এক্সেল ওয়ার্কবুক vs ওয়ার্কশিট: স্পষ্ট সংজ্ঞা ও মূল পার্থক্য

এক্সেল জানা একটি মূল্যবান দক্ষতা। কিন্তু টুলটি সবসময় সহজ নয়, এবং ফিচারগুলো পূর্ণাঙ্গ বুঝা না থাকলে অসুবিধা হয়। এটি খুবই সাধারণ এক্সেল ওয়ার্কশিট vs ওয়ার্কবুকের ক্ষেত্রে — এই শব্দগুলো সহজে গুলিয়ে যাওয়া যায়। অনেকে ওয়ার্কশিটকে স্প্রেডশিট বলে। ওয়ার্কবুক এবং ওয়ার্কশিট আলাদা ভাবে তৈরি ও ম্যানেজ করা হয়, তাই পার্থক্য জানা অত্যন্ত জরুরি।

এই এক্সেল টিউটোরিয়ালে আপনি শিখবেন ওয়ার্কশিট এবং ওয়ার্কবুকের পার্থক্য। এছাড়া ওয়ার্কশিট ম্যানিপুলেট করা এবং এক ওয়ার্কবুক থেকে অন্য ওয়ার্কবুকে সরানো শিখবেন। পাওয়ার ইউজার হতে চাইলে আমাদের ৪০টি সেরা এক্সেল কীবোর্ড শর্টকাট ও ম্যাক্রো দেখুন।

একটি ওয়ার্কবুক কল্পনা করুন একটি সাধারণ কাগজের বই처럼; এটি পৃষ্ঠাগুলোর সংকলন। একটি এক্সেল ওয়ার্কশিট শুধু একটি পৃষ্ঠা, বা বইয়ের এক পাতা। অর্থাৎ, এক্সেল ওয়ার্কবুক হল ওয়ার্কশিটগুলোর সংকলন, তবে এতে একক ওয়ার্কশিটও থাকতে পারে। একটি ওয়ার্কবুকে কতগুলো ওয়ার্কশিট রাখা যায়? মাইক্রোসফট বলে, এটি আপনার কম্পিউটারের হার্ডওয়্যারের ওপর নির্ভর। যতগুলো আপনার ডিভাইস সাপোর্ট করে, ততগুলো ওয়ার্কশিট রাখা যায়।

এক্সেল প্রথম খোললে তিনটি খালি এক্সেল শিটসহ একটি ওয়ার্কবুক দেখাবে। স্ক্রিনের নিচের বাম কোণে Sheet1, Sheet2, Sheet3 নামে আলাদা ট্যাব হিসেবে দেখতে পাবেন। আপনার প্রয়োজন হতে পারে শুধু একটি, কিন্তু বাকিগুলো ডিলিট করার প্রয়োজন নেই।

এক্সেল ওয়ার্কশিট সজ্জিত রো, কলাম, এবং সেল যাতে আপনি ডেটা ইনপুট করতে পারেন — তারিখ, টেক্সট, নম্বর, এক্সেল ফর্মুলা ও ফাংশন। সেল, রো, কলামে ইনপুট করা ডেটা গ্রাফ এবং চার্টেও প্রদর্শন করা যায়।

এক্সেল ওয়ার্কবুক আপনার ডিভাইসে .xlsx এক্সটেনশনে সেভ করা যায়। তবে পুরনো ভার্সন .xls এক্সটেনশন ব্যবহার করত, তাই এটিও দেখতে পেলে বিস্ময় হবে না। আধুনিক এক্সেল দুটো এক্সটেনশনই খুলতে পারে।

ওয়ার্কবুকে ওয়ার্কশিট গ্রুপ করা সুবিধাজনক। ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত ডেটা সম্বলিত ওয়ার্কশিটগুলো এক জায়গায় রাখা ভালো। একটি ওয়ার্কশিট থেকে অন্যটিতে ডেটা লিংক করলে ওয়ার্কবুক সুবিধাজনক। ওয়ার্কবুক ফোল্ডারের মতো যা আলাদা কিন্তু সম্পর্কিত ফাইলগুলো একসাথে রাখে। কিন্তু এক ওয়ার্কশিট থেকে অন্যটিতে যাওয়া বিভ্রান্তিকর হতে পারে, তাই সেগুলো সঠিকভাবে ম্যানেজ করা শিখা জরুরি।

