Microsoft তার Planner অ্যাপلیکেশনকে ডাকেছে "একটি সিম্পল, ভিজ্যুয়াল উপায় টিমওয়ার্ক অর্গানাইজ করার জন্য।" অন্যান্য ফিচারের মধ্যে, এই প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট অ্যাপ আপনাকে একটি প্রজেক্ট প্ল্যান তৈরি করতে, বিভিন্ন ক্যাটেগরিতে টাস্ক তৈরি ও অ্যাসাইন করতে, এবং প্ল্যান ডেটা ও Статистиক্স ভিউ করতে সাহায্য করে।
যে কেউ Office 365 সাবস্ক্রিপশন রাখে, চাহে সেটি পারসোনাল সাবস্ক্রিপশন হোক বা আপনার নियोক্তা দিয়ে এন্টারপ্রাইজ সাবস্ক্রিপশন, Microsoft Planner-এ এক্সেস পায়।
Microsoft Planner টিউটোরিয়াল
Microsoft Planner-এ একাধিক ফ্রন্ট ডোর রয়েছে। আপনার Office 365 অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করে শুরু করুন। আপনি সেটি Office 365-এর অনেক এন্ট্রি পয়েন্টে যেকোনো একটিতে করতে পারেন যার মধ্যে:
- office.com
- admin.microsoft.com
- outlook.com
আপনি যদি ইতিমধ্যে Microsoft Office-এর অন্য কোনো এরিয়াতে সাইন ইন করা থাকেন, তবে আপনি আপনার স্ক্রিনের উপরের বাম কোণে অ্যাপ লঞ্চার আইকনে সিলেক্ট করে এবং Planner বেছে নিয়ে Microsoft Planner অ্যাপের লিংক পেতে পারেন। যদি Planner লিস্টে না থাকে, তবে All apps সিলেক্ট করুন এবং লিস্টে Planner খুঁজুন।
বিকল্পভাবে, আপনি সরাসরি tasks.office.com-এ Microsoft Planner-এ সাইন ইন করতে পারেন।
সাইন ইন হলে, আপনার প্রথম স্টপ হবে Planner hub। সেখান থেকে আপনি একটি নিউ প্ল্যান শুরু করতে পারেন, রিসেন্ট প্ল্যান ভিউ করতে পারেন, আপনার সকল প্ল্যান ভিউ করতে পারেন, বা আপনাকে অ্যাসাইন করা টাস্ক ভিউ করতে পারেন।
বাম মেনুর নিচে Planner মোবাইল অ্যাপ পাওয়ার লিংকটি লক্ষ্য করুন। লিংকটি সিলেক্ট করুন এবং মডাল ডায়লগ বক্সে Send ক্লিক করুন।
Microsoft Planner মোবাইল অ্যাপ অ্যান্ড্রয়েড এবং আইফোন দুটির জন্যই উপলব্ধ।
Microsoft Planner অ্যাপে একটি প্ল্যান কীভাবে বিল্ড করবেন
আপনি নিজের বা অন্যের কাছে টাস্ক অ্যাসাইন করার আগে, আপনাকে একটি প্ল্যান তৈরি করতে হবে।
একটি প্ল্যান তৈরি করা (Creating a Plan)
বাম পেনে, New plan সিলেক্ট করুন। New plan উইন্ডোতে চাওয়া সকল ইনফরমেশন ফিল আপ করুন।
- আপনার প্ল্যানকে একটি নাম দিন।
- (অপশনাল) আপনি যদি একটি এক্সিস্টিং Microsoft Group কে আপনার প্ল্যানে আমন্ত্রণ করতে চান (উদাহরণস্বরূপ, Microsoft Teams এর মাধ্যমে), তবে আপনি এখন আপনার প্ল্যানকে গ্রুপে যোগ করতে পারেন Add to an existing Microsoft 365 group সিলেক্ট করে এবং তারপর আপনার প্ল্যানের জন্য একটি গ্রুপ বেছে নিয়ে। এটি হ্যাঁडी যদি আপনি মনে করেন আপনি একই গ্রুপের জন্য একাধিক প্ল্যান রাখবেন।
