মাইক্রোসফট ৩৬৫ অফিস স্যুটের অংশ হিসেবে Microsoft Access একটি শক্তিশালী ডেস্কটপ-ক্লাস রিলেশনাল ডেটাবেস সরবরাহ করে, যেটি রান করার জন্য কোনো সার্ভার দরকার নয়। Access ডেটাবেস আপনার হার্ড ড্রাইভের একটি ফিক্সড ফাইল বা নেটওয়ার্ক শেয়ার থেকে কাজ করে এবং টেবিল, কোয়েরি, ফর্ম ও রিপোর্ট তৈরির জন্য উন্নত টুলস দিয়ে থাকে।
Access-এ শুরুর ধাপ এবং গুরুত্বপূর্ণ টার্মস
Microsoft Access চালু করুন। Create মেনু থেকে Table সিলেক্ট করুন। একটি টেবিল হলো ডেটাবেসে স্টোরেজের মৌলিক একক। একটি টেবিলের ভিতরে তথ্য অ্যাট্রিবিউট/ভ্যালু কম্বিনেশনে স্টোর হয়।
Access ব্যবহার করার সময় জানা দরকার কিছু গুরুত্বপূর্ণ টার্ম:
- Fields (ফিল্ডস): টেবিলের কলামের সাথে মিলে যাওয়া ডেটা এলিমেন্ট।
- Database (ডেটাবেস): রিলেশনশിപ്പ দিয়ে সংযুক্ত ভালোভাবে ডিফাইন করা অবজেক্টের একটি সিরিজ।
- Form (ফর্ম): টেবিলে তথ্য ইনপুট করার জন্য একটি গ্রাফিক্যাল ফ্রন্ট-এন্ড।
- Queries (কোয়েরিজ): এক বা একাধিক টেবিল থেকে ফিল্টারিং ও সর্টিং নিয়ম দিয়ে অনন্য তথ্যের সেট বের করা।
- Records (রেকর্ডস): টেবিলের সারি (row) এর সাথে মিলে যাওয়া ডেটা এলিমেন্ট।
- Reports (রিপোর্টস): একটি টেবিলের কন্টেন্ট বা কোয়েরির ফলাফল। রিপোর্ট হলো প্রিন্টযোগ্য সারাংশ তথ্য।
- Tables (টেবিলস): স্ট্রাকচার্ড, ভালোভাবে ডিফাইন করা অ্যাট্রিবিউটের কালেকশন। একটি টেবিলের প্রতিষ্ঠান হয় ফিল্ড (কলাম) এবং রেকর্ড (সারি) দিয়ে।
Access-এ অবজেক্টের রিলেশনশিপ
সকল টেবিল একে অপরের সাথে রিলেশনশিপ দিয়ে সংযুক্ত থাকে। Microsoft Access একটি রিলেশনাল ডেটাবেস ম্যানেজমেন্ট সিস্টেম, অর্থাৎ এটি সেই নিয়মাবলী বাধ্য করে যা গভর্ন করে এক টেবিলের ডেটা অন্য টেবিলের ডেটার সাথে কীভাবে রিলেট করে।
Access-এ ফর্ম ব্যবহার
ডেটাবেসে রেকর্ড সুবিধাজনকভাবে ইনপুট করার জন্য ফর্ম ব্যবহার করা হয়। ফর্ম হলো গ্রাফিক্যাল টুলস যা ডেটা এন্ট্রি সাপোর্ট করার জন্য অপ্টিমাইজড। টেবিলে সরাসরি তথ্য যোগ না করে ইউজাররা ফর্মে ইনপুট দেন, যা নেভিগেট ও পড়া সহজ।
Access-এ কোয়েরি (Queries)
এক কোয়েরির ফলাফল টেবিলের ফলাফলের সাথে পুরোপুরি মেলে না। বরং একটি কোয়েরি এক বা একাধিক টেবিল থেকে অ্যাডভান্সড ফিল্টারিং ও সর্টিং নিয়ম ব্যবহার করে টেবিল-সদৃশ ফলাফল ফেরত দেয়, যা রিপোর্ট বা স্ট্রাকচার্ড এক্সপোর্ট ফাইলে খাওয়ায়।
Access-এ রিপোর্ট (Reports)
একটি কোয়েরির ফলাফল বা টেবিলের কন্টেন্ট থেকে পড়া-লিখা সুবিধাজনক একটি ভার্সন তৈরি করতে রিপোর্ট ব্যবহার করা হয়, যেটি সহজে প্রিন্ট বা স্ক্রিনে শেয়ার করা যায়। রিপোর্ট একটি টেবিলের সারাংশ বা অংশভাগ সারাংশ দেয়।
Access-এ স্পেশাল ডেটা সোর্স
Microsoft Access একটি ফ্রন্ট-এন্ড রিপোর্টিং টুল যা টেক্সট ফাইল, এক্সেল স্প্রেডশীট, SQL বা Azure ডেটাবেস, Microsoft Outlook, বা দশকیان অন্যান্য 소্স থেকে ডেটা আনে। লিংকড টেবিল বা ইম্পোর্টেড ডেটা সোর্স ব্যবহার করে Access কোয়েরি টুল ও রিপোর্টিং এজেন্ট হিসেবে কাজ করে। Access রিপোর্ট ও ডেটা অন্যান্য ডেটাবেস এবং Microsoft SharePoint প্ল্যাটফর্মে পাবলিশ করার সমর্থন দেয়।
Access-এ আউটপুট ফরম্যাট
বেশির ভাগ সময় Access ডেটাবেসের তথ্য তার ভিতরেই থাকে। তবে কোয়েরি ও রিপোর্ট Excel, প্লেইন টেক্সট, XML, PDF, বা XPS ফরম্যাটে এক্সপোর্ট করা যায়। এছাড়া Access, Microsoft Outlook এবং Microsoft Word ডিস্ট্রিবিউশন লিস্টেও ডেটা ফিড করে।
