GSuite ছাড়া Google Docs-এ কাস্টম টেমপ্লেট তৈরি করার উপায়

আপনি যদি অধিকাংশ কাজের জন্য Google Docs ব্যবহার করেন, তবে আপনি লক্ষ্য করতে পারেন যে আপনি একই ডকুমেন্ট লেআউট বারবার ব্যবহার করছেন। পুরনো ডকুমেন্ট থেকে ফরম্যাটিং ও স্টাইল কপি করার বদলে, সেটি জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করা অনেক সহজ। সেভাবে, আপনি যখন সেই ধরণের নতুন ডকুমেন্ট তৈরি করতে চান, Google Docs টেমপ্লেট লোড করলেই নীরস কাজগুলো ইতিমধ্যে হয়ে যাবে।

একসময় Google Docs-এ একটি ফিচার ছিল যেখানে আপনি একটি টেমপ্লেট তৈরি করে টেমপ্লেট গ্যালারিতে সাবমিট করতে পারতেন। এটা নতুন ডকুমেন্টের জন্য বারবার টেমপ্লেট ব্যবহার করা খুব সহজ করে দিত। যাইহোক, Google কাস্টম টেমপ্লেট ফিচারটি সাধারণ Google Docs থেকে সরিয়ে তাদের GSuite সার্ভিসে সরিয়ে দিয়েছে, যেটি রেগুলার পেমেন্ট চায়। সাধারণ ব্যবহারকারীরা এখনও Google-এর বানানো টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন কিন্তু নিজেদের আপলোড করতে পারেন না। যারা টেমপ্লেট বানানোর জন্য টাকা দিতে চান না, তাদের জন্য ম্যানুয়ালি টেমপ্লেট তৈরি করার উপায় দেখানো হলো।

টেমপ্লেট সেটআপ করা

এই কাজের জন্য, আমরা একটি ডকুমেন্ট তৈরি করব যেটি আমাদের টেমপ্লেট হিসেবে কাজ করবে। আপনি যদি স্ক্র্যাচ থেকে টেমপ্লেট বানাতে চান, তবে Google Docs-এর মেইন পেজে "new document" বোতামে ক্লিক করে একটি ব্ল্যাঙ্ক ডকুমেন্ট তৈরি করুন।

আপনার যদি ইতিমধ্যে একটি ডকুমেন্ট থাকে যেটি আপনি যে লেআউট চান সেটি ব্যবহার করে, তবে বckie ফ্রি ব্যবহার করুন। অবশ্যই, আপনাকে সেটি থেকে সব ডেটা মুছে ফেলতে হবে যাতে ভবিষ্যতের ডকুমেন্টের জন্য ব্যবহার করতে পারেন। কোনো কাজ হারাতে না চাইলে, আপনি একটি ডকুমেন্টের কপি बना सकते हैं সেটি খুলে, তারপর "File" ক্লিক করে, তারপর "Make a copy..." ক্লিক করে। এটা একটি ডুপ্লিকেট ফাইল তৈরি করবে যা আপনি আপনার টেমপ্লেটের জন্য ফ্রি এডিট করতে পারবেন।

এখন আমরা এই ডকুমেন্টকে টেমপ্লেট হিসেবে বিল্ড আপ করব। এর জন্য, ডকুমেন্টটি সেট আপ করুন যাতে সকল বেসিক ফরম্যাটিং হয়ে থাকে, কিন্তু ফিল্ডগুলোর মধ্যে কোনো ডেটা নেই। সেভাবে, ভবিষ্যতে টেমপ্লেট ব্যবহার করার সময় আমাদের শুধু ডেটা দিয়ে পূরণ করতে হবে। উদাহরণস্বরূপ, নিচের স্ক্রিনশটে, আমরা একটি ডকুমেন্টের টেমপ্লেট বানাচ্ছি যেটি আপনার ব্যক্তিগত বিবরণ চায়। আমরা সেটি এইভাবে সেট আপ করেছি যাতে সব ফিল্ড আছে কিন্তু কোনো ডেটা নেই, যাতে প্রতিবার টেমপ্লেট ব্যবহার করার সময় সেগুলো পূরণ করা যায়।

যদি সহজ হয়, তবে প্লেসহোল্ডার টেক্সট রেখে দিন যাতে মনে থাকে কোথায় কী যাবে। উদাহরণস্বরূপ, আপনার যদি একটি চিঠির টেমপ্লেট থাকে, তবে আপনি "" এবং "" এর মতো টেক্সট যোগ করতে পারেন যাতে মনে থাকে সেসব জায়গায় কী লিখবেন। আপনি প্লেসহোল্ডার টেক্সটও ফরম্যাট করতে পারেন আপনার পছন্দের স্টাইল অনুযায়ী, যাতে GSuite ছাড়া আপনাকে বারবার ম্যানুয়ালি পরিবর্তন করতে না হয়।