- তय করুন আপনার প্ল্যান পাবলিক হবে বা প্রাইভেট। আপনি যদি public বেছে নেন, তবে আপনার অর্গানাইজেশনের কেউ আপনার প্ল্যান দেখতে পারবে। আপনি যদি private বেছে নেন, তবে শুধু যegen আপনি আপনার প্ল্যানে যোগ করবেন তারা দেখতে পারবে।
- (অপশনাল) একটি group description লিখুন। আপনি যখন নতুন মেম্বার আপনার প্ল্যানে যোগ করবেন, তারা গ্রুপ ডেসক্রিপশন দেখবে, যেগুলো তাদের প্ল্যানের উদ্দেশ্য সম্পর্কে ধারণা দেবে।
- Create plan সিলেক্ট করুন।
পরবর্তীতে আপনি আপনার তৈরি করা প্ল্যানের মেইন ড্যাশবোর্ড বা Board দেখবেন।
ড্যাশবোর্ড ভিউ কার্ড-ভিত্তিক, Trello-এর মতো। টাস্ক যোগ করার আগে, আপনার টিমের মেম্বারদের প্ল্যানে যোগ করুন।
আপনার প্ল্যানে অন্য মানুষ যোগ করা (Adding Other People to Your Plan)
প্ল্যান ড্যাশবোর্ড থেকে, Members ড্রপডাউন সিলেক্ট করুন। একজন ব্যক্তির নাম এন্টার করুন তাদের মেম্বার হিসেবে যোগ করতে।
টাস্ক যোগ ও অ্যাসাইন করা (Adding and Assigning Tasks)
আপনার প্ল্যানে একটি ডিফল্ট টাস্ক bucket রয়েছে To do নামে।
- আপনি সেটি বাকেটে একটি টাস্ক যোগ করতে পারেন Add task সিলেক্ট করে।
- আপনি আপনার টাস্কের জন্য অডিশনাল বাকেট তৈরি করতে পারেন Add new bucket লিংক সিলেক্ট করে। নিউ বাকেটের নাম টাইপ করুন এবং Enter চাপুন।
- পরবর্তীতে, আপনি যে বাকেটে চান সেটির নিচে Add task লিংক বেছে নিন। একটি task name এন্টার করুন।
- Due date সেট করুন।
- পরবর্তীতে, বেছে নিন এই টাস্কটি কে অ্যাসাইন করা উচিত। টাস্ক কার্ডটি Unassigned ইন্ডিকেট করবে যতক্ষণ না আপনি টাস্ক অ্যাসাইন করেন।
- Add task বাটন সিলেক্ট করে টাস্ক সেভ করা নিশ্চিত করুন।
- আপনার টাস্ক আপনার বেছে নেওয়া বাকেটের নিচে একটি কার্ড হিসেবে দেখায়।
টাস্কে আরও ডিটেইল যোগ করতে, ড্যাশবোর্ডে কার্ডটি সিলেক্ট করুন। সেখান থেকে, আপনি একটি লেবেল যোগ করতে পারেন, টাস্ক কোন বাকেটে আছে সেটি চেঞ্জ করতে পারেন, এবং টাস্কের প্রগ্রেস, প্রায়োরিটি, স্টার্ট ডেট, এবং ডিউ ডেট ইন্ডিকেট করতে পারেন।
আপনি নোটস, চেকলিস্ট, এবং আটাচমেন্টও যোগ করতে পারেন। যেকোনো টিম মেম্বার টাস্কে কমেন্ট যোগ করতে পারেন।
ট্র্যাকে থাকা (Staying on Track)
Microsoft Planner আপনার প্ল্যানের একটি বर्ड'স-আই ভিউ পাওয়ার জন্য বিভিন্ন উপায় অফার করে।
Charts (চার্টস)
Charts ট্যাব প্ল্যানের সকল টাস্কের স্ট্যাটাসের সামারি, প্রতিটি বাকেটে কতগুলো টাস্ক, প্রতিটি প্রায়োরিটি লেভেলে (urgent, important, medium, এবং low) কতগুলো টাস্ক দেখানোর চার্ট, প্ল্যানের মেম্বারদের লিস্ট, এবং প্রতিটি ব্যক্তির কতগুলো টাস্ক অ্যাসাইন করা হয়েছে সেটি ডিসপ্লে করে।
