ইমেল অটোমেশনের জন্য একটি শিক্ষানবিস গাইড:এটি কী এবং কীভাবে এটি সেট আপ করবেন?

ব্যবসার মালিকদের জন্য, বিশেষ করে যারা এখনও এটিকে বড় করার জন্য অগ্রগতিতে রয়েছে, ভোক্তাদের সাথে নিয়মিত, চলমান যোগাযোগ বজায় রাখা অপরিহার্য। আপনার পরিষেবাগুলি তাদের জন্য কী রয়েছে তা তাদের জানতে হবে। কি নতুন মূল্য পরিকল্পনা, ডিসকাউন্ট, অফার, এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণভাবে, "নতুনতা" আপনি ভবিষ্যতে সেগুলি অফার করার পরিকল্পনা করছেন৷ কোম্পানির কাছ থেকে গ্রাহকদের কাছে এই বার্তাগুলি পৌঁছে দেওয়ার জন্য ইমেল হল সবচেয়ে সাধারণ মাধ্যমগুলির মধ্যে একটি৷

আপনি অবশ্যই অনেক পরিষেবা প্রদানকারীর থেকে সেই সমস্ত ইমেলগুলি লক্ষ্য করেছেন এবং বিক্রেতারা সাধারণত আপনার ইমেল ইনবক্সে বিশৃঙ্খলা করে। আমরা তাদের অনেকগুলিকে উপেক্ষা করি তবে সময় সঠিক হলে কিছু বেশ কার্যকর। কিন্তু কীভাবে কেউ এই ইমেলগুলি প্রতিদিন গ্রাহকদের কাছে পাঠাতে পারে? ভোক্তা সংখ্যা হাজার ছাড়িয়ে গেলে কীভাবে এই যোগাযোগের শৃঙ্খলা বজায় রাখা যায়? তখনই ইমেল অটোমেশন আসে।

ইমেল অটোমেশন কি?

ইমেল অটোমেশন হল ইমেল বিপণনের একটি প্রক্রিয়া, যেখানে বিক্রেতা এবং ব্যবসায়গুলি তাদের কাছে স্বয়ংক্রিয় ইমেল বার্তা পাঠানোর একটি পদ্ধতি প্রতিষ্ঠা করে ভোক্তাদের ইমেলের বিষয়বস্তু বা বিষয়বস্তু বেশ বৈচিত্র্যময় এবং বহুমুখী হতে পারে। এটা হতে পারে:

• পণ্য ও পরিষেবার নতুন আপডেট সম্পর্কে।
• একটি নির্দিষ্ট ওয়েবসাইট/অ্যাপে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপের উপর ভিত্তি করে ব্যক্তিগতকৃত বার্তা।
• নতুন গ্রাহকদের জন্য স্বাগত ইমেল।
• এমনকি স্বতন্ত্র ভোক্তাদের জন্য কিছু বিশেষ চুক্তির সাথে সংযুক্ত একটি নিছক জন্মদিনের ইমেল।
• ডেলিভারি কার্টে সংরক্ষিত পণ্যের জন্য রিমাইন্ডার ইমেল।
• স্বীকৃতি ইমেল এবং অবশ্যই বিল, ডেলিভারি রিপোর্ট এবং কার্যকলাপ রিপোর্ট।

আমরা সবাই এই মত ইমেইল মাধ্যমে গেছে. এগুলি স্ব-টাইপ করা মেল নয় তবে সবগুলি ইমেল অটোমেশন ব্যবহার করে পাঠানো এবং পরিচালনা করা হয়, যা ব্যবসা এবং গ্রাহকদের মধ্যে দ্রুত, সময়োপযোগী এবং অনুকূল যোগাযোগ বজায় রাখতে সহায়তা করে৷

ইমেল অটোমেশন কেন গুরুত্বপূর্ণ?

ইমেল অটোমেশনের সুবিধাগুলি অগণিত হয় যদি কেউ পৃথকভাবে প্রতিটিকে শ্রেণীবদ্ধ করার এবং আরও বিশ্লেষণ করার সিদ্ধান্ত নেয়। তবে এখানে কয়েকটি প্রধান বিষয় রয়েছে যা ব্যবসার মালিকদের সাথে সম্পর্কিত এবং সরাসরি তাদের ব্র্যান্ড ব্যবস্থাপনা, ব্র্যান্ড খ্যাতি, যোগাযোগ এবং ভোক্তা সম্পর্কের সাথে যুক্ত:

