একজন ব্যস্ত ছোট ব্যবসার মালিক বা উদ্যোক্তা হিসেবে, আপনি সম্ভবত ইতিমধ্যে বইরক্ষণ, বিক্রয় ট্র্যাকিং, ডেটা এন্ট্রি এবং স্টোরেজের জন্য মাইক্রোসফট এক্সেল ব্যবহার করছেন। এক্সেল নিজেই এর বিল্ট-ইন ফাংশন এবং ফিচারের কারণে একটি শক্তিশালী টুল, কিন্তু অ্যাড-ইন ব্যবহার করে আপনি এক্সেলকে পরবর্তী স্তরে নিয়ে যেতে পারেন।
এটি মনে রাখবেন যে অ্যাড-ইন ইনস্টল করতে হয়। এই পোস্টে, আমরা ছোট ব্যবসার জন্য শীর্ষ ৫টি ফ্রি এক্সেল অ্যাড-ইন এবং সেগুলো কীভাবে আপনার দৈনন্দিন কার্যক্রমে সাহায্য করতে পারে তা আলোচনা করব।
কখনো কখনো কর্মচারির টাইমশিট তৈরি করতে বা তারিখ সংক্রান্ত হিসাব করতে হতে পারে। সেলে ম্যানুয়ালি তারিখ দিতে সমস্যা হতে পারে এবং ফরম্যাট ভুলে গেলে এগুলো সিরিয়াল নম্বর হিসেবে দেখাতে পারে। ম্যানুয়ালি তারিখ দিতে না যেন মিনি ক্যালেন্ডার এবং ডেট পিকার অ্যাড-ইন ব্যবহার করে ক্যালেন্ডার থেকে তারিখ নির্বাচন করে সরাসরি স্প্রেডশিটে যোগ করুন। এটি ইন্টিগ্রেটেড স্টোর থেকে পাওয়া যায়।
১. সেল C2-এ ২ ফেব্রুয়ারি ২০২২ দিতে হলে প্রথমে সেলটি নির্বাচন করুন।
২. এখন ক্যালেন্ডারে ২ ফেব্রুয়ারি ২০২২ নির্বাচন করুন যাতে এটি সেল C2-এ যোগ হয়।
এতটুকু! এক্সেলে সঠিকভাবে তারিখ দিতে এই অ্যাড-ইন কতটা সহজ করে দেয়।
অনেক ছোট ব্যবসা ইতিমধ্যে কিউআর কোড ব্যবহার করছে তাদের মার্কেটিং কৌশলে। যদি আপনি ব্যবহার না করছেন, তবে শুরু করার কথা ভাবুন। কিউআর কোড বিক্রয় দ্রুত সম্পন্ন করতে এবং ব্র্যান্ড জ্ঞাতি বাড়াতে সাহায্য করে।
QR4Office নামে একটি চমৎকার অ্যাড-ইন ইন্টিগ্রেটেড স্টোরে রয়েছে। এটি কিউআর কোড তৈরি করে যা আপনি এক্সেলে ব্যবহার করতে পারেন বা ছবি হিসেবে সংরক্ষণ করতে পারেন।
১. ড্রপ-ডাউন ব্যবহার করে প্রোটোকল https://-এ পরিবর্তন করুন।
২. এই কেসে www.onmsft.com ব্যবহার করা হয়েছে, তবে আপনি আপনার ওয়েবসাইট বা অন্য লিংক ব্যবহার করতে পারেন।
৩. আকার ১৫০px বাই ১৫০px-এ বাড়িয়ে প্রিভিউ দেখুন।
৪. Insert-এ ক্লিক করে কিউআর কোড সরাসরি ওয়ার্কশিটে যোগ করুন। অথবা রাইট-ক্লিক করে ছবি হিসেবে সংরক্ষণ করুন।
এতটুকু সহজ!
