Microsoft Office Access হল একটি ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (DBMS) যা Microsoft এর অফিস প্রফেশনাল বা বিজনেস স্যুটের অংশ হিসাবে সরবরাহ করে, যা একজনকে ডেটাবেস তৈরি ও পরিচালনা করতে দেয়। এই নিবন্ধে, আমি অন্যান্য DBMS এর তুলনায় MS অ্যাক্সেসের কিছু সুবিধা নিয়ে আলোচনা করব।
এখন এটি সুপরিচিত যে অনেক লোক ইতিমধ্যেই তাদের ডেটা বিশ্লেষণ এবং উপস্থাপন করার জন্য Excel ব্যবহার করছে এবং এই লোকেরা নিজেদেরকে জিজ্ঞাসা করতে পারে কেন Excel ছাড়াও, ডেটা বিশ্লেষণ এবং একীকরণের জন্য অ্যাক্সেস (অন্য DBMS নয়) ব্যবহার করা শুরু করা উচিত?
তাই, আমরা সেই প্রশ্নের উত্তর দেওয়ার সিদ্ধান্ত নিয়েছি এবং ডাটাবেস তৈরি এবং ডেটা বিশ্লেষণের জন্য Microsoft Access ব্যবহার শুরু করার জন্য সেরা দশটি কারণের একটি তালিকা সংকলন করেছি৷
অন্যান্য DBMS এর তুলনায় MS অ্যাক্সেসের 10 সুবিধা/সুবিধা
1) রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরির একটি দক্ষ, সহজ এবং অ্যাক্সেসযোগ্য উপায়
মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস একজনকে একটি দক্ষ এবং সমীচীন পদ্ধতিতে রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরি করতে দেয়। অ্যাক্সেসে শুরু করা খুবই সহজ এবং দ্রুত, একবার রিলেশনাল ডাটাবেস তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় রিলেশনাল ডাটাবেস তত্ত্বে দক্ষতা অর্জন করলে, টেবিল এবং সম্পর্ক তৈরি করা শুরু করার জন্য একজনকে কেবল অ্যাক্সেস খুলতে হবে। অন্যান্য ডেটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের মতো উপাদানগুলির ইনস্টলেশনে সাহায্য করার জন্য কোনও অতিরিক্ত সফ্টওয়্যার, সিস্টেম সংস্থান বা আইটি পেশাদারদের প্রয়োজন নেই৷
2) শেখার বক্ররেখা অ্যাক্সেসের জন্য ততটা কঠিন নয়, যেমনটা অন্যান্য ডিবিএমএস প্যাকেজগুলির জন্য হয়
বাজারে অনেক ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম রয়েছে যা একজনকে শক্তিশালী ডাটাবেস তৈরি করতে দেয়। কেউ ওপেন সোর্স এবং প্রদত্ত শিল্প-স্তরের ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম উভয়ই খুঁজে পেতে পারে। যাইহোক, শেখার বক্ররেখা, এই সিস্টেমগুলি ব্যবহার করে আয়ত্ত করার জন্য, বেশ জটিল এবং সময়সাপেক্ষ হতে পারে। যদি কেউ সিদ্ধান্ত নেয় যে একজন ডাটাবেস প্রশাসক বা ডেভেলপার হিসেবে কর্মজীবন তার লক্ষ্য, তাহলে একজন ছাত্র বা কেউ রিলেশনাল ডাটাবেস তত্ত্ব শেখার জন্য, অ্যাক্সেস শুরু করার জন্য একটি দুর্দান্ত জায়গা এবং প্রকৃত প্যাকেজ দ্বারা অভিভূত না হয়ে সহজেই তত্ত্বটি আয়ত্ত করতে পারে। নিজেই একবার অ্যাক্সেসে ডেটাবেস তৈরি করার জন্য প্রয়োজনীয় সমস্ত দক্ষতা এবং তত্ত্বগুলি আয়ত্ত করার পরে, কেউ ইতিমধ্যেই ভিত্তি-স্তরের ধারণাগুলি আয়ত্ত করার কারণে আরও শিল্প-স্তরের প্যাকেজের সাথে খাপ খাইয়ে নিতে পারে৷
