এক্সেলে QR কোড ইনভেন্টরি ট্র্যাকার বানান – সহজ, খরচ-কার্যকর, বিশ্বস্ত

এক্সেল একটি ডাইনামিক টুল, এবং ব্যবহারকারীরা এটি লাইটওয়েট ইনভেন্টরি ম্যানেজমেন্টের জন্য ইনভেন্টরি ট্র্যাকার হিসেবে ব্যবহার করতে পারে। কেউ যদি ব্যয়বহুল সফটওয়্যার কিনা একটি সিম্পল ইনভেন্টরি সিস্টেম চায়, একটি QR-ভিত্তিক ট্র্যাকার সবচেয়ে পরিষ্কার সেটআপগুলোর একটা। একটি QR ইনভেন্টরি ট্র্যাকার তখন সেরা কাজ করে যখন প্রতিটি স্ক্যান একটি নতুন লগ এন্ট্রি তৈরি করে (অ্যпен্ড-অনলি), এবং এক্সেল প্রতিটি আইটেমের বর্তমান স্ট্যাটাস সবচেয়ে সাম্প্রতিক লগ সারিগুলো থেকে ক্যালকুলেট করে। সবচেয়ে স্মুথ ইউজার এক্সপেরিয়েন্স হয় যখন QR কোড একটি প্রি-ফিল্ড মাইক্রোসফট ফর্ম খোলে। এটি ছোট ব্যবসা, গোডাউন, স্কুল, এবং হোম অর্গানাইজেশনের জন্য পারফেক্ট।

এই টিউটোরিয়ালে, আমরা দেখাব কিভাবে এক্সেলের সাথে একটি QR কোড ইনভেন্টরি ট্র্যাকার বানাতে হয়।

স্টেপ ১: আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুক সেট আপ করুন

• এক্সেল খুলুন এবং একটি নতুন ফাইল তৈরি করুন
• OneDrive-এ সেভ করুন (মোবাইল সিঙ্কের জন্য গুরুত্বপূর্ণ)
• তিনটি শীট তৈরি করুন:
  • Inventory (মাস্টার লিস্ট)
  • ScanLog (প্রতি স্ক্যান এখানে একটি সারি বने)
  • Dashboard (কারেন্ট স্ট্যাটাস + কুইক সারাংশ)

Inventory শীতে এই স্ট্রাকচার ব্যবহার করুন:

• ItemID
• ProductName
• Category
• CurrentStock
• MinStock
• Location
• QRText
• QRImage

টেবিলে কনভার্ট করুন:

• সেল রেঞ্জ নির্বাচন করুন
• Insert ট্যাবে যান >> Table নির্বাচন করুন
• “My table has headers” চেক করুন
• OK ক্লিক করুন
• Table Design ট্যাবে যান >> নাম দিন: Inventory

নियम:

• ItemID অবশ্যই ইউনিক হতে হবে (এটিই QR কোডের ভিতরে যাবে)
• QRText সেটি স্ট্রিং স্টোর করে যা QR কোডে এনকোড হবে

ItemID জেনারেট করুন (সিম্পল, পঠনযোগ্য):

ItemID-তে, এইরকম একটি কনসিস্টেন্ট ফরম্যাট ব্যবহার করুন:

• ITM-0001, ITM-0002, …

আরো অটোমেটিক ফরম্যাট চাইলে, ব্যবহার করুন:

="ITM-"&TEXT(ROW(A1),"0000") 

• ফর্মুলাটি নিচে ড্র্যাগ করুন

QRText তৈরি করুন (ঐচ্ছিক):

QRText-এ, এটাকে পরিষ্কার এবং স্থিতিশীল রাখুন:

এখন QR কোড কন্টেন্ট দেখাবে ItemID=ITM-0001। এটি স্ক্যানিং এরর এড়াতে সাহায্য করে এবং পরে পার্সিং সহজ করে।

