প্রকাশিত ফেব্রুয়ারী 26, 2026, 10:31AM EST
এমবিএ এবং দশ বছরের দীর্ঘ বিপণন ক্যারিয়ারের দাগ দূর করার পরে, সৈকত ওয়েব ডেভেলপমেন্ট, নেটওয়ার্কিং এবং এসএপি-তে কাজ করেন। তিনি 2008 থেকে 2024 সাল পর্যন্ত বেশ কয়েকটি MakeUseOf বিভাগের সম্পাদক ছিলেন, AI, উত্পাদনশীলতা পদ্ধতি এবং iOS-এ বিশেষ আগ্রহ রয়েছে। তিনি পূর্বে লাইফহ্যাকার, OnlineTechTips, GuidingTech এবং GoSkills-এর মতো শীর্ষস্থানীয় ওয়েব প্রকাশনায় অবদান রেখেছেন।
আপনি Authory এ তার সম্পূর্ণ পোর্টফোলিও পাবেন।
আমি প্রায়ই নিজেকে জিজ্ঞাসা করি যে আমাদের জিমেইল ইনবক্সের (বা যেকোনো ধরনের ইমেল) সাথে আমাদের একটি সুস্থ সম্পর্ক আছে কিনা। এমনকি তাৎক্ষণিক ডিএম এবং হোয়াটসঅ্যাপ বার্তাগুলির এই সময়গুলি যখন একটি নতুন ইমেল ইনবক্সে আঘাত করে তখন আমরা যে জরুরিতা অনুভব করি তা হ্রাস করেনি। প্রতিটি পিং আমাদের দিনের ট্রেডমিলে চলমান রাখে। অথবা শূন্য ইনবক্স করার দৌড়ে এবং বিশৃঙ্খলা থেকে মুক্তি।
ইদানীং, আমি তাত্ক্ষণিক চ্যাট উইন্ডোর মতো জিমেইল ট্যাব ব্যবহার করা বন্ধ করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি। পরিবর্তন শুধুমাত্র শৃঙ্খলা থেকে আসছে না. এটি জিমেইলে কয়েকটি স্মার্ট সেটিংস পরিবর্তন করার ফলে। এই Gmail ওয়ার্কফ্লো টুইকগুলি আমাকে আমার প্রতিক্রিয়াগুলিকে ধীর করতে সাহায্য করেছে, মিথ্যা জরুরীতা কমাতে এবং ধ্রুবক উত্তরগুলির পরিবর্তে গভীর কাজের জন্য স্থান তৈরি করতে সাহায্য করেছে৷
ছুটির উত্তরদাতা শুধুমাত্র ছুটির জন্য নয়
প্রত্যাশা সেট করতে এবং প্রতিক্রিয়ার চাপ কমাতে একটি অটোরিপ্লাই ব্যবহার করুন
কেন ছুটির উত্তরদাতা কেবল ভ্রমণের সময়ই বেরিয়ে আসবে? যে কেউ আপনাকে ইমেল করে তাদের একটি স্বয়ংক্রিয় উত্তর পাঠাতে আপনি এটিকে পুনরায় উদ্দেশ্য করতে পারেন। Gmail-এ, সেটিংস -> সমস্ত সেটিংস দেখুন -> সাধারণ -> ছুটির উত্তরদাতা এ যান , এটি চালু করুন, একটি শুরুর তারিখ সেট করুন এবং ধীর প্রতিক্রিয়া সম্পর্কে একটি শান্ত নোট লিখুন৷ আমি প্রতিদিন দুবার ইমেল চেক করার জন্য গভীর কাজের সপ্তাহে এটি ব্যবহার করি৷
৷আমি একটি নিয়মিত সপ্তাহের দিন এটি সক্রিয় অদ্ভুত অনুভূত. মনে হচ্ছিল আমি অনুপলব্ধ হওয়ার ভান করছিলাম। আমি কল্পনা করেছিলাম যে লোকেরা একটি রোবটিক বার্তা দ্বারা হতাশ হয় যখন তাদের একটি সহজ প্রশ্নের দ্রুত উত্তরের প্রয়োজন হয়৷
