আপনার কম্পিউটারে ফাইলগুলি সংগঠিত করা কঠিন হতে পারে। আপনি সতর্ক না হলে, আপনার ফাইল এবং ফোল্ডারগুলি একটি বিস্তৃত জগাখিচুড়িতে পরিণত হতে পারে যা নেভিগেট করা এবং আপনার যা প্রয়োজন তা খুঁজে পাওয়া কঠিন হয়ে পড়ে৷
তাই আমরা এই উইন্ডোজ ফাইল ম্যানেজমেন্ট কৌশলগুলিকে একত্রিত করেছি। কম্পিউটার ফাইল পরিচালনার ক্ষেত্রে কোন নিখুঁত উপায় নেই, তবে এই টিপসগুলি আপনাকে বিশৃঙ্খলা থেকে শৃঙ্খলা তৈরি করতে সহায়তা করবে৷
বিনামূল্যে ডাউনলোড করুন: এই নিবন্ধটি আমাদের বিতরণ অংশীদার, TradePub থেকে ডাউনলোডযোগ্য PDF হিসাবে উপলব্ধ। শুধুমাত্র প্রথমবার এটি অ্যাক্সেস করার জন্য আপনাকে একটি ছোট ফর্ম পূরণ করতে হবে। আপনার কম্পিউটার ফাইলগুলি চিট শীট পরিচালনা এবং সংগঠিত করার জন্য টিপস ডাউনলোড করুন৷
1. ট্র্যাশ পরিষ্কার করুন
সম্ভাবনা হল, আপনার কম্পিউটারে প্রচুর ডেটা আছে যা আপনার প্রয়োজন নেই৷ আপনার প্রথম পদক্ষেপ হওয়া উচিত এইগুলি খুঁজে বের করা এবং মুছে ফেলা, যেহেতু অবাঞ্ছিত ফাইলগুলিকে সংগঠিত করার কোনও মানে নেই৷ নতুন ডেটার জন্য পথ তৈরি করতে আপনার ড্রাইভ পরিষ্কার করাও ভাল৷
উইন্ডোজ 10 পরিষ্কার করার জন্য আমাদের গাইড এই কাজের জন্য কার্যকর হওয়া উচিত। আপনি ভুলবশত কিছু মুছে ফেললে, আপনি সর্বদা রিসাইকেল বিন থেকে এটি পুনরুদ্ধার করতে পারেন।
2. ফোল্ডারে গ্রুপ ফাইল
ফোল্ডারগুলি একটি ভাল সাংগঠনিক কাঠামোর মেরুদণ্ড। তারা আপনাকে ফাইলগুলিকে লজিক্যাল সংগ্রহে গ্রুপ করতে দেয়।
ডিফল্টরূপে, উইন্ডোজ ডকুমেন্টস এবং পিকচারের মতো লাইব্রেরি নিয়ে আসে যা আপনি জাম্পিং অফ পয়েন্ট হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন। ফাইল এক্সপ্লোরারে, ডান ক্লিক করুন এবং নতুন> ফোল্ডার বেছে নিন তৈরি করা শুরু করতে।
আপনি ক্র্যাক করার আগে এটি আপনার ফোল্ডার গঠন পরিকল্পনা করতে সাহায্য করতে পারে. উদাহরণস্বরূপ, আপনি কি আপনার ছবি ফোল্ডার ইভেন্ট, মানুষ, স্থান বা অন্য কিছু দ্বারা বিভক্ত করতে চান? আপনি কি আপনার নথিগুলি জীবন এবং কাজের দ্বারা আলাদা করতে চান?
