একটি জরুরি ইমেল লিখতে পরিশ্রম করার পরোপরি রেসপন্স খুব দেরিতে আসা বা আসা নাই—এত বাধাদান কিছু কম। কিন্তু সমস্যাটি প্রাপকের সাইডে নয়, এটি আপনার সাইডে থাকতে পারে এবং আপনি কীভাবে আপনার মেসেজ গড়েছেন সেটার ওপর।
রিসার্চ ইমেল মেইলিং লিস্টের মেম্বারদের ইমেল খোলা, পড়া, এবং লিংকে ক্লিক করানোর বিষয়ে অনেক ইনসাইট দিয়েছে। কিন্তু পারসোনাল বা ওয়ার্ক ইমেলের জন্য সিমিলার গোল অর্জনের বিষয়ে কম ইনফরমেশন রয়েছে।
আপনার কাজে জরুরি সমস্যা হলে, একটি ইনফ্লুয়েন্সারের সাথে পরিচয় করাতে হলে, অথবা একটি মিটিং অর্গানাইজ করতে হলে, আপনি কীভাবে আপনার ইমেলের প্রম্পট রিপ্লাই পাওয়ার সম্ভাবনা বাড়াবেন?
নিচে কারণগুলো দেওয়া হলো কেন আপনার ইমেলের রিপ্লাই দেরিতে আসে, অথবা আসে না। এই সাধারণ ভুলগুলো এবং টিপস সম্পর্কে সচেতন হয়ে, আপনি আপনার প্রতিটি ইমেলের দ্রুত এবং কনসিস্টেন্ট রেসপন্স রেট বাড়াতে পারবেন।
আপনি সেই ব্যক্তিকে CC করেছেন যেটি আপনার রিপ্লাই দরকার
আপনি যদি লোকদের আপনার মেসেজে CC করেন, তারা প্রায়ই অনুমান করে তাদের শুধু লুপে রাখা হয়েছে। এটা তাদের রেসপন্স দিতে কম অনুপ্রাণিত করে, কারণ তারা মনে করে তারা প্রাইম রিসিপিয়েন্ট নন। আপনি যদি সবার রিপ্লাই চান, CC ফাংশন এড়িয়ে চলুন। আদর্শভাবে, আপনাকে একবারে একজনের ইমেল করা উচিত। কিন্তু আপনি যদি CC করতে হয়, তাহলে ইমেলের শুরুর দিকে স্পষ্ট করুন যে আপনি প্রায়োজন সবার রিপ্লাই, রহেন যারা CC-ড。
আপনার সাবজেক্ট লাইন খারাপ
একটি কোয়ালিটি সাবজেক্ট লাইন লোকদের জানাতে হবে যে আপনাকে জরুরি রিপ্লাই দরকার। এর মানে শুধু অভদ্রভাবে আপনার ইমেলকে "URGENT" টাইটেল করা নয়। এবং এর মানে আপনাকে অবিশ্বাস্যভাবে ডিটেইল্ড হওয়ার দরকার নয়।
"Stevo, we need to make this decision by tomorrow" এর মতো কিছু সহজ কফি ভালো কাজ করে। প্রথমে, এটি אינডিভিডুয়ালকে অ্যাড্রেস করে, তাই তারা জানেন দায়িত্ব তাদের ওপর। দ্বিতীয়, সেই সাবজেক্ট লাইনের কন্টেন্ট জরুরির এবং কৌতূহলের একটি বোধ truyền করে। এটি মেসেজটি তত্ক্ষণাৎ খোলার সম্ভাবনা বাড়ায়।
আপনি আপনার ডিমান্ড দ্রুত স্টেট করছেন না
আমরা সবাই জানি ইমেলগুলো সংক্ষিপ্ত রাখা উচিত। কিন্তু আপনার ইমেলগুলো যদি কয়েকটি শর্ট প্যারাগ্রাফের বেশি লম্বা হয়, নিশ্চিত করুন আপনার রিকোয়েস্ট শুরু থেকে স্পটলাইটে আছে, অন্যথায় এটা অverwhelmed হয়ে যেতে পারে।