যাইহোক, আমি দ্রুত বুঝতে পেরেছি যে পরিষ্কার যোগাযোগ মিথ্যা প্রত্যাশার চেয়ে ভাল। আমি কখন তাদের বার্তাগুলি পর্যালোচনা করব তা জেনে লোকেরা প্রশংসা করে এবং স্বয়ংক্রিয় উত্তর ফলো-আপ ইমেলগুলিকে ব্যাপকভাবে হ্রাস করে৷ অবশ্যই, আপনার স্বয়ংক্রিয় প্রতিক্রিয়া বার্তাগুলি পেশাদার রাখুন এবং যখন আপনার এটির প্রয়োজন হবে না তখন এটি বন্ধ করতে ভুলবেন না৷
আপনার উপলব্ধতার সংকেত দিতে একটি কাস্টম চ্যাট স্ট্যাটাস সেট করুন
সহকর্মীদের তাৎক্ষণিক উত্তরের আশা না করার জন্য জানান
আপনি যদি Gmail এর সাথে Google Chat/Meet ব্যবহার করেন, তাহলে আপনার প্রোফাইল আইকনের পাশে উপরের ডানদিকে স্ট্যাটাস ড্রপডাউনে ক্লিক করুন। একটি স্থিতি সেট করুন চয়ন করুন৷ , একটি কাস্টম বার্তা লিখুন, এবং একটি সময়কাল সেট করুন। এমনকি আপনি সেট দূরে চেক করতে পারেন৷ অথবাবিরক্ত করবেন না . এই স্ট্যাটাসটি আপনার Google Workspace জুড়ে দেখা যাবে। আপনি যদি Google Chat দেখতে না পান, তাহলে সেটিংস -> সমস্ত সেটিংস দেখুন -> চ্যাট এবং মিট -> Google চ্যাট থেকে এটি সক্ষম করুন .
প্রথমে, আমি বিশ্রী সম্প্রচার অনুভব করেছি যে আমি "গভীর কাজে" বা "বিকাল ৩টা পর্যন্ত অফলাইনে" ছিলাম। এটি স্ব-সচেতনভাবে উত্পাদনশীলতা-সংকেত দেওয়ার মতো মনে হয়। এবং এটি একটি ইনবক্সের চেয়ে স্ল্যাক চ্যানেলে একরকম সহজ মনে হয়৷
৷কিন্তু স্ট্যাটাস মেসেজ আপনার প্রাপ্যতা স্পষ্ট করতে সাহায্য করে। এটি একটি বেড়ার মতো যা পরে কোনো প্রতিরক্ষামূলক ইমেল পাঠানোর প্রয়োজন ছাড়াই আপনার সময়কে রক্ষা করে, বিশেষ করে একজন ম্যানেজার বা বসকে।
অবিলম্বে উত্তর চেইন প্রতিরোধ করুন
একটি ইমেল রচনা করার সময়, পাঠান এর পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন৷ এবং পাঠার সময়সূচী বেছে নিন . একটি প্রস্তাবিত সময় বেছে নিন বা তারিখ ও সময় বেছে নিন নির্বাচন করুন . এছাড়াও আপনি নির্ধারিত এর অধীনে নির্ধারিত ইমেলগুলি পর্যালোচনা করতে পারেন৷ বাম সাইডবারে ফোল্ডার।
আপনি সন্ধ্যায় আপনার ইমেল প্রক্রিয়াকরণ ব্যাচ করতে পারেন এবং পরের দিন সকাল 9 টায় সবকিছু সরবরাহ করতে পারেন। আমি সেগুলি লেখা শেষ করার মুহুর্তে উত্তরগুলি বন্ধ করে দিতাম। এটা উত্পাদনশীল অনুভূত. কিন্তু এটি সামনের দিকে এক্সচেঞ্জও খুলেছে যেখানে প্রতিটি ইমেল জরুরী মনে হয়েছে৷
৷এখন আমি খসড়া তৈরি করি যখন এটি আমার জন্য উপযুক্ত এবং ব্যবসার সময় এটি পাঠাই৷ এই সামান্য বিলম্ব আমার জরুরী ট্রিগারগুলিকে কমিয়ে দেয়, আমাকে বার্তাগুলিকে একটি পরিষ্কার মাথায় চিন্তা করতে সাহায্য করে এবং আমাকে স্বাস্থ্যকর সীমার মধ্যে থাকতে সাহায্য করে৷
আপনার সময়সূচীর সাথে মেলে স্নুজ সময় সেট করুন
ভবিষ্যতে ইমেলগুলি পুশ করুন
