মজিলা থান্ডারবার্ডে অটো-রেসপন্স ও শিডিউল্ড ইমেল সেট আপ করার পদ্ধতি

আপনি যদি নিজেকে একই ইমেল বারবার লিখতে পান এবং চান রিমাইন্ডার ও ফলো-আপ শিডিউল করতে পারেন, তবে হয়তো অটো-রেসপন্স এবং শিডিউল্ড ইমেল সেট আপ করার সময় হয়েছে। আমরা আপনাকে মজিলা থান্ডারবার্ডে এটি কীভাবে করবেন তা দেখাবো, যা ক্রস-প্ল্যাটফর্ম, ফ্রি, এবং ওপেন সোর্স ডেস্কটপ ইমেল ক্লায়েন্ট।

নোট: আমরা থান্ডারবার্ডের উইন্ডোজ ভার্সন ব্যবহার করেছি। যাইহোক, আমাদের নির্দেশাবলী ম্যাক এবং লিনাক্স ভার্সনের জন্যও সমানভাবে প্রযোজ্য, যদিও ইন্টারফেস কিছুটা ভিন্ন হতে পারে।

অটো-রেসপন্স ফিল্টার

একটি অটো-রেসপন্স ফিল্টার আপনাকে ইনকামিং ইমেলের জন্য ফিল্টার ডিফাইন করতে দেয় এবং সেগুলো একটি টেমপ্লেট মেসেজের সাথে জোড়া দেয়। যখন একটি ইমেল ফিল্টারকে ট্রিগার করে, সেন্ডার স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি টেমপ্লেট রেসপন্স পাবে। এখানে কিছু উদাহরণ যেখানে অটো-রেসপন্ডার কাজে আসতে পারে:

• সাধারণ প্রশ্নের উত্তর দিন।
• ছুটি থাকার সময় আউট-অফ-অফিস রেসপন্ডার সেট আপ করুন (আউटलুকে কীভাবে করবেন)।
• আপনি ইমেলটি পেয়েছেন এবং যতটা দ্রুত সম্ভব উত্তর দেবেন সেটি কনফার্ম করুন।

এখন দেখি মজিলা থান্ডারবার্ডে অটো-রেসপন্স কীভাবে তৈরি করবেন।

আপনার মেসেজ টেমপ্লেট সেট আপ করুন

আপনার টেমপ্লেট তৈরি করতে, মেনু বারের মাধ্যমে যান File > New > Message অথবা — আপনি যদি মেইল টুলবার ব্যবহার করেন — Write বাটনে ক্লিক করুন একটি নতুন ইমেল শুরু করতে বা সিম্পলি কীবোর্ড শর্টকাট CTRL + N টিপুন (ম্যাকে Command + N)।

পরবর্তী, মেসেজটি কম্পোজ করুন যেন আপনি একটি সাধারণ ইমেল লিখছেন। সাবজেক্ট যোগ করা ভুলবেন না!

এখন আপনার মেসেজটি টেমপ্লেট হিসেবে সেভ করুন। ইমেলের মেনু বারে, যান File > Save As > Template। অথবা — কম্পোজিশন টুলবারের মধ্যে — Save ড্রপডাউন এক্সপ্যান্ড করুন এবং Template-এ ক্লিক করুন।

আপনার প্রয়োজনতত টেমপ্লেট লিখুন, তারপর আপনার ফিল্টার তৈরি করতে যান।

টিপ: আপনি যদি উপরের যেকোনো মেনু বা টুলবার দেখতে না পান, তবে একটি দৃশ্যমান টুলবারের খালি জায়গায় রাইট-ক্লিক করুন দেখতে কোন অতিরিক্ত মেনু উপলব্ধ। যেসব টুলবার আপনার অনুপস্থিত সেগুলোর পাশে চেকমার্ক দিন সেগুলো দেখানোর জন্য।

আপনার মেসেজ ফিল্টার সেট আপ করুন

আপনার থান্ডারবার্ড মেনু বারে ফিরে, যান Tools > Message Filters... सम्बन्धিত উইন্ডো খোলার জন্য।

মেসেজ ফিল্টারস উইন্ডোতে, New... বাটনে ক্লিক করুন একটি নতুন ফিল্টার সেট আপ শুরু করতে।