আরো পড়ুন:এক্সচেঞ্জ (কপি, আমদানি, রপ্তানি) এক্সেল এবং অ্যাক্সেসের মধ্যে ডেটা
3) ইউজার ইন্টারফেস হল পরিচিত অফিস ইন্টারফেস
প্রায়শই ডাটাবেস বিতরণ করার সময়, শেষ ব্যবহারকারীদের অপরিচিত ব্যবহারকারী ইন্টারফেসের দ্বারা বন্ধ বা বিচ্ছিন্ন করা যেতে পারে। অ্যাক্সেসে ডেভেলপ করা একটি ডাটাবেস ডিজাইন এবং বিতরণ করার সুবিধা হল যে শেষ-ব্যবহারকারী বা অন্যান্য ডেভেলপাররা যারা ডাটাবেসে কাজ করতে বা আপডেট করতে চান, তারা ইন্টারফেস দ্বারা বিচ্ছিন্ন হবে না। ইন্টারফেসটিতে অফিস স্ট্যান্ডার্ড সফ্টওয়্যারের সমস্ত উপাদানের পাশাপাশি কিছু পরিচিত শর্টকাট কী যেমন সংরক্ষণের জন্য CTRL-S এবং পূর্বাবস্থায় ফেরানোর জন্য CTRL-Z রয়েছে৷ প্রায়শই যা সাধারণভাবে ডাটাবেস-কেন্দ্রিক অ্যাপ্লিকেশন এবং অ্যাপ্লিকেশনগুলির গ্রহণ এবং ব্যবহার বন্ধ করে, তা হল একটি অপরিচিত ব্যবহারকারী ইন্টারফেস, তাই অ্যাক্সেস ডাটাবেসের সাথে, কেউ সেই নির্দিষ্ট সমস্যার সম্মুখীন হওয়ার সম্ভাবনা কম।
4) কার্যকরী ফর্ম এবং প্রতিবেদন তৈরি করার ক্ষমতা
ফর্মগুলি হল আকর্ষণীয় ফ্রন্ট-এন্ড ইন্টারফেস যা আপনি ডেটা এন্ট্রি এবং অন্যান্য উদ্দেশ্য এবং কার্যকারিতার জন্য অ্যাক্সেসে তৈরি করতে পারেন। বেশিরভাগ ক্ষেত্রে, উদাহরণস্বরূপ, কেউ শেষ-ব্যবহারকারীকে ডাটাবেসের মৌলিক এবং সমালোচনামূলক ইউনিটগুলি তৈরি করে এমন ব্যাক-এন্ড টেবিলগুলিতে সরাসরি অ্যাক্সেসের অনুমতি দিতে চায় না, তাই কেউ ফ্রন্ট-এন্ড ডেটা এন্ট্রি ফর্মগুলি ব্যবহার করতে পারে যা ব্যবহারকারীকে অনুমতি দেয় এই উদ্দেশ্যে শুধুমাত্র নির্দিষ্ট টেবিলে ডেটা প্রবেশ করান। কেউ নেভিগেশন ফর্ম এবং অ্যাক্সেসের অন্যান্য ধরণের অ্যাপ্লিকেশন-কেন্দ্রিক ফর্মগুলিও তৈরি করতে পারে। এছাড়াও আপনি এই ফর্মগুলিকে বেশ বিস্তৃতভাবে ফর্ম্যাট করতে পারেন এবং আপনার তৈরি করা ফর্মগুলিতে শর্তসাপেক্ষ ফর্ম্যাটিং, চার্ট, ছবি, ওয়েব ব্রাউজার নিয়ন্ত্রণ এবং অন্যান্য বিভিন্ন বৈশিষ্ট্য যুক্ত করতে পারেন৷
অন্যদিকে, প্রতিবেদনগুলিকে আপনার টেবিল বা গণনা করা ক্ষেত্রগুলি থেকে একটি মুদ্রণযোগ্য পদ্ধতিতে ডেটা প্রদর্শন করার অনুমতি দেয়, যেমন ফর্মগুলির সাথে, প্রতিবেদনগুলি অ্যাক্সেসে বিভিন্ন উপায়ে কাস্টমাইজ এবং প্রদর্শন করা যেতে পারে। প্রকৃতপক্ষে অ্যাক্সেসে ফর্ম, ডিজাইন এবং প্রতিবেদন তৈরি করা সম্পূর্ণ একটি উত্তেজনাপূর্ণ বিষয়। ফর্ম ডিজাইন এবং রিপোর্ট তৈরি, সত্যিই যেখানে ডেটা ডাটাবেস