ব্যবসায়ীদের জন্য, বিশেষ করে যারা এখনো বড় হওয়ার পথে অগ্রসর, গ্রাহকদের সাথে নিয়মিত ও 지속যোগ্য যোগাযোগ রক্ষা করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। তাদের জানাতে হয় আপনার সেবায় তাদের জন্য কী আছে। নতুন মূল্য পরিকল্পনা, ছাড়, অফার এবং সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ ভবিষ্যতে তাদের জন্য আপনি কী নতুন পরিকল্পনা করছেন। কোম্পানি থেকে গ্রাহকদের কাছে এই বার্তাগুলো প্রেরণের জন্য ইমেইল সবচেয়ে সাধারণ ও কার্যকর মাধ্যম।
আপনি অবশ্যই বিভিন্ন সার্ভিস প্রোভাইডার ও ভেন্ডরের ইমেইলগুলো আপনার ইনবক্সে ভরা প देखकर চোখে পড়েছেন। আমরা 그중 অনেকগুলো উপেক্ষা করি কিন্তু কিছু খুবই কাজের হয় যদি টাইমিং সঠিক হয়। কিন্তু গ্রাহক সংখ্যা হাজার হাজার হলে কেউ কিভাবে প্রতিদিন এই ইমেইলগুলো পাঠাতে পারে? এই যোগাযোগের শৃঙ্খলা কিভাবে রক্ষা করা সম্ভব? তখনই কাজে লাগে ইমেইল অটোমেশন।
ইমেইল অটোমেশন কী?
ইমেইল অটোমেশন হলো ইমেইল মার্কেটিংয়ের একটি প্রক্রিয়া, যেখানে ভেন্ডররা ও ব্যবসায়ীরা গ্রাহকদের কাছে অটোমেটেড ইমেইল মেসেজ পাঠানোর একটি পদ্ধতি স্থাপন করে। ইমেইলগুলোর বিষয় বা কন্টেন্ট অনেকنوعের ও বহুমুখী হতে পারে। যেমন:
- পণ্য ও সেবায় নতুন আপডেট সম্পর্কে।
- ওয়েবসাইট/অ্যাপে ব্যবহারকারীর কার্যকলাপের ভিত্তিতে ব্যক্তিগতকৃত মেসেজ।
- নতুন গ্রাহকদের জন্য স্বাগত ইমেইল।
- ব্যক্তিগত গ্রাহকদের জন্য বিশেষ ডিলসহ জন্মদিনের ইমেইল।
- ডেলিভারি কার্টে সংরক্ষিত পণ্যের জন্য রিমাইন্ডার ইমেইল।
- স্বীকৃতি ইমেইল এবং অবশ্যই বিল, ডেলিভারি রিপোর্ট ও অ্যাক্টিভিটি রিপোর্ট।
আমরা সবাই এমন ইমেইলগুলো পাই। এগুলো স্ব-লিখিত নয়, বরং ইমেইল অটোমেশন ব্যবহার করে পাঠানো ও পরিচালিত হয়, যা ব্যবসা ও গ্রাহকের মধ্যকার দ্রুত, সময়ানুকূল ও অনুকূল যোগাযোগ রক্ষা করতে সাহায্য করে।
ইমেইল অটোমেশন কেন গুরুত্বপূর্ণ?
