আপনি যদি আপনার উইন্ডোজ পিসি-তে মাইক্রোসফট আউटलুক ব্যবহার করেন, তবে আপনি হঠাৎ একটি পপ-আপ দেখতে পারেন যা জিজ্ঞাসা করছে কি আপনি আপনার ইমেইল আর্কাইভ করতে চান। আউटलুক আপনাকে সাময়িকভাবে এটি করার জন্য স্মরণ করিয়ে দেয়, কিন্তু এই পোস্টে, আমরা দেখব কীভাবে আপনি চাহিদা অনুযায়ী পুরনো আইটেম অটো আর্কাইভ করতে পারেন যেন ইমেইল, টাস্ক, নোট, কন্টাক্টস, ইত্যাদি উইন্ডোজ ১১/১০/৮/৭-এ মাইক্রোসফট আউटलুক ২০২১/১৯-এ আউटलুক পারফরম্যান্স উন্নত হয়।
AutoArchive ফিচার আউटलুক আপনার মেইलबক্সে বা আপনি যে ইমেইল সার্ভার ব্যবহার করছেন সেটিতে স্পেস ম্যানেজ করতে সাহায্য করে স্বয়ংক্রিয়ভাবে পুরনো আইটেমগুলো আর্কাইভ করে এবং নিচের লোকেশনে .pst ফরম্যাটে সংরক্ষণ করে:
C:\Users\UserName\Documents\Outlook Files\archive.pst
আপনি যেকোনো সময় ম্যানুয়ালি পুরনো আইটেমগুলো একটি স্টোরেজ ফাইলে ট্রান্সফার করতে পারেন Archive-এ ক্লিক করে File মেনুতে, কিন্তু আপনি AutoArchive ফিচার ব্যবহার করে পুরনো আইটেমগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্রান্সফার করাতে পারেন।
আউटलুকে পুরনো আইটেম অটো আর্কাইভ করুন
এটি করতে, আউटलুক খুলুন এবং File > Options-এ ক্লিক করুন নিচের উইন্ডো পাওয়ার জন্য। এরপর, বাম পাশে Advanced-এ ক্লিক করুন।
এখানে আপনি একটি সেটিং AutoArchive দেখবেন। AutoArchive Settings বাটনে ক্লিক করুন নিচের উইন্ডো খোলার জন্য।
আউटलুকে Auto Archive অন বা অফ করতে, আপনাকে Run AutoArchive every … days চেক-বক্সে টিক দিতে হবে বা হাটাতে হবে।
এখানে আপনি আউटलুক অটো আর্কাইভ সেটিংস আপনার পছন্দমতো পরিবর্তন করতে পারেন।
আপনি পারেন:
- অটো আর্কাইভ কতক্ষণ পর পর চলে সেটি নির্বাচন করুন
- আপনি যদি প্রথমে প্রম্পট চান
- এজিং পিরিয়ড নির্ধারণ করুন
- আপনি পুরনো আইটেম মুছতে চান বা সরাতে চান
- এবং আরও।
সেটিংস সেট হলে OK-এ ক্লিক করুন এবং বের হন।
প্রতিটি আইটেমের ডিফল্ট এজিং পিরিয়ড নিচের মত, কিন্তু আপনি যেকোনো সময় এটি পরিবর্তন করতে পারেন:
| ফোল্ডার | এজিং পিরিয়ড |
| Inbox and Drafts | ৬ মাস |
| Sent Items and Deleted Items | ২ মাস |
| Outbox | ৩ মাস |
| Calendar | ৬ মাস |
| Tasks | ৬ মাস |
| Notes | ৬ মাস |
| Journal | ৬ মাস |
পুরনো আইটেম আর্কাইভ করলে আউटलুক স্পিড আপ ও পারফরম্যান্স উন্নত করতে সাহায্য করে।
আউटलুক আর্কাইভ কীভাবে কাজ করে?
যখন আউटलুক আর্কাইভ করার জন্য সেট করা থাকে, তবে এটি ইমেইলগুলো একটি নির্দিষ্ট ফোল্ডারে সরিয়ে দেয়, যাতে আপনি সেগুলো আর দেখেন না। এটি التقريب একটি ফিল্টারের মত কিন্তু ক্রাইটেরিয়া অনুযায়ী ফোল্ডারে সরানোর জন্য চিহ্নিত। এটি ইমেইলগুলো বাল্কে ক্লিন আপ করার সময় অকস্মাতে ডিলিট হতে বাঁচাতে একটি চমৎকার উপায়। এটি ইনবক্স হালকা রাখতে সাহায্য করে।
