পেশাদার ডকুমেন্ট তৈরির জন্য গুগল ডক্সের সেরা ১০টি অ্যাড-অন

গুগল ডক্সে অনেক দুর্দান্ত ফিচার আছে, কিন্তু কিছু কেসে কিছু জিনিস আছে যা মানুষ কখনো কখনো প্রয়োজন মনে করে যা গুগল ডক্সে ডিফল্টভাবে নেই।

অনেক গুগল ডক অ্যাড-অন আছে যা আপনি সক্রিয় করতে পারেন যা গুগল ডক্সে উপলব্ধ ফিচার বেস এক্সটেন্ড করবে। নিচে সেরা দশটি দেওয়া হলো।

হাইলাইট টুল

আপনি যখন একটি ডকুমেন্ট এডিট করছেন বা যেকোনোভাবে কলাবোরেট করছেন, টেক্সট হাইলাইট করার ক্ষমতা অত্যন্ত মূল্যবান।

গুগল ডক্সে ডিফল্টভাবে হাইলাইট করার একটি পদ্ধতি আছে। এটি করতে, আপনাকে আপনি যে টেক্সট হাইলাইট করতে চান সেটি সিলেক্ট করতে হবে, রিবনে হাইলাইট আইকনে ক্লিক করতে হবে, এবং আপনি যে হাইলাইট রং ব্যবহার করতে চান সেটি বেছে নিতে হবে।

এটি আপনার সিলেক্ট করা টেক্সটের জন্য একটি ভালো হাইলাইট ইফেক্ট তৈরি করে। তবে প্রক্রিয়াটি কয়েক ধাপ নেয় এবং অপশনগুলো সীমিত।

Highlight Tool গুগল ডক অ্যাড-অন হাইলাইট করার প্রক্রিয়াকে অনেক বেশি ফাংশনাল করে দেয়।

টুলটি ইনস্টল করার পর, আপনাকে কয়েকটি সেটআপ ধাপ সম্পন্ন করতে হবে। এটি করতে, গুগল ডক্সে Add-ons মেনু থেকে সিলেক্ট করুন, Highlight Tool সিলেক্ট করুন, এবং Settings সিলেক্ট করুন।

Automatically scan for highlighter sets on start অন করুন।

কোণে X-এ ক্লিক করে উইন্ডোটি বন্ধ করুন। অবশেষে, হাইলাইটার টুল শুরু করুন Add-ons মেনু থেকে সিলেক্ট করে, Highlight Tool সিলেক্ট করুন, এবং Start সিলেক্ট করুন।

এটি হাইলাইট টুল লঞ্চ করবে।

হাইলাইট করা শুরু করতে, কবল আপনি যে টেক্সট হাইলাইট করতে চান সেটি যেকোনো রঙে সিলেক্ট করুন, এবং হাইলাইট টুল উইন্ডোতে Highlighter Library সিলেক্ট করুন।

প্রথম উইন্ডোতে New Set সিলেক্ট করুন। সেটটির একটি নাম দিন, এবং একটি উপযুক্ত রং অ্যাপ্লাই করুন। আপনি চাইলে রংয়ের একটি লেবেল দিতে পারেন। কাজ শেষ হলে Save সিলেক্ট করুন।

আপনি হাইলাইট রং সেট তৈরি করলে, সেগুলো হাইলাইট টুল উইন্ডোতে ডান পাশে দেখাবে।

আইডিয়া হলে আপনি দ্রুত আপনি যে টেক্সট হাইলাইট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন, এবং আপনার তৈরি করা হাইলাইট রং সেটগুলোর যেকোনো একটি থেকে বেছে নিন। এটি সিলেক্ট করা টেক্সটকে সেটি রঙে হাইলাইট করবে।

আইডিয়া হলে আপনি যত চান তত হাইলাইট রংর একটি বড় সেট তৈরি করতে পারেন। তারপর আপনি সেই উইন্ডোতে যেকোনো রং সেটে ক্লিক করে সিলেক্ট করা টেক্সটকে সেসব রংয়ে দ্রুত হাইলাইট করতে পারবেন।

এটি হাইলাইট প্রক্রিয়াকে গতিশীল করে এবং অনেক সহজ করে দেয়।

Code Blocks

আরেকটি দুর্দান্ত গুগল ডক অ্যাড-অন হলো Code Blocks।

আপনি যদি প্রায়শই কোড ডকুমেন্ট করার প্রয়োজন পড়েন, তবে সেটি করার সেরা উপায়ের একটি হলো একটি ওয়ার্ড প্রসেসর ব্যবহার করা যা নির্দিষ্ট কোড ল্যাঙ্গুয়েজ হ্যান্ডল এবং ফরম্যাট করতে পারে।

