আউटलুকে ইমেলের প্রায়রিটি হাই সেট করার পদ্ধতি

আউटलুক মাইক্রোসফটের একটি ইমেল ক্লায়েন্ট যা ইমেল পাঠানো ও গ্রহণের জন্য ব্যবহৃত হয়। মাইক্রোসফট আউटलুকে ইমেল পাঠানোর আগে এর প্রায়রিটি (গুরুত্ব) সেট করার ফিচার রয়েছে। এটি পাঠকদের দৃষ্টি আকর্ষণ করতে এবং দ্রুত উত্তর পেতে সাহায্য করে। এই আর্টিকেলে আমরা দেখব আউटलুকে ইমেলের প্রায়রিটি কীভাবে সেট করবেন।

আউटलুকে ইমেলের প্রায়রিটি সেট করার পদ্ধতি

নিচে দুটি প্ল্যাটফর্মের জন্য প্রক্রিয়া ব্যাখ্যা করা হলো:

1. আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপ
2. আউटलুক অন দ্য ওয়েব (Outlook.com)

১. আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপে প্রায়রিটি সেট করা

নিচের ধাপগুলো আউटलুক ২০১৬-এর জন্য। অন্যান্য সংস্করণের ইন্টারফেস ভিন্ন হলে ধাপগুলো কিছুটা আলাদা হতে পারে।

1. মাইক্রোসফট আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপ চালু করুন।
2. সুনিশ্চিত করুন Home ট্যাব নির্বাচিত আছে।
3. New email বাটনে ক্লিক করুন। একটি নতুন উইন্ডো খুলবে।
4. প্রাপকের ইমেল ঠিকানা এবং আপনার মেসেজ টাইপ করুন।
5. Tags সেকশন থেকে High importance (লাল এক্সক্লামেশন মার্ক) বা Low importance (নীল নিচের দিকে তীর) সিলেক্ট করুন।

ডিফল্টভাবে সব ইমেল নরমাল প্রায়রিটির থাকে। হাই প্রায়রিটির ইমেলে লাল এক্সক্লামেশন মার্ক এবং লো প্রায়রিটির ইমেলে নীল নিচের দিকে তীর থাকে। প্রাপক এই মার্ক দেখে হাই প্রায়রিটির ইমেলটি প্রথমে খোলার সম্ভাবনা বেশি।

প্রায়রিটির পাশাপাশি আপনি ইমেলের সেনসিটিভিটি (সensitivity) ও সেট করতে পারেন: Personal, Private, বা Confidential। ডিফল্ট হলো Normal। Tags সেকশনের কোণার ছোট তীরে ক্লিক করে Message Properties ডায়ালগ বক্স খুলুন। সেখানে Sensitivity ড্রপডাউন থেকে পছন্দমতো অপশন বেছে নিন। পাঠানোর পর প্রাপক সাবজেক্ট লাইনের নিচে সেনসিটিভিটি টাইপ দেখবে।

২. আউटलুক অন দ্য ওয়েবে (Outlook.com) প্রায়রিটি সেট করা

1. ওয়েব ব্রাউজারে আউटलুক অ্যাকাউন্টে সাইন ইন করুন।
2. New message বাটনে ক্লিক করুন।
3. প্রাপকের ইমেল ঠিকানা এবং মেসেজ লিখুন।
4. তিনটি অনুভূত ডট (...)-এ ক্লিক করুন।
5. Set importance বেছে নিয়ে পছন্দমতো অপশন সিলেক্ট করুন।

ইমেলকে হাই প্রায়রিটিতে কীভাবে সেট করবেন?

আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপ এবং ওয়েব উভয়েই ইমেল পাঠানোর আগে হাই প্রায়রিটি সেট করা যায়। ডেস্কটপ অ্যাপে New message উইন্ডোর Tags সেকশন থেকে, ওয়েবে তিনটি ডটের মেনু থেকে এটি করা যায়। উপরে সম্পূর্ণ প্রক্রিয়া বর্ণনা করা হয়েছে।

আউटलুকে কোনো সেন্ডারকে গুরুত্বপূর্ণ কীভাবে মার্ক করবেন?

আউटलুকে আপনি প্রাপ্ত ইমেলের প্রায়রিটি পরিবর্তন করতে পারেন। অর্থাৎ কোনো নির্দিষ্ট সেন্ডারের মেসেজকে হাই অথবা লো ইম্পরটেন্স হিসেবে মার্ক করতে পারেন।

1. আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপ চালু করুন।
2. যে ইমেলের প্রায়রিটি পরিবর্তন করতে চান সেটে ডাবল ক্লিক করুন (নতুন উইন্ডোতে খুলবে)।
3. Tags সেকশনের কোণার তীরে ক্লিক করে Message Properties খুলুন।
4. Importance ড্রপডাউন থেকে High সিলেক্ট করুন।
5. Close বাটনে ক্লিক করুন।
6. ইমেল উইন্ডো বন্ধ করুন। আউटलুক চেঞ্জ সেভ করতে জিজ্ঞাসা করবে—Yes ক্লিক করুন।

আরও পড়ুন: আউटलুকে ইমেলকে Normal, Personal, Private বা Confidential হিসেবে মার্ক করার পদ্ধতি।