আমরা নিচের ডেটাসেটটি ব্যবহার করব যাতে বিভিন্ন লোকের ইমেইল এবং সেগুলো যেসব ডেডলাইন মিট করতে হবে সেগুলো রয়েছে, তারপর সেসব তারিখের ভিত্তিতে ইমেইল অ্যালার্ট সেট আপ করব।
পদ্ধতি ১ – পাওয়ার অটোমেট ব্যবহার করে এক্সেলে অটোমেটিক ইমেইল অ্যালার্ট জেনারেট করুন
ধাপ ১ – ডেটাসেট প্রস্তুত করুন
- আমরা আগে কথা বলা ডেটাসেটটির সাথে কাজ করব।
- আমরা deadline-এর অনুযায়ী অটোমেটিক্যালি ইমেইল অ্যালার্ট পাঠাব।
- ডেটাসেটের যেকোনো সেল সিলেক্ট করুন এবং Ctrl + T চাপুন।
- Create Table ডায়ালগ বক্স দেখাবে।
- টেবিলের রেঞ্জ হলো ডেটাসেটের রেঞ্জ।
- টেবিল জেনারেট করতে OK চাপুন।
- আপনার এক্সেল ফাইলটি OneDrive for Business বা SharePoint-এ সংরক্ষণ করুন।
- Microsoft 365 অ্যাপ্লিকেশনে যান।
ধাপ ২ – পাওয়ার অটোমেট লঞ্চ করুন
- শীর্ষ বামে আইকোনটিতে (বর্গাকারে নয় ডট) ক্লিক করুন।
নোট: এটি OneDrive Personal accounts-এর সাথে কাজ করে না, এবং আপনাকে একটি Microsoft 365 একাউন্ট প্রয়োজন।
- All apps-এ ক্লিক করুন MS 365-এর অ্যাপ লিস্ট দেখতে।
- Power Automate অ্যাপ্লিকেশনটি বেছে নিন।
- Power Automate-এ, Create-এ ক্লিক করুন এবং তারপর Scheduled Cloud Flow বেছে নিন।
- পাওয়ার ফ্লোয়ের একটি নাম দিন। আমরা Automated Email Alert নামটি ব্যবহার করেছি।
- আমরা রোজ অ্যালার্ট পাঠাতে চাই, তাই Repeat every 1 Day সিলেক্ট করেছি।
- Create-এ ক্লিক করুন।
ধাপ ৩ – পাওয়ার অটোমেট এবং এক্সেল লিংক করুন
- আমাদের একমাত্র Recurrence স্টেপ আছে।
- অন্যান্য স্টেপ যোগ করতে New Step-এ ক্লিক করুন।
- Actions ট্যাব থেকে List rows present in a table বেছে নিন। যদি এই অপশনটি না দেখেন, তবে সার্চ বক্সে সার্চ করতে পারেন।
- Location-এর জন্য ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন।
- OneDrive for Business বেছে নিন।
- Document Library-এর জন্য OneDrive বেছে নিন।
- ফাইল লোকেশনয় নেভিগেট করুন এবং ফাইলটি বেছে নিন।
- আপনার ডেটাসেট ধারণকারী টেবিলের নাম বেছে নিন। এক্সেলে আমরা Table 1 ব্যবহার করেছি।
- Show Advanced Options-এ ক্লিক করুন।
- Filter Query ফিল্ডে লিখুন:
Deadline eq'। - Add dynamic content-এ ক্লিক করুন এবং এটি একটি ফ্লোটিং উইজার্ড খুলবে।
- Expression ট্যাবে যান এবং ফর্মুলা বারে নিচের ফর্মুলা লিখুন:
formatDateTime(convertFromUTC(utcNow(),'Central America Standard Time'),'yyyy-MM-dd')
এখানে, আমরা এক্সেল ফাইলের Deadline কলামকে Central America Standard Time-এর স্ট্যান্ডার্ড ফরম্যাটে ফরম্যাট করেছি।
'দিয়ে শেষ করুন।
- DateTime Format-কে ISO 8601-এ সেট করুন।
ধাপ ৪ – ইমেইর লিস্ট এক্সট্রাক্ট করুন
- Next step সিলেক্ট করুন এবং সার্চ বক্সে select টাইপ করুন এবং Actions লিস্ট থেকে Select: Data Operation বেছে নিন।
- Add dynamic content-এ ক্লিক করুন এবং লিস্ট থেকে Value বেছে নিন।
- Map অপশন সিলেক্ট করার পর Text আইকোনে ক্লিক করুন।
- সার্চ বারে Email সার্চ করুন এবং লিস্ট থেকে Email বেছে নিন।
ধাপ ৫ – এক্সট্রাক্ট করা ইমেইল লিস্ট কম্পোজ করুন
- আরেকটি স্টেপ যোগ করুন এবং সার্চ বারে Compose সার্চ করুন।
- Compose বেছে নিন।
- Compose অপারেশনটি দেখাবে, তাই Add dynamic content-এ ক্লিক করুন।
- Expression বারে নিচের ফর্মুলা লিখুন:
union(body('Select'),body('Select'))
- এগিয়ে যেতে OK ক্লিক করুন।
ধাপ ৬ – প্রতিটি ইমেইলে কন্ট্রোল যোগ করুন
- Control সিলেক্ট করুন।
- Actions ট্যাব থেকে Apply to each বেছে নিন।