1. ভোক্তা সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা

একজন ভোক্তা অর্জন করা কঠিন, কিন্তু এই অতি-প্রতিযোগিতামূলক ব্যবসায়িক পরিবেশে একজন ভোক্তাকে ধরে রাখা আরও চ্যালেঞ্জিং। ভোক্তাদের ধরে রাখার জন্য, আপনাকে তাদের আপনার ব্র্যান্ডের সাথে থাকার জন্য একটি কারণ দিতে হবে এবং আপনি যদি তাদের সাথে যোগাযোগ করেন তবেই এটি পরিচালনা করা যেতে পারে।

স্বয়ংক্রিয় ইমেলগুলি আপনার ব্যবসাকে আপনার গ্রাহকের সাথে নিয়মিত যোগাযোগ বজায় রাখতে সহায়তা করে। আপনি তাদের ক্রিয়াকলাপ, কেনার ধরণ এবং পছন্দগুলি ট্র্যাক করতে পারেন এবং তারপরে, সফলভাবে গ্রাহকদের ধরে রাখতে প্রচারমূলক এবং বিপণন ইমেল বার্তাগুলিকে লক্ষ্য করতে পারেন৷

2. বিভাজন এবং ব্যক্তিগতকরণ

আপনি সাধারণ বিপণন পরিকল্পনা সহ সমস্ত গ্রাহকদের লক্ষ্য করতে পারবেন না। ভোক্তাদের আচরণ বড় আকারে পরিবর্তিত হয়, এবং এই আচরণ তাদের অবস্থান, তাদের মনোবিজ্ঞান, তাদের কেনার অভ্যাস, পছন্দ এবং এমনকি জীবনধারা দ্বারা পৃথক করা হয়।

একটি ইমেল অটোমেশন প্ল্যাটফর্ম ব্যবসার মালিকদের তাদের ভোক্তাদের উপরোল্লিখিত প্যারামিটারের উপর ভিত্তি করে ভাগ করতে দেয় এবং তারপরে, তাদের আচরণগত নিদর্শনগুলি মেনে চলতে পারে এমন নির্দিষ্ট স্বয়ংক্রিয় ইমেলগুলি পাঠাতে পৃথক অ্যালগরিদম সেট করতে সহায়তা করে৷

3. মাপযোগ্যতা

একটি স্বয়ংক্রিয় ইমেল বিপণন ব্যবস্থা ব্যবসার মালিকদের একটি সময়ে একটি বৃহত্তর শ্রোতাকে কভার করতে সাহায্য করতে পারে, যা ম্যানুয়াল মার্কেটিং পদ্ধতি অবলম্বন করতে হলে পরিচালনা করা চ্যালেঞ্জিং হবে। ইমেল অটোমেশনের মাধ্যমে, আপনার গ্রাহকদের কেউই আপনার দৃষ্টির বাইরে থাকবে না।

4. খরচ-কার্যকারিতা

ব্যবসার মালিকরা তাদের ব্যবসার প্রচার করতে এবং ভোক্তাদের কাছে পৌঁছাতে সোশ্যাল মিডিয়া মার্কেটিং, আউটডোর মার্কেটিং এবং অন্যান্য অনেক পেইড বিজ্ঞাপনের আশ্রয় নেয়। ইমেল অটোমেশনের মাধ্যমে, তারা ভোক্তা ধরে রাখার জন্য তাদের বিপণন বাজেটের অনেক কিছু সংরক্ষণ করতে পারে। অর্থের প্রয়োজন শুধুমাত্র একটি ইমেল অটোমেশন প্ল্যাটফর্মের সদস্যতা এবং রক্ষণাবেক্ষণ।

5. কর্মক্ষমতা মেট্রিক্স

তাই আপনি আপনার গ্রাহকদের কাছে প্রকাশ করার পরিকল্পনা করছেন এমন একটি নতুন পরিষেবা/পণ্য সম্পর্কে সংবাদপত্রে একটি বিজ্ঞাপন ছাপিয়েছেন। আপনি কিভাবে জানেন কে সেই বিজ্ঞাপনটি পড়েছেন এবং কতজন ভোক্তাকে আপনি এটির মাধ্যমে ধরে রেখেছেন বা রূপান্তর করেছেন?

