আমরা ডাটাবেস তৈরির মধ্যে ডুব দেওয়ার আগে এবং অ্যাক্সেসে ডেটা-কেন্দ্রিক অ্যাপ্লিকেশনগুলির জন্য, কিছু মৌলিক ডাটাবেস এবং রিলেশনাল ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের ধারণাগুলি নিয়ে যাওয়া বুদ্ধিমানের কাজ। যেহেতু এটি ব্যাকগ্রাউন্ড, তাই আপনাকে কার্যকরী এবং দরকারী ডাটাবেস তৈরি করতে হবে। এছাড়াও আপনি প্রায়শই ডাটাবেস-সম্পর্কিত নিবন্ধ, টিউটোরিয়াল, অনলাইন ওয়েবসাইট এবং সাহিত্যে এই শর্তাবলী এবং ধারণাগুলি দেখতে পাবেন৷
রিলেশনাল ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (RDBMS) ধারণা
সুতরাং আমাদের প্রথম যে প্রশ্নটি সম্বোধন করতে হবে তা হল – একটি ডাটাবেস কি?
ঠিক আছে, একটি ডাটাবেস হল একটি ইলেকট্রনিক, সংগঠিত, ডেটা সংগ্রহ, এমন একটি সংগ্রহস্থলে যা অ্যাক্সেস করা যায়, ম্যানিপুলেট করা যায় এবং প্রয়োজনে পুনরুদ্ধার করা যায়। আপনি বিভিন্ন ধরণের ডেটাবেস তৈরি করতে পারেন। বর্তমানে ব্যবহৃত সবচেয়ে সাধারণ ধরনের ডাটাবেস হল রিলেশনাল ডাটাবেস, তবে, কেউ নন-রিলেশনাল ডাটাবেসও তৈরি করতে পারে যেগুলোকে NoSQL ডাটাবেস হিসেবেও উল্লেখ করা হয়।
রিলেশনাল ডাটাবেস কি?
একটি ডাটাবেসের মূল কাঠামোগত মৌলিক ইউনিট হল একটি টেবিল। রিলেশনাল ডাটাবেসের সারণীগুলি কী ব্যবহার করে একে অপরের সাথে সম্পর্কিত, যা সম্পর্ক তৈরি করতে সহায়তা করে। সুতরাং একটি রিলেশনাল ডাটাবেসকে খুব সহজভাবে বলা যায়, একটি গ্রুপ বা সম্পর্কিত টেবিলের সংগ্রহ।
রিলেশনাল ডাটাবেসে টেবিলগুলি কীভাবে গঠন করা হয়?
রিলেশনাল ডাটাবেসের টেবিলগুলো রেকর্ড (সারি) এবং কলাম (ক্ষেত্র) দিয়ে তৈরি। প্রতিটি টেবিলে একটি প্রাথমিক কী ক্ষেত্র থাকতে হবে। প্রতিটি সারি এর ফলে প্রাথমিক কী ক্ষেত্র ব্যবহারের মাধ্যমে একটি অনন্য শনাক্তকারী দ্বারা চিহ্নিত করা যেতে পারে। টেবিল একক সত্তা, একটি একক থিম বা ধারণা সম্পর্কে তথ্য সঞ্চয় করে। উদাহরণস্বরূপ, একটি ডাটাবেস যা একটি বেকারি সম্পর্কে তথ্য সঞ্চয় করে তার মধ্যে একটি পণ্য টেবিল, একটি অর্ডার টেবিল এবং একটি গ্রাহক টেবিল থাকবে। গ্রাহক টেবিল ফলস্বরূপ গ্রাহকের নাম, ঠিকানা এবং পছন্দের অর্থপ্রদানের বিবরণের মতো তথ্য সংরক্ষণ করবে। এগুলি সবই হবে গ্রাহক টেবিলের ক্ষেত্র বা কলাম শিরোনাম৷
৷ফলে এই টেবিলের মধ্যে সম্পর্ক তৈরি হবে। অনেক মানুষ ইতিমধ্যেই Excel এ টেবিল তৈরির সাথে বেশ পরিচিত। যাইহোক, যখন সারি এবং কলামের রেকর্ড এবং ক্ষেত্রের ক্ষেত্রে একটি রিলেশনাল ডাটাবেস এনালগ থাকে। রিলেশনাল ডাটাবেসগুলি খুব কঠোর এবং সীমাবদ্ধ এবং একজনের টেবিলে ডেটা প্রকারগুলি নির্দিষ্ট করে। নিয়ম সারণী পরিচালনা করে রিলেশনাল ডাটাবেসে তৈরি এক্সেলের তুলনায় আরো কঠোর। এক্সেল টেবিলগুলিও হতে পারে এবং প্রায়শই স্বতন্ত্র হতে পারে – যেমন তাদের ওয়ার্কবুকের অন্যান্য টেবিলের সাথে সম্পর্কিত হওয়ার প্রয়োজন নেই৷
রিলেশনাল ডাটাবেসে টেবিলের মধ্যে সম্পর্ক কিভাবে তৈরি হয়?