স্টেপ ২: QR কোড অটোমেটিক্যালি জেনারেট করুন

অপশন A: এক্সেল ব্যবহার করে বাল্কে QR কোড জেনারেট করা

Inventory টেবিলের QRImage কলামে, প্রথম ডেটা সারিতে এই ফর্মুলা ইনসার্ট করুন:

=IMAGE("https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180x180&data=" & [@ItemID]) 

• ফর্মুলাটি নিচে ড্র্যাগ করুন
• এটি একটি পরিষ্কার, হাই-কোয়ালিটি QR কোড তৈরি করে যেটি শুধু ItemID ধারণ করে

বিকল্প ফ্রি API (যদি QR সার্ভার ধীর হয়): goqr.me বা https://chart.googleapis.com/chart?chs=180×180&cht=qr&chl=

অপশন B: একটি ফ্রি অনলাইন জেনারেটর ব্যবহার করা

• একটি ফ্রি QR কোড জেনারেটর ভিজিট করুন যেমন QR Code Generator (qr-code-generator.com) বা QRCode Monkey (qrcode-monkey.com)
• প্রতিটি আইটেমের জন্য, শুধু ItemID ধারণ করে একটি QR কোড তৈরি করুন
• প্রতিটি QR কোড PNG বা JPG হিসেবে ডাউনলোড করুন
• প্রিন্ট করুন এবং আপনার ফিজিক্যাল আইটেমে আটাচ করুন

প্রো টিপ: আপনার অনেক আইটেম থাকলে ব্যাচ QR কোড জেনারেটর ব্যবহার করুন। QRExplore-এর মতো ওয়েবসাইট আপনাকে CSV ফাইল আপলোড করে একসাথে একাধিক QR কোড জেনারেট করতে দেয়।

স্টেপ ৩: QR কোড লেবেল প্রিন্ট করুন

এক্সেলে একটি প্রিন্টযোগ্য লেবেল শীট বানান যাতে আপনি QR কোড আইটেমে আটাচ করতে পারেন।

• ItemID, ProductName, এবং QRImage নির্বাচন করুন
• এক নতুন শীট নাম দিন Label-এ কপি পেস্ট করুন
• প্রিন্টিং-এর জন্য ফরম্যাট করুন:
  • সারি হাইট সেট করুন যাতে QR ফিট হয়
  • Page Layout ট্যাবে যান >> Margins >> Narrow নির্বাচন করুন
• স্টিকার পেপারে প্রিন্ট করুন বা লেবেল কাট করুন
• লেবেলগুলো আপনার প্রোডাক্ট/শেলফ/বক্সে আটাচ করুন

স্টেপ ৪: আপনার স্ক্যানিং অ্যাপ বেছে নিন যা ডেটা এক্সেলে পাঠায়

অপশন A: একটি স্ক্যান অ্যাপ ব্যবহার করুন যা ইতিহাস এক্সপোর্ট করতে পারে

আপনি একটি স্ক্যানিং অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন যা QR কোড পড়ে এবং ডেটা এক্সেলে পাঠায়।

• অ্যাপের নাম: Scan to Excel – QR & Barcode (by Dynamiq Data)
• ফ্রি টিয়ার অধিকাংশ ইউজারের জন্য পর্যাপ্ত স্ক্যান দেয়; সাবস্ক্রিপশন সাধারণত ~$3–5/মাস ভারী ব্যবহারের জন্য
• Google Play থেকে ইনস্টল করুন
• অ্যাপ খুলুন এবং মাইক্রোসফট একাউন্ট দিয়ে সাইন ইন করুন
• আপনার OneDrive এক্সেল ফাইলের সাথে কানেক্ট করুন
• ScanLog টেবিল নির্বাচন করুন
• স্কিমা সেট করুন:
  • Timestamp >> অটোমেটিক টাইমস্ট্যাম্প
  • ItemID >> স্ক্যান করা ডেটা
  • Action >> ম্যানুয়াল সিলেকশন (প্রতি স্ক্যানের পর "Receive" বা "Issue" বেছে নিন)
  • Quantity >> ডিফল্ট ১
• স্ক্যানিং শুরু করুন