এটা মানে প্রথম বা দ্বিতীয় বাক্যে ভদ্রভাবে বলা যা আপনার দরকার। আপনি পরে ডিটেইলে যেতে পারেন, কিন্তু আপনি যা চাচ্ছেন তার প্রিমাইস প্রথমে আসতে হবে।
আপনার মেসেজগুলো উবाऊ
যদি সবাই আশা করে আপনার মেসেজগুলো নীরস, বকবকা, জার্গন-ভরা, এবং অতিরিক্ত ডিটেইল্ড হবে, তারা আপনার ইমেল খোলার ধারণা থেকে ঘৃণা করবে।
বদলে, লোকদের আপনার ইমেল পাওয়ার জন্য তরসতে দিন। হিউমর ব্যবহার করুন। লোকদের ব্যক্তিগতভাবে অ্যাড্রেস করুন। কর্পোরেট-স্পিক এড়িয়ে চলুন। বাক্যগুলো ছোট এবং পাঞ্চি রাখুন। একটি ফানি GIF ইনক্লুড করুন। আপনি এখনও কারো দিন উজ্জ্বল করতে পারেন, এমনকি আপনি যদি কাউকে একটি ফेভার চান।
আপনি একটি ডেডলাইন সেট করছেন না
আপনার যদি কিছু দরকার হয়, প্রাপককে সঠিকভাবে জানান কখন তা দরকার। খুব সময়, আমাদের রিপ্লাই "ASAP" বা "soon" দিয়ে চাওয়া হয়। এটি ডেডলাইনকে সাবজেক্টিভ করে দেয়। কিন্তু আপনি যদি বলেন "আমার এই প্রশ্নের উত্তর আজ ৪টা পর্যন্ত খুব দরকার", তবে অস্পষ্টতার জায়গা নেই।
আপনি বিকল্প প্রোভাইড করছেন না
উপরের উদাহরণের সাথে চালিয়ে, হয়তো প্রাপক ৪টা পর্যন্ত রিপ্লাই দিতে পারছে না। আপনাকে এই সম্ভাবনা আপনার প্রাথমিক মেসেজে একাউন্ট করতে হবে বাক্যটি এক্সপ্যান্ড করে:
"আমার এই প্রশ্নের উত্তর আজ ৪টা পর্যন্ত খুব দরকার। যদি সম্ভব না হয়, দয়া করে দুপুর ১২টা পর্যন্ত জানান যাতে আমি বিকল্প ব্যবস্থা নিতে পারি।"
ইমেলটি High Priority নয়
আপনার মেসেজ খুব জরুরি হলে, আপনি এটি আরও স্পষ্ট করতে পারেন নির্দিষ্ট ইমেল ক্লায়েন্টে ইমেলকে হাই প্রায়োরিটি হিসেবে মার্ক করে। Microsoft Outlook এবং Apple Mail-এ ইমেলকে High Priority হিসেবে মার্ক করা সম্ভব। দুর্ভাগ্যবশত Gmail-এ এটি সম্ভব নয়, তাই সবচেয়ে কাছাকাছি বিকল্প হলো সাবজেক্টের শুরুতে "URGENT:" লাগানো।
এটি শুধু আসল জরুরি কেসে করা উচিত। আপনি যদি এটি খুব বেশি বার করেন, এই টিপের কার্যকারিতা কমে যাবে।
আপনি একটি থ্রেট তৈরি করছেন না
এটি শুনতে খারাপ লাগে কিন্তু আসলে সেটা নয়। প্রাপককে জানান যদি একটি সেট ডেডলাইনের মধ্যে রিপ্লাই না আসে, তবে কিছু ফলাফল হবে। উদাহরণ হিসেবে: "আপনি যদি ২টা পর্যন্ত রিপ্লাই না দেন, আমি ধরে নেব সব ঠিক আছে, এবং কন্ট্রাক্টরকে ১০,০০০ ডলার পাঠিয়ে দিব।"