আপনি ফোল্ডারের মধ্যে ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন। এটি বলেছে, অনুক্রমটি খুব গভীর না করার চেষ্টা করুন, অন্যথায় কিছু খুঁজে বের করার চেষ্টা করার সময় আপনি ক্রমাগত ফোল্ডারগুলির মাধ্যমে ক্লিক করতে হবে৷
3. একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ নামকরণ কনভেনশন তৈরি করুন
ফোল্ডার এবং ফাইল উভয়ের জন্য একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ নামকরণ কনভেনশন থাকা ভাল। এটি খোলার প্রয়োজন ছাড়া ভিতরে কী আছে তা পরিষ্কার হওয়া উচিত, তবে এটি তুলনামূলকভাবে সংক্ষিপ্ত হওয়া উচিত।
ভুলে যাবেন না যে ফাইল এক্সপ্লোরার আপনাকে প্রচুর মেটাডেটা দেখাতে পারে। রিবনে, দেখুন> কলাম যোগ করুন এ যান . এখানে আপনি পরিবর্তিত তারিখ এর মত কলাম যোগ করতে পারেন , প্রকার , এবং লেখক . এর মানে হল যে আপনাকে ফাইলের নামের মধ্যে এই তথ্যটি অন্তর্ভুক্ত করার প্রয়োজন নেই৷
৷কিছু সাধারণ টিপস:
- নামের শুরুতে ক্রমিক সংখ্যা ব্যবহার করার সময়, বাছাই করতে সাহায্য করার জন্য শূন্যের আগে (যেমন 001, 002) লিখুন।
- নিশ্চিত করুন যে আপনার বানান এবং ব্যাকরণ নির্ভুল যাতে তারা যেকোনো অনুসন্ধানে সঠিকভাবে উপস্থিত হয়।
- সংক্ষিপ্ত রূপ ব্যবহার করবেন না। তারা সেই সময়ে অর্থবোধ করতে পারে, কিন্তু আপনি সম্ভবত ভুলে যাবেন যে তারা কী বোঝায়।
আপনি যদি একসাথে অনেক ফাইলের নাম পরিবর্তন করতে চান তবে বাল্ক রিনেম ইউটিলিটির মতো একটি টুল ব্যবহার করুন।
4. দ্রুত ফোল্ডার এবং ফাইল অ্যাক্সেস করুন
আপনার ফাইলগুলিকে স্ট্রাকচার্ড ফোল্ডারে সংগঠিত করা দুর্দান্ত, তবে আপনি যখনই কিছু খুঁজতে চান তখন আপনাকে এই কাঠামোর মাধ্যমে নেভিগেট করতে হবে না। উইন্ডোজ একটি শক্তিশালী অনুসন্ধান আছে. শুধু স্টার্ট মেনু খুলুন, টাইপ করা শুরু করুন এবং এটি আপনার কম্পিউটারে সবকিছু স্ক্যান করবে। এখানে কিছু Windows 10 সার্চ শর্টকাট এবং জানার টিপস রয়েছে৷
৷আপনি আপনার স্টার্ট মেনুতে প্রায়শই অ্যাক্সেস করা ফোল্ডারগুলিকে পিন করতে পারেন৷ ডান-ক্লিক করুন এবং শুরু করতে পিন করুন নির্বাচন করুন তাই না. এছাড়াও, একটি ফোল্ডার পিন করতে আপনার টাস্কবারে টেনে আনুন। তারপর,ডান-ক্লিক করুন ফাইল এক্সপ্লোরার আইকন এবং এটি পিন করা এর মধ্যে উপস্থিত হবে৷ বিভাগ।
অবশেষে, আপনি আপনার ডেটার আরও ভাল ওভারভিউ পেতে ফাইল এক্সপ্লোরার সামঞ্জস্য করতে পারেন। দেখুন-এ স্যুইচ করুন রিবনে ট্যাব। এখানে আপনি ভিন্ন বাছাই করুন বেছে নিতে পারেন পদ্ধতি, বিশদ বিবরণ ফলক সক্ষম করুন , লেআউট পরিবর্তন করুন , এবং আরো অনেক কিছু।
আপনি আপনার জন্য কাজ করে এমন কিছুতে না পৌঁছানো পর্যন্ত এই বিকল্পগুলি নিয়ে ঘুরুন। আপনি ফোল্ডার প্রতি তাদের পরিবর্তন করতে পারেন. উদাহরণস্বরূপ, একটি বড় আইকন৷ লেআউট ফটোগুলির একটি ফোল্ডারের জন্য ভাল, যখন একটি তালিকা৷ নথিগুলির জন্য আরও ভাল কাজ করে৷
5. ক্লাউড স্টোরেজ প্রদানকারী ব্যবহার করুন