ওয়ার্কশিট ভিউ, রিনেম, ইনসার্ট, এবং ডিলিট করা

এক্সেল যা ডিফল্ট নাম দেয় ওয়ার্কশিটগুলো তা কোনোভাবে বর্ণনামূলক নয়। Sheet1, Sheet2, Sheet3-এ কোনো তথ্য নেই। তাই প্রথমে ওয়ার্কশিটের বেসিক শিখুন।

ওয়ার্কশিট ভিউ করুন

একটি স্প্রেডশিট ভিউ করতে শুধু তার ট্যাবে ক্লিক করলেই হবে। কিন্তু অনেক শিটের লম্বা নাম থাকলে এক্সেল সব ট্যাব দেখাতে পারবে না। সেক্ষেত্রে ট্যাবের বাম পাশের অ্যারো ব্যবহার করুন। এগুলো লেফ্ট বা রাইট নেভিগেট করতে সাহায্য করে। অ্যারোতে রাইট-ক্লিক করলে সব ট্যাবের তালিকা দেখাবে, সেখান থেকে কাঙ্খিত ওয়ার্কশিট ক্লিক করুন।

ওয়ার্কশিট রিনেম করুন

ওয়ার্কশিট রিনেম করা খুব সহজ। ট্যাবে রাইট-ক্লিক করলে কনটেক্সট মেনু খুলবে। Rename বেছে নিয়ে নতুন নাম টাইপ করুন। অথবা ট্যাব ডবল-ক্লিক করে সরাসরি নতুন নাম লিখুন।

নতুন ওয়ার্কশিট ইনসার্ট করুন

ওয়ার্কশিট ট্যাবের পাশে ফাইল আইকন সম্বলিত একটি ছোট ট্যাব দেখতে পাচ্ছেন? সেটি ক্লিক করলে শেষ ট্যাবের ডানে নতুন ওয়ার্কশিট আসবে। এটি নতুন ওয়ার্কশিট খোলার দ্রুততম ও সহজ পদ্ধতি।

অন্য একটি পদ্ধতি: যেখানে নতুন ওয়ার্কশিট ইনসার্ট করতে চান তার ডানের ট্যাব সিলেক্ট করে রাইট-ক্লিক করুন এবং Insert বেছে নিন।

একটি পপ-আপ উইন্ডো খুলবে। Worksheet সিলেক্ট করে OK করুন।

ওয়ার্কশিট ডিলিট করুন

ওয়ার্কশিট ডিলিট করা সহজ। ট্যাবে রাইট-ক্লিক করুন, কনটেক্সট মেনু থেকে Delete ক্লিক করুন।

ওয়ার্কশিট সরানো (Move)

এক্সেলে কাজ করা জটিল হতে পারে এবং বিভিন্ন ওয়ার্কশিট ওয়ার্কবুকগুলোর মাঝপথে সরানো বা অর্ডার পরিবর্তন করা দরকার পড়ে। পদ্ধতিগুলো নিচে:

একই ওয়ার্কবুকে ওয়ার্কশিট সরানো

ওয়ার্কশিট এক পজিশন থেকে অন্যটিতে সরাতে, তার ট্যাবে রাইট-ক্লিক করে Move or Copy সিলেক্ট করুন। নতুন উইন্ডোতে যে স্প্রেডশিট নির্বাচিত ওয়ার্কশিটের পরে থাকবে সেটি ক্লিক করে OK করুন।

সহজ পদ্ধতি: ট্যাবে লेफ्ट-ক্লিক ধরে রাখুন এবং ড্র্যাগ করে কাঙ্খিত পজিশনে ড্রপ করুন। ছোট একটি কালো অ্যারো ড্রপ লোকেশন নির্দেশ করবে। মাউস বাটন ছেড়ে দিন।

নতুন ওয়ার্কবুকে ওয়ার্কশিট সরানো

ওয়ার্কশিট সম্পূর্ণ নতুন ওয়ার্কবুকে সরাতে, ট্যাব রাইট-ক্লিক করে Move or Copy সিলেক্ট করুন। নতুন উইন্ডোতে "To Book" ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে (New Book) সিলেক্ট করুন।

