বিভিন্ন ক্লাউড-ভিত্তিক প্রোডাক্টিভিটি স্যুট উপলব্ধ থাকলেও, সেগুলো সবসময় ব্যবহার করা সহজ নয় বা সবচেয়ে নিরাপদ নয়। অনেক সময় বিভিন্ন অ্যাপগুলো স্বাধীনভাবে কাজ করে এবং সবগুলো একই ড্যাশবোর্ড থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য নয়। ONLYOFFICE Workspace Cloud এই ধারণা পরিবর্তন করতে চায় একটি সম্পূর্ণ অনলাইন অফিস স্যুট অফার করে যা টিম কলাবরেশন এবং এমনকি বাসা থেকে কাজ করা ব্যক্তিদের জন্য উপযুক্ত। আমি সম্প্রতি ONLYOFFICE Workspace Cloud-কে নিজে টেস্ট ড্রাইভ করেছি এই রিভিউর জন্য।
এটি একটি স্পনসরড আর্টিকেল এবং ONLYOFFICE-র 의해 সম্ভব হয়েছে। আসল কন্টেন্ট এবং মতামত লেখকের একমাত্র দৃষ্টিভঙ্গি, যিনি সম্পাদকীয় স্বাধীনতা বজায় রেখেছেন এমনকি পোস্টটি স্পনসরড হলে।
ONLYOFFICE ওভারভিউ
যদিও প্রথমে দেখায় অনেক কিছু একসাথে নিতে হয়, কিন্তু ফিচারগুলো এতটুকু ইন্টিউইটিভ যে আপনি ঝাঁপি দিয়ে শুরু করতে পারেন। আপনি যদি কখনো গুগল ওয়ার্কস্পেস বা মাইক্রোসফট ৩৬৫ ব্যবহার করে থাকেন, তবে কিছু কিছু মনে হবে। কিন্তু আমি ONLYOFFICE কে দ্রুত, আরও ইন্টিউইটিভ এবং সামগ্রিকভাবে ব্যবহার করা সহজ পেয়েছি।
ফিচার এবং মডিউলগুলোতে গভীর যাওয়ার আগে, এই অনলাইন কলাবরেশন এবং প্রোডাক্টিভিটি স্যুট থেকে কী আশা করতে পারেন তার সংক্ষিপ্ত ওভারভিউ:
- কলাবরেটিভ ডকুমেন্ট এডিটর, जिनক্লুডস ডকুমেন্টস, স্প্রেডশিটস, এবং প্রেজেন্টেশনস
- প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট এবং শেয়ারিং
- CRM
- ইমেইল
- মেসেজিং
- কমিউনিটি টুলস (ব্লগ, ইভেন্ট, উইকি, ফোরাম, ইত্যাদি)
- ক্যালেন্ডার
- সিকিউরিটি কন্ট্রোলস
- মাল্টি-প্ল্যাটফর্ম অ্যাক্সেস (উইন্ডোজ, Mac OS, লিনাক্স, অ্যান্ড্রয়েড, iOS)
এক টিমকে ভালোভাবে কাজ করার জন্য যা যা দরকার সব একসাথে আছে এবং একক ড্যাশবোর্ড থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য। আমি লজ্জতেই ছিলাম কীভাবে সহজে একটা থেকে অন্য 곳에 যাওয়া যায় এবং সব কীভাবে ভালোভাবে জড়িত।
সর্বোত্তম ড্যাশবোর্ড
আমি ONLYOFFICE Workspace Cloud-র 수많은 জিনিস খুব পছন্দ করেছি, তবে আমার সামগ্রিক ফেভারিট নিঃসন্দেহে ড্যাশবোর্ড। যেন সব কিছু এক জায়গায় আছে, কিন্তু এটি গুলগুলি, জটিল মেস নয়।
আপনি একাউন্ট তৈরি করলে আপনার নিজস্ব সাব-ডোমেনও তৈরি হয়। আপনি অন্য ইউজারদের সেই ডোমেনে আমন্ত্রণ জানাতে পারেন যাতে সবাই আপনার প্রতিষ্ঠানের পারসোনাল স্পেসে কাজ করে। আপনি সেটি ব্যবহার করবেন লগইন করার জন্য। উদাহরণস্বরূপ, আমি আমার রিভিউর জন্য crystalMTEtest.onlyoffice.com তৈরি করেছিলাম।