অধিকাংশ QR স্ক্যানার স্ক্যান ইতিহাস স্টোর করে এবং এক্সপোর্ট/শেয়ার করার অনুমতি দেয়।

• একটি QR লেবেল স্ক্যান করুন
• অবিলম্বে অ্যাপে একটি ছোট নোট টাইপ করুন (যদি নোট সাপোর্ট করে)
• দিন/সপ্তাহের শেষে: স্ক্যান ইতিহাস CSV-এ এক্সপোর্ট করুন
• ScanLog-এ পেস্ট/অ্যাপেন্ড করুন

অপশন B: স্ক্যান সাবমিশনের জন্য একটি মাইক্রোসফট ফর্ম তৈরি করুন

আপনি একটি মাইক্রোসফট ফর্ম তৈরি করতে পারেন, ফোন দিয়ে QR কোড স্ক্যান করুন, ট্রানজ্যাকশন সাবমিট করুন, এবং এক্সেল অটোমেটিক্যালি আপডেট হবে। এটিই অধিকাংশ মানুষ চায়।

• Insert ট্যাবে যান >> New Form ক্লিক করুন
• এটি একটি ফর্ম ইন্টারফেস খুলবে। এই ফিল্ডগুলো যোগ করুন:
  • ItemID (Short answer)
  • Action (Choice): Receive, Issue
  • Quantity (Short answer): পরে এক্সেলে নাম্বারে কনভার্ট করুন

• Collect Responses ক্লিক করুন

• Copy link ক্লিক করুন URL শেয়ার করার জন্য

এই ফর্ম অটোমেটিক্যালি একটি কানেক্টেড এক্সেল ওয়ার্কবুক তৈরি করে যেখানে প্রতিটি সাবমিশন একটি নতুন সারি হয়। কিছু স্যাম্পল সাবমিশন দিয়ে টেস্ট করুন:

• ফোন দিয়ে QR স্ক্যান করুন
• ItemID কনফার্ম করুন (বা ম্যানুয়ালি টাইপ করুন)
• Action নির্বাচন করুন
• Quantity টাইপ করুন
• Submit ক্লিক করুন

• এক্সেল ওয়ার্কবুক খুলুন এবং Form responses শীট চেক করুন
• প্রতিটি সাবমিশন অটোমেটিক্যালি একটি সারি হিসেবে যোগ হয়
• কলাম নাম আপডেট করুন এবং অনাবশ্যক কলাম সরান
• শীটের নাম দিন ScanLog

অপশন C: স্ক্যানিং ItemID ফিল্ড অটো-ফিল করানো

QR কোডে শুধু ITM-0001 রাখার বদলে, আপনি একটি প্রি-ফিল্ড ফর্ম লিংক এনকোড করতে পারেন। মাইক্রোসফট ফর্মস প্রি-ফিল্ড ফিল্ড সাপোর্ট করে একটি URL প্যাটার্ন দিয়ে (ফর্ম সেটিংসের ওপর ডিপেন্ড করে)। আপনি Inventory শীট সেট আপ করতে পারেন যাতে প্রতিটি QR কোডে একটি প্রি-ফিল্ড ফর্ম লিংক এনকোড করা থাকে।

• ফর্ম খুলুন >> তিনটি ডট >> Get pre-filled link নির্বাচন করুন

• একটি স্যাম্পল ItemID ইনসার্ট করুন (যেমন ITM-0001)
• Get pre-filled link ক্লিক করুন
• Copy link ক্লিক করুন জেনারেটেড লিংক পেতে
• সেই স্যাম্পল ItemID-কে একটি প্লেসহোল্ডার দিয়ে রিপ্লেস করুন