যেহেতু এটি সবই অনলাইন এবং ডিজিটাল, ইমেল অটোমেশন ব্যবসার মালিকদের তাদের ইমেল বার্তাগুলি কতটা ভাল করছে এবং ভোক্তাদের আকর্ষণে এবং তাদের সামগ্রিক ব্যবস্থাপনা দক্ষতা পরিচালনার ক্ষেত্রে কতটা সহায়ক তা ট্র্যাক করতে দেয়৷

আপনার ব্যবসার জন্য ইমেল অটোমেশন কিভাবে সেটআপ করবেন

আপনার ব্যবসায় একটি ইমেল অটোমেশন সিস্টেম সেট আপ করার জন্য একটি উপযুক্ত প্ল্যাটফর্ম নির্বাচন থেকে লক্ষ্য করার পরামিতিগুলি কীভাবে নির্ধারণ করা হবে তা নির্ধারণ করার জন্য বেশ কয়েকটি পদক্ষেপের প্রয়োজন৷ এটি এমন একটি প্রক্রিয়া যার জন্য কার্যকর বুদ্ধিমত্তা, ভোক্তা আচরণ গবেষণা, অতীতের ফলাফলের উপর ভিত্তি করে বাজার গবেষণা এবং প্রক্রিয়াকরণের মাধ্যমে অগ্রিম প্রয়োজন। আপনার ইমেল বিপণন প্রক্রিয়ার জন্য আগে থেকেই একটি মডেল প্রস্তুত করা ব্যবসার মালিকদের আরও ভাল ফলাফল পেতে এবং ত্রুটির সম্ভাবনা কমাতে সাহায্য করবে৷

ধাপ 1:একটি ইমেল অটোমেশন সফ্টওয়্যার চয়ন করুন

সেখানে অনেক উপযুক্ত বিকল্প রয়েছে যা আপনাকে আপনার ব্যবসার জন্য ইমেল অটোমেশন সেট আপ করতে সাহায্য করতে পারে। যদিও বেশিরভাগ একই বৈশিষ্ট্যগুলি ভাগ করে, শীর্ষ চার্টগুলির মধ্যে কিছু রয়েছে যা আপনি এই অংশে নীচের তালিকা থেকে চয়ন করতে পারেন৷

মনে রাখবেন আপনার ব্যবসার প্রাথমিক পর্যায়ে পরিষেবাতে খুব বেশি বিনিয়োগ করবেন না। আপনার ব্যবসার বৃদ্ধির সাথে সাথে আপনি সর্বদা একটি প্ল্যাটফর্ম থেকে অন্য প্ল্যাটফর্মে স্থানান্তর করতে পারেন এবং আরও বিস্তৃত ইমেল অটোমেশন সফ্টওয়্যারের জন্য আপনার প্রয়োজন হিসাবে।

ধাপ 2:একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন

ইমেল অটোমেশন সফ্টওয়্যার আপনাকে বিভিন্ন ইমেল তৈরি করতে দেয় যা ব্যবহারকারীদের আপনার ওয়েবসাইট বা অ্যাপে তাদের কার্যকলাপের উপর ভিত্তি করে পাঠানো হবে। এই কার্যকলাপগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি ইমেল ট্রিগার করবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনাকে অবশ্যই সমস্ত নতুন সাইন-আপে স্বাগত ইমেল পুনর্নির্দেশ করতে হবে৷

আপনাকে অবশ্যই একবারে কয়েকটি ট্রিগার সেট করতে হবে এবং তারপরে, ধীরে ধীরে আরও তৈরি করতে হবে কারণ আপনি প্ল্যাটফর্মটি উপলব্ধি করতে পারবেন এবং বুঝতে পারবেন যে এটি কীভাবে একটি ব্যবহারিক নোটে কাজ করে৷

এখানে কিছু ইমেল রয়েছে যা আপনি সেট-আপের শুরুতে স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন:

• নতুন সাইন আপের জন্য ইমেলগুলিকে স্বাগতম৷
৷
• নিবন্ধন পরবর্তী নিশ্চিতকরণ মেইল।
• যারা আপনার সাইট/অ্যাপে সক্রিয় নন তাদের জন্য রি-এনগেজমেন্ট ইমেল।
• নিরাপত্তা-সম্পর্কিত মেল যখন একজন ব্যবহারকারী পাসওয়ার্ড বা ব্যবহারকারীর নাম পরিবর্তন করে। আপনি বিভিন্ন ডিভাইস থেকে লগইন স্বীকার করতে ইমেলগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন।
• যাদের সাবস্ক্রিপশন শেষ হতে চলেছে তাদের জন্য রিমাইন্ডার ইমেল৷
৷
• ভোক্তাদের জন্য প্রয়োজনীয় যেকোনো পরিষেবা বা পণ্যের বিল এবং ডেলিভারি রিপোর্ট।