প্রথম লগইন করলে আপনাকে মেইন ড্যাশবোর্ড দেখাবে। এটি আপনাকে সেকেন্ডে শুরুর সাহায্য করে।
আপনি "Choose menu" ব্যবহার করে দ্রুত বিভিন্ন অ্যাপে যেতে পারেন। আপনি দেখতে পাচ্ছেন, সব কিছু বড় আইকনের সাথে স্বতঃস্পষ্ট।
একবার আপনি একটি মডিউলে যান, যেমন Documents, সেই মডিউলের সব অপশন সুন্দরভাবে বगल থেকে অর্গানাইজড থাকে, এবং আপনি যেকোনো সময় মেনু ব্যবহার করে অন্য মডিউলে যেতে পারেন।
নেভিগেশন এই সহজতাই থাকে আপনি যা করছেন না কেন। আপনি যদি আপনার টিমের জন্য কিছু সহজ শিখতে ও শুরুর জন্য চান, তবে ONLYOFFICE একটি ভালো পছন্দ।
ডকুমেন্ট তৈরি ও ব্যবহার
সামগ্রিকভাবে, ডকুমেন্ট তৈরি, এডিট এবং ব্যবহার করা গুগল এবং মাইক্রোসফটের মতো লাগে। এটি আপনাকে পরিচিত লে আউট দেয়। কিন্তু ডকুমেন্টগুলো দ্রুত সেভ হয় বলে মনে হয়। সেভ করার কথা বললে, বর্তমান মাইক্রোসফট ফরম্যাট সাপোর্টেড, যেমন .docx এবং .xlxs। আপনি PDF, OpenDocument ফরম্যাট, এবং ডকুমেন্ট-টাইপ স্পেসিফিক ফরম্যাটেও সেভ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, স্প্রেডশিটকে .csv এবং ডকুমেন্টকে .rft ফাইল হিসেবে সেভ করতে পারেন।
ক্লায়েন্টদের সাথে কাজ করার সময়, তাদের অনেকেই আমাকে পুরনো মাইক্রোসফট ফরম্যাটে, যেমন .doc এবং .xls-এ সেভ, শেয়ার এবং পাঠাতে চান। আমি চাই সেগুলো এখানে সাপোর্ট করা হয়, কিন্তু এটি একটি মাইনর কমপ্লেইন। কিন্তু, ভালো লাগলো যে ONLYOFFICE গুগলের চেয়ে ক্যাম্প্যাটিবিলিটিতে খুব ভালো কাজ করে, যা মাইক্রোসফট ফরম্যাটে কনভার্ট করতে সক্ষম নয় যতটা উচিত।
আপনি ডকুমেন্ট, স্প্রেডশিট, এবং প্রেজেন্টেশন তৈরি করতে পারেন। আপনি যা যা তৈরি করবেন সব Documents মডিউলে লিস্টেড থাকবে সহজ অ্যাক্সেসের জন্য। প্লাস, প্রতিটি ইন্টারফেস ভালোভাবে লে আউট করা আছে যাতে আপনি সৃষ্টিতে ফোকাস করতে পারেন, খুঁজে বের করতে না।
Spredsheets-এ কুইক এক্সেস মেনুগুলোও আমার খুব পছন্দ।
আপনি যদি কখনো PowerPoint ব্যবহার করে থাকেন, তবে Presentations আপনার জন্য খুব সহজ হবে।
সবচেয়ে ভালো পার্ট হল এই সব রিয়েল-টাইম কলাবরেশন এবং এডিটিং সাপোর্ট করে। কোনো শেয়ার করে বরং ফিরিয়ে আনতে হয় না।
মডিউলগুলো এক্সপ্লোর করা
