মাইক্রোসফ্ট তার টাস্ক ম্যানেজমেন্ট অ্যাপগুলোর পিছনে বেশি রিসোর্স বিনিয়োগ করছে, আউटलুক টাস্ক (Outlook Tasks) ব্যবহার করার জন্য এটি কখনোই আরও ভাল সময় নয়। মাইক্রোসফ্ট টু-ডু (Microsoft To-Do), কোর্টানা এবং ওয়াননোট (OneNote)-এর সাথে একত্রিত হলে, আউटलুক টাস্ক লিস্ট, রিমাইন্ডার এবং আপনার দৈনিক সময়সূচি ম্যানেজ করার জন্য একটি অত্যন্ত বহুমুখী সমাধান—শুধু একটি ছোট ত্রুটির সাথে।
আউटलুক টাস্কের দুটি ডেটা থাকে: "স্টার্ট ডেট" (Start Date) এবং "ডিউ ডেট" (Due Date), যা আপনাকে ইঙ্গিত দিতে দেয় আপনি কখন একটি টাস্কে কাজ করার প্রত্যাশা রাখেন। তত্ত্ব상으로, আপনার টাস্ক প্রাসঙ্গিক নয় যতক্ষণ না স্টার্ট ডেট আসে, তাই আউटलুক ইন্টারফেসে এটি আপনাকে পbəрест করার দরকার নেই।
দুর্ভাগ্যবশত, আউटलুক সাধারণত স্টার্ট ডেট উপেক্ষা করে—তাই ভবিষ্যতের জন্য শিডিউল করা টাস্কগুলো দৃশ্যমান থাকে, আপনার লিস্ট গুলিয়ে ফেলে এবং যা তৎক্ষণে قابل কার্যকর সেটি দেখতে কঠিন করে। এটি ফিক্স করা স্বজ্ঞাত নয় কিন্তু আউटलুক-এর উন্নত ভিউ ফিল্টারিং ফিচারlarla অর্জনযোগ্য।
শুরু করার আগে, লক্ষ্য করুন আপনাকে নিচের প্রসিডিউরটি প্রতিটি আউटलুক টাস্ক ভিউর জন্য পুনরাবৃত্তি করতে হবে যেগুলো আপনি এর সাথে ব্যবহার করতে চান। উদাহরণস্বরূপ, আউटलুক টু-ডু বার (To-Do Bar), টু-ডু পিক (To-Do Peek) এবং স্বতন্ত্র টাস্ক ফোল্ডারগুলো সব আলাদা টাস্ক ভিউ যেগুলো আলাদাভাবে ফিল্টার করা যায়। তাই, এই আচরণটি প্রতিটি ভিউতে প্রয়োগ করা একটি ডুপ্লিকেশনের কঠোর পরিশ্রম।
প্রথমে, ভবিষ্যতের একটি স্টার্ট ডেট সহ একটি টাস্ক তৈরি করুন যাতে আপনার কাছে কাজ করার জন্য কিছু থাকে। আপনি টাস্কটি সাৎসাৎ দেখতে পাবেন, যা 특별히 সহায়ক নয় কারণ এটি এখনও কার্যকর নয়।
টু-ডু বার (या আপনি যে ভিউতে কাজ করছেন তার ব্যাকগ্রাউন্ড) রাইট-ক্লিক করুন এবং প্রদর্শিত মেনু থেকে "ভিউ সেটিংস" (View Settings) ক্লিক করুন। পপআপ উইন্ডো থেকে, "ফিল্টার..." (Filter…) ক্লিক করুন এবং ফিল্টার পপআপের "অ্যাডভান্সড" (Advanced) ট্যাবে স্যুইচ করুন।
আপনাকে কমপক্ষে একটি ডিফল্ট ফিল্টার ইতিমধ্যে বিদ্যমান দেখতে পাবেন। এর লজিক দ্বারা ইঙ্গিত দেওয়া হয়েছে, এই ফিল্টারটি আউटलুক-এর ডিফল্ট আচরণ বাস্তবায়নের জন্য দায়ী যা সম্পূর্ণ টাস্ক লুকিয়ে রাখে, তাই আমরা এটিকে স্পর্শ করব না। বদলে, আমরা টেবিলের নিচের ইনপুটগুলো ব্যবহার করে নতুন ফিল্টার যোগ করব।
