আপনার কম্পিউটার ফাইল ম্যানেজ ও আর্গানাইজ করার ৯টি মূল টিপস

আপনার কম্পিউটারের ফাইলগুলো আর্গানাইজ করা কঠিন হতে পারে। আপনি যদি সাবধান না হন, তবে আপনার ফাইল এবং ফোল্ডারগুলো একটি বিস্তৃত গুলগুলিয়ে পরিণত হতে পারে যা নেভিগেট করা এবং প্রয়োজনীয় জিনিস খুঁজে বের করা কঠিন করে তোলে।

সেই কারণে আমরা এই উইন্ডোজ ফাইল ম্যানেজমেন্ট টেকনিকগুলো একসাথে নিয়ে আসলাম। কম্পিউটার ফাইল ম্যানেজমেন্টে কোনো পারফেক্ট উপায় নেই, কিন্তু এই টিপসগুলো আপনাকে হzeń থেকে সৃজনশীলতা সৃষ্টি করতে সাহায্য করবে।

ফ্রি ডাউনলোড: এই আর্টিকেল আমাদের ডিস্ট্রিবিউশন পার্টনার, TradePub-এ থেকে ডাউনলোডযোগ্য PDF হিসেবে উপলব্ধ। প্রথমবার এক্সেস করার জন্য আপনাকে একটি সংক্ষিপ্ত ফর্ম পূরণ করতে হবে। Tips for Managing and Organizing Your Computer Files Cheat Sheet ডাউনলোড করুন।

১. কচরা পরিষ্কার করুন

সম্ভাবনামতো, আপনার কম্পিউটারে অনেক ডেটা রয়েছে যা আপনার প্রয়োজন নেই। আপনার প্রথম ধাপ হচ্ছে এগুলো খুঁজে বের করে ডিলিট করা, যেহেতু অপ্রয়োজনীয় ফাইল আর্গানাইজ করার কোনো পয়েন্ট নেই। এটি আপনার ড্রাইভ ক্লিন আপ করার জন্যও ভালো যাতে নতুন ডেটার জন্য জায়গা তৈরি হয়।

উইন্ডোজ ১০ ক্লিন করার আমাদের গাইড এই টাস্কে কাজে আসবে। আপনি যদি ভুলে কিছু ডিলিট করেন, তবে আপনি সবসময় রিসাইকেল বিন থেকে রিকভার করতে পারবেন।

২. ফাইলগুলো ফোল্ডারে গ্রুপ করুন

ফোল্ডারগুলো একটি ভালো আর্গানাইজেশনাল স্ট্রাকচারের রিড়। এগুলো আপনাকে ফাইলগুলোক লজিক্যাল কালেকশনে গ্রুপ করতে দেয়।

ডিফল্টভাবে, উইন্ডোজ Documents এবং Pictures-এর মতো লাইব্রেরি দিয়ে আসে যেগুলো আপনি একটি জাম্পিং অফ পয়েন্ট হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন। ফাইল এক্সপ্লোরারে, রাইট ক্লিক করুন এবং New > Folder বেছে নিন তৈরি শুরু করতে।

আপনার ফোল্ডার স্ট্রাকচার আগে প্ল্যান করলে সাহায্য হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি কি আপনার Pictures ফোল্ডার ইভেন্ট, মানুষ, জায়গা, বা অন্য কিছু দিয়ে বিভক্ত করতে চান? আপনি কি আপনার Documents লাইফ এবং ওয়ার্ক দিয়ে আলাদা করতে চান?