তৈরি এবং ডেটা বিশ্লেষণের জন্য অ্যাক্সেস ব্যবহার করার সুবিধাগুলি বেশ স্পষ্ট হয়ে ওঠে। একজন ডাটাবেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর, উদাহরণস্বরূপ, অ্যাক্সেস রিপোর্ট ব্যবহার করে, মাসিক ভিত্তিতে একজনের টেবিল থেকে শীর্ষ গ্রাহক, অঞ্চল এবং বিক্রয়ের পরিমাণ ব্যবস্থাপনা দেখানোর জন্য মুদ্রণযোগ্য প্রতিবেদন এবং নথি তৈরি করতে পারেন।
5) সম্পূর্ণরূপে ডেটা-কেন্দ্রিক অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে VBA ব্যবহার করুন
অ্যাপ্লিকেশনগুলির জন্য ভিজ্যুয়াল বেসিক (VBA), প্রোগ্রামিং ভাষা এবং পরিবেশ অ্যাক্সেসের পাশাপাশি অন্যান্য অফিস অ্যাপ্লিকেশনগুলির জন্য উপলব্ধ। কেউ, তাই, VBA প্রোগ্রামিং কৌশলগুলিকে অন্তর্ভুক্ত করে শক্তিশালী ডেটা-কেন্দ্রিক অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে পারে। অ্যাক্সেস প্রোগ্রামাররা সারণি, ফর্ম এবং রিপোর্ট সহ স্ট্যান্ডার্ড ডাটাবেসগুলিকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যায় এবং অনন্য ব্যবহারকারীর চাহিদাগুলি মোকাবেলা করতে পারে যা একজনের নির্দিষ্ট ডাটাবেসকে প্রোগ্রামিংয়ের মাধ্যমে পরিচালনা করতে হতে পারে। আপনি উদাহরণ স্বরূপ আপনার কোডের অংশ হিসাবে লুপ ব্যবহার করতে পারেন হাজার হাজার রেকর্ডের মাধ্যমে লুপ করতে এবং কিছু আগ্রহের রেকর্ড বের করতে এবং রপ্তানি করতে।
6) ইন্টিগ্রেটেড অফিস অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করুন
ধরা যাক আপনি একটি কোম্পানির জন্য কাজ করছেন এবং আপনার সহকর্মীরা নির্দিষ্ট কাজের জন্য বা নির্দিষ্ট ডেটা দেখার জন্য Excel বা এমনকি Word ব্যবহার করতে পছন্দ করেন। আপনি সহজেই অ্যাক্সেস অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে পারেন যা আপনার সহকর্মীদের মিটমাট করে। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি অ্যাক্সেস ডাটাবেস তৈরি করতে পারেন যা এক্সেলের টেবিলের সাথে লিঙ্কযুক্ত, তাই আপনার সহকর্মীরা যারা এক্সেল ব্যবহার করে বেশি স্বাচ্ছন্দ্য বোধ করেন তারা এখনও ডেটা এন্ট্রির জন্য এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন। আপনি VBA এক্সপোর্টের মাধ্যমেও আপনার অ্যাক্সেস রিপোর্টের উপাদানগুলিকে Word নথিতে অনুলিপি করতে পারেন। একটি সমন্বিত অ্যাক্সেস/এক্সেল অ্যাপ্লিকেশনে একসাথে এক্সেল এবং অ্যাক্সেস সঠিকভাবে ব্যবহার করার সময় আপনি এক্সেলের ডেটা বিশ্লেষণ বৈশিষ্ট্যগুলির সুবিধা নিতে পারেন যেমন পিভট টেবিল এবং অ্যাক্সেসের ডেটা ম্যানিপুলেশন বৈশিষ্ট্য এবং কার্যকারিতা যেমন ক্যোয়ারী এবং চূড়ান্ত আউটপুটগুলির জন্য SQL কোয়েরি। আপনি সহজেই এক্সেস রিপোর্ট বা অন্যান্য অবজেক্টগুলিকে দেখার জন্য PDF হিসাবে রপ্তানি করতে পারেন৷