ধাপ 3:কর্মপ্রবাহ প্রতিষ্ঠা

যেহেতু আপনি বিভিন্ন ট্রিগার এবং ব্যবহারকারীর কার্যকলাপের জন্য ইমেল বার্তাগুলি বেছে নেওয়ার পরিকল্পনা করছেন, আপনাকে অবশ্যই ত্রুটি ছাড়াই অটোমেশন কাজটি সফলভাবে সম্পাদন করার জন্য একটি সেট পরিকল্পনা তৈরি করতে হবে৷

একটি কর্মপ্রবাহের জন্য আপনাকে একটি ইমেল গঠনের সময় কার্যকর হওয়া বিভিন্ন বিষয়গুলির জন্য প্রাথমিক নিয়মগুলি স্থাপন করতে হবে, উদাহরণস্বরূপ, এর বিন্যাস, নকশা উপাদান, বিষয়বস্তু, উপাদানের প্রুফরিডিং ইত্যাদি ইমেল এবং তাদের থেকে উৎপন্ন আউটপুট বিশ্লেষণ।

এই মানদণ্ডগুলি পূরণ করা হয়েছে তা নিশ্চিত করার জন্য আপনার একটি দলের প্রয়োজন হতে পারে এবং লক্ষ্যযুক্ত ব্যবহারকারীদের স্বয়ংক্রিয় ইমেলগুলি সরবরাহ করার সময় কোনও ত্রুটি করা হয় না৷

ধাপ 4:ভোক্তাদের বিভাজন

এখানে জিনিসগুলি জটিল হয়ে ওঠে, বিশেষ করে যারা তাদের ব্যবসা একাধিক স্থানে, দেশীয় বা আন্তর্জাতিকে প্রতিষ্ঠা করেছেন তাদের জন্য। এখানে, আপনি বিভিন্ন এলাকায় অবস্থান এবং ভোক্তাদের পছন্দের উপর ভিত্তি করে আপনার ইমেলগুলিকে ভাগ করবেন৷

বিভাজনটি ডেমোগ্রাফিক প্যারামিটারের উপর ভিত্তি করেও হতে পারে যেমন লিঙ্গ এবং লক্ষ্যযুক্ত গ্রাহকদের বয়স-গোষ্ঠী। এছাড়াও, এটি সেই ধাপ যেখানে আপনি আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইট বা অ্যাপে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপের মাধ্যমে প্রাপ্ত বিভিন্ন ট্রিগারের উপর ভিত্তি করে আপনার ইমেল তালিকাকে ভাগ করেন৷

ধাপ 5:কর্মক্ষমতা বিশ্লেষণ

সবকিছু সেট হয়ে গেলে, সেই অনুযায়ী ইমেল সরবরাহ করা শুরু করুন এবং সেই ইমেলগুলিতে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপের পাশাপাশি জেনারেট হওয়া রিটার্নের আপডেট রাখুন। এইভাবে, একটি ব্যবসা ত্রুটি এবং ভুল থেকে শিখতে পারে এবং তার ইমেল বিপণন প্রচারাভিযানগুলিকে আরও কার্যকর এবং ভোক্তা-বান্ধব করে তুলতে পারে৷

এটি এমন একটি ধাপ যেখানে সমস্ত জিনিস একটি চক্রে ঘুরতে শুরু করে নতুন ইমেল তৈরি করা হয় এবং নতুন পরিকল্পনা প্রতিষ্ঠিত হয় যখন অন্যান্য প্রক্রিয়াগুলি আগের মতোই চলতে থাকে৷

সেরা ইমেল অটোমেশন পরিষেবা প্রদানকারী

1. ড্রিপ

• ড্রিপ হল অন্যতম সেরা ইমেল অটোমেশন সফ্টওয়্যার, যা খুচরা ই-কমার্স ব্যবসার জন্য সেরা৷
• এটি Magento, Shopify এবং WordPress এর মতো বিভিন্ন CRM প্ল্যাটফর্মে তৈরি ওয়েবসাইট দ্বারা সমর্থিত সমস্ত ইন্টিগ্রেশন এবং প্লাগইন সমর্থন করে৷
• ড্রিপ ব্যাপক ব্যক্তিগতকরণের অনুমতি দেয় যেখানে ব্যবহারকারীদের তাদের পছন্দের উপর ভিত্তি করে ডিসকাউন্ট, সুপারিশ এবং মূল্য-পতনের বিজ্ঞপ্তি দিয়ে লক্ষ্য করা যায়।
• এটি ব্যবহারকারীর কার্যকলাপের সমস্ত ডেটা সংগ্রহ করে সুনির্দিষ্টভাবে নাম থেকে কেনার সময় গ্রাহকরা কোন অর্থপ্রদানের পদ্ধতি পছন্দ করেন। এটি ভোক্তাদের প্রান্ত থেকে প্রতিটি কার্সার গতিবিধি নিরীক্ষণ করে৷
• ড্রিপ স্বয়ংক্রিয় ইমেলগুলির মাধ্যমে ফিরে আসা ব্যস্ততার একটি পরিসংখ্যানগত এবং ব্যাপক বিশ্লেষণ অফার করে৷