চাবি ব্যবহারের মাধ্যমে সম্পর্ক তৈরি হয়। একটি টেবিলের একটি প্রাথমিক কী একটি অনন্য শনাক্তকারী ক্ষেত্র যা টেবিলের প্রতিটি সারির অনন্য সনাক্তকরণের জন্য অনুমতি দেয়। উদাহরণস্বরূপ, ধরা যাক একজন স্থানীয় পশুচিকিত্সকের জন্য একটি ছোট ডাটাবেস তৈরি করছিলেন, যাতে তিনি চিকিত্সা করেন এমন প্রাণীদের টিকা এবং অন্যান্য প্রাসঙ্গিক বিবরণ ট্র্যাক করতে। ধরা যাক একজনের কাছে মালিকের আইডি, পুরো নাম, ক্ষেত্র দ্বারা নির্দেশিত পছন্দের অর্থপ্রদানের বিবরণ সংরক্ষণ করা একটি মালিকের টেবিল ছিল এবং তারপরে প্রাণীর ধরন, প্রাণীর নাম ইত্যাদি শ্রেণিবদ্ধ করে একটি প্রাণী বা পোষা প্রাণীর টেবিল ছিল৷ মালিকদের সম্ভবত আরও কিছু থাকতে পারে৷ একটি পোষা/প্রাণীর চেয়ে প্রতিটি পোষা প্রাণীর শুধুমাত্র একজন মালিক থাকবে তবে ডাটাবেসে তালিকাভুক্ত থাকবে (হ্যাঁ পরিবারগুলি পোষা প্রাণী/প্রাণীর মালিক হতে পারে এবং সেই দৃষ্টিকোণ থেকে একাধিক মালিক থাকতে পারে কিন্তু সরলীকরণের উদ্দেশ্যে - মালিক, এই ক্ষেত্রে, অর্থ প্রদানের জন্য দায়ী ব্যক্তি ) মালিকদের টেবিলে OwnerID নামে একটি কলাম থাকবে, যা টেবিলের প্রতিটি মালিককে স্বতন্ত্রভাবে চিহ্নিত করবে।
একটি সম্পর্ক তৈরি করার জন্য, এই প্রাথমিক কীটি অন্য টেবিলে রাখা হয়। অন্য টেবিলে রাখা হলে এটি এখন একটি বিদেশী কী হিসাবে উল্লেখ করা হয়। যদি এই ক্ষেত্রটিকে পোষা প্রাণী/প্রাণী টেবিলের মতো অন্য টেবিলে রাখা হয়, তাহলে এটিকে এখন পোষা প্রাণী/প্রাণী টেবিলে বিদেশী কী হিসাবে উল্লেখ করা হবে। পোষা প্রাণী/প্রাণী টেবিলের এখনও নিজস্ব প্রাথমিক কী কলাম থাকবে যার নাম PetID বা AnimalID যা ডাটাবেসের প্রতিটি পোষা প্রাণী/প্রাণীকে স্বতন্ত্রভাবে চিহ্নিত করবে।
দুটি টেবিলের মধ্যে সম্পর্ক তৈরি করার জন্য, তারা কীভাবে সংযুক্ত তা তদন্ত করে এবং তারপর সম্পর্ক তৈরি করে। মালিকদের টেবিলে OwnerID প্রাথমিক কী ক্ষেত্রটিকে পোষা প্রাণী/প্রাণী টেবিলের OwnerID বিদেশী কী ক্ষেত্রের সাথে লিঙ্ক করে এটি করে।
অন্যদের দ্বারা তৈরি ডাটাবেস দেখার সময় সবচেয়ে সাধারণ ধরনের সম্পর্কের এবং যে সম্পর্কের সম্মুখীন হওয়ার সম্ভাবনা বেশি, সেটি হল এক-থেকে-অনেক সম্পর্ক নামে পরিচিত একটি সম্পর্কের ধরন।
এটি এমন একটি সম্পর্কের ধরন যেখানে ধরা যাক একজন কর্মচারী টেবিল এবং সম্পর্কিত গ্রাহক টেবিলের সাথে এর সম্পর্ককে মূল্যায়ন করছে, প্রতিটি কর্মচারী অনেক গ্রাহককে পরিচালনা করতে পারে, কিন্তু প্রতিটি গ্রাহকের শুধুমাত্র একজন কর্মী আছে যারা তাদের সমস্যা/অভিযোগ/ইত্যাদি নিয়ে কাজ করে বা তাদের নিয়োগ করা হয়।
মাঝে মাঝে আপনি এক-টু-ওয়ান নামে একটি সম্পর্কের প্রকারের মুখোমুখি হতে পারেন, এই ধরণের সম্পর্কের ক্ষেত্রে, একটি টেবিলে একটি রেকর্ড অন্য টেবিলে এটি সম্পর্কিত একটি রেকর্ড থাকে। এটি সাধারণত একটি বিরল সম্পর্কের ধরন, এবং ডাটাবেস প্রশাসক সাধারণত, এই ক্ষেত্রে, দুটি টেবিলকে একটি একক টেবিলে একত্রিত করবেন, যদি না এটি নির্দিষ্টভাবে উল্লেখ করা হয় যে কোনো কারণে বা শিল্পের প্রয়োজনে বলা যাক, দুটি পৃথক টেবিল থাকতে হবে।
