প্রকাশিত: ফেব্রুয়ারি ২৬, ২০২৬, ১০:৩১ AM EST
MBA এবং দশ বছরের মার্কেটিং ক্যারিয়ার ছাড়িয়ে সাইকত ওয়েব ডেভেলপমেন্ট, নেটওয়ার্কিং, এবং SAP-এ হাত আজমাইশ করেছেন। ২০০৮ থেকে ২০২৪ পর্যন্ত MakeUseOf-এর একাধিক সেকশনের এডিটর ছিলেন, বিশেষ আগ্রহ AI, প্রোডাক্টিভিটি মেথড, এবং iOS-এ। তিনি Lifehacker, OnlineTechTips, GuidingTech, GoSkills-এর মতো শীর্ষ ওয়েব পাবলিকেশনে অবদান রেখেছেন।
তনর সম্পূর্ণ পোর্টফোলিও Authory-এ পাবেন।
আমি প্রায়শ জিজ্ঞাসা করি আমাদের Gmail ইনবক্সের সাথে (বা যেকোনো ইমেল) আমাদের কি একটি হেল्दी রিলেশনশিপ রয়েছে। ইনস্ট্যান্ট DM এবং WhatsApp মেসেজের এই যুগেও আমরা যা ফিল করি নতুন ইমেল ইনবক্সে হিট করলে আর্জেন্সি। প্রতিটি পিং আমাদের দিন भर ট্রেডমিলে দৌড়াতে থাকে। অথবা ইনবক্স জিরোর রেসে এবং ক্লাটার থেকে মুক্তির জন্য।
לאחרונה, আমি সিদ্ধান্ত নিলাম Gmail ট্যাবকে ইনস্ট্যান্ট চ্যাট উইন্ডোর মতো বर्तাব করা বন্ধ করব। শিফ্টটি শুধু ডিসিপ্লিন থেকে আসছে না। এটি আসছে Gmail-এ কয়েকটি স্মার্ট সেটিং চেঞ্জ করার মাধ্যমে। এই Gmail ওয়ার্কফ্লো টুইকগুলো আমাকে আমার রেসপন্স স্লো ডাউন করতে, ফালস আর্জেন্সি কমাতে, এবং কনস্ট্যান্ট রিপ্লাই করার বদলে ডিপ ওয়ার্কের জন্য স্পেস তৈরি করতে সাহায্য করল।
Vacation Responder শুধু হলিডে জন্য নয়
অটোরিপ্লাই ব্যবহার করুন এক্সপেক্টেশন সেট করতে এবং রেসপন্স প্রেশার কমানোর জন্য
ভ্যাকেশন রেসপন্ডার কেন শুধু ভ্রমণের সময় ব্যবহার করা হবে? আপনি এটিকে রিপারপাস করতে পারেন যেকোনো যিনি আপনাকে ইমেল করবেন সেগুলোর জন্য অটোমেটিক রিপ্লাই পাঠাতে। Gmail-এ, যান Settings → See all settings → General → Vacation responder, অন করুন, একটি স্টার্ট ডেট সেট করুন, এবং একটি শান্ত নোট লিখুন স্লোয়ার রেসপন্সের ওপর। আমি ডিপ ওয়ার্ক வীকে ব্যবহার করি বলে যেন আমি ইমেল দিনে দুবার চেক করি।
একটা রেগুলার উইকডেতে এটি অন করলে অদ্ভুত লাগল। মনে হয়ল আমি অনুপস্থিত হোনা প্রিটেন্ড করছি। কল্পনা করলাম লোকেরা রোবোটিক মেসেজ পেয়ে ফাস্ট্রাস্টেড হবেন যখন তাদের একটি সিম্পল কোয়েশনের কুইক আনসার দরকার।