একটি প্রি-ফিল্ড URL এর রূপ এখানে দেওয়া হলো:

https://forms.office.com/Pages/ResponsePage.aspx?id=DQSIkWdsW0yxEjajBLZtrQAAAAAAAAAAAAN__gCq2f5UNloxU0IwWTM0Nj……..=ITM-0001

এক্সেলে প্রতিটি আইটেমের জন্য PrefilledLink তৈরি করুন:

• Inventory শীতে একটি নতুন কলাম যোগ করুন নাম দিয়ে PrefilledLink
• কপি করা প্রি-ফিল্ড URL একটি FormPrefillTemplate সেলে পেস্ট করুন (উদাহরণস্বরূপ, G2-তে)
• নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন টেমপ্লেটের ভিতরের স্যাম্পল ITM-0001 কে বর্তমান সারির ItemID দিয়ে রিপ্লেস করতে

=SUBSTITUTE($G$2,”ITM-0001″,[@ItemID])

এখন প্রতিটি সারির নিজস্ব ইউনিক URL আছে যা ফর্মটি সঠিক ItemID দিয়ে প্রি-ফিল্ড করে খোলে।

প্রতিটি PrefilledLink কে QR কোডে রূপান্তর করুন:

QRImage কলামে, নিচের ফর্মুলা ইনসার্ট করুন:

=IMAGE(“https://api.qrserver.com/v1/create-qr-code/?size=180×180&data=” & ENCODEURL([@PrefilledLink]))

এটি একটি QR ইমেজ রিটার্ন করবে যা প্রি-ফিল্ড ফর্ম লিংক খুলবে।

প্রিন্ট করুন এবং আইটেম লেবেল করুন:

একটি সিম্পল লেবেল লেআউট বানান (একই শীট বা আলাদা "Labels" শীট) যা দেখাবে:

• ItemID
• ProductName
• QRImage

স্টিকার পেপারে প্রিন্ট করুন, তারপর লেবেল আইটেমে আটাচ করুন। লেবেল থাকার পর ItemID পরিবর্তন করা এড়িয়ে চলুন।

স্ক্যানিং ওয়ার্কফ্লো টেস্ট করুন:

বেশিরভাগ ইউজার ফোন স্ক্যানার ব্যবহার করে স্ক্যান করবে:

• ফোনে স্ক্যানার খুলুন
• QR লেবেল স্ক্যান করুন
• এটি অটোমেটিক্যালি সঠিক ItemID দিয়ে প্রি-ফিল্ড ফর্ম খুলবে

• ItemID ইতিমধ্যে ফিল্ড আছে কিনা কনফার্ম করুন
• Action এবং Quantity নির্বাচন করুন
• Submit ক্লিক করুন

এটি সবচেয়ে স্মুথ রিয়েল-ওয়ার্ল্ড ওয়ার্কফ্লো।

স্টেপ ৫: স্ক্যান লগ স্ট্রাকচার ডিজাইন করুন

প্রতিটি স্ক্যানকে একটি ইনভেন্টরি ট্রানজ্যাকশন হিসেবে বিবেচনা করা হয়। মাইক্রোসফট ফর্মস একটি রেসপন্স টেবিল তৈরি করে টাইমস্ট্যাম্প কলাম এবং প্রতি প্রশ্নের জন্য একটি কলাম দিয়ে। রেসপন্স শীটের নাম দিন ScanLog।

সুনিশ্চিত করুন ScanLog এ এই কলামগুলো আছে:

• Timestamp
• ItemID
• Action
• Quantity

এই লগটি অ্যпен্ড-অনলি থাকা উচিত। ট্র্যাকারটি বিশ্বস্ত কারণ ইতিহাস সংরক্ষিত থাকে, এবং স্টক সবসময় ফুল লগ থেকে ক্যালকুলেট হয়।

কী প্রিন্সিপল:

