অ্যাপ্লিকেশনে টেক্সট সর্টিং কথা বললে অধিকাংশ মানুষ Excel স্প্রেডশিটে সেল সর্টিং চিন্তা করেন। কিন্তু Word-এও টেক্সট সর্ট করা যায় যতক্ষণ না Word-কে বোঝানো হয় টেক্সটের বিভিন্ন অংশ কোথায় শুরু এবং কোথায় শেষ।
এই আর্টিকেলে আমি আপনাকে কয়েকটি উপায় দেখাবো Word-এ টেক্সট, লিস্ট, এবং টেবিল সর্ট করার। নোট করুন, যদি ডেটা ইতিমধ্যে Excel-এ থাকে, তবে সহজেই Excel স্প্রেডশিট Word ডকুমেন্টে ইনসার্ট করা যায়।
Word-এ লিস্ট সর্ট করা
Word-এ তিন ধরনের লিস্ট সর্ট করা যায়। প্রথম ধরণ হলো শব্দ বা फ्रেজের লিস্ট যারা প্রতিটি আলাদা লাইনে থাকে। দ্বিতীয় ধরন হলো আনঅর্ডার্ড বা বুলেটেড লিস্ট। তৃতীয় ধরন হলো অর্ডার্ড বা নাম্বার্ড লিস্ট।
এই সকল কেসে লাইন ব্রেক (যাকে ক্যারিয়েজ রিটার্ন ও বলা হয়) Word-কে বলে একটা শব্দ বা ফ্রেজ কোথায় শেষ এবং পরেরটা কোথায় শুরু। इसीভাবে Word ডকুমেন্টে টেক্সট সর্ট করতে পারে।
এই যেকোনো টাইপের লিস্ট সর্ট করতে, প্রথমে মাউস দিয়ে লিস্টটি সিলেক্ট করুন। লিস্টের শুরুতে মাউস রেখে লেফট বাটন ধরে পুরো লিস্ট সিলেক্ট হওয়া পর্যন্ত ড্র্যাগ করুন।
তারপর Ribbon-এ Home ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Paragraph সেকশন লোকেট করুন। A এবং Z অক্ষর এবং নিচে ঝুঁকি তীর থাকা বাটন খুঁজুন। এটি Sort কমান্ড। Sort বাটনে ক্লিক করলে Word Sort Text উইন্ডো খুলবে।
Sort Text উইন্ডোতে কয়েকটি অপশন দেখবেন। প্রথমে নির্দেশ করুন আপনি প্যারাগ্রাফ দিয়ে টেক্সট সর্ট করতে চান। এক লাইনে এক শব্দ থাকলেও, এন্টার কি চাপা হয়ে পরের লাইনে যাওয়ায় Word প্রতিটি লাইনকে আলাদা প্যারাগ্রাফ হিসেবে ধরে। প্যারাগ্রাফ দিয়ে সর্ট করা ডিফল্ট অপশন।
এরপর Word-কে বলুন কী সর্ট করবেন। Type লেবেলড ড্রপডাউন মেনু থেকে Text সিলেক্ট করুন। এটাও ডিফল্ট।
শেষে, আসেন্ডিং (A to Z) অর্ডার কি ডেসেন্ডিং (Z to A) অর্ডার চান তা বলুন। Ascending ডিফল্ট। হলে OK চাপুন এবং Word আপনার অপশন অনুযায়ী টেক্সট সর্ট করবে।
এখন টেক্সট A to Z আসেন্ডিং অর্ডারে সর্টেড দেখাবে। Options বাটনে ক্লিক করলে ফিল্ড সেপারেটর এবং কেস সেনসিটিভ সেটিং এর মত অ্যাডভান্সড সেটিং কনফিগার করা যায়।
টেবিলে টেক্সট সর্ট করা
এই টাইপের সর্টিং আপনাকে আরও পরিচিত লাগতে পারে যদি আপনি Excel-এ ডেটা সর্ট করেন। Excel वরকশিটের মত টেবিলে রো, কলাম, এবং প্রথম রোতে হেডিং থাকে। সুবিধা হলো Word আপনাকে Excel-এর মত টেক্সট সর্ট করার ফ্লেক্সিবিলিটি দেয়।
ধরুন, আপনার Word-এ নিচের মত একটি টেবিল আছে।
লক্ষ্য করুন প্রথম রোতে কলাম হেডিং আছে এবং প্রথম কলামে সর্ট করতে চাওয়া টেক্সট আছে। ধরি, এইবার ডেসেন্ডিং অর্ডারে সর্ট করতে চাই। পুরো টেবিল সিলেক্ট করুন এবং আবার Ribbon-এ Paragraph সেকশনের Sort বাটনে ক্লিক করুন।
Sort উইন্ডোর বাম নিচে কোণে Word ইতিমধ্যে প্রথম রোতে হেডিং ডিটেক্ট করেছে। প্রথম Sort By ড্রপডাউন-এ ইতিমধ্যে কলাম হেডিং Name সিলেক্টেড আছে।
বাকি অপশনগুলো একই, শুধু সর্ট ডিরেকশন Descending করে দিন। OK চাপলে Word আমাদের অপশন অনুযায়ী টেবিল সর্ট করবে।
Word-এ টেক্সট সর্ট করা সহজ যতক্ষণ আপনার কাছে একটি উপায় থাকে Word-কে বলার জন্য এক ডেটা এলিমেন্ট অন্য দিয়ে কোথায় আলাদা। সর্ট সেটিংস একটু এক্সপেরিমেন্ট করলে আপনি খুঁজে পাবেন একাধিক কলাম দিয়ে সর্ট করা যায়, এছাড়া ট্যাব ও কমা ডিলিমিটেড টেক্সটও Word ডকুমেন্টে সর্ট করা যায়।
Excel-এ ডেটা সর্ট করার মতো উপকারী না হলেও, Word-এ অ্যাপ্লিকেশনকে প্যারাগ্রাফ ও টেবিল টেক্সট সর্ট করাতে পারেন Excel वরকশিটের মতো ইন্টারফেস দিয়ে। Enjoy!