কেউ মাঝে মাঝে বহু-থেকে-অনেক সম্পর্কের ধরণের সম্মুখীন হতে পারে, এই পরিস্থিতিতে, একটি টেবিলের এক বা একাধিক রেকর্ড অন্য টেবিলের এক বা একাধিক রেকর্ডের সাথে লিঙ্ক করা হয়। একটি ডাটাবেসে বহু-থেকে-অনেক পরিস্থিতি পরিচালনা করার স্বাভাবিক উপায় হল একটি তৃতীয় টেবিল তৈরি করা যা অন্য দুটি টেবিলকে একটি স্ট্যান্ডার্ড এক-থেকে-অনেক সম্পর্কের মাধ্যমে লিঙ্ক করে।
রেফারেন্সিয়াল ইন্টিগ্রিটি কি?
রেফারেন্সিয়াল ইন্টিগ্রিটি হল এমন একটি শব্দ যেখানে দুটি টেবিলের মধ্যে একটি সম্পর্ক তৈরি হয়েছে এবং একটি টেবিলের প্রতিটি রেকর্ড অন্য টেবিলের সাথে সম্পর্কিত রেকর্ডের সাথে সঠিকভাবে মিলেছে এমন একটি পরিস্থিতি বর্ণনা করতে ব্যবহৃত হয়। অন্য কথায়, প্রাইমারি কী টেবিলে সম্পর্কিত টেবিলে একটি সম্পর্কহীন বিদেশী কী থাকতে পারে না। আপনি যখন রেফারেন্সিয়াল অখণ্ডতা প্রয়োগ করছেন, ধরুন আপনি EmployeeID ব্যবহারের মাধ্যমে আপনার ডাটাবেসে কর্মচারী টেবিল এবং গ্রাহক টেবিলের মধ্যে একটি সম্পর্ক তৈরি করেছেন – আপনার গ্রাহক টেবিলে EmployeeIDs থাকতে পারবেন না যা কর্মচারী টেবিলে আগে থেকেই নেই। একজনের ডাটাবেসে রেফারেন্সিয়াল অখণ্ডতা নির্দিষ্ট করা টেবিলের মধ্যে সম্পর্ক যাচাই করতে সহায়তা করে।
একটি সত্তা-সম্পর্ক চিত্র কি?
ডাটাবেস তত্ত্ব এবং মডেলগুলি নিয়ে যাওয়ার সময়, আপনি সত্তা-সম্পর্ক ডায়াগ্রাম শব্দটি দেখতে পাবেন। একটি ডাটাবেস পরিকল্পনা করার সময়, ডাটাবেস প্রশাসকরা প্রয়োজনীয় বিভিন্ন টেবিল বা সত্তা দেখেন। প্রতিটি সত্তা নিজেই একটি থিম বা ধারণা বর্ণনা করে। সত্তা বা টেবিলের মধ্যে সম্পর্ক ডাটাবেসের টেবিলের মধ্যে সম্পর্ক বর্ণনা করে। Entities also have attributes – these are the fields in a table that describe the table, for example, an Employees table would have EmployeeID, EmployeeFullName, employee title, job description, etc. Entity-relationship diagrams can be set up on paper or by using the software. When visually representing entity-relationship diagrams in a comprehensive manner, the entities are denoted by rectangles and the relationships are denoted by lines. The primary keys, foreign keys, and other columns should also be identified in a comprehensive entity relationship diagram. However when first planning your database, you may just make a simplified entity-relationship diagram, and then later once you have identified your main entities or tables and the relationships between them, you can design a more comprehensive entity-relationship diagram that further specifies the attributes and primary and foreign keys.