ইমেইল অটোমেশনের সুবিধা অসংখ্য যদি কেউ প্রতিটি আলাদা করে বিশ্লেষণ করতে চায়। কিন্তু ব্যবসায়ীদের জন্য সরাসরি ব্র্যান্ড ম্যানেজমেন্ট, ব্র্যান্ড রেপুটেশন, যোগাযোগ ও গ্রাহক সম্পর্কের সাথে জড়িত কিছু মূল সুবিধা নিচে দেওয়া হলো:
১. গ্রাহক সম্পর্ক ব্যবস্থাপনা (CRM)
গ্রাহক অর্জন কঠিন, কিন্তু এই অত্যন্ত প্রতিযোগিতামূলক ব্যবসায় পরিবেশে গ্রাহক ধরে রাখা আরও চ্যালেঞ্জিং। গ্রাহকদের আপনার ব্র্যান্ডের সাথে থাকার একটি কারণ দিতে হয়, এবং সেটি শুধু যোগাযোগের মাধ্যমে সম্ভব।
অটোমেটেড ইমেইল আপনার ব্যবসাকে গ্রাহকের সাথে নিয়মিত যোগাযোগে থাকতে সাহায্য করে। আপনি তাদের কার্যকলাপ, ক্রয়ের প্যাটার্ন ও পছন্দ ট্র্যাক করে, প্রোমোশনাল ও মার্কেটিং ইমেইল লক্ষ্যমাত্রা করে পাঠাতে পারেন যাতে গ্রাহকদের সফলভাবে ধরে রাখা যায়।
২. সেগমেন্টেশন ও পার্সোনালাইজেশন
সকল গ্রাহককে সাধারণ মার্কেটিং প্ল্যান দিয়ে টার্গেট করা যায় না। গ্রাহক আচরণ বড় पैমানে на পরিবর্তনশীল, এবং এই আচরণ তাদের অবস্থান, মনস্তত্ত্ব, ক্রয় অভ্যাস, পছন্দ এবং লাইফস্টাইলের 의해 ভিন্ন হয়।
একটি ইমেইল অটোমেশন প্ল্যাটফর্ম ব্যবসায়ীদের উপরের প্যারামিটারগুলোর ভিত্তিতে গ্রাহকদের সেগমেন্ট করতে এবং তারপর নির্দিষ্ট অটোমেটেড ইমেইল পাঠাতে সহায়তা করে যা তাদের আচরণের প্যাটার্নের সাথে মেলে।
৩. স্কেলেবিলিটি (প্রসারণযোগ্যতা)
একটি অটোমেটেড ইমেইল মার্কেটিং সিস্টেম ব্যবসায়ীদের একসাথে বৃহত্তর দর্শকদের কভার করতে সাহায্য করে, যা ম্যানুয়াল মার্কেটিং পদ্ধতিতে করা খুব কঠিন। ইমেইল অটোমেশনের মাধ্যমে আপনার কোনো গ্রাহক আপনার নজरों থেকে বাদ পায় না।
৪. কস্ট-ইফেক্টিভনেস (খরচ-দক্ষতা)
ব্যবসায়ীরা সোশ্যাল মিডিয়া মার্কেটিং, আউটডোর মার্কেটিং এবং অন্যান্য পেইড বিজ্ঞাপনে টাকা খরচ করে ব্যবসা প্রচার ও গ্রাহকে পৌঁছাতে। ইমেইল অটোমেশনের মাধ্যমে তারা গ্রাহক ধরে রাখতে খরচ কिये টাকার বড় অংশ বাঁচাতে পারেন। একমাত্র খরচ হলো ইমেইল অটোমেশন প্ল্যাটফর্মের সাবস্ক্রিপশন ও মেইনটেনেন্স।
৫. পারফরম্যান্স মেট্রিক্স
আপনি একটি নতুন সেবা/পণ্য সম্পর্কে সংবাদপত্রে বিজ্ঞাপন দিলেন। কে সেই বিজ্ঞাপন পড়েছে এবং কত গ্রাহক রিটেইন বা কনভার্ট হয়েছে তা আপনি কীভাবে জানবেন?
