উইন্ডোজের সূচনা থেকেই মাইক্রোসফ্ট এক্সেল (Microsoft Excel) সংখ্যা গুনতে, স্প্রেডশিট, ইনভয়েস, এবং জীবনের সকল কিছু যেটি সারিবদ্ধ সারি ও কলামের অনার্থ গ্রিডে রাখতে চান সেটির জন্য গো-টু প্রোগ্রাম ছিল।
কিন্তু ক্লাউড (Cloud) প্রমুখ হওয়ার পর থেকে, গুগল শীটস (Google Sheets) অনেক মানুষের পছন্দের প্রোগ্রাম হয়ে উঠেছে। এটি এক্সেল পরিমাণ ফিচার-রিচ (feature-rich) নাও হতে পারে, কিন্তু প্রথম নজরে যা লাগে তার চেয়ে অনেক বেশি ক্যাপাবিলিটি আছে।
গুগল শীটস ব্যবহার করার কিছু টিপস এবং ট্রিকস নিচে দেওয়া হলো যা আপনাকে সুন্দর শুরু দেবে।
১. অন্য একটি স্প্রেডশিট থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করুন
আপনি সহজেই গুগল শীটস কে ডাইনামিকভাবে আপনার একটি স্প্রেডশিট থেকে অন্যে ডেটা ইম্পোর্ট করার জন্য সেট করতে পারেন। এটি পেরফেক্ট যদি আপনি একটি স্প্রেডশিটে নির্দিষ্ট রেজাল্টের যোগফল দেখাতে চান, অথবা একটি টেবিলের পুরো সেকশন সরিয়ে আনতে চান। নোট করুন যে এটি ডেটা কপি করার সমান নয় কারণ আপনি মূল শীটে ডেটা আপডেট করলে, সেটি ইম্পোর্ট করা শীটেও আপডেট হবে।
এই ফর্মুলাটি ImportRange নামে পরিচিত এবং এর স্ট্রাকচার এমন:
=IMPORTRANGE("1CwAtNKfeZ1IywYofZBVVsUZ9FJGB7uX6C0x3RMzW0VE","SheetName!A1:D200")
বড় ক্রিপ্টিক কোডটি আপনার স্প্রেডশিটের URL নাম, যা আপনি URL बारে "spreadsheets/d/"-এর পরে পাবেন। যেখানে "SheetName" লেখা আছে সেখানে আপনি যেই শীট থেকে ডেটা ইম্পোর্ট করছেন তার সঠিক নাম দিন, তারপর এক্সক্লামেশন মার্কের পরের অংশটি সারি/কলামের রেঞ্জ যেটি আপনি ডেটা খুঁচিয়ে আনতে চান।
২. সারি ও কলাম ফ্রিজ (Freeze) করুন
আপনি যখন একটি স্প্রেডশিট তৈরি করেন, প্রায় সব ক্ষেত্রে, আপনি চাইবেন নির্দিষ্ট ইনফরমেশন আপনার স্ক্রিনে সবসময় প্রদর্শিত হয়। উদাহরণস্বরূপ, আপনি যদি আপনার ফ্রিল্যান্স কাজের ট্র্যাক রাখেন, তবে "Amount paid" (প্রদত্ত পরিমাণ), "Date of invoice" (ইনভয়েসের তারিখ), এবং "Website" (ওয়েবসাইট) যেন হেডার ইনফরমেশন সবসময় দেখাচ্ছে পেজ নিচে স্ক্রোল করলেও।
এটি করতে, আপনাকে যেই সারি বা কলামটি সবসময় দেখতে চান সেটি "Freeze" করতে হবে। শুধু "View -> Freeze"-এ ক্লিক করুন, তারপর আপনি কতগুলো সারি বা কলাম ফ্রিজ করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। আপনি যদি "View"-এ ক্লিক করার আগে কোনো সেল সিলেক্ট করেন, তবে আপনি সেই সেল পর্যন্ত সকল সারি বা কলাম ফ্রিজ করার অপশন পাবেন।
৩. গুগল শীটস দিয়ে ফর্ম তৈরি করুন
গুগল শীটসের একটি কম পরিচিত কিন্তু চমৎকার ফিচার হলো ফর্ম এবং কুইশনার (questionnaire) তৈরি করার অপশন। একটি নতুন গুগল শীট খুলুন, "Tools -> Create a form"-এ ক্লিক করুন, এবং আপনাকে গুগলের ফ্যান্সি ফর্ম-মেকিং অ্যাপে নিয়ে যাবে।
এটি ব্যবহার করা খুব সহজ। আপনি ফর্মের একটি টাইটেল এবং ডেসক্রিপশন দিন, "Untitled Question" লেখা জায়গায় একটি প্রশ্ন লিখুন, এবং তারপর "Multiple choice"-এ ক্লিক করুন যদি আপনি রেসপন্স ফরম্যাট পরিবর্তন করতে চান (মাল্টিপল চয়েস, চেকবক্স, ড্রপডাউন, ইত্যাদি)।
ফর্মের উপরের ডান কোণে তিনটি অপশনও আছে যা আপনাকে আপনার কুইশনারের লুক আরও কাস্টোমাইজ করতে দেয়।
৪. একটি সেলে ইমেজ ইনসার্ট করুন
আপনি চতুর হওয়ার আগে বলে দিতে চাই যে গুগল শীটসে ইমেজ ইনসার্ট করা শুধু "Insert -> Image" ক্লিক করার বিষয় নয়। যদি আপনি এই মেথড ব্যবহার করেন, তবে ইমেজ আপনার স্প্রেডশিটের উপরে দেখাবে বরং একটি সেলে সুন্দরভাবে প্লেস না হয়।
একটি সেলে সরাসরি ইমেজ ইনসার্ট করতে, সেলে ক্লিক করুন, তারপর টাইপ করুন =image("URL of the image you want to insert")। ডিফল্টভাবে, ইমেজ তার অ্যাসপেক্ট রেশিও রক্ষা করবে সেল সাইজ অনুযায়ী অ্যাডাপ্ট করে, কিন্তু ফর্মুলাতে কিছু вариয়েশন দিয়ে আপনি ইমেজ/সেল আকার মতো ইচ্ছেমতো করতে পারেন।
=image("URL of the image",2)— ইমেজকে বিদ্যমান সেল সাইজে ফিট করতে রিশেপ (reshape) করে=image("URL of the image",3)— ইমেজ তার মূল আকার রাখে সেল সাইজ পরিবর্তন ছাড়া
৫. দ্রুত সংখ্যা যোগফল করুন
এটি একটি ক্লাসিক স্প্রেডশিট ফাংশন এবং যেটি ভুলে যাওয়া.'
