সম্পাদন করতে বা গ্রাফে ফলাফলগুলি কল্পনা করতে আরও ফাংশন চেইন করতে পারেন৷

উন্নত ফিল্টার থেকে কেন ফিল্টার ফাংশন পছন্দ করা হয়?

বেশিরভাগ এক্সেল নতুনরা একটি ফাংশনের সিনট্যাক্স শেখার চেষ্টা করার পরিবর্তে এক্সেলের অন্তর্নির্মিত ডেটা ফিল্টারিং সরঞ্জামগুলিতে লেগে থাকে। অটো ফিল্টার হল সবচেয়ে সহজ, যা আপনাকে কলাম বাদ দিতে এবং মেনু-ভিত্তিক ইন্টারফেস থেকে ফিল্টারিং মানদণ্ড সেট করতে দেয়। তারপরে জটিল ফিল্টারিং স্কিমগুলি বাস্তবায়নের জন্য একাধিক মানদণ্ড প্রয়োগ করার ক্ষমতা সহ উন্নত ফিল্টার রয়েছে৷

তাহলে কেন ফিল্টার ফাংশন ব্যবহার করে বিরক্ত করবেন?

ম্যানুয়ালি (অন্য এক্সেল টুল বা এমনকি অন্য কোনো প্রোগ্রামের সাথে) যেকোনো অপারেশন করার চেয়ে এক্সেল ফাংশন ব্যবহার করার প্রধান সুবিধা হল যে ফাংশনগুলি গতিশীল। স্বয়ংক্রিয় ফিল্টার বা উন্নত ফিল্টার আপনাকে এক-অফ ফলাফল দেয় যা উৎস ডেটা পরিবর্তন করার সময় পরিবর্তন হয় না। অন্যদিকে, ফিল্টার ফাংশন ডেটা পরিবর্তিত হলে সেই অনুযায়ী ফলাফল আপডেট করে।

ফিল্টার ফাংশন সিনট্যাক্স

ফিল্টার সূত্রের সিনট্যাক্স যথেষ্ট সোজা:

=FILTER(অ্যারে, অন্তর্ভুক্ত, [if_empty])

একটি অ্যারে হল স্প্রেডশীটের একটি আয়তক্ষেত্রাকার উপসেট, উপরের বাম ঘর এবং নীচের ডান কক্ষের মধ্যে একটি পরিসর নির্দিষ্ট করে নির্দেশিত। উদাহরণস্বরূপ, A3:E10 হল একটি অ্যারে যা কলাম A থেকে E এবং 3 থেকে 10 সারি নিয়ে গঠিত।

পরবর্তী প্যারামিটারটি ব্যবহার করার মানদণ্ড, বা আরও প্রযুক্তিগতভাবে একটি বুলিয়ান অ্যারে। এটি একটি এক্সপ্রেশন আকারে প্রবেশ করানো হয় যা একটি পরিসরের কোষের মান মূল্যায়ন করে (সাধারণত একটি কলাম) যা সত্য বা মিথ্যা প্রদান করে। উদাহরণস্বরূপ, A3:A10="Pass" যখন প্রদত্ত স্ট্রিং এর সাথে সেলের মান মেলে তখন TRUE প্রদান করবে৷

পরিশেষে, যখন কোন সারি শর্তের সাথে মেলে না তখন আপনি ফিল্টার ফাংশন দ্বারা ফেরত দেওয়ার জন্য একটি মান লিখতে পারেন। এটি একটি সাধারণ স্ট্রিং হতে পারে যেমন "কোন রেকর্ড পাওয়া যায়নি"।

সম্পর্কিত: নমুনা ডেটা একটি বড় ডেটাসেটের সাথে কতটা সঠিকভাবে ফিট করে তা দেখতে হবে? এক্সেলে স্ট্যান্ডার্ড ত্রুটি গণনা করার বিষয়ে আমাদের গাইড দেখুন।

এখন যেহেতু আমরা ফিল্টার ফাংশনের সিনট্যাক্স জানি, আসুন দেখি কিভাবে স্প্রেডশীটে FILTER ব্যবহার করতে হয়।

এই প্রদর্শনের জন্য আমরা যে নমুনা ডেটা ব্যবহার করছি তাতে A2 থেকে F11 পর্যন্ত একটি অ্যারে রয়েছে, সাধারণ বন্টনের সাথে দশজন শিক্ষার্থীর জীববিজ্ঞানের স্কোর সারণী করে৷

আসুন তাদের পরীক্ষার স্কোর (ডি কলামে তালিকাভুক্ত) এর উপর ভিত্তি করে এন্ট্রিগুলিকে ফিল্টার করার জন্য একটি ফাংশন লিখি এবং 30 এর নিচে স্কোর করা শুধুমাত্র তাদের ফেরত দিই। এটি বাক্য গঠন হওয়া উচিত:

=ফিল্টার(A2:F11,D2:D11<30,"কোনও মিল পাওয়া যায়নি")