একটি ইমেলের উপর হোভার করুন এবং স্নুজ করতে ঘড়ি আইকনে ক্লিক করুন৷ , অথবা বার্তাটি খুলুন এবং স্নুজ নির্বাচন করুন৷ উপরের বার থেকে। আপনি এটি দেখতে না পেলে, সেটিংস -> সমস্ত সেটিংস দেখুন -> সাধারণ -> হোভার অ্যাকশন এ যান -> হোভার ক্রিয়াগুলি সক্ষম করুন৷ . এছাড়াও আপনি ইমেলের একটি ব্যাচ স্নুজ করেন এবং মেল সোয়াইপ অ্যাকশন ব্যবহার করেন আপনার মোবাইলে একটি সোয়াইপ দিয়ে সেগুলিকে স্নুজ করতে। স্নুজ ব্যবহার করার পার্শ্ব সুবিধা হল কম চাক্ষুষ বিশৃঙ্খলা।
আমি এই বৈশিষ্ট্যটি খুব কমই ব্যবহার করেছি কারণ আমি ইমেলের প্রতিক্রিয়া জানাতে ভুলে যাওয়ার ভয় পেয়েছিলাম। কিন্তু স্নুজ সময় নির্বিচারে হতে হবে না। এখন, আমি একটি কাস্টম সময় সেট আপ করি (উদাহরণস্বরূপ, দুপুরে একটি কম শক্তির উইন্ডো) যখন ইমেল চেক করা উত্পাদনশীলতাকে নষ্ট করে না৷
অন্যান্য Gmail বৈশিষ্ট্য যেমন Nudges এর সাথে স্নুজ টাইম যুক্ত করার দিকে নজর দিন৷ এবং স্মার্ট উত্তর আপনার ইমেল উৎপাদনশীলতা বাড়াতে।
আপনার মনোযোগ কেড়ে নেওয়া ইমেল থ্রেডগুলিকে নিঃশব্দ করুন
প্রকৃত বার্তাগুলি মুছে না দিয়ে কোলাহলপূর্ণ গ্রুপ থ্রেডগুলিকে নীরব করুন
একটি কোলাহলপূর্ণ কথোপকথন খুলুন, তিন-বিন্দু মেনুতে ক্লিক করুন এবং নিঃশব্দ চয়ন করুন৷ . থ্রেডটি আপনার ইনবক্স এড়িয়ে যায় এবং সরাসরি সমস্ত মেল-এ চলে যায় . আপনি এখনও বার্তা পাবেন, কিন্তু তারা তাত্ক্ষণিক মনোযোগ দাবি করবে না৷
৷গুরুত্বপূর্ণ কিছু ঘটলে আমি প্রতিটি থ্রেড দৃশ্যমান রাখতাম। হারিয়ে যাওয়ার ভয় আমাকে এমন কথোপকথনে আবদ্ধ করে রেখেছিল যেগুলির সাথে আমার প্রকৃত কাজের সামান্যই সম্পর্ক ছিল। আমার মনে আছে কোথাও "কপি করা মানে দায়িত্বশীল হওয়া নয়" পড়েছি!
নিঃশব্দ থ্রেড এখনও অনুসন্ধানযোগ্য. যদি কেউ একটি নিঃশব্দ থ্রেডে আপনার ইনপুটটির নিদারুণ প্রয়োজন হয়, তাহলে তারা সরাসরি "টু" বা "সিসি" লাইনে আপনার ইমেল ঠিকানা যোগ করবে, যা স্বয়ংক্রিয়ভাবে কথোপকথনটি আনমিউট করে দেয়। নিঃশব্দ বৈশিষ্ট্যের সক্রিয় ব্যবহারের সাথে, আপনার ইনবক্স অন্য ব্যক্তিদের অগ্রাধিকারের জন্য একটি বিজ্ঞপ্তি ফিড হিসাবে কাজ করা বন্ধ করে দেয়৷
সম্পর্কিত
আপনাকে প্রতিটি Gmail সেটিং একবারে পরিবর্তন করতে হবে না
ইমেইল উদ্বেগ বাস্তব. FOMO ঠিক হিসাবে সত্য. কিন্তু আমাদের ইমেলগুলির সাথে আরও স্মার্ট কাজ করার ক্ষমতা আমাদের হাতে। আমরা শুধুমাত্র ছোট পরীক্ষা দিয়ে শিখতে পারি। সুতরাং, এক বা দুই দিনের জন্য ছুটির উত্তরদাতা চালু করুন, তারার পরিবর্তে স্নুজ করুন এবং প্রতিটি অ-জরুরী উত্তরের সময়সূচী করুন। আপনার ইনবক্সে যে উত্তরগুলি আসবে তা এই পরীক্ষাগুলির উত্তর হবে৷
৷