ডিফল্টভাবে, গুগল ডক্স কোড ফরম্যাটিং খুব ভালো হ্যান্ডল করে না। আপনাকে কোড ব্লকগুলো ম্যানুয়ালি ফরম্যাট করতে হয় ভিন্ন ফন্ট টাইপ সিলেক্ট করে, ব্যাকগ্রাউন্ড রং যোগ করে, এবং আরও অনেক কিছু। কিন্তু আপনি সारा কষ্ট কেন করবেন যখন একটি অ্যাড-অন সেটি আপনার জন্য সব কিছু করতে পারে?

Code Blocks অ্যাড-অন ইনস্টল করার পর, আপনি এটিকে অ্যাক্সেস করতে পারেন Add-ons মেনু সিলেক্ট করে, Code Blocks সিলেক্ট করে, এবং তারপর Start সিলেক্ট করে।

এটি ডান পাশে একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যা আপনাকে কোড ল্যাঙ্গুয়েজ এবং আপনি যে ফরম্যাটিং থিম ব্যবহার করতে চান সেটি বেছে নিতে দেবে।

এখন আপনার কবল আপনার কোড ডকুমেন্টে পেস্ট করতে হবে, পুরো কোড ব্লকটি হাইলাইট করতে হবে, এবং তারপর Code Blocks উইন্ডোতে Format বাটন সিলেক্ট করতে হবে।

এটি আপনার গুগল ডকের ভিতরে চমৎকার ফরম্যাট করা কোড এম্বেড করবে।

এই অ্যাড-অন একটি ইমপ্রেসিভ সরণি ল্যাঙ্গুয়েজ হ্যান্ডল করে, এবং এক্সিলেন্ট কোড ফরম্যাটিং থিমের একটি ভালো রেঞ্জ অন্তর্ভুক্ত করে।

Fillable Document

গুগল ডক্সের একটি খুব সাধারণ ব্যবহার হলো ফর্ম টেমপ্লেট তৈরি করা যা অন্য লোকেরা ফিল আপ করতে পারে। দুর্ভাগ্যবশত, গুগল ডক্সে কোনো ভালো ফিচার নেই যা আপনাকে সহজে একটি ফিলএবল ডকুমেন্ট তৈরি করতে দেয়।

খুশি খবর, একটি গুগল ডক অ্যাড-অন আছে যাকে Fillable Document বলে যা আপনাকে ঠিক সেটি করতে দেয়।

অন্য অ্যাড-অনগুলোর মতো, একবার ইনস্টল হলে আপনাকে Add-ons মেনু আইটেম থেকে সিলেক্ট করতে হবে এবং Start সিলেক্ট করতে হবে।

আপনি যখন প্রথমবার অ্যাড-অন রান করবেন, তবে আপনাকে Start setup সিলেক্ট করতে হবে শুরু করতে। স্টেপ ১-এ আপনাকে সেই স্প্রেডশিট সিলেক্ট করতে হবে যেখানে আপনি আপনার ফিলএবল ফর্ম থেকে ডেটা স্টোর করতে চান।

আপনি একটি নতুন স্প্রেডশিট তৈরি করতে পারেন বা একটি এক্সিস্টিং থেকে বেছে নিতে পারেন। Next সিলেক্ট করুন চালু রাখতে। দ্বিতীয় স্টেপে, আপনি ডেস্টিনেশন ফোল্ডার বেছে নেওয়া বা তৈরি করার জন্য সিলেক্ট করবেন।

শেষ স্টেপে, আপনাকে আপনার ফিলএবল ফর্ম রেসিপিয়েন্টদের পাঠানোর জন্য একটি ইমেইল টেমপ্লেট তৈরি করতে হবে। এই ধাপ অপশনাল।

সেটআপ সম্পন্ন হলে, আপনি ডান পাশের Fillable Document উইন্ডো ব্যবহার করে আপনার ফিলএবল ডকুমেন্টের সব ফিল্ড তৈরি করতে পারেন। শুধু Field List-এর পাশের + আইকনে ক্লিক করুন। আপনি Create New Fieldও সিলেক্ট করতে পারেন। তারপর সেই ফিল্ডগুলো ডকুমেন্টে ইনসার্ট করুন Insert Field আইকনে ক্লিক করে।

