কিভাবে GSuite ছাড়া একটি কাস্টম Google ডক্স টেমপ্লেট তৈরি করবেন

আপনি যদি আপনার বেশিরভাগ কাজের জন্য Google ডক্স ব্যবহার করেন, আপনি লক্ষ্য করতে পারেন যে আপনি একই নথির বিন্যাস বারবার ব্যবহার করছেন৷ পুরানো ডকুমেন্ট থেকে ফর্ম্যাটিং এবং স্টাইল কপি করার পরিবর্তে, সেই নির্দিষ্ট ধরনের ডকুমেন্টের জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করা অনেক সহজ। এইভাবে, আপনি যখন এই ধরনের একটি নতুন নথি তৈরি করতে চান, আপনি Google ডক্স টেমপ্লেটটি লোড করতে পারেন এবং আপনার জন্য ইতিমধ্যেই জাগতিক কাজ সম্পন্ন করতে পারেন৷

এক সময়ে Google ডক্সের একটি বৈশিষ্ট্য ছিল যেখানে আপনি একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে এবং একটি টেমপ্লেট গ্যালারিতে জমা দিতে পারেন। এটি নতুন নথির জন্য বারবার ব্যবহার করার জন্য একটি টেমপ্লেট সেট আপ করা খুব সহজ করে তুলেছে। যাইহোক, Google তখন থেকে নিয়মিত Google ডক্স থেকে কাস্টম টেমপ্লেটগুলি ছিনিয়ে নিয়েছে এবং এটিকে তাদের GSuite পরিষেবাতে স্থানান্তরিত করেছে, যা ব্যবহার করার জন্য নিয়মিত অর্থপ্রদান প্রয়োজন৷ নিয়মিত ব্যবহারকারীরা এখনও Google এর প্রি-তৈরি টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করতে পারে কিন্তু তাদের নিজস্ব আপলোড করতে পারে না। যে ব্যবহারকারীরা শুধুমাত্র একটি টেমপ্লেট তৈরি করার জন্য অর্থপ্রদান করতে চান না তাদের জন্য, আসুন দেখুন কিভাবে নিজে নিজে একটি টেমপ্লেট তৈরি করবেন।

টেমপ্লেট সেট আপ করা হচ্ছে

এটি অর্জন করতে, আমরা একটি নথি তৈরি করতে যাচ্ছি যা আমাদের টেমপ্লেট হিসাবে কাজ করে। আপনি যদি স্ক্র্যাচ থেকে একটি টেমপ্লেট তৈরি করতে চান, Google ডক্সের প্রধান পৃষ্ঠায় "নতুন নথি" বোতামে ক্লিক করে একটি ফাঁকা নথি তৈরি করুন৷

যদি আপনার কাছে ইতিমধ্যেই এমন একটি নথি থাকে যা আপনি যে লেআউটটি ব্যবহার করতে চান সেটি ব্যবহার করে, পরিবর্তে এটি ব্যবহার করতে দ্বিধা বোধ করুন। অবশ্যই, আপনি এটি থেকে সমস্ত ডেটা সরাতে চাইবেন যাতে আপনি ভবিষ্যতের নথিগুলির জন্য এটি ব্যবহার করতে পারেন। কোনো কাজ হারানো এড়াতে, আপনি একটি নথি খুলে সেটির একটি অনুলিপি তৈরি করতে পারেন, তারপরে "ফাইল" ক্লিক করুন, তারপরে "একটি অনুলিপি তৈরি করুন..." এটি একটি ডুপ্লিকেট ফাইল তৈরি করবে যা আপনি আপনার টেমপ্লেটের জন্য স্বাধীনভাবে সম্পাদনা করতে পারবেন।

এখন আমরা এই নথিটিকে একটি টেমপ্লেট হিসাবে তৈরি করব। এটি করার জন্য, নথিটি সেট আপ করুন যাতে সমস্ত মৌলিক বিন্যাস করা হয়, তবে ক্ষেত্রগুলিতে কোনও ডেটা নেই। এইভাবে, যখন আমরা ভবিষ্যতে টেমপ্লেটটি ব্যবহার করব, তখন আমাদের যা করতে হবে তা হল প্রয়োজনীয় ডেটা প্রবেশ করানো। উদাহরণস্বরূপ, নীচের স্ক্রিনশটে, আমরা একটি নথির জন্য একটি টেমপ্লেট তৈরি করছি যার জন্য আপনার ব্যক্তিগত বিবরণ প্রয়োজন। আমরা এটি সেট আপ করি যাতে সমস্ত ক্ষেত্র উপস্থিত থাকে তবে সেগুলিতে কোনও ডেটা নেই, তাই আমরা প্রতিবার টেমপ্লেট ব্যবহার করার সময় সেগুলি পূরণ করতে পারি৷

যদি এটি জিনিসগুলিকে সহজ করে তোলে, তাহলে কোথায় যায় তা মনে করিয়ে দিতে স্থানধারক পাঠ্যটি নির্দ্বিধায় ছেড়ে দিন৷ উদাহরণস্বরূপ, যদি আপনার কাছে একটি অক্ষর টেমপ্লেট থাকে, আপনি সেই অংশগুলিতে কী লিখতে হবে তা মনে করিয়ে দেওয়ার জন্য আপনি "" এবং "" এর মতো পাঠ্য সন্নিবেশ করতে চাইতে পারেন। আপনি আপনার উত্তরগুলি যে শৈলীতে চান তা মানানসই করার জন্য আপনি স্থানধারক পাঠ্যকে ফর্ম্যাট করতে পারেন, তাই gsuite ছাড়া আপনাকে প্রতিবার ম্যানুয়ালি পরিবর্তনগুলি করতে হবে না।

