এক নির্দিষ্ট গ্রোসারি স্টোরের বিক্রয় রিপোর্ট ব্যবহার করে দেখাব কিভাবে ডেট ফিল্টার সমস্যাটি সমাধান করতে হয়। এই ডেটাসেটে সেলস রেপ, অর্ডার ডেট, পণ্যের নাম, এবং তাদের সংশ্লিষ্ট বিক্রয় পরিমাণ যথাক্রমে B, C, D, এবং E কলামে রয়েছে। আমরা অর্ডার ডেট কলামে ফিল্টার প্রয়োগ করেছি, যা এটিকে ডেট ফিল্টার বানিয়ে দিয়েছে।
কারণ ১ – অটোফিল্টার মেনুতে গ্রুপ ডেটস নিষ্ক্রিয়
নিচের ছবিতে, অর্ডার ডেট শিরোনামের পাশে একটি নিচের দিকে তীর চিহ্ন দেখা যাচ্ছে। এটি ফিল্টার বাটন।
- C4 সেলের ফিল্টার বাটনে ক্লিক করুন। আপনি দেখবেন সব তারিখ বিভিন্ন ক্যাটাগরিতে প্রদর্শিত হচ্ছে।
- সাধারণত আমরা সেগুলো মাস এবং বছরে ভাগ করে দেখি। কিন্তু এক্সেল সেগুলো দেখাচ্ছে না।
ধাপসমূহ:
- File ট্যাবে যান।
- শেষে Options সিলেক্ট করুন।
- Excel Options উইন্ডো প্রদর্শিত হবে।
- Advanced ট্যাবে যান।
- Group dates in the AutoFilter menu বক্সে টিক দিন।
- OK ক্লিক করুন।
- C4 সেলের ফিল্টার বাটনে ক্লিক করুন এবং দেখুন ফিল্টার সঠিক ফরম্যাটে তারিখগুলো দেখাচ্ছে।
কারণ ২ – টেক্সট ফরম্যাটে থাকা তারিখসমূহ
একই ডেটাসেটে, C4 সেলের ডেট ফিল্টার আবার খুলুন।
আমরা দেখতে পাচ্ছি কিছু তারিখ মাস ও বছরে গ্রুপ করা হয়েছে। কিন্তু কিছু 그렇지 নয়। কেন হচ্ছে এটা? এর কারণ হল কিছু তারিখ দেখতে তারিখের মতো হলেও আসলে সেগুলো টেক্সট ফরম্যাটে রয়েছে। এটি যাচাই করতে:
- C5:C14 রেঞ্জের সব তারিখ সিলেক্ট করুন।
- Alignment গ্রুপের Middle Align এবং Center আইকনে ক্লিক করুন।
- আমরা দেখতে পাচ্ছি কিছু তারিখ বাম পাশে এবং কিছু ডান পাশে অ্যালাইন হয়েছে। বাম পাশে অ্যালাইন করা তারিখগুলো আসলে টেক্সট। এটি টেক্সট ভ্যালুর একটি মৌলিক বৈশিষ্ট্য।
আমরা অন্যভাবে টেক্সট ভ্যালু চেক করতে পারি।
- সেলে ক্লিক করুন। এই কেসে আমরা C5 সেল সিলেক্ট করেছি।
- Number গ্রুপের Number Format বক্সে দেখতে পাবেন এটি Text ফরম্যাটে।
ধাপসমূহ:
- C5:C14 রেঞ্জের সব সেল সিলেক্ট করুন।
- Number গ্রুপের Number Format বক্সের ড্রপ-ডাউন আইকনে ক্লিক করুন।
- তালিকা থেকে Short Date বেছে নিন।
- ফিল্টার বাটনে ক্লিক করুন এবং আপনি দেখবেন এটি সঠিক ফলাফল দেখাচ্ছে।
কারণ ৩ – ফিল্টার সকল রো কভার করছে না
আপনি দেখবেন ডেট ফিল্টার ভালো কাজ করছে না যদি ফিল্টার সকল রো কভার না করে। এই কেসে, ডেটাসেটে একটি খালি রো রয়েছে যা রো ৯।
- C4 সেলের ফিল্টার বাটনে ক্লিক করুন।
- অপশন থেকে Sort Newest to Oldest বেছে নিন।
- একটি Sort Warning ডায়লগ বক্স পপ-আপ হবে।
- Expand the selection বেছে নিন।
- Sort বাটনে ক্লিক করুন।
- খালি রোর উপরের ডেটা সর্ট হয়েছে। নিচের অংশে কোনো পরিবর্তন হয়নি।
ধাপসমূহ:
- C4:C14 রেঞ্জের সেলগুলো সিলেক্ট করুন।
- Home ট্যাবে যান।
- Editing গ্রুপের Sort & Filter ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন।
- অপশন থেকে Filter বেছে নিন।
- ফিল্টার খুলুন এবং Sort Newest to Oldest বেছে নিন।
- Sort Warning বক্সে Expand the selection বেছে নিন।
- এখন সকল রো সর্ট হচ্ছে।
কারণ ৪ – ডেটাসেটে খালি রো রয়েছে
ডেটাসেটে একাধিক খালি রো রয়েছে।
- ফিল্টার বাটনে ক্লিক করুন।
- February এবং May সিলেক্ট করুন।
- OK ক্লিক করুন।
- ফলাফল নিচের মতো হবে।
ধাপসমূহ:
- ফিল্টার অপশনে, January, March, April, (Blanks) আনচেক করুন শুধু February এবং May এর ডেটা देखने के लिए।
- OK ক্লিক করুন।
- এটি সমস্যাটি সমাধান করল।
কারণ ৫ – মার্জড সেলের উপস্থিতি
অর্ডার ডেট কলামে মার্জড সেল থাকলে ফিল্টারিং বাধা দিতে পারে।
- পূর্বের মতো সর্ট করার চেষ্টা করুন।
- এক্সেল একটি MsgBox দেখাবে যেখানে লেখা থাকবে To do this, all the merged cells need to be the same size।
ধাপসমূহ:
- মার্জড সেল C6 এবং C10 সিলেক্ট করুন।
- Home ট্যাবে যান।
- Merge & Center এ ক্লিক করে সেলগুলো আনমার্জ করুন।
- সেলগুলোর ওপর ফিল্টার প্রয়োগ করুন।
- পূর্বের মতো সর্ট করুন।
- এটি সমস্যাটি সমাধান করল।
কারণ ৬ – ওয়ার্কশিট প্রোটেক্টেড
আমরা অর্ডার ডেট শিরোনামের পাশে একটি ফিল্টার বাটন দেখতে পাচ্ছি। কিন্তু, এটি ক্লিক করলে কোনো প্রতিক্রিয়া জানায় না।
শিটটি Protected View-এ আছে। তাই আমাদের এটিকে আনপ্রোটেক্ট করতে হবে।
ধাপসমূহ:
- Home ট্যাবে যান।
- Cells গ্রুপের Format ড্রপ-ডাউনে ক্লিক করুন।
- অপশন থেকে Unprotect Sheet কমান্ড বেছে নিন।
- এখন এক্সেল শিটের ডেট ফিল্টার সুন্দরভাবে কাজ করছে।
অভ্যাস ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন
<< ফিরে যান: ডেট ফিল্টার | এক্সেলে ফিল্টার | এক্সেল শিখুন
বিনামূল্যে অ্যাডভান্সড এক্সেল এক্সারসাইজ ও সমাধান পান!