নোট: আপনি যদি থান্ডারবার্ডে একাধিক ইমেল অ্যাকাউন্ট ব্যবহার করেন, নিশ্চিত করুন আপনার ফিল্টার যেই ইমেল ঠিকানার জন্য সেটি Filters for-এর অধীনে সেট করুন।

Filter name সেট করে শুরু করুন। এটি এমন কিছু হওয়া উচিত যা আপনি সহজে চেনে পারেন, যেন আপনাকে পরবর্তীতে আপনার ফিল্টার এডিট করতে হলে।

Apply filter when-এর অধীনে, থান্ডারবার্ডকে নির্দেশ দিন কখন ফিল্টার রান করবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি অটোম্যাটিক রেসপন্স পাঠানোর আগে সকল মেইল দেখতে চান, তবে Manually Run বেছে নিন। ম্যানুয়ালি ফিল্টার রান করার সুবিধা হল আপনি সিলেক্টেড ফোল্ডারগুলোতে শুধু প্রয়োগ করতে পারেন। সকল ইনকামিং মেইল ফিল্টার করতে, Getting New Mail সিলেক্ট করুন। এটি জাঙ্ক ক্লাসিফিকেশনের আগে বা পরে হোক সেটি মানে রাখে না, যদি আপনি থান্ডারবার্ডকে বডি সঠিকভাবে ফিল্টার করতে না পারেন; সেক্ষেত্রে, Filter after Junk Classification-এ যান।

নোট: আপনি ফিল্টার সেট করতে পারেন Archiving বা After Sending ইমেলের সময় রান করতে, অর্থাৎ আপনি ফিল্টার ব্যবহার করতে পারেন আপনার মেইল অর্গানাইজ করতে। আমাদের অটো-রেসপন্ডারের জন্য, এই অপশনগুলো কম আকর্ষণীয়।

এখন আপনার রুলস সেট করার 시간। প্রথমে সিদ্ধান্ত নিন ফিল্টারটি Match all of the following হবে কি Match any of the following rules। তারপর আপনার রুলস কম্পোজ করুন। ফিল্টার কRYTERIA ইমেল সাবজেক্ট থেকে সিসি করা কে পর্যন্ত যেকোনো জিনিসে প্রযোজ্য হতে পারে এবং আপনি কাস্টম কRYTERIAও তৈরি করতে পারেন। আমাদের উদ্দেশ্যে, Subject এবং Body যথেষ্ট। اضافی রুল যোগ করতে + আইকনে ক্লিক করুন। সংশ্লিষ্ট রুল ডিলিট করতে -- বাটনে ক্লিক করুন।

নোট: আপনি থান্ডারবার্ডকে Match all messages করারও বলতে পারেন, যা আপনাকে কোনো রুল সেট করতে দেবে না। এই ফিচারটি উপযোগী যদি আপনি একটি নির্দিষ্ট ঠিকানা থেকে (প্রথম ধাপে বেছে নেওয়া) ইনকামিং ইমেল বাল্ক-প্রসেস করতে চান। উদাহরণস্বরূপ, আপনার একটি স্প্যাম ইমেল অ্যাকাউন্ট থাকতে পারে এবং আপনি সকল ইনকামিং ইমেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ডিলিট করতে চান।

শেষে, থান্ডারবার্ডকে জানতে হবে আপনার রুলস মッチ করে যেসব মেসেজ সেগুলোর সাথে কী করবে। Perform these actions-এর অধীনে আপনি Reply with Template সিলেক্ট করতে পারেন, তারপর আপনার টেমপ্লেট বেছে নিন। আপনি অতিরিক্ত রুলও সেট করতে পারেন, যেন মেসেজটি একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরানো।

আপনি যখন আপনার ফিল্টারের সাথে খুশি হবেন, OK-এ ক্লিক করুন সেভ করতে।

টিপ: আপনি একসাথে কাজ করার জন্য মাল্টিপল স্টেজের ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন। নিচে সকল উপলব্ধ ফিল্টার কRYTERIA এবং অ্যাকশনের স্ক্রিনশট দেওয়া আছে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি অটোম্যাটিক ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন সকল ইনকামিং মেসেজ ফোল্ডারে সরাতে আপনার রুলস অনুযায়ী, কিন্তু অটো-রেসপন্স ট্রিগার ছাড়া। এখন আপনার কাছে সময় আছে সেগুলো চেক করার জন্য এবং মেইল ইন-আউট করার জন্য। শেষে, আপনি নির্দিষ্ট ফোল্ডারগুলোর উপর ভিন্ন অটো-রেসপন্স ফিল্টার ম্যানুয়ালি রান করতে পারেন।