আপনি ফোল্ডারের ভেতরেও ফোল্ডার তৈরি করতে পারেন। তবুও, হায়ারার্কি খুব গভীর না করুন, অন্যথায় কিছু খুঁজে বের করার চেষ্টা করলে আপনি liên tục ফোল্ডারের মধ্য দিয়ে ক্লিক করবেন।

৩. একটি কনসিস্টেন্ট নেমিং কনভেনশন তৈরি করুন

ফোল্ডার এবং ফাইল দুটির জন্যও একটি কনসিস্টেন্ট নেমিং কনভেনশন রাখা সেরা। এটি স্পষ্ট হওয়া উচিত ভেতরে কী আছে সেটা খোলা ছাড়া বুঝতে, কিন্তু এটি খুব সংক্ষিপ্তও হওয়া উচিত।

ভুলবেন না যে ফাইল এক্সপ্লোরার আপনাকে অনেক দুর্দান্ত মেটাডেটা দেখাতে পারে। রিবনে, View > Add columns-এ যান। এখানে আপনি Date modified, Type, এবং Authors এর মতো কলাম যোগ করতে পারেন। এর মানে আপনাকে ফাইল নামের ভেতরে এই ইনফরমেশন ইনক্লুড করার প্রয়োজন নেই।

কিছু সাধারণ টিপস:

• নামের শুরুতে সিকোয়েনশিয়াল নম্বর ব্যবহার করলে, সর্টিং-এ সাহায্য করার জন্য শূন্য দিয়ে প্রেসিড করুন (যেমন 001, 002)।
• নিশ্চিত করুন আপনার স্পেলিং এবং গ্রামার সঠিক যাতে সার্চে সঠিকভাবে দেখায়।
• সংক্ষেপণ ব্যবহার করবেন না। সেগুলো সেটা সেম্ময় বুঝতে পারে, কিন্তু আপনি সম্ভবত ভুলে যাবেন সেগুলোর অর্থ।

আপনি যদি একসাথে অনেক ফাইল রিনেম করতে চান, তবে Bulk Rename Utility-এর মতো টুল ব্যবহার করুন।

৪. ফোল্ডার এবং ফাইল দ্রুত অ্যাক্সেস করুন

আপনার ফাইলগুলো স্ট্রাকচারড ফোল্ডারে আর্গানাইজ করা ভালো, কিন্তু আপনি কীটা খুঁজে বের করার জন্য প্রতিবার এই স্ট্রাকচারের মাধ্যমে নেভিগেট করতে হবে সেটা নয়। উইন্ডোজের একটি পাওয়ারফুল সার্চ রয়েছে। সিম্পলি স্টার্ট মেনু খুলুন, টাইপ করা শুরু করুন, এবং এটি আপনার কম্পিউটারের সবকিছু স্ক্যান করবে। কিছু উইন্ডোজ ১০ সার্চ শর্টকাট এবং টিপস জানুন।

আপনি কমন এক্সেস করা ফোল্ডারগুলো আপনার স্টার্ট মেনুতে পিন করতে পারেন। রাইট-ক্লিক করুন এবং Pin to Start সিলেক্ট করুন এটি করতে। অথবা, একটি ফোল্ডার আপনার টাস্কবারে ড্র্যাগ করুন পিন করতে। তারপর, রাইট-ক্লিক করুন ফাইল এক্সপ্লোরার আইকনে এবং এটি Pinned সেকশনে দেখাবে।

শেষে, আপনি ফাইল এক্সপ্লোরার অ্যাডজাস্ট করতে পারেন আপনার ডেটার একটি ভালো ওভারভিউ পাওয়ার জন্য। রিবনে View ট্যাবে সুইচ করুন। এখানে আপনি ভিন্ন Sort by মেথড বেছে নিতে পারেন, Details pane ইনэйবল করতে পারেন, Layout পরিবর্তন করতে পারেন, এবং আরও অনেক কিছু।

এই অপশনগুলো দিয়ে এক্সপেরিমেন্ট করুন যতক্ষণ না আপনার জন্য কিছু কাজের জিনিস পান। আপনি এগুলো ফোল্ডার অনুযায়ীও পরিবর্তন করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, ফটো ফোল্ডারের জন্য Large icons লেআউট ভালো, ডকুমেন্টের জন্য List ভালো কাজ করে।

