মাইক্রোসফট অফিস এক্সেস মাইক্রোসফট দ্বারা প্রদত্ত একটি ডেটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম (DBMS) যা এর অফিস প্রফেশনাল বা বিজনেস স্যুটের অংশ, যা ডেটাবেস তৈরি এবং প্রশাসন করতে দেয়। এই নিবন্ধে, আমি অন্যান্য DBMS চেয়ে MS Access-এর কিছু সুবিধা আলোচনা করব।
এখন এটি সুপরিচিত যে অনেক লোক ইতিমধ্যে এক্সেল ব্যবহার করছেন তাদের ডেটা বিশ্লেষণ এবং উপস্থাপনার জন্য এবং এই লোকরা নিজেদের থেকে প্রশ্ন করতে পারেন যে এক্সেলের পাশাপাশি, অন্য DBMS না, ডেটা বিশ্লেষণ এবং ইন্টিগ্রেশনের জন্য কেন Access ব্যবহার করা উচিত? তাই, আমরা সেই প্রশ্নের উত্তর দেওয়া এবং মাইক্রোসফট এক্সেস ডেটাবেস তৈরির এবং ডেটা বিশ্লেষণের জন্য শীর্ষ দশ কারণ কম্পাইল করার সিদ্ধান্ত নিয়েছি।
অন্যান্য DBMS চেয়ে MS Access-এর ১০টি সুবিধা/লাভ
১) রিলেশনাল ডেটাবেস তৈরির একটি দক্ষ, সহজ এবং সুলভ উপায়
মাইক্রোসফট এক্সেস একটি দক্ষ এবং দ্রুত উপায়ে রিলেশনাল ডেটাবেস তৈরি করতে দেয়। এক্সেসে শুরু করা খুব সহজ এবং দ্রুত, একবার আপনি রিলেশনাল ডেটাবেস তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় রিলেশনাল ডেটাবেস থিওরি মাস্টার করলে, আপনাকে শুধু এক্সেস খুলতে হবে টেবিল এবং সম্পর্ক তৈরি শুরু করতে। অন্যান্য ডেটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেমের মতো কম্পোনেন্ট ইনস্টলেশনে সাহায্য করার জন্য কোনো অতিরিক্ত সফটওয়্যার, সিস্টেম রিসোর্স, বা আইটি প্রফেশনালের প্রয়োজন নেই।
২) অন্যান্য DBMS প্যাকেজের চেয়ে Access-এর লার্নিং কার্ভ কম কঠিন
মার্কেটে অনেক ডেটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম আছে যা শক্তিশালী ডেটাবেস তৈরি করতে দেয়। ওপেন সোর্স এবং পেইড ইন্ডাস্ট্রি-লেভেল ডেটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম দুটোই পাওয়া যায়। যাইহোক, এই সিস্টেমগুলো মাস্টার করার লার্নিং কার্ভ বেশ জটিল এবং সময়সাপেক্ষ হতে পারে। আপনি যদি ডেটাবেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর বা ডেভেলপার হওয়ার লক্ষ্য নির্ধারণ করেন, তবে একজন ছাত্র বা রিলেশনাল ডেটাবেস থিওরি শিখছেন যিনি, Access শুরু করার জন্য একটি চমৎকার জায়গা এবং আপনি প্যাকেজটির দ্বারা অভিভূত हुए বিনা সহজে থিওরি মাস্টার করতে পারেন। একবার আপনি Access-এ ডেটাবেস তৈরির জন্য প্রয়োজনীয় সকল দক্ষতা এবং থিওরি মাস্টার করলে, আপনি আরও ইন্ডাস্ট্রি-লেভেল প্যাকেজের সাথে খুব সহজে অভিযোজিত হতে পারেন কারণ আপনি ইতিমধ্যে ফাউন্ডেশন-লেভেল কনসেপ্টগুলো মাস্টার করেছেন।
আরও পড়ুন: এক্সেল এবং এক্সেসের মধ্যে ডেটা এক্সচেঞ্জ (কপি, ইম্পোর্ট, এক্সপোর্ট)
৩) ইউজার ইন্টারফেস পরিচিত অফিস ইন্টারফেস