একবার আপনার টেমপ্লেট আপনার পছন্দমতো সেট আপ হলে, ডকুমেন্টটিকে একটি মেমরেবল নাম দিন। এখন এটি সেট আপ হয়ে গেল, আপনার ভবিষ্যতের ডকুমেন্টের জন্য একটি টেমপ্লেট পেয়ে গেলেন।

টেমপ্লেট খুঁজে বের করা

এখানে একটি বড় সমস্যা আছে: এই ডকুমেন্ট আপনার Google Drive-এ থাকা প্রায় সব ডকুমেন্টের মতোই! আপনি যদি অনেক ডকুমেন্ট তৈরি করেন, তবে আপনার টেমপ্লেট তাদের মাঝপথে গম হয়ে যাবে। আপনার টেমপ্লেট ব্যবহার করার জন্য প্রতি বার Google Docs খুঁজে বের করা বিরক্তিকর হতে পারে। চলুন টেমপ্লেটটি সহজে খুঁজে পাওয়া যাবে সেটি করি।

ফোল্ডার তৈরি করা

একটি উপায় হচ্ছে "Templates" নামে একটি ফোল্ডার বানানো এবং আপনার ডকুমেন্টটিকে সেখানে রাখা। প্রথমে, Google Drive-এ যান। তারপর, কোনো ফাইল বা ফোল্ডার দখল না করা স্পেসে রাইট-ক্লিক করুন এবং "New Folder" ক্লিক করুন।

এই ফোল্ডারের নাম দিন "Templates", তারপর "Create" ক্লিক করুন।

এখন টেমপ্লেটটি ফোল্ডারের ভেতরে সরান। এটি করা যায় ক্লিক করে ড্র্যাগ করে ফোল্ডারের ভেতরে আনদ্বারা বা রাইট-ক্লিক করে ফাইলটিতে, "Move to..." সিলেক্ট করে, তারপর টেমপ্লেট ফোল্ডার সিলেক্ট করে।

যেহেতু ফোল্ডার সাধারণত ডকুমেন্টের ওপর থাকে, আমাদের টেমপ্লেটগুলোকে সবসময় সহজে অ্যাক্সেস করা যাবে চাইতে যত ডকুমেন্ট তৈরি হোক।

টেমপ্লেটে স্টার যোগ করা

বিকল্পভাবে, আপনি ডকুমেন্টটিকে স্টার দিয়ে সহজে খুঁজে পেতে পারেন। ডকুমেন্টে স্টার যোগ করতে, Google Drive-এ রাইট-ক্লিক করুন এবং "Add star" ক্লিক করুন।

আপনি Google Drive-এ বাম পাশে "Starred" ক্যাটেগরিতে ক্লিক করলে, শুধু আপনার স্টার করা ডকুমেন্টগুলো দেখাবে। এটি গুরুত্বপূর্ণ ফাইল দ্রুত ও সহজে অ্যাক্সেস করার একটি দুর্দান্ত উপায়।

টেমপ্লেট ব্যবহার করা

এখন আপনার একটি টেমপ্লেট সেট আপ হয়ে গেছে এবং সহজে খুঁজে পাওয়া যাবে এমন লোকেশনে, আপনি এটা ব্যবহার করে ডকুমেন্ট তৈরি সহজ করতে পারেন। এটি ব্যবহার করতে, সাদ্যভাবে Google Drive-এ ফাইলটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং "Make a copy" ক্লিক করুন। আপনি যদি Google Docs-এ থাকেন, তবে আগে আমরা যেভাবে করলাম সেভাবেই ডকুমেন্টের কপি বানাতে পারেন।

কপিটি একটি মেমরেবল নাম দিন।

এটি টেমপ্লেটের একটি তাজা কপি তৈরি করবে যা আপনি আপনার ইচ্ছামতো পূরণ করতে পারবেন। আপনি এখন আগে সেট আপ করা ফিল্ডগুলো পূরণ করতে পারবেন এবং ওরিজিনাল টেমপ্লেটটিকে ভবিষ্যতের ডকুমেন্টের জন্য অক্ষত রাখতে পারবেন।

টেমপ্লেটের טרিক

Google বেস Google Docs থেকে ইউজার-ক্রিয়েটেড টেমপ্লেট সরিয়ে দিয়েছে, তাই ব্যবহারকারীদের এখন ম্যানুয়ালি নিজেদের টেমপ্লেট বানাতে ও ব্যবহার করতে হয়। এখন আপনি জানেন কীভাবে একটি বানাবেন, কীভাবে সহজে খুঁজে পাবেন, এবং কীভাবে ডকুমেন্ট তৈরির জন্য ব্যবহার করবেন।

টেমপ্লেট কি আপনার ওয়ার্কফ্লোর জন্য গুরুত্বপূর্ণ? নিচে কমেন্টে জানান।