তবে আমি দ্রুত বুঝতে পারলাম ক্লিয়ার কমিউনিকেশন ফালস এক্সপেক্টেশন থেকে ভালো। লোকেরা এপ্রিসিয়েট করে যখন সঠিকভাবে জানেন আমি কখন তাদের মেসেজ রিভিউ করব, এবং অটোমেটেড রিপ্লাই ড্রাস্টিক্যালি ফলো-আপ ইমেল কমায়। অবশ্য, আপনার অটোমেটেড রেসপন্ডার মেসেজ প্রফেশনাল রাখুন এবং যখন প্রয়োজন নেই তখন সেটি অফ করা ভুলবেন না।
কাস্টম চ্যাট স্ট্যাটাস সেট করুন আপনার উপলব্ধতা সিগন্যাল করার জন্য
ক্যালিগসকে জানান ইনস্ট্যান্ট রিপ্লাই এক্সপেক্ট না করুন
আপনি যদি Google Chat/Meet Gmail-সহ ব্যবহার করেন, টপ-রাইট প্রোফাইল আইকনের পাশে Status ড্রপডাউনে ক্লিক করুন। Set a status বেছে নিন, একটি কাস্টম মেসেজ লিখুন, এবং একটি ডিউরেশন সেট করুন। আপনি Set as away বা Do not disturbও চেক করতে পারেন। এই স্ট্যাটাস আপনার Google Workspace জুড়ে দেখায়। আপনি যদি Google Chat না দেখেন, Settings → See all settings → Chat and Meet → Google Chat থেকে এনেবল করুন।
শুরুতে, আমি অকওয়ার্ড ফিল করলাম ব্রডকাস্ট করলে যে আমি "ডিপ ওয়ার্কে আছি" বা "৩টা বাজे পর্যন্ত অফলাইন"। এটি সেলফ-কনশাসলি প্রোডাক্টিভিটি-সিগন্যালিং লাগল। এবং এটি কিছুটা সহজ লাগল Slack চ্যানেলে ইনবক্সের চেয়ে।
কিন্তু স্ট্যাটাস মেসেজ আপনার উপলব্ধতা এক্সপ্লিসিট করে। এটি একটি ফেন্সের মতো যা আপনার টাইম প্রোটেক্ট করে একটি ডিফেনসিভ ইমেল পাঠাতে ছাড়া, বিশেষ করে ম্যানেজার বা বসের কাছে।
ইমিডিয়েট রিপ্লাই চেইন প্রিভেন্ট করুন
ইমেল কম্পোজ করার সময়, Send-এর পাশের অ্যারো ক্লিক করুন এবং Schedule send বেছে নিন। একটি সাজেস্টেড টাইম পিক করুন বা Pick date & time সিলেক্ট করুন। আপনি শিডিউলড ইমেল রিভিউও করতে পারেন বাম সাইডবারের Scheduled ফোল্ডারের অধীনে।
আপনি সন্ধ্যায় আপনার ইমেল প্রসেসিং ব্যাচ করে সবকিছু সকাল ৯টায় ডেলিভার করতে পারেন। আমি রিপ্লাই ফায়ার অফ করতাম লিখার মুহূর্তে। এটি প্রোডাক্টিভ লাগত। কিন্তু এটিও ব্যাক-এন্ড-ফורת এক্সচেঞ্জ খুলে দিত যেখানে প্রতিটি ইমেল আর্জেন্ট লাগত।
এখন আমি ড্রাফট করি যখন আমার সুবিধা এবং পাঠাই বিসনেস আওয়ার্সে। সেই ছোট ডিলে আমার আর্জেন্সি ট্রিগার কমায়, ক্লিয়ার হেডে মেসেজ চিন্তা করতে সাহায্য করে, এবং আমাকে হেলথি বাউন্ডারির ভিতরে রাখে।
আপনার শিডিউল ম্যাচ করে স্নুজ টাইম সেট করুন
ইমেল ভবিষ্যতে ঠেলে দিন