প্রায়শই ডেটাবেস বিতরণ করার সময়, এন্ড ইউজাররা অপরিচিত ইউজার ইন্টারফেস দেখে হতাশ বা বifferent হতে পারেন। Access-এ ডেভেলপ করা এবং বিতরণ করা ডেটাবেসের সুবিধা হলো এন্ড-ইউজার বা অন্যান্য ডেভেলপার যারা ডেটাবেসে কাজ বা আপডেট করতে চান, ইন্টারফেস দেখে অপরিচিত অনুভব করবেন না। ইন্টারফেসে অফিস স্ট্যান্ডার্ড সফটওয়্যারের সকল এলিমেন্ট থাকে সেইসাথে কিছু পরিচিত শর্টকাট কী যেমন CTRL-S সেভ করার জন্য এবং CTRL-Z আনডু করার জন্য। প্রায়শই যা ডেটাবেস-কেন্দ্রিক অ্যাপ্লিকেশন এবং সাধারণ অ্যাপ্লিকেশনের অ্যাডপশন এবং ব্যবহার বাধা দেয়, সেটি হলো অপরিচিত ইউজার ইন্টারফেস, তাই Access ডেটাবেসে, আপনি সেটি সম্মুখীন হওয়ার কম সম্ভাবনা।
৪) কার্যকর ফর্ম এবং রিপোর্ট তৈরির ক্ষমতা
ফর্ম হলো আকর্ষণীয় ফ্রন্ট-এন্ড ইন্টারফেস যা আপনি Access-এ ডেটা এন্ট্রি এবং অনান্য উদ্দেশ্য ও কার্যকারিতার জন্য তৈরি করতে পারেন। অধিকাংশ কেসে, উদাহরণস্বরূপ, আপনি এন্ড-ইউজারকে ডেটাবেসের মৌলিক এবং ক্রিটিক্যাল ইউনিট বনülő ব্যাক-এন্ড টেবিলগুলোর সরাসরি অ্যাক্সেস দিতে চান না, তাই আপনি ফ্রন্ট-এন্ড ডেটা এন্ট্রি ফর্ম ব্যবহার করতে পারেন যা ইউজারকে শুধু নির্দিষ্ট টেবিলে ডেটা ইনপুট দিতে দেয় এই উদ্দেশ্যে। আপনি নেভিগেশন ফর্ম এবং Access-এ অ্যাপ্লিকেশন-সেন্ট্রিক অন্যান্য টাইপের ফর্মও তৈরি করতে পারেন। আপনি এই ফর্মগুলো খুব এক্সটেনসিভলি ফরম্যাট করতে পারেন এবং কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং, চার্ট, ছবি, ওয়েব ব্রাউজার কন্ট্রোল, এবং অন্যান্য বৈশিষ্ট্য ফর্মগুলোর সাথে যোগ করতে পারেন।
অন্যদিকে, রিপোর্ট আপনাকে আপনার টেবিল থেকে ডেটা বা ক্যালকুলেটেড ফিল্ড প্রিন্টযোগ্য ভাবে প্রদর্শন করতে দেয়, ফর্মের মতো রিপোর্টও Access-এ খুব কাস্টোমাইজ এবং বহুবিধভাবে প্রদর্শন করা যায়। আসলে ফর্ম ডিজাইন এবং রিপোর্ট তৈরি, Access-এ ডেটাবেস তৈরির এবং ডেটা বিশ্লেষণের সুবিধাগুলো খুব স্পষ্টভাবে দেখা যায় এমন একটি বিষয়। একটি ডেটাবেস অ্যাডমিনিস্ট্রেটর উদাহরণস্বরূপ, Access Reports ব্যবহার করে, প্রিন্টযোগ্য রিপোর্ট এবং ডকুমেন্ট তৈরি করতে পারেন ম্যানেজমেন্টকে সেরা কাস্টমার, অঞ্চল, এবং সেলস পরিমাণ টেবিল থেকে মাসিক ভিত্তিতে দেখাতে।
৫) VBA ব্যবহার করে সম্পূর্ণ ডেটা-কেন্দ্রিক অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করুন
ভিজ্যুয়াল বেসিক ফর অ্যাপ্লিকেশনস (VBA), প্রোগ্রামিং ল্যাঙ্গুয়েজ এবং এনভায়রনমেন্ট Access-এও অন্যান্য অফিস অ্যাপ্লিকেশনের মতোই উপলব্ধ। তাই, আপনি VBA প্রোগ্রামিং কৌশল ব্যবহার করে শক্তিশালী ডেটা-কেন্দ্রিক অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে পারেন। Access প্রোগ্রামাররা টেবিল, ফর্ম, এবং রিপোর্টসহ স্ট্যান্ডার্ড ডেটাবেসকে পরবর্তী লেভেলে নিয়ে যায় এবং প্রোগ্রামিংয়ের মাধ্যমে আপনার নির্দিষ্ট ডেটাবেস যা হ্যান্ডেল করতে হতে পারে এমন ইউনিক ইউজার নীডসের সাথে কাজ করতে পারে। আপনি উদাহরণস্বরূপ, হাজার হাজার রেকর্ডের মধ্য দিয়ে লুপ করার জন্য আপনার কোডের অংশ হিসেবে লুপ ব্যবহার করতে পারেন এবং আগ্রহের নির্দিষ্ট রেকর্ডগুলো এক্সট্রাক্ট এবং এক্সপোর্ট করতে পারেন।
