উইন্ডোজে ফাইল ও ফোল্ডার সংগঠিত রাখার নানা পদ্ধতি এবং দক্ষতা বজায় রাখা

আপনি যদি রেগুলার কম্পিউটার ইউজার হন, তবে আমি নিশ্চিত আপনার কম্পিউটারে সারাখান আপনার পারসোনাল ফাইল ও ফোল্ডার ছড়িয়ে পড়ে আছে, আপনার সংগঠিত করার জন্য অপেক্ষা করছে। ফাইল ও ফোল্ডার সংগঠিত রাখার প্রচুর উপায় আছে এবং সবার নিজস্ব পছন্দের মেথড আছে। এই আর্টিকেলে, আমি আপনাকে কিছু টিপস দেখাবো যা আমি নিজে ব্যবহার করি নিজেকে সংগঠিত রাখতে।

বুকমার্ক এক জায়গায় সংগঠিত করুন

আমাদের প্রিয় ব্রাউজারগুলোর মত, উইন্ডোজও আমাদের ফেভারিট আইটেম বুকমার্ক করার বিভিন্ন মেথড দেয়। উইন্ডোজ ৮-র কথা বললে, এটিতে দুটি উপায় রয়েছে উইন্ডোজ এক্সপ্লোরারে বুকমার্ক সংগঠিত করার।

প্রথম, যখন আপনি উইন্ডোজ এক্সপ্লোরার খুলবেন, তবে বাম প্যানে একটি Favorites মেনু দেখবেন। আপনি ফাইল ও ফোল্ডার ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ করে Favorites মেনুতে পিন করতে পারেন। আপনি সহজে আপনার সবচেয়ে বেশি ব্যবহৃত ফোল্ডারগুলো এই মেনুতে যোগ করতে পারেন। শুধু এটাকে খুব ক্লাটার্ড করবেন না, অন্যথায় সংগঠনের উদ্দেশ্য হ্রাস পাবে।

Libraries এবং Jump Lists ব্যবহার করা

দ্বিতীয় মেথড হলো লাইব্রেরি ব্যবহার করা যা উইন্ডোজ ৭-এ চালু হয়েছিল এবং উইন্ডোজ ৮-এ চালু রয়েছে। উইন্ডোজ ৭-এ লাইব্রেরি ব্যবহার করা একটু ট্রিকি ছিল। উইন্ডোজ ৭-এ লাইব্রেরি ম্যানেজ করার সহজ সমাধান ছিল Windows 7 Library Management Tool, Librarian ব্যবহার করা। যদিও এই টুলটি উইন্ডোজ ৮-এও ব্যবহার করা যায়, কিন্তু উইন্ডোজ ৮ আরও সহজ ও রোবাস্ট লাইব্রেরি ম্যানেজমেন্ট সমাধান দেয়।

উইন্ডোজের একটি লাইব্রেরি সহজে টাস্কবার জাম্প লিস্ট থেকে অ্যাক্সেস করা যায়। নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করে একটি নতুন লাইব্রেরি তৈরি করতে পারেন:

1. Windows Explorer খুলুন
2. বাম হাতের মেনু থেকে Libraries সিলেক্ট করুন
3. ডান প্যানে রাইট ক্লিক করুন এবং New মেনু থেকে একটি নতুন লাইব্রেরি সিলেক্ট করুন।

যখনই আপনি আপনার লাইব্রেরি অ্যাক্সেস করতে চান, টাস্কবারের Windows Explorer আইকনে রাইট ক্লিক করুন এবং লাইব্রেরির নাম সিলেক্ট করুন।

লাইব্রেরিতে আপনার পছন্দমতো ফোল্ডারগুলোর শর্টকাট থাকতে পারে। আপনি ড্র্যাগ অ্যান্ড ড্রপ ফাংশনালিটি ব্যবহার করে ফোল্ডার লাইব্রেরিতে যোগ করতে পারেন।

মিডিয়া ফাইলস প্রোएक্টিভলি রিনেম করুন

একটি ডাউনলোড ম্যানেজার ব্যবহার ফাইল সংগঠন সহজ করতে পারে কারণ অধিকাংশ এডভান্সড ডাউনলোড ম্যানেজার অটোমেটিক্যালি ডাউনলোড করা ফাইলগুলো তাদের ফাইল টাইপ অনুযায়ী আলাদা ফোল্ডারে সংরক্ষণ করে। উদাহরণস্বরূপ, আমার প্রিয় ডাউনলোড ম্যানেজার Internet Download Accelerator যা অটোমেটিক্যালি প্রোগ্রাম, আর্কাইভ, ডকুমেন্ট এবং মাল্টিমিডিয়ার জন্য আলাদা ফোল্ডার তৈরি করে।