Documents অত্যন্ত উপকারী এবং ফিচার-রিচ হলেও, এটি ONLYOFFICE Workspace Cloud-র শুধু শুরু। টিমদের কমিউনিকেশন টুলস, ক্যালেন্ডার, এবং আরও অনেক কিছু দরকার।
Projects কানেক্ট করার জন্য খুব ভালো কাজ করে। আপনি টাস্ক সেট করতে পারেন, ডকুমেন্ট আট্যাচ করতে পারেন, মাইলস্টোন সেট করতে পারেন, এবং প্রগ্রেস চার্ট করতে পারেন। আপনি ইউজারদের প্রজেক্টে অ্যাসাইন করতে পারেন যাতে তারা দ্রুত দেখতে পারে তাদের কী করতে হবে এবং কী ইতিমধ্যে হয়েছে।
প্রজেক্ট টেমপ্লেটের জন্য শুরু করা আরও দ্রুত হয়। আমি পেইরسونালি টাইম ট্র্যাকিং, রিপোর্টিং ফিচার, এবং এমনকি গ্যান্ট চার্টের যোগফল পছন্দ করেছি। এটি প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্টকে বেসিক থেকে অনেক বেশি ইফিশিয়েন্ট এবং ইফেক্টিভ বানিয়ে দেয়।
Calendar টাস্ক এবং টু-ডুস ম্যানেজ করার জন্য একটি কালার-কোডেড পদ্ধতি অফার করে। ভিন্ন প্রজেক্ট অনুযায়ী টাস্ক কখন ডিউ সেটি দেখুন। আপনি কাস্টমার ডিটেইলসও দেখবেন যদি আপনাকে যোগাযোগ করতে হয়, আপকামিং ইভেন্ট, জন্মদিন, এবং আরও অনেক কিছু।
বিল্ট-ইন ইমেইল, মেসেজিং, এবং কমিউনিটি টুলস সেটের কারণে কমিউনিকেশন খুব সহজ। Email মডিউল সহজ কিন্তু আপনার ইনবক্স ম্যানেজ করার সব কিছু দেয়।
বিল্ট-ইন CRM মডিউলের সব ফিচার দেখে আমি খুব ভালো লাগলাম। আপনি ম্যানুয়ালি, ফর্মের মাধ্যমে, স্প্রেডশিটের মাধ্যমে নতুন কন্ট্যাক্ট যোগ করতে পারেন। প্লাস, আপনি সেলস ট্র্যাক করতে পারেন, কন্ট্যাক্টের জন্য রিমাইন্ডার পেতে পারেন, এবং আপনার ক্লায়েন্ট ট্র্যাক রাখার সব কিছু।
Talk দিয়ে আপনি সহজে একটি কনভারসেশন শুরু করতে পারেন ওয়েব-ভিত্তিক চ্যাট ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে। আপনার গ্রুপের সব কন্ট্যাক্ট অটোমেটিক্যালি যোগ হয়ে যায়।
Community মডিউল একটি কোম্পানি মেসেজ বোর্ডের মতো অনুভব দেয় এবং আরও কলাবরেশন ও সোশ্যালাইজিংকে উৎসাহিত করে। ব্লগ, ফোরাম, ঘোষণা, ইভেন্ট, এবং প্রায় যা যা দরকার সেটি যোগ করুন।
এটি সব সাইজের টিমের জন্য একটি পূর্ণ কলাবরেশন স্যুট। এর চেয়ে বেশি চাইতে কঠিন।
সেটিংস এবং সিকিউরিটি
স্বাভাবিকভাবেই, আপনি যদি সেটিংস কাস্টোমাইজ করতে না পারেন এবং কমিউনিকেশন ও ডকুমেন্ট নিরাপদ রাখতে না পারেন, তবে এই সব কোনো কাজে লাগবে না। আপনার দরকার সব সেটিংস এক জায়গায় আছে, যা ম্যানেজমেন্টকে বিস্ময়করভাবে সহজ করে দেয়।
আপনি যা যা করতে পারেন তার কিছু উদাহরণ:
- আপনার ব্র্যান্ডিংয়ের সাথে পোর্টাল কাস্টোমাইজ করুন এবং আপনি কোন মডিউলগুলো ব্যবহার করতে চান সেটি বেছে নিন