শিডিউল্ড ইমেল তৈরি করা

থান্ডারবার্ডে আপনি ইনেবল করতে পারেন এমন একটি অনন্য ফিচার হল শিডিউল্ড ইমেল তৈরি করা। এর মানে থান্ডারবার্ড সেই ইমেলগুলো ভবিষ্যতে একটি নির্দিষ্ট সময়ে পাঠাবে। এই ফিচারটি রিমাইন্ডার পাঠাতে সত্যিকারের উপযোগী হবে, আপনাকে, আপনার বন্ধুদের, বা লোকের গোষ্ঠীর জন্য।

যেহেতু এটি ডিফল্ট থান্ডারবার্ড ফিচার নয়, আমাদের একটি অ্যড-অন আহ্বান করতে হবে যেটির নাম Send Later। এই অ্যড-অনটি জিমেইলের জন্য বুমেরাং-এর মতো, ছাড়া এটি ফ্রি এবং আনলিমিটেড।

Send Later সেট আপ করা

থান্ডারবার্ড অ্যাড-ইন ইনস্টল করার সবচেয়ে সহজ পথ হল সরাসরি অ্যাড-অনস ম্যানেজারের মাধ্যমে। থান্ডারবার্ড মেনু আইকনে ক্লিক করুন (তিনটি ভার্টিকাল লাইন) এবং Add-ons সিলেক্ট করুন। Add-ons Manager-এ, Extensions ট্যাবে স্যুইচ করুন। উপরের ডান পাশে সার্চ বক্স লোকেট করুন এবং সকল অ্যাড-অনে Send Later সার্চ করুন। আপনার ম্যাচের পাশে Install-এ ক্লিক করুন।

আপনার অ্যড-অন এক ধাপে ডাউনলোড ও ইনস্টল হবে। ইনস্টলেশন সম্পূর্ণ করতে Restart now-এ ক্লিক করুন।

আপনি অ্যাড-অন ব্যবহার করতে যাওয়ার আগে, Add-ons Manager > Extensions-এ ফিরে যান এবং Send Later Options খুলুন। এখানে আপনি আপনার Send Later preferences সেট আপ করতে পারেন, যার মধ্যে General সেটিংস, কাস্টম কীবোর্ড Shortcuts ভিন্ন সেন্ড 딜ের জন্য, এবং Advanced অপশন।

টিপ: "Send" does "Send Later" সিলেক্ট করুন আপনি যদি চান ভুলে যেকোনো মেসেজ পাঠালে সেটি ক্যান্সেল করতে পারেন।

Send Later ব্যবহার করা

পরবর্তী বার আপনি একটি ইমেল লিখবেন যা আপনি পরে পাঠাতে চান, যান File > Send Later অথবা টিপুন CTRL + SHIFT + RETURN।

পপ-আপ হওয়া Send this email later উইন্ডোতে, Sent at-এর অধীনে দিন এবং সময় সেট করুন, আপনি যদি এই ইমেলটি রিপিট করতে চান তবে Recur মোড বেছে নিন, এবং প্রয়োজনানুসার অন্যান্য অপশন বেছে নিন।

আপনার ইমেল আপনার নিয়ন্ত্রণে

এই দুটি ফিচার আপনাকে আপনার ইমেল নিয়ন্ত্রণে রাখতে সাহায্য করবে। এগুলো থান্ডারবার্ডের ওয়েবমেইল ক্লায়েন্টের চেয়ে বড় সুবিধা হাইলাইট করে: একটি ব্যাপক অ্যাড-অন রিপোজিটরি যা আপনি যা করতে চান তার জন্য একটি সমাধান ধারণ করে।

আপনি থান্ডারবার্ডে ফিল্টার এবং অ্যাড-অন কীভাবে ব্যবহার করেন আপনার ইমেল অর্গানাইজ করতে? নিচে কমেন্টে আপনার ট্রিকস এবং আপনি কোন অ্যাড-অনগুলো পছন্দ করেন সেটি শেয়ার করুন!

মূলত লেখা জেফরি থুরানা জানুয়ারি ১৯, ২০১১-এ।