- Select an Output from previous steps-এর নিচের বক্সে ক্লিক করুন।
- Add dynamic content আইকন ব্যবহার করে Outputs বেছে নিন।
ধাপ ৭ – প্রতিটি ইমেইলের জন্য ডেটা এক্সট্রাক্ট করুন
- Add an action-এ ক্লিক করুন।
- সার্চ বারে filter array সার্চ করুন এবং Filter array বেছে নিন।
- ডানে প্লাস আইকোনে ক্লিক করার পর হয়ে যাওয়া উইজার্ড থেকে Value বেছে নিন।
- Add dynamic content বেছে নিন এবং সেখান থেকে Email সিলেক্ট করুন।
- তৃতীয় ফিল্ডে Current item বেছে নিন।
ধাপ ৮ – ইমেইল অ্যালার্টের জন্য HTML জেনারেট করুন
- Add an action ক্লিক করুন এবং সার্চ বক্সে Create HTML Table সার্চ করুন।
- Create HTML Table বেছে নিন।
- From ফিল্ডে, বক্সে ক্লিক করুন এবং তারপর Add dynamic content আইকোনে চাপুন।
- ফ্লোটিং উইজার্ড থেকে Body বেছে নিন।
- Show advanced options. ক্লিক করুন।
- Columns ফিল্ড থেকে Custom বেছে নিন।
- আপনার টেবিলে যেসব কলাম চাইছেন সেসব কলামের নাম Header কলামে লিখুন।
- Header ফিল্ডের ১ম কলামে Deadline লিখুন।
- ২য় কলামে, Expression বারে নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করুন:
formatDateTime(item()['Deadline'],'MMM d,yyyy')
আমরা Deadline কলামের ভ্যালুকে নির্দিষ্ট ফরম্যাটে ফরম্যাট করব।
- Topic নামে আরেকটি কলাম যোগ করুন।
- কলামের মান সেট করতে Expression বারে নিচের ফর্মুলা ব্যবহার করুন:
ধাপ ৯ – আউটলুকে অটোমেটিক্যালি ইমেইল তৈরি করুন
- আরেকটি action যোগ করুন নাম Send an email (V2)।
- To ফিল্ডে ক্লিক করুন এবং Add dynamic content-এ ক্লিক করুন।
- ফ্লোটিং উইজার্ড থেকে লিস্ট থেকে Current item বেছে নিন।
- Subject ফিল্ডে মেইলের সাবজেক্ট লিখুন।
- Body ফিল্ডে, Add dynamic content ক্লিক করুন এবং লিস্ট থেকে Output বেছে নিন।
- আপনি Show advanced options-এ ক্লিক করে অ্যাডভান্সড অপশনগুলো বেছে নিতে পারেন।
- Save বেছে নিন।
- আপনার ফ্লো প্রস্তুত। Test বাটনে ক্লিক করুন ফলাফল টেস্ট করতে।
- ম্যানুয়ালি টেস্ট করতে Manually বেছে নিন।
- Outlook অ্যাপ্লিকেশন খুলুন অটোমেটেড ইমেইল অ্যালার্ট চেক করতে।
ফাইনাল আউটপুট
- এখানে Outlook অ্যাপ্লিকেশনে একটি স্যাম্পল মেসেজ।
পদ্ধতি ২ – VBA ব্যবহার করে এক্সেল ওয়ার্কশিট থেকে অটোমেটিক ইমেইল অ্যালার্ট পাঠান
STEPS:
- আমরা আগে কথা বলা ডেটাসেটটির সাথে কাজ করব।
- যদি ডেডলাইন আজ থেকে ১ থেকে ৭ দিনের মধ্যে থাকে, তবে আমরা অটোমেটেড ইমেইল অ্যালার্ট জেনারেট করব।
- VBA Macro খোলার জন্য Alt + F11 চাপুন।
- Microsoft Visual Basic for Application উইন্ডো পপ আপ হবে।
- Insert ট্যাব থেকে Module অপশন বেছে নিন।
- মডিউলে নিচের VBA কোড পেস্ট করুন:
Public Sub SendReminderMail() 'Declare the variables Dim XDueDate As Range Dim XRcptsEmail As Range Dim xMailContent As Range Dim xRngDn As Range Dim xCrtOut As Object Dim xValDateRng As String Dim xValSendRng As String Dim k As Long Dim xMailSections As Object Dim xFinalRw As Long Dim CrVbLf As String Dim xMsg As String Dim xSubEmail As String On Error Resume Next 'To select the date column insert a input box Set XDueDate = Application.InputBox("Select the column for Deadline/Due Date date column:", "ExcelDemy", , , , , , 8) If XDueDate Is Nothing Then Exit Sub 'Insert a input box for selecting the recipients Set XRcptsEmail = Application.InputBox("Choose