Schedule (শিডিউল)
Schedule ট্যাব সকল টাস্ক ক্যালেন্ডারে ডিসপ্লে করে যাতে আপনি বুঝতে পারেন কোন টাস্কের ডেডলাইন কোথাও কাছাকাছি আসছে।
অন্যান্য অপশন (Other Options)
Schedule ট্যাবের ডানে তিনটি ডট সিলেক্ট করুন, এবং আপনি Microsoft Planner-এর আরও অনেক ফিচার পাবেন।
- Conversation আপনাকে সরাসরি Outlook-এ নিয়ে যাবে যাতে আপনি টিম মেম্বারকে ইমেইল করতে পারেন।
- Members আপনাকে আপনার প্ল্যানের গ্রুপ মেম্বারশিপ পেজে নিয়ে যাবে যেখানে আপনি মেম্বার যোগ ও ডিলিট করতে পারেন।
- Files আপনাকে গ্রুপের Sharepoint লাইব্রেরিতে নিয়ে যাবে যেখানে আপনি আপনার প্ল্যান সংক্রান্ত ডকুমেন্ট তৈরি, আপলোড, ডিলিট, এবং এডিট করতে পারেন।
- Notebook আপনার প্ল্যানের জন্য একটি ডেডিকেটেড Microsoft OneNote নোটবুক লঞ্চ করে।
- Sites আপনাকে একটি পেজে নিয়ে যাবে যেখানে আপনি আপনার প্ল্যানের জন্য একটি টিম Sharepoint সাইট তৈরি ও এডিট করতে পারেন।
আপনি প্ল্যানকে ফেভারিটসে যোগ করতে পারেন, Microsoft Planner-এ আপনার প্ল্যানের একটি কপি বানাতে পারেন, আপনার প্ল্যান Excel-এ এক্সপোর্ট করতে পারেন, আপনার প্ল্যানের লিংক কপি করতে পারেন, এবং আপনার প্ল্যান আপনার Outlook ক্যালেন্ডারে যোগ করতে পারেন।
গ্রুপ ওয়নাররা Plan settings সিলেক্ট করে গ্রুপের ইমেইল সেটিংস কনফিগার করতে পারেন এবং ইন্ডিকেট করতে পারেন গ্রুপকে টাস্ক অ্যাসাইন বা কমপ্লিট হলে ইমেইল পাঠানো উচিত কিনা। ইহাওতে ওয়নার delete করতে পারেন প্ল্যানটি।
Microsoft Planner-এ টাস্ক কমপ্লিট করা (Completing Tasks in the Microsoft Planner)
যখন একটি টাস্ক কমপ্লিট হয়েছে, টাস্ক जिसे অ্যাসাইন করা হয়েছে সে Board-এ এর কার্ডে এটিকে কমপ্লিট আকারে মার্ক করতে পারে।
টাস্ক কমপ্লিট হিসেবে মার্ক হওয়ার পর, আপনি এটিকে আবার পেতে পারেন Show completed ড্রপডাউন এক্সপ্যান্ড করে।
আপনার প্ল্যানের আপডেট পান (Get Updates on Your Plan)
প্ল্যান মেম্বাররা গিয়ার/সেটিংস আইকন সিলেক্ট করে, Notifications সিলেক্ট করে, এবং তাদের নোটিফিকেশন প্রেফারেন্স স্পেসিফাই করে Planner থেকে কখন নোটিফিকেশন পাবেন সেটি বেছে নিতে পারেন।
অন্যান্য টাস্ক ম্যানেজমেন্ট ও কলাবোরেশন টুলস (Other Task Management and Collaboration Tools)
কখনো কখনো Microsoft-এর অতি জটিলতা ইউজারদের কাছে অনাকর্ষণীয়। আপনি যদি সিদ্ধান্ত নেন যে Microsoft Office 365 সফটওয়্যার সুইট আপনার জন্য নয়, তবে অন্যান্য অনেক চমৎকার টাস্ক ম্যানেজমেন্ট এবং কলাবোরেশন টুল উপলব্ধ।
আপনি যেসব টুল বেছে নেন, একটি অর্গানাইজড প্রজেক্ট প্ল্যান আপনাকে আপনার গোল অর্জন করতে সাহায্য করবে।