যদি প্রাপক তখন প্রশ্নটি ইগনোর করে, তারা জানবে, স্পষ্টভাবে, যে তাদের ইনপুট ছাড়াও সব চলতে থাকবে। তারা যদি তাদের ভয়েস শোনাতে চান, তাদের এখনই বলতে হবে।
আপনি সাহায্য করছেন না
আপনার রিকোয়েস্ট যদি খুব ব্রড হয়, প্রাপক প্রায়ই মনে করবে তারা চাইতেই চাইতে একটি বেশি এলোকোয়েন্ট রিপ্লাই ক্র্যাফট করতে হবে। তাদের জানান যদি একটি সিম্পল "yes" বা "no" চলে। আপনি যদি একটি মিটিং অরেঞ্জ করেন, তিন বা চার সুবিধাজনক টাইম অফার করুন শুরুর পয়েন্ট হিসেবে। আপনি যা করতে পারেন করুন ইমেলে রিপ্লাই করা প্রাপকের জন্য কম বডেনসম্পন্ন করার জন্য।
আপনি ভুল সময়ে ইমেল করছেন
আপনি যদি জানেন আপনার ম্যানেজার বৃহস্পতিবার বিকেলে সারাটা রাশে থাকে, বৃহস্পতিবার সকাল অপেক্ষা করবেন না ইমেল পাঠাতে যদি আপনি মঙ্গলবার পাঠাতে পারতেন। আপনি যদি জানেন আপনার কালিগ প্রতিদিন সকালে টন টন ইমেল পান, হয়তো অপেক্ষা করুন যতক্ষণ না তারা তাদের ইনবক্স প্রসেস করে ফেলে তারপর আপনার মেসেজ পাঠান। এটি আপনার ইমেলকে একটি হে স্ট্যাকের নiddle কম করে দেয়।
আপনি খুব বেশি ইমেল পাঠাচ্ছেন
আপনি যদি অফিসে একজন রিলেন্টলেস ইমেলার হিসেবে পরিচিত হন, আপনার কলিগরা দ্রুত আপনার ইনবক্স প্রার্থনা থেকে ব্লাইন্ড হয়ে যাবে।
এটি অভ্যাস করুন যে আপনি যে ইমেলগুলো পাঠান সেগুলো গুরুত্বপূর্ণ। তখন, কেউ আপনার মেসেজ তার ইনবক্সে দেখলে, সে বেশি লাইকেলি নোটিস করবে।
আপনি অকৃতজ্ঞ
আপনি যদি লোকদের কাছ থেকে জিনিস চান থাকেন, এবং কৃতজ্ঞতা দেখান না, খুব দ্রুত লোকরা আপনাকে সাহায্য করতে রেসেন্ট করবে। ইমেলের জগতে, এটি লোকদের আপনাকে ইগনোর করার অর্থে অনুবাদ হয়। তারা অন্য লোকদের রিপ্লাই এবং সাহায্য করতে পছন্দ করবে যারা তাদের সময় এবং প্রচেষ্টার সম্মান করে।
তাই কেউ দ্রুত রিপ্লাই দিলে, তাকে ধন্যবাদ দিন। তারা আপনার জন্য এক্সট্রা মাইল গিয়ে সাহায্য করলে, নিশ্চিত করুন আপনি আপনার কৃতজ্ঞতা দেখাচ্ছেন।
একবার চেষ্টা করুন
দেরি রিপ্লাই বা কোনো রিপ্লাই না আসা আপনার একটি সমস্যা হলে, উপরের প্রতিটি ভুল এড়াতে চেষ্টা করুন। এটি করলে, আপনার প্রতিটি ইমেল বেশি লাইকেলি খোলা, পড়া, এবং দ্রুত রিপ্লাই হবে। একবার আপনি কয়েক সপ্তাহ এটি করলে, এটি স্বাভাবিক হয়ে যাবে। আপনি জানতে পারবেন, আপনি একটি ইমেল এক্সপার্ট হয়ে গেলেন।
আপনার ইমেল টেকনিক আর কী কী আছে যা আপনাকে প্রম্পট রিপ্লাই পাওয়াতে সাহায্য করে? উপরের যেকোনো টিপস কি আপনার জন্য বিশেষভাবে কার্যকর হয়েছে?