সেই ফিল্ডগুলো ডকুমেন্টের ভিতরে প্লেসহোল্ডারসহ দেখাবে যেগুলোর সামনে $ সিম্বল থাকবে।

আপনি Fillable Document উইন্ডোতে Open Web Form সিলেক্ট করে ফর্মের ওয়েব ভার্সন দেখতে পারেন।

আপনি ফর্ম তৈরি শেষ করলে, শুধু Publish Form সিলেক্ট করুন। Sharing ট্যাব সিলেক্ট করুন ইমেইল ঠিকানার একটি লিস্ট প্রদান করতে আপনার ফিলএবল ফর্ম পাঠানোর জন্য।

Publish Form সিলেক্ট করুন শেষ করতে এবং ইমেইলগুলো পাঠাতে।

Mail Merge

Mail Merge অ্যাড-অন একটি শক্তিশালী গুগল ডক অ্যাড-অন যা আপনাকে একটি গুগল শিটস স্প্রেডশিট থেকে ভ্যালু ব্যবহার করতে এবং সেগুলো একটি টেমপ্লেট ডকুমেন্টে ইনসার্ট করতে দেয়।

এটি কেন উপকারী? একটি বিজনেস বিবেচনা করুন যেখানে মালিককে সেকড়েক গ্রাহকে ইনভয়েস পাঠাতে হয়, এই অ্যাড-অন তাদের একটি মাস্টার ইনভয়েস "টেমপ্লেট" ডকুমেন্ট তৈরি করতে দেবে, কিন্তু স্প্রেডশিটের রো ডেটা ব্যবহার করে নির্দিষ্ট ফিল্ড ফিল আপ করবে।

এটি মূল স্প্রেডশিট থেকে সকল ডেটা প্রসেস করার জন্য প্রয়োজনীয় যতগুলো ইনভয়েস ডকুমেন্ট তৈরি করবে। এই অ্যাড-অন ব্যবহার করতে, আপনি শুধু Add-ons মেনু থেকে Mail Merge সিলেক্ট করুন, এবং Start সিলেক্ট করুন।

এটি ডান পাশে Mail Merge উইন্ডো খুলবে।

এই উইন্ডো ব্যবহার করে সেই স্প্রেডশিট সিলেক্ট করুন যেটি আপনি যে ডেটা মার্জ করতে চান সেটি ধারণ করে। আপনি তারপর প্রতিটি ফিল্ড সিলেক্ট করতে পারেন যা আপনি ডকুমেন্ট টেমপ্লেটে মার্জ করতে চান।

আপনি Show Email Settingsও সিলেক্ট করতে পারেন ইমেইল হেডার টেমপ্লেট কাস্টোমাইজ করতে যদি আপনি ডকুমেন্টের ব্যাচ একাধিক ইউজারকে পাঠানোর অটোমেশন চান।

আপনি যদি ব্যাচ ইমেইল ফিচার ব্যবহার করতে চান, তবে নিশ্চিত করুন যে আপনি অ্যাড-অনের জন্য সঠিক SMTP সেটিংস সেট আপ করেছেন আপনার ইমেইল অ্যাকাউন্টের জন্য।

Pixabay Free Images

আরেকটি উপকারী গুগল ডক অ্যাড-অন হলো Pixabay Free Images। এটি ব্যবহার করা সবচেয়ে সহজ অ্যাড-অনগুলোর একটি, কারণ এটি কবল আপনার ডকুমেন্টে ব্যবহার করার জন্য ফ্রি ইমেজ সার্চ।

এটি ব্যবহার করতে, শুধু মেনু থেকে Add-ons সিলেক্ট করুন, Pixabay Free Images সিলেক্ট করুন, এবং Search Images সিলেক্ট করুন।

এটি ডান পাশে একটি উইন্ডো খুলবে যা আপনি আপনার গুগল ডকুমেন্টে ব্যবহার করার জন্য ফ্রি ইমেজ সার্চ করতে পারবেন।

শুধু ফ্রি ইমেজটি সিলেক্ট করুন সেটিকে আপনার ডকুমেন্টে প্লেস করতে যেখানেই আপনার কার্সর আছে।

Doc Variables

Mail Merge অ্যাড-অন বা Fillable Document অ্যাড-অন-এর একটি অল্টারনেটিভ হলো Doc Variables অ্যাড-অন।