দুর্ভাগ্যক্রমে, ডাউনলোড করা ফাইলগুলো সবসময় আদর্শ ফাইল নেম পায় না। সেরা অভ্যাস হলো ফাইলগুলো অবিলম্বে রিনেম করা। অথবা, আপনি ডাউনলোড ম্যানেজারের ডেসক্রিপশন ফিচার ব্যবহার করতে পারেন যা আপনাকে জানাবে ফাইলটি কী টাইপ। কিন্তু আপনাকে ফাইল ডাউনলোড করার সময় ডেসক্রিপশন ফিল-ইন করতে হবে নিশ্চিত করতে যে সকল ফাইলদের ডেসক্রিপশন ফিল-ইন করা আছে।

ফাইল রিনেম না করেও সংগঠিত রাখার আরেকটি উপায় হলো ট্যাগিং ফিচার ব্যবহার করা। এখানে কিভাবে উইন্ডোজে ফাইলগুলোর ট্যাগ অ্যাসাইন করবেন তা দেখানো হলো।

Windows User Folders ব্যবহার করুন

বেশির ভাগ মানুষ উইন্ডোজ ইউজার ফোল্ডারগুলো এড়াতে পছন্দ করে কারণ তাদের ডেটা নষ্ট হয়ে যাবে যদি কখনো উইন্ডোজ করাপ্ট হয় এবং উইন্ডোজ ড্রাইভ ফরম্যাট করতে হয়। উইন্ডোজ ইউজার ফোল্ডারগুলো অন্তর্ভুক্ত করে My Documents, My Music, My Pictures, My Videos, Saved Games, Downloads folder ইত্যাদি। আপনি এই ফোল্ডারগুলো ব্যবহার করতে পারেন আসলে তাদের লোকেশন অন্য ড্রাইভে পরিবর্তন করে নিশ্চিত করে যে ডিজাস্টারের কেসে আপনার ডেটা লস্ট হয় না।

যেকোনো ইউজার ফোল্ডারের লোকেশন পরিবর্তন করতে, C:\users\username-এ যান, ইউজার ফোল্ডারে রাইট ক্লিক করুন, Properties-এ যান এবং Location ট্যাবে যান। এখন আপনি হয় ইউজার ফোল্ডারের নতুন লোকেশন টাইপ করতে পারেন বা Move বাটনে ক্লিক করতে পারেন। Move বাটনের সুবিধা হলো এটি অটোমেটিক্যালি বর্তমান ফোল্ডার কন্টেন্ট নতুন লোকেশনে সরিয়ে দেবে।

ফাইল কপি করার বদলে শর্টকাট ব্যবহার করুন

আপনি যদি অভ্যস্ত হন আপনার প্রয়োজনীয় যেকোনো লোকেশনে অরিজিনাল ফাইল কপি-পেস্ট করতে, তবে আপনার একই ফাইলের বেশ কিছু কপি থাকবে। এটি আপনাকে কনফিউজ করবে কোন ফাইলটি লেটেস্ট এডিশন। এর সেরা সমাধান হলো অরিজিনাল ফাইল সব জায়গায় কপি করার বদলে শর্টকাট ব্যবহার করা। আপনি উপরে উল্লিখিত টিপস ব্যবহার করে যে ফোল্ডার স্ট্রাকচার তৈরি করেছেন সেটা চালু রাখুন এবং নিচের মেথড ব্যবহার করে আপনার প্রয়োজন অনুযায়ী ফাইল ও ফোল্ডারের শর্টকাট তৈরি করুন।

1. যেকোনো ফাইল বা ফোল্ডারে রাইট ক্লিক করুন এবং Copy সিলেক্ট করুন ফাইল বা ফোল্ডার ক্লিপবোর্ডে কপি করতে
   
2. যে লোকেশনে পেস্ট করতে চান সেখানে যান।
3. রাইট ক্লিক করুন এবং সাধারণ Paste-এর বদলে Paste shortcut সিলেক্ট করুন।

এটি অরিজিনাল ফাইল বা ফোল্ডারের একটি শর্টকাট তৈরি করবে। এটি নিশ্চিত করে যে আপনার ফাইলের শুধু একটি কপি আছে যা আপনি ভিন্ন ভিন্ন শর্টকাট দিয়ে খুলতে ও এডিট করতে পারবেন।

উইন্ডোজে ফাইল ভালোভাবে সংগঠিত রাখতে সাহায্য করার কিছু রিসোর্স:

1. FilerFrog ব্যবহার করে আপনার ফাইল ও ফোল্ডার ফ্ল্যাশে সংগঠিত করুন
2. Windows File Explorer-এর জন্য ৫টি সেরা এক্সটেনশন ফাইল ম্যানেজ করার জন্য

ছবির ক্রেডিট: Staying Organized by Big Stock Photo.