যেহেতু সবকিছু অনলাইন ও ডিজিটাল, ইমেইল অটোমেশন ব্যবসায়ীদের তাদের ইমেইল মেসেজগুলো কতটা ভালো পারফর্ম করছে এবং গ্রাহক আকর্ষণ ও সামগ্রিক ব্যবস্থাপনার দক্ষতায় কতটা সাহায্য করছে তা ট্র্যাক করতে দেয়।
আপনার ব্যবসার জন্য ইমেইল অটোমেশন সেটআপ কিভাবে করবেন
আপনার ব্যবসায় ইমেইল অটোমেশন সিস্টেম সেটআপ করতে উপযুক্ত প্ল্যাটফর্ম বেছে নেওয়া থেকে টার্গেটিং প্যারামিটার কীভাবে নির্ধারণ করা হবে সেটি 決定 করার মতো кільটি ধাপ প্রয়োজন। এটি কার্যকর ব্রেনস্টর্মিং, গ্রাহক আচরণ গবেষণা, গত ফলাফল ভিত্তিক বাজার গবেষণা এবং আপফ্রন্ট প্রসেসিং দিয়ে সম्भব। ইমেইল মার্কেটিং প্রসেসের একটি মডেল আগে থেকেই তৈরি করলে ব্যবসায়ীদের ভালো ফলাফল পাওয়া যায় এবং ত্রুটির সুযোগ কমে।
ধাপ ১: একটি ইমেইল অটোমেশন সফটওয়্যার বেছে নিন
বাজারে অনেক উপযুক্ত অপশন আছে যা আপনার ব্যবসার জন্য ইমেইল অটোমেশন সেটআপ করতে সাহায্য করবে। অধিকাংশই একইরকম ফিচার দেয়, তবে নিচের তালিকা থেকে শীর্ষের কিছু থেকে বেছে নেওয়া যায়।
ব্যবসার आरম্ভিক পর্যায়ে সার্ভিসে খুব বেশি বিনিয়োগ করবেন না। আপনার ব্যবসা বড় হলে এবং আরও ব্যাপক ইমেইল অটোমেশন সফটওয়্যারের প্রয়োজন হলে আপনি সবসময় একটি প্ল্যাটফর্ম থেকে অন্যটিতে শিফট করতে পারেন।
ধাপ ২: একটি পরিকল্পনা তৈরি করুন
ইমেইল অটোমেশন সফটওয়্যার আপনাকে ব্যবহারকারীদের আপনার ওয়েবসাইট বা অ্যাপে কার্যকলাপের ভিত্তিতে পাঠাতে পারেন এমন বিভিন্ন ইমেইল তৈরি করতে দেয়। সেই কার্যকলাপগুলো ইমেইল স্বয়ংক্রিয়ভাবে ট্রিগার করবে। উদাহরণস্বরূপ, সকল নতুন সাইন-আপের জন্য স্বাগত ইমেইল রিডাইরেক্ট করতে হবে।
আপনাকে একবারে কিছু ট্রিগার সেট করতে হবে এবং প্ল্যাটফর্মটি কীভাবে কাজ করে তা বুঝতে পারার সাথে সাথে ধীরে ধীরে আরও ট্রিগার তৈরি করতে হবে।
সেটআপের শুরুতে আপনি নিচের ইমেইলগুলো অটোমেট করতে পারেন:
- নতুন সাইন-আপের জন্য স্বাগত ইমেইল।
- রেজিস্ট্রেশন পশ্চাত কনফারমেশন মেইল।
- যারা আপনার সাইট/অ্যাপে সক্রিয় নন তাদের জন্য রি-এনগেজমেন্ট ইমেইল।
- পাসওয়ার্ড বা ইউজারনেম পরিবর্তন করলে সিকিউরিটি-রিলেটেড মেইল। বিভিন্ন ডিভাইস থেকে লগইন স্বীকৃতির ইমেইলও অটোমেট করা যায়।
- সাবস্ক্রিপশন শেষ হলে রিমাইন্ডার ইমেইল।
- গ্রাহকদের প্রয়োজনীয় সেবা বা পণ্যের জন্য বিল ও ডেলিভারি রিপোর্ট।