আপনি যদি প্রায়ই অন্যদের সাথে ফাইলগুলিতে সহযোগিতা করেন বা ল্যাপটপ এবং ডেস্কটপের মতো ডিভাইসগুলির মধ্যে স্থানান্তর করেন, তাহলে ফাইলগুলিকে বারবার পাঠানো চালিয়ে যাওয়া একটি সত্যিকারের ব্যথা হতে পারে। এছাড়াও আপনি সম্ভবত আপনার নথি এবং ইমেলের মতো বিভিন্ন জায়গায় একাধিক ফাইলের সাথে শেষ করবেন।
এটি কাটিয়ে ওঠার একটি দুর্দান্ত উপায় হল একটি বিনামূল্যের ক্লাউড স্টোরেজ প্রদানকারী ব্যবহার করা। এই পরিষেবাগুলি আপনাকে আপনার ডেটা সঞ্চয় করতে এবং আপনার সমস্ত ডিভাইস জুড়ে সিঙ্ক করতে একাধিক গিগাবাইট স্থান দেয়৷
ওয়ানড্রাইভ বা Google ড্রাইভের মতো শালীন পরিষেবাগুলি সরাসরি ফাইল এক্সপ্লোরারে একীভূত হবে যাতে আপনি একই জায়গা থেকে আপনার সমস্ত ফাইল পরিচালনা করতে পারেন৷
6. সদৃশগুলি সরান এবং শর্টকাটগুলি ব্যবহার করুন
একই ফাইলের একাধিক কপি থাকা একটি বিপজ্জনক খেলা। এটি কেবল স্টোরেজ স্পেসই নষ্ট করে না, তবে কোনও পরিবর্তন তাদের মধ্যে সিঙ্ক হবে না। এর ফলে একই নথির বিভিন্ন সংস্করণ হতে পারে, উদাহরণস্বরূপ।
সদৃশ ঘটনাবলী ঘটতে পারে এবং ম্যানুয়ালি শিকার করা একটি ব্যথা হতে পারে। সেজন্য ডুপগুরুর মতো একটি প্রোগ্রাম ব্যবহার করা ভাল, যা আপনার কম্পিউটারকে ডুপ্লিকেট ফাইলের জন্য স্ক্যান করবে—ফাইলের নাম এবং বিষয়বস্তুতে, অনুরূপ ফাইলগুলির জন্য একটি "অস্পষ্ট" অনুসন্ধান সহ—এবং আপনাকে সেগুলি সরাতে দেয়৷
ফাইলের কপিগুলি প্রায়শই দেখা দেয় যখন সেগুলি বিভিন্ন জায়গায় সংরক্ষণ করা হয়। এটা করবেন না। পরিবর্তে, শর্টকাট ব্যবহার করুন. ফোল্ডারের মধ্যে, ডান-ক্লিক করুন এবং নতুন> শর্টকাট বেছে নিন এবং উইজার্ড অনুসরণ করুন।
7. নোট নেওয়ার অ্যাপ ব্যবহার করুন
আপনি যদি এমন ব্যক্তি হন যাকে প্রায়শই নোট বা চিন্তাভাবনা লিখতে হয়, আপনার কম্পিউটার জুড়ে বিপথগামী পাঠ্য ফাইলগুলি ফেলে রাখবেন না। শারীরিক স্টিকি নোট সম্পর্কে চিন্তা করুন; এগুলি অস্থায়ী স্মৃতিচিহ্ন হিসাবে ডিজাইন করা হয়েছে, স্থায়ী স্টোরেজ সমাধান নয়। আপনার ডিজিটাল জীবনের জন্যও একই কথা।
OneNote, Evernote বা হালকা ওজনের নোট নেওয়ার বিকল্পের মতো নোট নেওয়ার অ্যাপ ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন।
এই অ্যাপগুলির বেশিরভাগই আপনাকে স্থানীয়ভাবে এবং অনলাইনে সঞ্চয় করতে দেয়। এগুলি প্রাথমিকভাবে স্ক্র্যাপের জন্য ডিজাইন করা হয়েছে এবং তাদের নিজস্ব সংস্থার সরঞ্জাম রয়েছে৷ এগুলো ব্যবহার করা এবং সবকিছু এক জায়গায় রাখা অনেক ভালো।
8. প্রয়োজন হলে পুরানো ফাইল সংরক্ষণ করুন
কিছু লোক তাদের কম্পিউটারে একটি সংরক্ষণাগার ফোল্ডার তৈরি করতে এবং এতে পুরানো ফাইলগুলি ডাম্প করতে পছন্দ করে, তবে এটি পাটির নীচে সবকিছু পরিষ্কার করার মতো। একটি সঠিক সংরক্ষণাগার এমন ফাইলগুলিকে সংরক্ষণ করার জন্য ডিজাইন করা হয়েছে যা আপনার আর নিয়মিত অ্যাক্সেসের প্রয়োজন নেই তবে এখনও রাখতে হবে৷ এটি সাধারণত আপনার প্রধান ড্রাইভ থেকে আলাদা রাখা হয় এবং আপনি ধীরগতির এবং সস্তা স্টোরেজ সমাধানও ব্যবহার করতে পারেন।
একটি ফাইলের ইতিহাস জানতে, ডান-ক্লিক করুন এটি এবং বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন . ফাইলটি কখন তৈরি হয়েছিল তা এখানে আপনি দেখতে পাবেন৷ , পরিবর্তিত , এবং অ্যাক্সেস করা হয়েছে .