৫. ক্লাউড স্টোরেজ প্রোভাইডার ব্যবহার করুন

আপনি যদি অন্যদের সাথে ফাইল욮ে কোলাবরেট করেন বা ডিভাইসের মাঝে ঘুরে বেড়ান যেন ল্যাপটপ এবং ডেস্কটপ, তবে ফাইলগুলো বারবার পাঠিয়ে আনা একটি রিয়েল পেইন হতে পারে। আপনি সম্ভবত আপনার ডকুমেন্ট এবং ইমেইলে একাধিক ফাইলে শেষ হবেন।

এটি ওভারকাম করার একটি দুর্দান্ত উপায় হচ্ছে একটি ফ্রি ক্লাউড স্টোরেজ প্রোভাইডার ব্যবহার করা। এই সার্ভিসগুলো আপনাকে আপনার ডেটা সংরক্ষণ এবং সকল ডিভাইসে সিঙ্ক করার জন্য একাধিক গিগাবাইট স্পেস দেয়।

OneDrive বা Google Drive-এর মতো ভালো সার্ভিসগুলো সরাসরি ফাইল এক্সপ্লোরারের সাথে ইন্টিগ্রেট হয় যাতে আপনি সব ফাইল একই জায়গা থেকে ম্যানেজ করতে পারেন।

৬. ডুপ্লিকেট রিমুভ করুন এবং শর্টকাট ব্যবহার করুন

একই ফাইলের একাধিক কপি রাখা একটি ডেঞ্জারাস গেম। এটি শুধু স্টোরেজ স্পেসের বর্জনা নয়, যেকোনো পরিবর্তন সেগুলোর মাঝে সিঙ্ক হবে না। এটি একই ডকুমেন্টের ভিন্ন ভার্সন থাকার দিকে নিয়ে যেতে পারে, উদাহরণস্বরূপ।

ডুপ্লিকেট অকস্মাতে হয়ে যেতে পারে এবং ম্যানুয়ালি হান্ট ডাউন করতে পেইনফুল হতে পারে। সে কারণে, dupeGuru-এর মতো একটি প্রোগ্রাম ব্যবহার করা সেরা যা আপনার কম্পিউটারকে ডুপ্লিকেট ফাইল খুঁজে বের করার জন্য স্ক্যান করবে—ফাইল নাম এবং কন্টেন্টস, একটি "ফাজি" সার্চ সহ সিমিলার ফাইলসের জন্য—এবং আপনাকে সেগুলো রিমুভ করতে দেবে।

ফাইলগুলো ভিন্ন জায়গায় সেভ করলে কপি তৈরি হয় প্রায়শই। এটা করবেন না। বরং, শর্টকাট ব্যবহার করুন। ফোল্ডারের ভেতরে, রাইট-ক্লিক করুন এবং New > Shortcut বেছে নিন এবং উইজার্ড ফলো করুন।

৭. নোট-টেকিং অ্যাপ ব্যবহার করুন

আপনি যদি সেই টাইপের মানুষ হন যারা প্রায়শই নোট বা চিন্তা নোট ডাউন করতে হয়, তবে আপনার কম্পিউটারের সারেটা টেক্সট ফাইল ছেড়ে দেবেন না। ফিজিক্যাল স্টিকি নোটস সম্পর্কে চিন্তা করুন; সেগুলো টেম্পোরারি মেমেন্টোস হিসেবে ডিজাইন করা, পারমানেন্ট স্টোরেজ সমাধান হিসেবে নয়। আপনার ডিজিটাল লাইফের জন্যও একই কথা।

OneNote, Evernote, বা একটি লাইটওয়েট নোট-টেকিং অল্টার্নেটিভের মতো একটি নোট-টেকিং অ্যাপ ব্যবহার করার কথা বিবেচনা করুন।

এই অ্যাপের অধিকাংশ আপনাকে লোকালি এবং অনলাইন দুতো জায়গায় সংরক্ষণ করতে দেয়। এগুলো প্রাথমিকভাবে স্ক্র্যাপসের জন্য ডিজাইন করা এবং তাদের নিজস্ব আর্গানাইজেশন টুলস রয়েছে। এইগুলো ব্যবহার করুন এবং সবকিছু এক জায়গায় রাখা দারুন।