যেহেতু ফিল্টার করা ফলাফলগুলি অ্যারের একটি উপসেট, তাই ফাংশনটি একটি ঘরে ব্যবহার করুন যেখানে পর্যাপ্ত স্থান রয়েছে। আমরা মূল টেবিলের নীচে এটি করব:

এবং আমরা প্রত্যাশিত ফলাফল পেতে. 30 এর নিচে স্কোর সহ সমস্ত এন্ট্রি নির্বাচন করা হয় এবং একই টেবিল বিন্যাসে প্রদর্শিত হয়।

আপনি একটি একক শর্তে সীমাবদ্ধ নন। AND অপারেটর (*), একটি একক প্যারামিটার হিসাবে একাধিক এক্সপ্রেশন চেইন করতে, আরও জটিল ফিল্টার তৈরি করতে ব্যবহার করুন৷

আসুন একটি ফাংশন তৈরি করি যা 30 থেকে 70 নম্বরের মধ্যে থাকা এন্ট্রিগুলিকে ফেরত দেয়। এখানে সিনট্যাক্স এবং ফলাফল:

=ফিল্টার(A2:F11,(D2:D11>30)*(D2:D11<70), “কোনও মিল পাওয়া যায়নি”)

অ-এক্সক্লুসিভ মানদণ্ডের জন্য, আপনি OR অপারেটর (+) ব্যবহার করতে পারেন। এটি ফিল্টারের সাথে মেলে এমনকি যদি অন্তর্ভুক্ত শর্তগুলির মধ্যে শুধুমাত্র একটি সত্যকে মূল্যায়ন করে৷

নিম্নলিখিত সূত্রে, আমরা 15-এর কম বা 70-এর বেশি ফলাফলের জন্য ফিল্টার করে, বহিরাগতদের খুঁজে বের করতে এটি ব্যবহার করি।

=FILTER(A2:F11,(D2:D11<30)+(D2:D11>70),,"কোন রেকর্ড পাওয়া যায়নি")

পরিশেষে, ফিল্টার ফাংশন যখন কিছু খুঁজে না পায় তখন ফিরে আসার জন্য একটি একক মান বা স্ট্রিং ব্যবহার করার পরিবর্তে, আউটপুট সর্বদা একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ বিন্যাসে থাকে তা নিশ্চিত করতে আপনি প্রতিটি কলামের জন্য মান নির্দিষ্ট করতে পারেন।

প্রথমে, ডিফল্টরূপে এটি দেখতে কেমন তা দেখতে আমরা মিথ্যা বলে জানি এমন একটি শর্ত চেষ্টা করুন:

=ফিল্টার(A2:F11,D2:D11>90,"কোনও মিল পাওয়া যায়নি")

আপনি দেখতে পাচ্ছেন, ফলাফলে শুধুমাত্র একটি একক স্ট্রিং আছে, প্রত্যাশিত বিন্যাসের সাথে মতভেদ আছে। এটি সাধারণত একটি সমস্যা নয় যদি না আপনি ফলাফলগুলি (বা এটি থেকে কিছু মান) অন্য সূত্রে খাওয়াতে চান।
সুতরাং অ্যারের এন্ট্রি হিসাবে একই বিন্যাসে ডিফল্ট মান দেওয়ার চেষ্টা করা যাক। কোঁকড়া ধনুর্বন্ধনীতে আবদ্ধ কমা-বিচ্ছিন্ন মান উল্লেখ করে আমরা এটি করতে পারি। এই মত:

=ফিল্টার(A2:F11,D2:D11>90,{“নো রেকর্ড”, “নো রেকর্ড”, “নো রেকর্ড”, 0})

এটি স্প্রেডশীটের বাকি ফর্ম্যাটের সাথে সামঞ্জস্যপূর্ণ, আমাদের আরও সুস্বাদু ফলাফল দেয়৷

ফিল্টার ফাংশনটি কি মূল্যবান?

এমনকি যদি আপনি শুধুমাত্র রেকর্ড রক্ষণাবেক্ষণের জন্য এমএস এক্সেল ব্যবহার করেন এবং কোনো অভিনব গণনা করার ইচ্ছা না করেন, তবে ফিল্টার ফাংশনটি এমন কয়েকটির মধ্যে একটি যা আপনার এখনও দেখা উচিত।

কারণ একবার আপনার ওয়ার্কবুক একটি নির্দিষ্ট আকারে পৌঁছে গেলে, ম্যানুয়ালি ডেটা সনাক্ত করা একটি ব্যথা হতে পারে। এবং স্বয়ংক্রিয় ফিল্টার এবং উন্নত ফিল্টার সরঞ্জামগুলি সহজে, একটি ফাংশন ব্যবহার করা আসলে দীর্ঘমেয়াদে আরও সুবিধাজনক কারণ ফলাফলগুলি নিজেরাই আপডেট হয় এবং অন্যান্য ফাংশনের সাথে যুক্ত করা যেতে পারে৷