7) সহজে আপনার ডাটাবেস শেয়ার করুন
অ্যাক্সেসে বহু-ব্যবহারকারী বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা একজনকে একবারে 40 জনের সাথে একজনের ডাটাবেস ভাগ করতে দেয়। যখন একটি ভাগ করা স্থানে স্থাপন করা হয়, 40 জন লোক একসাথে ডাটাবেস ব্যবহার করতে পারে। এর মানে হল যে যদি একাধিক ব্যবহারকারী বা প্রশাসককে একই ডাটাবেসের সাথে আপডেট বা নিযুক্ত করার প্রয়োজন হয় তবে তারা সকলেই পরিবর্তনগুলি হারিয়ে না গিয়ে পরিবর্তন বা সম্পাদনা করতে পারে। অ্যাক্সেসের পরবর্তী সংস্করণগুলি একজনকে একটি ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করার অনুমতি দেয় যা ব্যবহারকারীদের একটি ওয়েব ব্রাউজার ব্যবহার করে একই ডাটাবেসের কিছু দিক সম্পাদনা এবং পরিবর্তন করতে দেয়। অফিস সফ্টওয়্যার প্যাকেজগুলির সর্বব্যাপী প্রকৃতির কারণে, একক কপি স্ট্যান্ডঅ্যালোন ডাটাবেস হিসাবেও কেউ অ্যাক্সেসে তৈরি করা ডেটাবেসগুলিকে খুব সহজেই ভাগ করতে পারে৷
8) সহজ টেমপ্লেট এবং উইজার্ড উপলব্ধ
অ্যাক্সেসের জন্য অনেক ডাটাবেস টেমপ্লেট উপলব্ধ রয়েছে, যা বেশিরভাগ জনপ্রিয় ডাটাবেস কার্যকারিতা স্বয়ংক্রিয় করে এবং কেউ পুষ্টি ট্র্যাকিং ডাটাবেস অ্যাপ্লিকেশনগুলির পাশাপাশি প্রকল্প পরিচালনা ডাটাবেস অ্যাপ্লিকেশনগুলি ডাউনলোড করতে পারে যেগুলি ইতিমধ্যেই সম্পূর্ণরূপে উন্নত এবং মূলত শুধুমাত্র ডেটা এন্ট্রির প্রয়োজন৷ অ্যাক্সেসও উইজার্ডগুলির সাথে আসে যা ডাটাবেস অবজেক্ট তৈরি করে যেমন ফর্ম, কোয়েরি এবং রিপোর্টগুলিকে ধাপে ধাপে কামড়ের আকারের খণ্ডে বিভক্ত করে, যা স্ক্র্যাচ থেকে এই ডাটাবেস অবজেক্টগুলি তৈরি করতে মাথাব্যথা দূর করে।
9) অ্যাক্সেস নেই এমন ক্লায়েন্টদের কাছে আপনার ডেটাবেস পাঠাতে অ্যাক্সেস রানটাইম ব্যবহার করুন
ধরা যাক আপনি একজন অ্যাক্সেস ডেভেলপার/প্রোগ্রামার বা ডাটাবেস পরামর্শদাতা যিনি একটি অ্যাক্সেস অ্যাপ্লিকেশন বা নমুনা অ্যাপ্লিকেশন ডিজাইন করেছেন যা আপনি ক্লায়েন্ট এবং/অথবা সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের পাঠাতে চান। একমাত্র সমস্যা হল ক্লায়েন্ট বা সম্ভাব্য ক্লায়েন্টের তাদের সিস্টেমে অ্যাক্সেস ইনস্টল করা নেই। তবে অ্যাক্সেস রানটাইম ব্যবহার করে কেউ সহজেই এই সমস্যাটি সমাধান করতে পারে। মাইক্রোসফ্ট বিনামূল্যে ডাউনলোড হিসাবে অ্যাক্সেস রানটাইম প্রদান করে। এইভাবে কেউ অ্যাক্সেসে সম্পূর্ণরূপে উন্নত ডাটাবেস এবং অ্যাপ্লিকেশনগুলি ডিজাইন করতে পারে এবং ক্লায়েন্ট বা সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের, যাদের অ্যাক্সেস ইনস্টল