শুধু আপনি যেসব সংখ্যা ক্যালকুলেট করতে চান সেগুলো লेफট-মাউস-ক্লিক দিয়ে হাইলাইট করুন, এবং আপনি তাত্ক্ষণিকভাবেই সেই সংখ্যাগুলোর যোগফল গুগল শীটসের নিচে ডান কোণে দেখতে পাবেন।
আপনি তারপর নিচে ডান কোণে যোগফলে ক্লিক করুন, এবং আপনাকে গড়, সবচেয়ে ছোট সংখ্যা, সবচেয়ে বড় সংখ্যা, ইত্যাদি দেখার অপশন मिलবে।
আপনি যদি একটি সেলে সারি বা কলামের একটি গ্রুপের ফিগারগুলোর যোগফল দেখাতে চান, তবে যেই সেলে টোটাল দেখাতে চান সেটিতে ক্লিক করুন, তারপর টাইপ করুন =sum(A1:A13) যেখানে A1 এবং A13 হলো সেলগুলো যেখান থেকে আপনি সংখ্যা যোগ করতে চান।
৬. কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং (Conditional Formatting)
আপনার সামনে প্রদর্শিত সকল শীট ডেটা সরল করার জন্য কালার-কোডিং (color-coding) এর সাথা নেই। সেল ফরম্যাটিং ও কালারিংয়ের জন্য অটোমেটিক রুল সেট করতে, "Format -> Conditional formatting"-এ ক্লিক করুন।
ডান পাশে একটি প্যানেলে, আপনি এখন "Conditional format rules"-এর একটি গুচ্ছ দেখবেন। এখানে আপনি আপনার স্প্রেডশিট কে অটোমেটিকভাবে একটি সেল লাল করতে পারেন, উদাহরণস্বরূপ, যদি সেটি খালি থাকে (এটি চাকরি করা বাকি পেমেন্টের জন্য কাউকে ট্র্যাক করার একটি চমৎকার উপায়), অথবা নির্দিষ্ট শব্দ ধারণকারী সেলগুলো আপনার পছন্দের রঙে রঙিন করতে পারেন।
এখানে অপশন প্রচুর, তাই বাঁধা খুলুন! আপনার স্প্রেডশিট আপনার ক্যানভাস।
৭. আপনার সেলে ড্রপডাউন অপশন যোগ করা
মান লিন আপনি একটি সেলের কন্টেন্টকে শুধু দুটি (বা অধিক) ভ্যালুতে সীমাবদ্ধ রাখতে চান। এটি বাস্তবায়নের সেরা উপায় হলো ড্রপডাউন অপশন যোগ করা। এটি করতে হলে আপনাকে একটি নতুন শীট তৈরি করতে হবে অপশন ভ্যালুগুলো ধরে রাখতে।
1. বOTTOM টুলবারের "+" আইকনে ক্লিক করে একটি নতুন শীট তৈরি করুন।
2. নতুন শীটে প্রথম কলামে আপনার অপশন ভ্যালুগুলো লিখুন।
3. প্রথম শীটে ফিরে যান (বা যেই শীটে আপনি কাজ করছেন), যেই সেলে ড্রপডাউন ইনসার্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
4. সেটিতে রাইট-ক্লিক করুন এবং "Data Validation" সিলেক্ট করুন (কনটেক্সট মেনুর একদম শেষে)।
5. "Criteria" ফিল্ডে, "List from a range" সিলেক্ট করুন এবং "Data" ফিল্ডে শীট, কলাম এবং সেল সিলেক্ট করুন। "Show dropdown list in cell" অপশন চেক করুন।
6. OK-এ ক্লিক করুন। আপনি এখন সেলে ড্রপডাউন ফিল্ড দেখতে পাবেন যেখান থেকে আপনি সেলের কন্টেন্টকে একটি নির্দিষ্ট রেঞ্জের ভ্যালুতে সীমাবদ্ধ রাখতে পারবেন।
স্প্রেডশিটের সাথে থাকার আদর্শ পরিস্থিতি হলো এক গুচ্ছ রুল থাকে যা কালার-কোডিং এবং ক্যালকুলেশনús অটোমেট করে যাতে আপনি যত দ্রুত ও দক্ষতার সাথে কাজ করতে পারেন। আশা করি এই সাতটি টিপস আপনাকে সেটি অর্জন করতে সাহায্য করবে, সেখানে থাকা ইনফরমেশন অনেক পরিষ্কার করবে এবং স্প্রেডশিট ম্যানেজ করার কখনো কখনো শুষ্ক প্রক্রিয়াকে 좀 মজাদার করবে।