ধাপ ৩: ওয়ার্কফ্লো প্রতিষ্ঠা
আপনি বিভিন্ন ট্রিগার ও ব্যবহারকারীর কার্যকলাপের জন্য ইমেইল মেসেজ বেছে নেওয়ার পরিকল্পনা করলে, অটোমেশন টাস্কটি ত্রুটিমুক্তভাবে সম্পন্ন করার জন্য একটি সেট প্ল্যান তৈরি করতে হবে।
একটি ওয়ার্কফ্লো আপনাকে ইমেইল গঠনে আসা বিভিন্ন ফ্যাক্টরের জন্য গ্রাউন্ড রুল স্থাপন করতে বাধ্য করবে, যেমন এর লে-আউট, ডিজাইন এলিমেন্ট, কন্টেন্ট, প্রুফরিডিং ইত্যাদি। ওয়ার্কফ্লো প্ল্যানে ইমেইল ডেলিভারি মনিটরিং এবং সেটি থেকে জেনারেটেড আউটপুট বিশ্লেষণের নিয়মও থাকবে।
এই মানদণ্ডগুলো পূরণ করা এবং টার্গেটেড ইউজারদের অটোমেটেড ইমেইল ডেলিভারিতে কোনো ত্রুটি না হয় তা নিশ্চিত করতে আপনাকে একটি টিমের প্রয়োজন হতে পারে।
ধাপ ৪: গ্রাহক সেগমেন্টেশন
এখানে বিষয়টি কিছুটা জটিল হয়ে যায়, বিশেষ করে যাদের ব্যবসা দেশি বা আন্তর্জাতিক একাধিক লোকেশনে প্রতিষ্ঠিত। এখানে আপনি লোকেশন ও বিভিন্ন এলাকার গ্রাহক পছন্দের ভিত্তিতে আপনার ইমেইল সেগমেন্ট করবেন।
সেগমেন্টেশন ডেমোগ্রাফিক প্যারামিটারের ওপরও ভিত্তি করে হতে পারে যেমন টার্গেটেড গ্রাহকদের লিঙ্গ ও বয়স গ্রুপ। বরং, এটিই वो ধাপ যেখানে আপনি আপনার কোম্পানির ওয়েবসাইট বা অ্যাপে ইউজার এক্টিভিটি থেকে প্রাপ্ত বিভিন্ন ট্রিগারের ভিত্তিতে আপনার ইমেইল লিস্ট সেগমেন্ট করবেন।
ধাপ ৫: পারফরম্যান্স বিশ্লেষণ
সবকিছু সেট হলে, ইমেইলগুলো সরবরাহ শুরু করুন এবং জেনারেটেড রিটার্নস ও সে ইমেইলগুলোর ওপর ইউজার এক্টিভিটিতে আপডেট রাখুন। এইভাবে একটি ব্যবসা ত্রুটি ও ভুল থেকে শিখে তার ইমেইল মার্কেটিং ক্যাম্পেইনগুলো আরও কার্যকর ও গ্রাহক-বান্ধব করতে পারে।
এই ধাপে সবকিছু একটি চক্রে ঘুরতে শুরু করে যেখানে নতুন ইমেইল ও নতুন প্ল্যান তৈরি হয় এবং অন্যান্য প্রসেসগুলো যেভাবে চলতেছিল তেভাবেই চলে।
সেরা ইমেইল অটোমেশন সার্ভিস প্রোভাইডাররা
১. ড্রিপ (Drip)
- ড্রিপ সেরা ইমেইল অটোমেশন সফটওয়্যারের একটিং, যা রিটেল ই-কমার্স ব্যবসার জন্য সেরা।
- এটি মাজেন্টো, শপিফাই, ওয়ার্ডপ্রেসের মত বিভিন্ন সিআরএম প্ল্যাটফর্মে তৈরি ওয়েবসাইটের সকল ইন্টিগ্রেশন ও প্লাগইন সাপোর্ট করে।
- ড্রিপ ব্যাপক পার্সোনালাইজেশন অফার করে যেখানে ব্যবহারকারীদের পছন্দ অনুযায়ী ছাড়, রিকমেন্ডেশন ও প্রাইস-ড্রপ নোটিফিকেশন দিয়ে টার্গেট করা যায়।