৮. প্রয়োজনে পুরনো ফাইল আর্কাইভ করুন

কিছু লোক তাদের কম্পিউটারে একটি আর্কাইভ ফোল্ডার তৈরি করে এবং পুরনো ফাইলগুলো সেখানে ডাম্প করে দেয়, কিন্তু সেটা শুধু রাগের নিচে সবকিছু ঝাড়ু দিয়ে দেওয়ার মতো। একটি সঠিক আর্কাইভ ডিজাইন করা হয় সেই ফাইলগুলো সংরক্ষণ করার জন্য যেগুলো আপনাকে ব নিয়মিত অ্যাক্সেস করার প্রয়োজন নেই কিন্তু রাখতে হয়। এটি সাধারণত আপনার মেইন ড্রাইভ থেকে আলাদা রাখা হয়, এবং আপনি স্লোয়ার এবং সস্তা স্টোরেজ সমাধানও ব্যবহার করতে পারেন।

একটি ফাইলের ইতিহাস জানতে, রাইট-ক্লিক করুন এবং Properties সিলেক্ট করুন। এখানে আপনি দেখতে পারবেন ফাইলটি কখন Created, Modified, এবং Accessed হয়েছিল।

ফাইলগুলো তাদের মডিফাইড তারিখ অনুযায়ী দ্রুত গ্রুপ করা সহজ। ফাইল এক্সপ্লোরারে, টপ-রাইটের সার্চ বক্সে ক্লিক করুন এবং তারপর রিবনে Date modified ড্রপডাউন ব্যবহার করুন। আপনি এই প্যারামিটারকে অন্যান্য সার্চ স্ট্রিংসহ টাই আপ করতে পারেন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি ২০২১-এ লাস্ট মডিফাইড DOC ফাইল সার্চ করতে পারেন।

সাধারণত, আপনাকে শুধু তখন আর্কাইভ করতে হবে যখন আপনার মেইন ড্রাইভে স্টোরেজ স্পেস কম থাকে। অন্যথায়, পুরনো ডেটা রাখতে কোনো আঘাত নেই যদি সেটি সঠিকভাবে আর্গানাইজড থাকে।

৯. আপনার আর্গানাইজেশন প্ল্যানে আটকে থাকুন

আপনার সব আর্গানাইজেশনাল কাজ বর্জনা করবেন না। আপনার প্ল্যানে আটকে থাকুন। একটি ফাইল দ্রুত সেভ করার জন্য র‍্যান্ডমলি নাম দিয়ে ডেস্কটপে ফেলা খুব প্রলোভনীয় হতে পারে। ডেস্কটপের চেয়ে আপনার ফাইল স্টোর করার অনেক ভালো উপায় রয়েছে।

আপনি যদি এটাকে মেইনটেইন না করেন, তবে আপনি আবার সেই ফাইল গুলগুলিতে ফিরে যাবেন যেখান থেকে আপনি শুরু করেছিলেন। একটি নতুন ফাইল তৈরি বা সেভ করার সময়, একটু সময় নিন এটাকে একটি ভালো নাম দিতে, এবং সঠিক ফোল্ডারে রাখুন। আপনার ভবিষ্যতের আপনাকে ধন্যবাদ জানাবে।

স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপনার ফাইলগুলো আর্গানাইজ করুন

এই টিপসগুলো আপনার ফাইল আর্গানাইজ করার জন্য একটি দুর্দান্ত ফাউন্ডেশন বिछাতে নিশ্চিতভাবে সাহায্য করবে। যেই দিনগুলো আপনি যা প্রয়োজন সেটা খুঁজে পাচ্ছেন না সেগুলো আর নেই। আপনি ঠিক জানবেন কীভাবে আপনার চাওয়া ফাইলটি লোকেট করতে হয়।

আপনি যদি আরও সাহায্য চান, তবে PhotoMove এবং TagScanner-এর মতো অ্যাপও রয়েছে যেগুলো আপনি আপনার উইন্ডোজ ফাইলগুলো স্বয়ংক্রিয়ভাবে আর্গানাইজ করতে ব্যবহার করতে পারেন।