৬) ইন্টিগ্রেটেড অফিস অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করুন
ধরি আপনি একটি কোম্পানির জন্য কাজ করছেন এবং আপনার সহকর্মীরা নির্দিষ্ট কাজের জন্য বা নির্দিষ্ট ডেটা দেখার জন্য এক্সেল বা এমনকি ওয়ার্ড পছন্দ করেন। আপনি সহজে এমন Access অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে পারেন যা আপনার সহকর্মীদের অনুকূল। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি Access ডেটাবেস তৈরি করতে পারেন যা এক্সেলের টেবিলের সাথে লিংক করা আছে, যাতে এক্সেলে বেশি কমফরটেবল আপনার সহকর্মীরা এখনও এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন ডেটা এন্ট্রির জন্য। আপনি VBA-এর মাধ্যমে আপনার Access রিপোর্টের এলিমেন্টগুলো এক্সপোর্ট এবং কপি করতে পারেন ওয়ার্ড ডকুমেন্টে। এক্সেল এবং Access সঠিকভাবে একসাথে ব্যবহার করলে একটি ইন্টিগ্রেটেড Access/Excel অ্যাপ্লিকেশনে আপনি এক্সেলের ডেটা বিশ্লেষণ ফিচার যেমন পিভট টেবিল এবং Access-এর ডেটা ম্যানিপুলেশন ফিচার এবং কার্যকারিতা যেমন কোয়ারী এবং SQL কোয়ারী ফাইনাল আউটপুটের জন্য ব্যবহার করতে পারেন। আপনি Access রিপোর্ট বা অন্যান্য অবজেক্টও সহজে PDF হিসেবে এক্সপোর্ট করতে পারেন দেখার জন্য।
৭) আপনার ডেটাবেস সহজে শেয়ার করুন
Access-এ মাল্টি-ইউজার ফিচার আছে যা আপনাকে একসাথে ৪০ জন পর্যন্ত আপনার ডেটাবেস শেয়ার করতে দেয়। শেয়ার্ড লোকেশনে রাখলে, ৪০ জন পর্যন্ত একই সাথে ডেটাবেস ব্যবহার করতে পারে। এর মানে যদি একাধিক ইউজার বা অ্যাডমিন একই ডেটাবেস আপডেট বা এনগেজ করতে চান তবে সেগুলো সবাই পরিবর্তন বা এডিট করতে পারবে পরিবর্তনগুলো হারিয়ে যাবে না। Access-এর পরবর্তী ভার্সনগুলো একে ওয়েব অ্যাপ্লিকেশন তৈরি করতে দেয় যা ইউজারদের একটি ওয়েব ব্রাউজার ব্যবহার করে একই ডেটাবেসের নির্দিষ্ট দিকগুলো এডিট এবং পরিবর্তন করতে দেয়। অফিস সফটওয়্যার প্যাকেজের সর্বব্যাপী প্রকৃতির কারণে, আপনি Access-এ তৈরি করা আপনার ডেটাবেসগুলো খুব সহজে শেয়ার করতে পারেন, একক কপি স্ট্যান্ডঅ্যালোন ডেটাবেস হিসেবেও।
৮) হ্যান্ডি টেমপ্লেট এবং উইজার্ড উপলব্ধ
Access-এর জন্য অনেক ডেটাবেস টেমপ্লেট উপলব্ধ, যা জনপ্রিয় ডেটাবেস কার্যকারিতার অধিকাংশ অটোমেট করে এবং আপনি নিউট্রিশন ট্র্যাকিং ডেটাবেস অ্যাপ্লিকেশনসহ প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট ডেটাবেস অ্যাপ্লিকেশন ডাউনলোড করতে পারেন যেগুলো ইতিমধ্যে পুরোপুরি ফ্লেজড এবং মূলত শুধু ডেটা এন্ট্রির প্রয়োজন। Access-এ উইজার্ডও থাকে যা ডেটাবেস অবজেক্ট যেমন ফর্ম, কোয়ারী, এবং রিপোর্ট তৈরি করার কাজকে ধাপে ধাপে ছোট ছোট টুকরোতে ভাগ করে দেয়, যা এই ডেটাবেস অবজেক্টগুলো স্ক্র্যাচ থেকে তৈরি করার মাথাব্যাথা দূর করে।
৯) Access Runtime ব্যবহার করে ক্লায়েন্টদের ডেটাবেস পাঠান যাদের Access নেই