What is a database management system (DBMS)?
A database management system (DBMS) is a program that allows database administrators to create, update and manipulate databases and the data stored in databases. There are many database management systems on the market – some are commercially available while others are open source. Many are industrial level and one only needs to really consider these types of packages for enterprise level transactions or if one is studying to be a database architect.
What is SQL?
SQL or Structured Query Language is the language used by relational databases that allows one to create, update and manipulate data in databases. It is a relatively simple language to learn and through the use of statements incorporating the words:CREATE, SELECT, INSERT, JOIN, UPDATE, WHERE, and DELETE you can perform most of the standard operations needed to create and manipulate objects in a relational database. Each vendor has its own version of SQL, which differs slightly in some aspects, however, once you have learned one version, you can easily pick up any other version of SQL.
What is a query?
Well, a query is simply a question that one asks of one’s database or command given to one’s database. A typical simple query could be – select all the customers from a particular region. A more complex query could ask for or request all the customers that have been assigned to a particular employee, in this case, this would rely on the relationships created between the tables in one’s database. The database, should if designed correctly be able to retrieve the answer or information that the query is asking for or execute the command given by the query.
Read More:How to Create a Simple Database in Excel VBA
What are forms?
Forms are database objects that can be created in order to separate front-end users and their data entry requirements from the back-end tables. It’s mostly for this purpose that forms are created, in other words, to allow accessible simplified data entry. Forms allow database administrators to create a graphical user interface that simplifies data entry for the front-end user, and also protects the back-end tables from alteration. One may not want to expose the back-ends tables or relationships to front-end users since they may edit the relationships for example and then queries will not work. So forms resolve this issue. One can also create other types of forms such as navigation forms which are useful for navigating one’s database or through the forms one has created in one’s database.
Read More:How to Create a Database with Form in Excel
What are reports?
Reports contain certain fields and calculations from one’s tables presented in the printable format. You can choose to add only fields or calculations from one table in your report, or you can choose to add fields of interest from multiple tables to your report. You can add calculation summaries such as the average, maximum, and minimum on your reports, as well as a group of your data.
So how does Access fit into the picture?
Microsoft Access is a relational database management system provided by Microsoft. It is the most popular desktop database software package currently in use. It is a good middleman between Microsoft Excel – the popular and widely utilized spreadsheet application and Microsoft SQL Server, the industrial enterprise-level relational database management system. If tables are correctly structured in Excel, Access can import them, and these tables can further be manipulated in Access. You can also link Access to SQL Server and use Access as a front-end to tables created in SQL Server.
In addition, you can create tables, queries, forms, and reports – basically, build a very comprehensive and useful database in Access without ever having to use SQL statements. Access allows one to create tables, queries, forms, and reports via the familiar ribbon interface. When you create queries in the design view, Access automatically generates the SQL for you, and one can access and edit these SQL statements using SQL view in Access. However, despite the fact that you can create perfectly functional databases in Access without ever having to learn SQL if you start looking at creating more advanced data-centric applications in Access for specialized needs, then having knowledge of how to create SQL queries directly is very useful.
You can also enhance your databases through the use of Visual Basic for Applications or VBA and Access programming is a useful skill for advanced or specialized needs or organizations.
You will, however, need to understand and master the concepts associated with basic relational database theory. Ultimately your main goal when creating databases is to create a central repository that efficiently stores data and upon querying returns the correct, needed information.
And there you have it.
উপসংহার
When embarking on Microsoft Access or any other relational database learning curve and journey, there are a few concepts and terms that one has to master and be familiar with in order to accurately design relational databases. You will frequently come to certain terms in books, tutorials, and be learning manuals and as you get started creating your database objects you will apply certain methods such as creating relationships frequently. Therefore, in order to not be confused and fully exploit the power of the relational database management system, you need to have a passing familiarity with some relational database theory. Once you have mastered the basics, you can proceed full speed ahead, with the actual practical application of some of the concepts.
Please feel free to comment and tell us if you use Access currently or are thinking of getting started with Access or other relational database management systems.
সম্পর্কিত প্রবন্ধ
- How to Create Student Database in Excel (With Easy Steps)
- Create a Client Database in Excel (With Easy Steps)
- How to Create an Employee Database in Excel (with Easy Steps)
- Maintain Customer Database in Excel
- How to Create Inventory Database in Excel (3 Easy Methods)
- How to Create a Searchable Database in Excel (2 Quick Tricks)