ছোট ব্যবসার জন্য আর্গানাইজেশনাল চার্ট তৈরি করতে SmartArt বা Shapes ব্যবহার করা যায়, তবে এগুলো কঠিন এবং সময়সাপেক্ষ। ভিসিও ডেটা ভিজ্যুয়ালাইজার অ্যাড-ইন ভিসিওর কিছু ক্ষমতা এক্সেলে নিয়ে আসে। এটি আর্গানাইজেশনাল ডায়াগ্রাম তৈরির প্রক্রিয়া স্বয়ংক্রিয় করে এবং ব্যবসা বাড়ার সাথে সাথে নতুন কর্মচারীদের যোগ করে ডায়াগ্রাম আপডেট করা সহজ করে দেয়। এটি ইন্টিগ্রেটেড স্টোরে পাওয়া যায়।
একটি কাল্পনিক ছোট ব্যবসার জন্য আর্গানাইজেশনাল চার্ট তৈরি করব যেখানে একজন দোকান মালিক, একটি জেনারেল ম্যানেজার এবং দুজন শপ অ্যাসিস্ট্যান্ট রয়েছে।
১. Organization Chart নির্বাচন করুন, তারপর Vertical অপশনে Create বাটনে ক্লিক করুন।
২. স্বয়ংক্রিয়ভাবে তৈরি আর্গানাইজেশনাল চার্ট এবং টেবিল দেখবেন। চার্ট পরিবর্তন করতে টেবিলটি এডিট করতে হবে।
৩. সারি ২ এডিট করে নাম Bradley Johnson এবং টাইটেল Owner করুন।
৪. সারি ৩-এ নাম Deborah Rogers এবং টাইটেল General Manager করুন।
৫. সারি ৪-এ নাম Kevin Williams, টাইটেল Shop Assistant, এবং Role Type Assistant করুন।
৬. সারি ৫-এ নাম Nicole Woods, টাইটেল Shop Assistant, এবং Role Type Assistant করুন।
৭. অপ্রয়োজনীয় সারি ৬-৮ মুছুন।
৮. চার্টে Refresh-এ ক্লিক করুন।
এই অ্যাড-ইন আর্গানাইজেশনাল ডায়াগ্রাম তৈর리와 আপডেট করা খুব সহজ করে দেয়। ডেটা ভিজ্যুয়ালাইজার অ্যাড-ইন সম্পর্কে আরও জানতে এই পোস্ট দেখুন।
ছোট ব্যবসার মালিক হিসেবে আপনি প্রায়শই গ্রাহকের বিবরণ বা সরবরাহকারীদের তালিকা সংরক্ষণ করতে স্প্রেডশিট তৈরি করেন। এগুলোতে প্রায়শই ডুপ্লিকেট থাকে। এক্সেলে ডুপ্লিকেট মুছা কঠিন হতে পারে। ডুপ্লিকেট রিমুভার অ্যাড-ইন এই সমস্যার সহজ সমাধান দেয়। এটি ইন্টিগ্রেটেড স্টোরে পাওয়া যায়।
১. কলাম A-এ সরবরাহকারীদের তালিকা রয়েছে।
২. Insert Tab-এ গিয়ে Add-ins Group-এ My Add-ins নির্বাচন করুন।
৩. Duplicate Remover Add-in নির্বাচন করে Add-এ ক্লিক করুন।
৪. ডুপ্লিকেট রিমুভার অ্যাড-ইন এক্সেল ইন্টারফেসে দৃশ্যমান হবে। এটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে বSSERT কলামটি শনাক্ত করে।
৫. Next-এ ক্লিক করুন।
৬. Choose what to find সেকশনে Duplicates নির্বাচন করুন।
৭. Next-এ ক্লিক করুন।
৮. Choose what to do section-এ Delete Rows নির্বাচন করে Finish-এ ক্লিক করুন।
৯. ফলাফল দেখুন।
১০. অ্যাড-ইন উইন্ডো বন্ধ করুন।
ঐতিহ্যবাহী পদ্ধতির চেয়ে অনেক সহজ এবং ইউজার-ফ্রেন্ডলিভাবে ডুপ্লিকেট মুছে ফেলা হয়েছে।
Flexfind অ্যাড-ইন ব্যবহার করতে হলে এটি ম্যানুয়ালি ডাউনলোড এবং ইনস্টল করতে হয়। কীভাবে করবেন না জানলে এখানে ক্লিক করুন। এক্সেল MVP জন কারেল পিটারসে এই অ্যাড-ইনটি বিকাশ করেছেন।
Flexfind টেক্সট স্ট্রিং খুঁজে বের করা এবং রিপ্লেস করা অনেক সহজ করে দেয়। এটি নির্দিষ্ট স্ট্রিংর সমস্ত উদাহরণের বিস্তারিত তালিকা দেয়। একজন ছোট ব্যবসার মালিক হিসেবে আপনি খুঁজে পেতে পারেন যে আপনার কোম্পানির নাম ওয়ার্কশিটের বিভিন্ন এলিমেন্টে ভুলভাবে লিখা হয়েছে। Flexfind দিয়ে আপনি উন্নত রিপ্লেসমেন্ট করতে পারেন, যেমন ওয়ার্কবUKের সমস্ত চার্টে কোম্পানির নাম রিপ্লেস করা বা শীট জুড়ে হেডারে ভুলভাবে লিখা কোম্পানির নাম রিপ্লেস করা।
কোম্পানির নাম ভুলভাবে Company AEE লেখা হয়েছে, এটি Company ADE হওয়া উচিত।
১. Home Tab-এ গিয়ে Flexfind Group-এ FlexFind আইকনে ক্লিক করুন।
২. Flexible find & replace utility উইন্ডো দেখাবে।
৩. Text to Find:-এ Company AEE, Text to replace with:-এ Company ADE লিখুন। Look In:-এ Book থেকে This Sheet করুন। Objects Box চেক করুন।
৪. Find বাটনে ক্লিক করে নির্দিষ্ট টেক্সট স্ট্রিংর সমস্ত উদাহরণ দেখুন।
৫. Replace বাটনে ক্লিক করুন। Yes to All বাটনে ক্লিক করুন।
৬. এখন সকল চার্টে সঠিক কোম্পানির নাম দেখতে পাবেন।
একটি চমৎকার টুল!
এক্সেল অ্যাড-ইন আপনার উৎপাদনশীলতাকে ব্যাপকভাবে বাড়াতে পারে এবং জটিল কাজে ব্যয় হওয়া সময় কমাতে পারে। কমেন্টে আপনার পছন্দের অ্যাড-ইন সম্পর্কে জানান।
এক্সেলের নতুন ফিচার সম্পর্কে আরও জানুন।