এই অ্যাড-অন পেরফেক্ট যদি আপনি চান একাধিক মানুষ তাদের নিজস্ব ভ্যালু দিয়ে একটি ডকুমেন্ট ফিল আপ করুন। অ্যাড-অন একটি কলাবোরেটিভ ফর্ম প্রদান করে যা ব্যবহারকারীরা ব্যবহার করতে পারেন আপনার ডকুমেন্টে তৈরি করা ভেরিয়েবলগুলোর মধ্যে ডেটা ইনপুট করার জন্য।

একবার অ্যাড-অন ইনস্টল করলে, একটি টেমপ্লেটেড ডকুমেন্ট তৈরি করা সহজ। শুধু মেনু থেকে Add-ons সিলেক্ট করুন, Doc Variables সিলেক্ট করুন, Insert Variable সিলেক্ট করুন, এবং আপনি ডকুমেন্টে এম্বেড করতে চান সেই টাইপের ভেরিয়েবল বেছে নিন।

ভেরিয়েবল টাইপ সিলেক্ট করার পর, শুধু এটিকে একটি নাম দিন এবং সিলেক্ট করুন এটি একটি সিঙ্গেল ফিল্ড নাকি একাধিক লাইন কভার করে।

OK সিলেক্ট করুন এবং আপনি ডকুমেন্টে ভেরিয়েবলটি "$" সিম্বলের সাথে সামনে দেখতে পাবেন।

আপনি ডকুমেন্টটি কাউকে পাঠাতে পারেন ফিল আপ করার জন্য, এবং সেগুলো কবল Add-on মেনু থেকে Start সিলেক্ট করতে হবে।

এটি ডান পাশে একটি উইন্ডো খুলবে যেটিতে আপনি ডকুমেন্টের জন্য তৈরি করা সব ভেরিয়েবল এর ফিল্ড থাকবে।

আপনি যাকে ফর্ম পাঠিয়েছেন সেটি তখন ভেরিয়েবলগুলো ফিল আপ করবে এবং ব্লু অ্যারো চাপাবে ফিনিশ করতে। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডকুমেন্টটি সকল তথ্য দিয়ে ফিল আপ করবে যা সেই ব্যক্তি ইনপুট দিয়েছিল।

এটি একটি সহজে ফিল আপ হওয়া ফর্ম বা শুধু একটি টেমপ্লেটেড ডকুমেন্ট তৈরি করার একটি দুর্দান্ত উপায় যা লোকেরা সহজে ফিল আপ করতে পারেন শুধু অ্যাড-অন ফর্ম ফিল আপ করে।

Text Cleaner

আপনি যদি অনেক ডকুমেন্ট এডিট করেন, তবে Text Cleaner গুগল ডক অ্যাড-অন আপনার কাজ অটোমেট করতে পারে।

এই অ্যাড-অন ইনস্টল করলে আপনাকে মেনু থেকে কুইক এডিটস এক্সেস করতে দেবে। শুধু মেনু থেকে Add-ons সিলেক্ট করুন, Text Cleaner সিলেক্ট করুন, এবং উপলব্ধ যেকোনো কুইক এডিট সিলেক্ট করুন।

উদাহরণস্বরূপ, আপনি পুরো ডকুমেন্টে যেকোনো অ্যাকশন পারফর্ম করতে পারেন:

• লাইন ব্রেকস রিমুভ করুন
• প্যারাগ্রাফ ব্রেকস রিমুভ করুন
• হার্ড লাইন ব্রেকস ফিক্স করুন
• সেন্টেন্স থেকে মাল্টিপল স্পেস রিমুভ করুন
• ট্যাবস রিমুভ করুন
• স্মার্ট কোটস ফিক্স করুন

আপনি যদি আরও এডিটিং টুলস এক্সেস করতে চান, তবে Configure সিলেক্ট করুন। একটি নতুন উইন্ডো খুলবে যেখানে আপনি Text Cleaner ফিচার কাস্টোমাইজ করতে পারেন।

এই স্ক্রিন কবল আপনাকে সকল এডিট কাস্টোমাইজ করতে দেয় না যা এটি আপনার জন্য করবে, বরং আপনি যদি সব কীচু সিলেক্ট করেন যা আপনি চান এবং Save and clean now সিলেক্ট করেন, তবে এটি একবারে ডকুমেন্টে সব এডিট পারফর্ম করবে।

এই টুল, এই আর্টিকেলে লিস্ট করা অন্য সব টুলের মতো, যা আপনি গুগল ডক্সের সাথে করতে পারেন সেটি বাড়ায়। এটি আপনার ডকুমেন্টসের সাথে আশ্চর্যজনক কিছু করা অনেক সহজ করে দেয়।