• এই টেবিলটি অ্যпен্ড-অনলি
• কোনো সারি এডিট বা ডিলিট করা হয় না

স্টেপ ৬: কারেন্ট স্টক ক্যালকুলেট করুন

Inventory টেবিলের CurrentStock কলামে, স্টক অন হ্যান্ড ক্যালকুলেট করতে এই ফর্মুলা ব্যবহার করুন:

=LET( id, [@ItemID], initial, 0, received, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Receive"), issued, SUMIFS(ScanLog[Quantity], ScanLog[ItemID], id, ScanLog[Action], "Issue"), initial + received - issued ) 

এটি আপনার প্রতি স্ক্যানের সাথে স্টক অটোমেটিক্যালি আপডেট করে।

লো স্টক অ্যালার্ট:

• CurrentStock কলাম নির্বাচন করুন >> Conditional Formatting >> Highlight Cells >> Less Than নির্বাচন করুন
• MinStock নির্বাচন করুন >> Format নির্বাচন করুন
• OK ক্লিক করুন

কম এবং নেগেটিভ স্টক ভ্যালু হাইলাইট হবে।

স্টেপ ৭: একটি সিম্পল ড্যাশবোর্ড বানান

একটি Dashboard শীট তৈরি করুন এবং ইনভেন্টরি সারাংশ করুন।

মোট ইউনিক আইটেম:

=COUNTA(UNIQUE(Inventory[ItemID])) 

মোট স্টক অন হ্যান্ড:

=SUM(Inventory[CurrentStock]) 

ওভারড্রন আইটেম (নেগেটিভ):

=COUNTIF(Inventory[CurrentStock], "<0") 

লাস্ট স্ক্যান টাইম:

মোট ট্রানজ্যাকশন:

=COUNTA(ScanLog[Timestamp]) 

কম ইনভেন্টরি দেখান:

=FILTER(Inventory[[ItemID]:[Location]], Inventory[CurrentStock] < Inventory[MinStock], "No items to reorder") 

ওয়ার্কফ্লো সারাংশ

1. আপনার ফোন বা স্ক্যানার অ্যাপ দিয়ে আইটেমের QR কোড স্ক্যান করুন
2. Receive বা Issue বেছে নিন
3. এক্সেল অটোমেটিক্যালি আপডেট হয় (রিফ্রেশ করুন যদি ওয়ার্কবুক সিঙ্ক না হয়)
4. স্টক সবসময় আপ টু ডেট থাকে

উপসংহার

উপরের ধাপগুলো অনুসরণ করে, আপনি এক্সেলের সাথে একটি QR কোড ইনভেন্টরি ট্র্যাকার বানাতে পারবেন। এই সিস্টেম সেরা কাজ করে যখন প্রসেস ইউজারের জন্য সিম্পল থাকে এবং রিপোর্টিং-এর জন্য বিশ্বস্ত। প্রতিটি আইটেমকে একটি পার্মানেন্ট ItemID অ্যাসাইন করে, QR লেবেল জেনারেট করে, এবং একটি প্রি-ফিল্ড মাইক্রোসফট ফর্মের মাধ্যমে প্রতিটি স্ক্যান লগ করে, প্রতিটি ইন্টারঅ্যাকশন একটি পরিষ্কার, টাইমস্ট্যাম্পড রেকর্ডে রূপান্তরিত হয় — কারো কাছে ম্যানুয়ালি ইনভেন্টরি সেল এডিট করার প্রয়োজন নেই। আপনি একটি ফ্রি বা লো-কস্ট স্ক্যানার অ্যাপ ব্যবহার করতে পারেন, বা মাইক্রোসফট ফর্মস ব্যবহার করে নিজের ওয়ার্কফ্লো বানাতে পারেন। এক্সেল ফর্মুলা এবং একটি লাইটওয়েট ড্যাশবোর্ড স্টক লেভেল মনিটর করতে, ট্রানজ্যাকশন ইতিহাস রিভিউ করতে, এবং আপনার ইনভেন্টরি বড় হওয়ার সাথে সাথে পরিবর্তন অডিট করতে সহজ করে দেয়।