"ফিল্ড" (Field) ড্রপডাউনে ক্লিক করুন, এবং মেনুতে "সকল টাস্ক ফিল্ড" (All Task Fields) > "স্টার্ট ডেট" (Start Date)-এ নেভিগেট করুন। এটি "স্টার্ট ডেট" প্রপার্টির ওপর একটি ফিল্টার যোগ করবে। "কন্ডিশন" (Condition) ড্রপডাউন থেকে, "on or before" সিলেক্ট করুন এবং তারপর "ভ্যালু" (Value) ইনপুট বক্সে "Today" (কোটেশন ছাড়া) টাইপ করুন। অবশেষে, "তালিকায় যোগ করুন" (Add to List) চাপুন।
দুটি খোলা পপআপ উইন্ডোতে "ওকে" (OK) ক্লিক করুন এবং আপনি দেখবেন টাস্ক ভিউ ফিল্টার করা হয়েছে শুধু उन আইটেমগুলো অন্তর্ভুক্ত করতে যাদের স্টার্ট ডেট পৌঁছে গেছে। এটি আপনার নির্দিষ্ট ইউজ কেস সমাধান করতে পারে, যদিও একটি আরো সমস্যা আছে যা আপনি সমাধান করতে চাইতে পারেন।
বর্তমানে, এই ফিল্টারটি সেই টাস্কগুলোকেও লুকিয়ে রাখবে যাদের কোনো স্টার্ট ডেট নেই, যা আদর্শ নয়। এটি সমাধান করতে, উপরে বর্ণিত পদ্ধতিতে ফিল্টার উইন্ডোতে ফিরে যান। "স্টার্ট ডেট" প্রপার্টির ওপর আরেকটি ফিল্টার যোগ করুন, এইবার "does not exist" কন্ডিশন হিসেবে বেছে নিয়ে এবং ভ্যালু খালি রাখুন।
এখন, আপনি ফিল্টারগুলো প্রয়োগ করলে, আপনি দেখবেন টাস্ক ভিউে সেসব টাস্ক দেখাচ্ছে যাদের স্টার্ট ডেট পৌঁছে গেছে, সেইসাথে যেকোনো টাস্ক যাদের স্টার্ট ডেট নেই।
আপনি এই পরিবর্তন থেকে লাভ হবে কিনা তা আপনার টাস্ক ম্যানেজমেন্ট ওয়ার্কফ্লোর ওপর নির্ভর করে। আপনি হয়তো আপনার সকল টাস্ক সবসময় দৃশ্যমান রাখতে চান, অপরিচিতের কখন শিডিউল করা হয়েছে তার নির্বিশেষে। এই ক্ষেত্রে, আউटलুক-এর ডিফল্ট আচরণ সন্তোষজনক হবে। যাইহোক, একাধিক খোলা টাস্ক সহ জটিল ওয়ার্কফ্লোর জন্য, যেসব টাস্ক এখনো কার্যকর করা যাবে না সেগুলো লুকিয়ে রাখা জ্ঞানগত ভার (cognitive burden) কমাতে গুরুত্বপূর্ণ। যদিও এটি দূরে থেকে স্বজ্ঞাত নয়, আউटलুক-এ এটি সেটআপ করা কঠিন নয়।
শেষে, লক্ষ্য করুন এই পরিবর্তনগুলো একমাত্র আউटलুক ডেস্কটপ অ্যাপ্লিকেশনের ক্ষেত্রে প্রযোজ্য—অন্য আউटलুক টাস্ক অভিজ্ঞতা, যেমন মাইক্রোসফ্ট টু-ডু, এইভাবে টাস্ক ফিল্টার করার ক্ষমতা নেই। যাইহোক, স্টার্ট ডেট প্রপার্টি (এবং অন্যান্য সব আউटलুক ফিল্ড) প্রতিটি আউटलুক টাস্কে উপলব্ধ, এটি কীভাবে তৈরি করা হয়েছে তার নির্বিশেষে।