the column for the email addresses of the recipients:", "ExcelDemy", , , , , , 8) If XRcptsEmail Is Nothing Then Exit Sub 'To enter the text mail, insert a input box Set xMailContent = Application.InputBox("In your email, choose the column with the reminded text:", "ExcelDemy", , , , , , 8) If xMailContent Is Nothing Then Exit Sub 'Count rows for the due dates xFinalRw = XDueDate.Rows.Count Set XDueDate = XDueDate(1) Set XRcptsEmail = XRcptsEmail(1) Set xMailContent = xMailContent(1) 'Set command to open MS Outlook Application Set xCrtOut = CreateObject("Outlook.Application") 'Apply For loop to conduct the operation in each row one by one For k = 1 To xFinalRw xValDateRng = "" xValDateRng = XDueDate.Offset(k - 1).Value 'Apply If condition for the Due Date values If xValDateRng <> "" Then 'Condition set to send mail if the difference between due dates and current date is greater than 1 and less than 7 days 'Means 1 < X< 7, X = Due Date - Current Date If CDate(xValDateRng) - Date <= 7 And CDate(xValDateRng) - Date > 0 Then xValSendRng = XRcptsEmail.Offset(k - 1).Value 'Create the subject, body and text contents with the required variables xSubEmail = xMailContent.Offset(k - 1).Value & " on " & xValDateRng CrVbLf = "<br><br>" xMsg = "<HTML><BODY>" xMsg = xMsg & "Dear " & xValSendRng & CrVbLf xMsg = xMsg & "Text : " & xMailContent.Offset(k - 1).Value & CrVbLf xMsg = xMsg & "</BODY></HTML>" 'Create the email Set xMailSections = xCrtOut.CreateItem(0) 'Define the position to place the Subject, Body and Recipients Address With xMailSections .Subject = xSubEmail .To = xValSendRng .HTMLBody = xMsg .Display .Send End With Set xMailSections = Nothing End If End If Next Set xCrtOut = Nothing End Sub
- সংরক্ষণের পর, প্রোগ্রাম রান করতে F5 চাপুন।
- আপনি প্লে আইকোনে ক্লিক করেও প্রোগ্রাম রান করতে পারেন।
- একটি ইনপুট মেসেজ বক্স পপ আপ হবে।
- ডেডলাইনের জন্য কলামটি সিলেক্ট করুন। আমরা D5:D10 রেঞ্জ সিলেক্ট করেছি এবং OK চাপেছি।
- আরেকটি ইনপুট মেসেজ বক্স ফ্লোট আপ হবে।
- মেইল অ্যাড্রেসের জন্য কলামটি সিলেক্ট করুন। আমরা B5:B10 রেঞ্জ সিলেক্ট করেছি এবং OK চাপেছি।
- শেষ ইনপুট মেসেজ বক্স ফ্লোট আপ হবে।
- Topic-এর জন্য কলামটি সিলেক্ট করুন। আমরা C5:C10 রেঞ্জ সিলেক্ট করেছি এবং OK চাপেছি।
- আপনার সকল ইমেইল ডিউ ডেটের আগে রিমাইন্ডার মেইল হিসেবে পাঠানো হবে।
- আপনি উপরে বর্ণিত অটোমেটেড প্রোগ্রাম ব্যবহার করে ম্যানুয়ালি ইমেইল পাঠাতে পারেন। (.send) কমান্ডের আগে একটি অ্যাপস্ট্রফি (‘) রাখুন সেটি ডিজেবল করতে, নিচের ছবির মতো।
- অ্যাপে আপনার সকল কমপ্লিটেড ড্রাফ্ট পাবেন।
- Send বাটনে ক্লিক করে বেছে নিন কাকে ইমেইল পাঠাতে চান।
অনুশীলন ওয়ার্কবুক ডাউনলোড করুন
সম্পর্কিত আর্টিকেল
- এক্সেলে পপ-আপ রিমাইন্ডার তৈরির পদ্ধতি
- এক্সেলে নোটিফিকেশন বা রিমাইন্ডার তৈরির পদ্ধতি
- এক্সেলে অ্যালার্ট তৈরির পদ্ধতি
- এক্সেল VBA-এ অ্যালার্ট ডিজেবল করার পদ্ধতি
- এক্সেলে ডিউ ডেট রিমাইন্ডার ফর্মুলা সেট করার পদ্ধতি
- এক্সেলে ডিউ ডেট রিমাইন্ডার সেট করার পদ্ধতি
<< ফিরে যান Alerts in Excel | Learn Excel
নিখরচা এডভান্সড এক্সেল এক্সারসাইজ সমাধানসহ পান!