- এটি নাম থেকে পেমেন্ট মেথড পছন্দ পর্যন্ত ব্যবহারকারীর সকল কার্যকলাপ ডেটা категоিগতভাবে সংগ্রহ করে। গ্রাহকদের কার্সর মুভমেন্ট পর্যন্ত মনিটর করে।
- ড্রিপ অটোমেটেড ইমেইলের ওপর রিটার্নড এনগেজমেন্টের পরিসংখ্যানগত ও ব্যাপক বিশ্লেষণ প্রদান করে।
২. কনস্ট্যান্ট কন্ট্যাক্ট (Constant Contact)
- কনস্ট্যান্ট কন্ট্যাক্ট স্টার্ট-আপ পর্যায় অতিক্রম করেছেন যেসব ব্যবসার জন্য।
- নতুন ইউজার, নন-ওপেনার ইত্যাদির জন্য প্রি-ডিফাইনড ইমেইল সেট থাকে। ক্লিক-ভিত্তিক অ্যালগরিদম ব্যবহার করে ইউজার এক্টিভিটি ও ট্রিগার ট্র্যাক করে ইমেইল পাঠায়।
- কন্ট্যাক্টগুলো কার্যকরভাবে ম্যানেজ করা হয়। সাবস্ক্রিপশন টার্মিনেশন, বাউন্স রেট, ইমেইলে নिष्क্রিয়তা紧密ভাবে ট্র্যাক করা হয় যাতে নতুন অফার দিয়ে সেগুলোকে রি-টার্গেট করা যায়।
- সফটওয়্যার প্যারামিটার শিখার সাথে সাথে কন্ট্যাক্টগুলো অটোমেটিক্যালি সেগমেন্ট করে।
- পাঠানো ইমেইল ও রিটার্নগুলো পরিসংখ্যানগতভাবে মনিটর করা হয়।
৩. মেইলচিম্প (MailChimp)
- ছোট ব্যবসার জন্য আবার একটি পারফেক্ট ফিট, মেইলচিম্প সঠিক ইমেইল অটোমেশনের জন্য বৈচিত্র্যময় ফিচার অফার করে।
- ইমেইলের ওপর দর্শক প্রতিক্রিয়া শনাক্ত করতে এর বেশ কিছু টুল আছে এবং তারপর ভালো রিটার্নের জন্য ব্যাপক পার্সোনালাইজেশনে রিজোর্ট করে।
- মেইলচিম্প বিভিন্ন কriterion-এ ইউজারদের সেগমেন্ট করে এবং বিভিন্ন এক্টিভিটি ট্রিগারের ভিত্তিতে অটোমেটেড ইমেইল পার্সোনালাইজ করে।
- বoltre, মেইলচিম্পে সাইন-আপ ফর্ম ডিজাইন করার টুল আছে যাকে টার্গেটেড কনসিউমারদের পাঠিয়ে তাদের সাথে টু-ওয়ে কনভারসেশন শুরু করা যায়।
- পাঠানো ইমেইল ও কন্টেন্টে দেওয়া লিংকগুলো জন্য আলাদা ল্যান্ডিং পেজ সেট করা যায়।
- অটোমেটেড ইমেইলের সাথে সোশ্যাল পোস্ট আট্যাচ করা যায়।
ইমেইল অটোমেশন সফটওয়্যার বেছে নেওয়া很大 পরিমাণে ব্যবসার আকার, ইউজার বেসের আকার এবং অবশ্যই বাজেটের ওপর নির্ভর করে। কিন্তু ব্যবসায়ীদের অবশ্যই একটি থাকা উচিত তাদের সেবা/পণ্যের প্রসার ও বড় হওয়ার লক্ষ্যে। একবার আপনি ইমেইল অটোমেশন কীভাবে কাজ করে তা বুঝতে পারলে, সফটওয়্যারটি আপনার পছন্দ ও ভবিষ্যতের ইমেইল ক্যাম্পেইন কীভাবে চালাতে চান সেটি বুঝতে শুরু করে। তাই আপনার জন্য একটি বেছে নিন এবং झামেলা ছাড়া গ্রাহক ধরে রাখতে শুরু করুন।