একবার আপনার টেমপ্লেটটি আপনার পছন্দ মতো সেট আপ হয়ে গেলে, নথিটিকে স্মরণীয় কিছু নাম দিন। এখন এটি সেট আপ করা হয়েছে, আপনার কাছে ভবিষ্যতের নথিগুলির জন্য ব্যবহার করার জন্য একটি টেমপ্লেট রয়েছে৷

টেমপ্লেট খোঁজা

তবে একটি বড় সমস্যা আছে:এই নথিটি কার্যত আপনার Google ড্রাইভের অন্যান্য নথির সাথে অভিন্ন! আপনি যদি অনেক নথি তৈরি করেন, আপনার টেমপ্লেট সম্ভবত তাদের মধ্যে হারিয়ে যাবে। আপনি যখনই আপনার টেমপ্লেট ব্যবহার করতে চান তখন আপনার Google ডক্সের মাধ্যমে অনুসন্ধান করতে হতাশাজনক হতে পারে। আমাদের যখন এটির প্রয়োজন হয় তখন আমাদের টেমপ্লেটটি খুঁজে পাওয়াটা একটু সহজ করে দেই৷

একটি ফোল্ডার তৈরি করা

এটি করার একটি উপায় হল "টেমপ্লেটস" নামে একটি ফোল্ডার তৈরি করা এবং এতে আপনার নথি রাখা। প্রথমে গুগল ড্রাইভে নেভিগেট করুন। তারপরে, একটি ফাইল বা ফোল্ডার দ্বারা দখল করা যায় না এমন জায়গায় ডান-ক্লিক করুন এবং "নতুন ফোল্ডার" ক্লিক করুন৷

এই ফোল্ডারটিকে "টেমপ্লেট" বলুন, তারপরে "তৈরি করুন।"

এখন টেমপ্লেটটিকে ফোল্ডারে নিয়ে যান। এটি ফোল্ডারে ক্লিক করে টেনে এনে বা ফাইলটিতে ডান-ক্লিক করে, “এতে সরান…” নির্বাচন করে এবং তারপরে টেমপ্লেট ফোল্ডার নির্বাচন করে করা যেতে পারে।

যেহেতু ফোল্ডারগুলি সাধারণত নথিগুলির উপরে থাকে, তাই যতগুলি নথি তৈরি করা হোক না কেন আমরা সর্বদা আমাদের টেমপ্লেটগুলিতে স্পষ্ট অ্যাক্সেস পাব৷

টেমপ্লেট তারকাচিহ্নিত

বিকল্পভাবে, পরবর্তীতে সহজে লোকেশনের জন্য আপনি নথিটিকে তারকাচিহ্নিত করতে পারেন। একটি দস্তাবেজ তারকাচিহ্নিত করতে, Google ড্রাইভে ডান-ক্লিক করুন এবং "তারা যোগ করুন" এ ক্লিক করুন৷

আপনি যখন Google ড্রাইভের বাম দিকে "তারকাযুক্ত" বিভাগে ক্লিক করেন, তখন এটি শুধুমাত্র আপনার তারকাচিহ্নিত নথিগুলি প্রদর্শন করে৷ এটি গুরুত্বপূর্ণ ফাইলগুলিতে দ্রুত এবং সহজ অ্যাক্সেস পাওয়ার একটি দুর্দান্ত উপায়৷

টেমপ্লেট ব্যবহার করা

এখন আপনার কাছে একটি টেমপ্লেট সেট আপ করা হয়েছে এবং এটি খুঁজে পাওয়া সহজ অবস্থানে, আপনি নথি তৈরি করা সহজ করতে এটি ব্যবহার করতে পারেন৷ এটি ব্যবহার করতে, Google ড্রাইভে কেবলমাত্র ফাইলটিতে ডান ক্লিক করুন এবং "একটি অনুলিপি তৈরি করুন" এ ক্লিক করুন। আপনি যদি Google ডক্সে থাকেন, তাহলে আমরা এই নিবন্ধে আগে যেভাবে করেছিলাম, আপনি একইভাবে একটি নথির একটি অনুলিপি তৈরি করতে পারেন৷

অনুলিপিটিকে একটি স্মরণীয় নাম দিন৷

এটি টেমপ্লেটের একটি নতুন অনুলিপি তৈরি করবে যা আপনি উপযুক্ত বলে পূরণ করতে পারেন। ভবিষ্যতের নথিগুলির জন্য আসল টেমপ্লেট অক্ষত রেখে আপনি এখন আগে সেট আপ করা ক্ষেত্রগুলি পূরণ করতে পারেন৷

কৌশলী টেমপ্লেট

Google বেস Google ডক্স থেকে ব্যবহারকারীর তৈরি টেমপ্লেটগুলি সরিয়ে দেওয়ার সাথে, ব্যবহারকারীদের এখন ম্যানুয়ালি তাদের নিজস্ব টেমপ্লেট তৈরি করতে এবং ব্যবহার করতে হবে৷ এখন আপনি জানেন কীভাবে একটি তৈরি করতে হয়, কীভাবে এটি সহজে খুঁজে পাওয়া যায় এবং কীভাবে ডকুমেন্ট তৈরি করা সহজ করতে এটি ব্যবহার করতে হয়।

টেমপ্লেট কি আপনার কর্মপ্রবাহের জন্য গুরুত্বপূর্ণ? নিচে আমাদের জানান।