2. ধ্রুবক যোগাযোগ

• কনস্ট্যান্ট কন্টাক্ট হল সেইসব ব্যবসার জন্য যেগুলি তাদের কার্যক্রমের স্টার্ট-আপ স্টেজের ওপরে আছে।
• নতুন ব্যবহারকারী, নন-ওপেনার ইত্যাদির জন্য ইমেলের একটি পূর্ব-নির্ধারিত সেট রাখুন। ব্যবহারকারীর কার্যকলাপ ট্র্যাক করতে একটি ক্লিক-ভিত্তিক অ্যালগরিদম ব্যবহার করুন এবং ইমেল পাঠানোর ট্রিগারগুলি এই কার্যকলাপগুলিতে সেট করা আছে।
• পরিচিতিগুলি কার্যকরভাবে পরিচালিত হয়৷ সাবস্ক্রিপশন বন্ধ, বাউন্স রেট এবং ইমেলগুলিতে নিষ্ক্রিয়তা এই ধরনের ব্যবহারকারীদের নতুন অফার দিয়ে পুনরায় লক্ষ্য করার জন্য ঘনিষ্ঠভাবে ট্র্যাক করা হয়৷
• সফ্টওয়্যার পরামিতিগুলি শেখার সাথে সাথে পরিচিতিগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বিভক্ত হয়৷
৷
• প্রেরিত ইমেল এবং রিটার্ন পরিসংখ্যানগতভাবে পর্যবেক্ষণ করা হয়।

3. MailChimp

• আবারও ছোট ব্যবসার জন্য উপযুক্ত, Mailchimp নিখুঁত ইমেল অটোমেশনের জন্য বিভিন্ন বৈশিষ্ট্য অফার করে।
• ইমেলগুলির মাধ্যমে শ্রোতাদের প্রতিক্রিয়া সনাক্ত করার জন্য এটিতে বেশ কয়েকটি সরঞ্জাম রয়েছে এবং তারপরে আরও ভাল রিটার্নের জন্য ভারী ব্যক্তিগতকরণের আশ্রয় নেয়৷
• MailChimp ব্যবহারকারীদের বিভিন্ন মাপকাঠিতে ভাগ করে এবং তারপর বিভিন্ন কার্যকলাপ ট্রিগারের উপর ভিত্তি করে স্বয়ংক্রিয় ইমেল ব্যক্তিগতকৃত করে।
• এছাড়া, MailChimp-এর কাছে সাইনআপ ফর্ম ডিজাইন করার জন্য টুল রয়েছে যা লক্ষ্যযুক্ত ভোক্তাদের একটি দ্বিমুখী কথোপকথনে যুক্ত করার জন্য পাঠানো হবে, যেখানে তারা এই ফর্মগুলিতে তাদের প্রতিক্রিয়াগুলি পূরণ করবে।
• প্রেরিত বিভিন্ন ইমেলের জন্য এবং ইমেল সামগ্রীতে দেওয়া লিঙ্কগুলির জন্য ল্যান্ডিং পৃষ্ঠাগুলি সেট করুন৷
• আপনি স্বয়ংক্রিয় ইমেলের সাথে সংযুক্ত করার জন্য সামাজিক পোস্টও তৈরি করতে পারেন।

একটি ইমেল অটোমেশন সফ্টওয়্যার নির্বাচন করা ব্যবসার আকার, ব্যবহারকারী বেসের আকার এবং অবশ্যই বাজেটের উপর নির্ভর করে। কিন্তু ব্যবসার মালিকদের অবশ্যই একটি বড় লক্ষ্য রাখতে হবে এবং তাদের পরিষেবা/পণ্যের নাগাল প্রসারিত করতে হবে। একবার আপনি কীভাবে ইমেল অটোমেশন কাজ করে তা ধরে ফেললে, সফ্টওয়্যার নিজেই আপনার পছন্দগুলি এবং ভবিষ্যতের ইমেল প্রচারাভিযানগুলি অনুসরণ করার উপায়গুলি বুঝতে শুরু করে। সুতরাং, আপনার জন্য একটি চয়ন করুন এবং ঝামেলা ছাড়াই গ্রাহকদের ধরে রাখা শুরু করুন৷