একটি ইমেলের ওপর হোভার করুন এবং ক্লক আইকন ক্লিক করুন Snooze করতে, বা মেসেজ খুলে টপ বারের থেকে Snooze সিলেক্ট করুন। আপনি যদি এটা না দেখেন, যান Settings → See all settings → General → Hover actions → Enable hover actions। আপনি ইমেলের ব্যাচও স্নুজ করতে পারেন এবং মোবাইলে Mail swipe actions ব্যবহার করে স্বাইপ দিয়ে স্নুজ করতে পারেন। Snooze ব্যবহার করার সাইড বেনিফিট হলো কম ভিজুয়াল ক্লাটার।
আমি এই ফিচার কদাচিৎ ব্যবহার করতাম কারণ আমি ভয় পাই ইমেলে রেসপন্ড করা ভুলে যাব। কিন্তু স্নুজ টাইম আর্বিট্রেরি হতে হবে নয়। এখন, আমি একটি কাস্টম টাইম সেট আপ করি (উদাহরণস্বরূপ, দুপুরে একটি লো-এনার্জি উইন্ডো) যখন ইমেল চেক করা প্রোডাক্টিভিটি খায় না।
Nudges এবং Smart Reply-এর মতো অন্যান্য Gmail ফিচারের সাথে Snooze টাইম পেয়ার করে দেখুন আপনার ইমেল প্রোডাক্টিভিটি বাড়াতে।
ইমেল থ্রেড মিউট করুন যেগুলো আপনার অটেনশন চুরি করে
শোরগোল গ্রুপ থ্রেড সাইলেন্স করুন আসল মেসেজ ডিলিট না করেই
একটি নויזি কনভারসেশন খুলুন, তিন-ডট মেনু ক্লিক করুন, এবং Mute বেছে নিন। থ্রেড আপনার ইনবক্স স্কিপ করে সরাসরি All Mail-এ চলে যায়। আপনি এখনও মেসেজ রিসিভ করবেন, কিন্তু সেগুলো ইনস্ট্যান্ট অটেনশন ডিমান্ড করবে না।
আমি সব থ্রেড ভিজিবল রাখতাম কেসে কোনো গুরুত্বপূর্ণ কিছু হয়। মিস আউট করার ভয় আমাকে আটকে রেখেছিল কথোপকথনে যেগুলো আমার আসল ওয়ার্কের সাথে কম সম্পর্ক ছিল। কোথাও পড়েছিলাম "CC-তে থাকা মানে রেসপন্সিবিলিটি নয়"!
মিউট করা থ্রেড সার্চএবল রয়েছে। কেউ ডেসপারেটলি আপনার ইনপুট চাইলে একটি মিউট থ্রেডে, সে সরাসরি আপনার ইমেল অ্যাড্রেস "To" বা "Cc" লাইনে অ্যাড করবে, যা অটোমেটিক্যালি কনভারসেশন আনমিউট করবে। প্রোঅ্যাক্টিভ Mute ফিচার ব্যবহার করে, আপনার ইনবক্স অন্যদের প্রায়োরিটির জন্য একটি নোটিফিকেশন ফিড হিসেবে ফাংশন করা বন্ধ করে দেয়।
Related
আপনাকে একসাথে সব Gmail সেটিং চেঞ্জ করতে হবে না
ইমেল অ্যানক্সিয়টি রিয়েল। FOMO সত্য। কিন্তু আমাদের ইমেলের সাথে স্মার্টলি কাজ করার ক্ষমতা আমাদের হাতে। আমরা শুধু ছোট এক্সপেরিমেন্ট দিয়ে শিখতে পারি। তাই Vacation responder একদুই দিন অন করুন, স্টার ছাড়া snooze করুন, এবং সব নন-আর্জেন্ট রিপ্লাই শিডিউল করুন। আপনার ইনবক্সে যেসব রিপ্লাই ল্যান্ড করবে সেগুলো এই এক্সপেরিমেন্টের আন্সার হবে।