করা নেই, অ্যাক্সেস রানটাইমের মাধ্যমে আপনার ডাটাবেস দেখতে এবং তার সাথে জড়িত হতে পারে। যখন কেউ নমুনা ডাটাবেস পাঠাতে চায় যেগুলি আপনি সম্পাদনা করতে চান না তখনও এটি দরকারী কারণ রানটাইম সংস্করণগুলিতে বেশিরভাগ ডিজাইন-সম্পর্কিত ইন্টারফেস সক্রিয় থাকে না এবং এইভাবে শেষ-ব্যবহারকারীরা তাদের নিজস্ব বস্তু তৈরি করতে বা আপনার ডাটাবেসের বস্তুগুলিকে সংশোধন করতে পারে না। . তাই রানটাইম ব্যবহারের মাধ্যমে, আপনি সম্ভাব্য ক্লায়েন্টদের কাছে আপনার নমুনা অ্যাক্সেস ডাটাবেস বিতরণের মাধ্যমে আপনার অ্যাক্সেসের ক্ষমতা প্রদর্শন করতে পারেন এবং সেইসাথে এমন ডেটাবেস সরবরাহ করতে পারেন যা বিদ্যমান ক্লায়েন্টদের কাছে সম্পাদনা করা যায় না, যাদের অ্যাক্সেস ইনস্টল করা নেই।
10) সক্রিয় ব্যবহারকারী সম্প্রদায় এবং অ্যাক্সেসের জন্য উপলব্ধ অনেক শিক্ষা উপকরণ
অ্যাক্সেস হল সবচেয়ে জনপ্রিয় গ্লোবাল ডেস্কটপ ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং প্রায় এক দশকেরও বেশি সময় ধরে রয়েছে। ফলস্বরূপ, একটি সক্রিয় ব্যবহারকারী সম্প্রদায় রয়েছে যা সহজেই অ্যাক্সেস সম্পর্কিত প্রশ্নগুলির সাথে অ্যাক্সেসে নতুনদের সহায়তা করতে পারে। ম্যানুয়াল, ওয়েবসাইট এবং ফোরামের মতো অগণিত শিক্ষা উপকরণ রয়েছে যা একচেটিয়াভাবে অ্যাক্সেসের জন্য নিবেদিত, তাই আপনি যদি অ্যাক্সেস শেখার যাত্রা শুরু করার সিদ্ধান্ত নেন, সহায়তা বা টিউটোরিয়ালের ক্ষেত্রে আপনি কখনই ক্ষতিগ্রস্থ হবেন না।
সম্পর্কিত:MS Access 2016 Master Class:Beginner to Advanced (Affiliate Link)।
উপসংহার
মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস একটি বহুমুখী, সহজে উপলব্ধ ডাটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যা একজনকে সহজেই ডেটাবেস, এসকিউএল কোয়েরি এবং ডেটা-কেন্দ্রিক অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে দেয়। যদিও ইন্ডাস্ট্রিয়াল ডিবিএমএসের মতো উচ্চ ক্ষমতাসম্পন্ন নয় - এটি অনেক সস্তা এবং আরও অ্যাক্সেসযোগ্য। ডিবিএমএস হিসাবে অ্যাক্সেস ব্যবহার করার আরও অনেক সুবিধা রয়েছে এবং নির্দিষ্ট ব্যবসায়িক প্রয়োজনগুলি পরিচালনা করার জন্য আপনার ব্যক্তিগত বা কোম্পানির ডেস্কটপ ডিবিএমএসে অ্যাক্সেস গ্রহণ করার জন্য আমরা এখানে শীর্ষ দশটি কারণ পর্যালোচনা করেছি।
আপনি কি বর্তমানে ডাটাবেস তৈরির জন্য Microsoft Access ব্যবহার করেন? অনুগ্রহ করে মন্তব্য বিভাগে মন্তব্য করুন।
আরো পড়ুন...
শীর্ষ 20টি এক্সেল সীমাবদ্ধতা যা আপনাকে হতাশ করতে পারে!৷
এক্সেল এবং অ্যাক্সেসে মৌলিক শর্তাধীন বিন্যাস
শীর্ষ 20টি উন্নত অপরিহার্য এক্সেল দক্ষতা যা আপনার জানা দরকার