ফাইলগুলিকে তাদের পরিবর্তিত তারিখের উপর ভিত্তি করে দ্রুত একত্রিত করা সহজ। ফাইল এক্সপ্লোরারে, উপরের ডানদিকে অনুসন্ধান বাক্সে ক্লিক করুন এবং তারপরে পরিবর্তিত তারিখ ব্যবহার করুন রিবনে ড্রপডাউন। আপনি এই পরামিতিটিকে অন্যান্য অনুসন্ধান স্ট্রিংগুলির সাথে একসাথে টাই করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি 2021 সালে সর্বশেষ সংশোধিত DOC ফাইলগুলি অনুসন্ধান করতে পারেন।
সাধারণত, আপনার প্রধান ড্রাইভে স্টোরেজ স্পেস কম থাকলেই আপনাকে সংরক্ষণাগার করতে হবে। অন্যথায়, পুরানো ডেটা সঠিকভাবে সংগঠিত করার জন্য কোনও ক্ষতি নেই৷
9. আপনার সংস্থার পরিকল্পনায় লেগে থাকুন
আপনার সমস্ত সাংগঠনিক কাজ নষ্ট করবেন না। আপনার পরিকল্পনায় লেগে থাকুন। একটি ফাইলকে এলোমেলোভাবে নামকরণ করে এবং এটিকে আপনার ডেস্কটপে চেক করে দ্রুত সংরক্ষণ করা খুব লোভনীয় হতে পারে। ডেস্কটপের চেয়ে আপনার ফাইল সংরক্ষণ করার অনেক ভালো উপায় আছে।
আপনি যদি এটি না রাখেন, তাহলে আপনি যে ফাইলগুলির মধ্যে শুরু করেছিলেন সেগুলির জগাখিচুড়িতে শেষ হয়ে যাবেন৷ একটি নতুন ফাইল তৈরি বা সংরক্ষণ করার সময়, এটিকে একটি ভাল নাম দিতে কিছুক্ষণ সময় নিন এবং এটিকে সঠিক ফোল্ডারে রাখুন৷ . আপনার ভবিষ্যৎ স্ব আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে।
আপনার ফাইলগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংগঠিত করুন
এই টিপসগুলি আপনাকে আপনার ফাইলগুলিকে সংগঠিত করার জন্য একটি দুর্দান্ত ভিত্তি স্থাপন করতে সহায়তা করবে তা নিশ্চিত। যে দিনগুলি আপনি আপনার প্রয়োজনীয় কিছু খুঁজে পাচ্ছেন না সে দিনগুলি চলে গেছে। আপনি যে ফাইলটি চান তা ঠিক কীভাবে সনাক্ত করবেন তা আপনি জানতে পারবেন।
আপনি যদি আরও সাহায্য চান, এমনকী ফটোমুভ এবং ট্যাগস্ক্যানারের মতো অ্যাপও রয়েছে যা আপনি আপনার উইন্ডোজ ফাইলগুলিকে স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংগঠিত করতে ব্যবহার করতে পারেন৷