- সিকিউরিটি অ্যাক্সেস লেভেল, ট্রাস্টেড ডোমেন, 2FA, পাসওয়ার্ড রিকোয়ারমেন্ট, অডিট ট্রেইল, এবং লগইন হিস্টরি সেট করুন
- আপনার পোর্টালকে নিকটবর্তী সার্ভারে মাইগ্রেট করুন
- ব্যাকআপ সেট করুন (অটোমেটিক এবং ম্যানুয়াল অপশন)
- থার্ড-পার্টি অ্যাপ ইন্টিগ্রেশন সেট আপ করুন, যেমন সোশ্যাল মিডিয়া এবং DocuSign
সিকিউরিটি এবং প্রাইভেসি ONLYOFFICE-র প্রায়োরিটি। আপনি যদি ক্লাউড অপশন ব্যবহার করেন, তবে সর্বোচ্চ কন্ট্রোলের জন্য সেলফ-হোস্টেড অপশনও উপলব্ধ। আপনি AES-256-CBC + HMAC-SHA256, AES-256-CBC, JWT, HTTPS, এবং ডকুমেন্ট পারমিশন রিকোয়েস্ট ব্যবহার করতে পারেন আরও নিরাপদ পোর্টালের জন্য।
বিভিন্ন প্ল্যান
ONLYOFFICE Workspace Cloud তিনটি ক্লাউড প্ল্যান অফার করে আপনার দরকার পূরণের জন্য:
- Startup – পাঁচ ইউজার পর্যন্ত ফ্রি, যদিও কিছু ফিচার লিমিটেড, যেমন পোর্টাল প্রতি শুধু ২ জিবি স্টোরেজ
- Business – ইউজার প্রতি মাসিক ৫ ডলার থেকে শুরু, অধিকাংশ ফিচার এবং ইউজার প্রতি ১০০ জিবি স্টোরেজ অন্তর্ভুক্ত
- VIP – ইউজার প্রতি মাসিক ৮ ডলার থেকে শুরু, সকল ফিচার এবং ইউজার প্রতি ২৫০ জিবি স্টোরেজ অন্তর্ভুক্ত
আপনি যদি নন-প্রফিট বা স্কুল হন, তবে ওয়েবসাইটে এই ফর্ম পূরণ করে ফ্রি ক্লাউড অফিস পেতে পারেন।
আপনি ৩০ দিনের জন্য বিজনেস প্ল্যান ফ্রি ট্রাই করতে পারেন। এটি আপনার বিজনেসের জন্য সেটি উপযুক্ত কিনা দেখার একটি দুর্দান্ত উপায়।
শেষ ভাবনা
ONLYOFFICE Workspace Cloud একটি বিজনেসের প্রয়োজনীয় প্রোডাক্টিভিটি টুলস একটি প্ল্যাটফর্মে অফার করে। সব কিছু সিম্পল নেভিগেশন এবং কমপ্রিহেনসিভ, আনক্লাটারড ড্যাশবোর্ডের মাধ্যমে সহজে অ্যাক্সেসযোগ্য। প্রাইসিং গুগল ওয়ার্কস্পেস এবং মাইক্রোসফট ৩৬৫-এর চেয়ে কম এবং কম জটিল। সকল ফিচার এবং সিকিউরিটি অপশনের সাথে, এটি উভয়ের জন্য একটি শক্তিশালী প্রতিযোগী।
যদিও আমি পুরনো অফিস ফাইল ফরম্যাট সাপোর্ট দেখতে চাই, ONLYOFFICE وسیভাবে কম্প্যাটিবল এবং দ্রুত আডপশনের জন্য পরিচিত ইন্টারফেস প্রদান করে। প্লাস, মডিউলগুলোর মধ্যে রিয়েল-টাইম কলাবরেশন একটি টিমকে কমিউনিকেট এবং ভালোভাবে কাজ করতে সাহায্য করে, রিমোটলিও।
এছাড়া ক্লাউড বা সেলফ-হোস্ট করার সুবিধাও আছে। ONLYOFFICE Workspace উভয় ভার্সনে একই ফিচার অন্তর্ভুক্ত করে। আপনি আজই ফ্রি ট্রায়াল রেজিস্টার করে ONLYOFFICE Workspace Cloud চেক আউট করতে পারেন।