ধরি আপনি একজন Access ডেভেলপার/প্রোগ্রামার বা ডেটাবেস কনসালট্যান্ট যিনি একটি Access অ্যাপ্লিকেশন বা স্যাম্পল অ্যাপ্লিকেশন ডিজাইন করেছেন যা আপনি ক্লায়েন্টদের এবং/অথবা প্রস펙্টিভ ক্লায়েন্টদের পাঠাতে চান। একমাত্র সমস্যা হলো ক্লায়েন্ট বা প্রস펙্টিভ ক্লায়েন্টের সিস্টেমে Access ইনস্টল করা নেই। তবে আপনি সহজে এই সমস্যা সমাধান করতে পারেন, Access Runtime ব্যবহার করে। মাইক্রোসফট Access Runtime ফ্রি ডাউনলোড হিসেবে প্রদান করে। তাই আপনি Access-এ পুরোপুরি ফ্লেজড ডেটাবেস এবং অ্যাপ্লিকেশন ডিজাইন করতে পারেন এবং ক্লায়েন্ট বা প্রস펙্টিভ ক্লায়েন্ট যাদের Access ইনস্টল করা নেই, সেগুলো Access Runtime-এর মাধ্যমে আপনার ডেটাবেস দেখতে এবং সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করতে পারেন। এটি তখনও উপকারী যখন আপনি স্যাম্পল ডেটাবেস পাঠাতে চান যেগুলো আপনি এডিট হওয়া চান না কারণ Runtime ভার্সনে ডিজাইন-রিলেটেড অধিকাংশ ইন্টারফেস ইনাবল্ড থাকে না, এবং তাই এন্ড-ইউজাররা আপনার ডেটাবেসে নিজেদের অবজেক্ট তৈরি করতে বা অবজেক্ট মডিফাই করতে পারেন না। তাই Runtime ব্যবহার করে আপনি আপনার Access দক্ষতা প্রদর্শন করতে পারেন আপনার স্যাম্পল Access ডেটাবেস প্রস펙্টিভ ক্লায়েন্টদের বিতরণ করে এবং এমন ক্লায়েন্টদের ডেটাবেস ডেলিভার করতে পারেন যেগুলো এডিট করা যাবে না, যাদের Access ইনস্টল করা নেই।
১০) সক্রিয় ইউজার কমিউনিটি এবং Access-এর জন্য অনেক লার্নিং মেটেরিয়াল উপলব্ধ
Access বিশ্বব্যাপী সবচেয়ে জনপ্রিয় ডেস্কটপ ডেটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম এবং এটি এক দশকও বেশি ধরে আছে। ফলস্বরূপ, একটি সক্রিয় ইউজার কমিউনিটি আছে যারা Access-এ নতুনদের Access-সম্পর্কিত প্রশ্নে সহজে সাহায্য করতে পারে। Access-এ এক্সক্লूसিভলি সমর্পিত অনেক লার্নিং মেটেরিয়াল যেমন ম্যানুয়াল, ওয়েবসাইট, এবং ফোরাম আছে, তাই আপনি যদি Access শেখার যাত্রা শুরু করতে সিদ্ধান্ত নেন, তবে আপনি সহায়তা বা টিউটোরিয়ালের বিষয়ে কখনোই হতাশ হবেন না।
সম্পর্কিত: MS Access 2016 মাস্টার ক্লাস: বিগিনার টু অ্যাডভান্সড (Affiliate Link).
উপসংহার
মাইক্রোসফট Access একটি বহুমুখী, সহজে উপলব্ধ ডেটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম যা ডেটাবেস, SQL কোয়ারী, এবং ডেটা-কেন্দ্রিক অ্যাপ্লিকেশন সহজে তৈরি করতে দেয়। ইন্ডাস্ট্রি DBMS গুলোর মতো হাই-পাওয়ারড না হলেও – এটি অনেক সস্তা এবং বেশি সুলভ। Access কে DBMS হিসেবে ব্যবহার করার আরও অনেক সুবিধা আছে এবং আমরা এখানে শুধু শীর্ষ দশ কারণ রিভিউ করেছি Access আপনার পারসোনাল বা কোম্পানির ডেস্কটপ DBMS হিসেবে কিছু বিজনেস নীড হ্যান্ডেল করার জন্য অ্যাডপ্ট করার জন্য।
আপনি কি বর্তমানে মাইক্রোসফট Access ডেটাবেস তৈরির জন্য ব্যবহার করেন? দয়া করে মন্তব্য বিভাগে মন্তব্য করুন।
আরও পড়ুন…
শীর্ষ ২০ এক্সেল সীমাবদ্ধতা যা আপনাকে হতাশ করতে পারে!
এক্সেল এবং Access-এ বেসিক কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং
শীর্ষ ২০ অ্যাডভান্সড এসেনশিয়াল এক্সেল স্কিল যা আপনাকে জানতে হবে