ওয়ার্কশিট নতুন ওয়ার্কবুকে সরালে এক্সেল সেটি পুরনো ওয়ার্কবুক থেকে সরিয়ে ফেলবে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নতুন ওয়ার্কবুক খুলবে যাতে ওয়ার্কশিটটি থাকবে।

অন্য একটি ওয়ার্কবুকে ওয়ার্কশিট সরানো

সোর্স ওয়ার্কবুক (যে ওয়ার্কশিটটি আছে) এবং টার্গেট ওয়ার্কবুক (যেখানে সরাবেন) — দুটোই একসাথে খুলে রাখুন। ওয়ার্কশিটের ট্যাব রাইট-ক্লিক করে Move or Copy সিলেক্ট করুন। "To Book" ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে টার্গেট ওয়ার্কবুকের নাম সিলেক্ট করুন। OK চাপুন।

ওয়ার্কশিট কপি করা

কখনো কখনো এক্সিস্টিং ওয়ার্কশিটের কপি বানাতে হয়। একই ফরম্যাটিং বা ফর্মুলা ব্যবহার করলে ছোট মডিফিকেশন সহজ হয়। প্রসেস.Move ওয়ার্কশিটের মতোই।

একই ওয়ার্কবুকে ওয়ার্কশিট কপি করুন

ট্যাব রাইট-ক্লিক > Move or Copy। নতুন উইন্ডোতে "Create a copy" বক্স চেক করুন। কপি কোন ওয়ার্কশিটের সামনে রাখবেন সেটি সিলেক্ট করে OK করুন।

নতুন ওয়ার্কবুকে ওয়ার্কশিট কপি করুন

আবার Move or Copy > Create a copy চেক করুন। "To Book" ড্রপ-ডাউন থেকে (new book) সিলেক্ট করুন। এক্সেল কপি করা ওয়ার্কশিটসহ একটি নতুন ওয়ার্কবুক তৈরি করবে।

অন্য একটি ওয়ার্কবুকে ওয়ার্কশিট কপি করুন

সোর্স এবং টার্গেট দুটি ওয়ার্কবুক খুলে রাখুন। সোর্স ওয়ার্কশিটের ট্যাব রাইট-ক্লিক > Move or Copy। ডায়ালগ বক্সে Create a copy চেক করুন। "To Book" ড্রপ-ডাউন থেকে টার্গেট ওয়ার্কবুক সিলেক্ট করে OK করুন।

গুগল শিটসে এক্সেল ফাইল খুলুন

সবাই মাইক্রোসফট এক্সেল পছন্দ করে না। গুগল শিটস এর সবচেয়ে পপুলার বিকল্প। কলোগ এক্সেল ফাইল পাঠালে গুগল শিটসে খুলা যায়। ব্ল্যাঙ্ক গুগল শিট খুলুন > File ট্যাব > Open। Open File মেনুতে Upload ট্যাব ক্লিক করুন। এক্সেল ফাইল ড্র্যাগ করে স্পেসে ফেলুন।

অথবা স্ক্রিনের মাঝপথে Browse ক্লিক করে এক্সেল ফাইল নেভিগেট করুন, ফাইল সিলেক্ট করে Open করুন।

এমএস এক্সেলে CSV ফাইল খুলুন

CSV ফাইল হল কমা-সেপারেটেড সিম্পল টেক্সট ফাইল যাতে ডেটা থাকে। এটি স্প্রেডশিট কন্টেন্টের মতো ডেটা ট্রান্সফারের জন্য ব্যবহৃত হয়, যেখানে অ্যাপগুলো সরাসরি কমিউনিকেট করতে পারে না। যেমন MS Excel এবং Google Sheets, বা মাইক্রোসফট ওয়ার্ড। CSV ফাইল পেলে এক্সেলে খোলার পদ্ধতি:

1. যে এক্সেল স্প্রেডশিটে CSV ডেটা সেভ করতে চান সেটি খুলুন। Data ট্যাবে Get External Data গ্রুপ থেকে From Text সিলেক্ট করুন।

2. CSV ফাইল সিলেক্ট করে Import ক্লিক করুন। নতুন উইন্ডোতে Delimited সিলেক্ট করে Next করুন।

3. Delimiters-এ Comma বক্স চেক করে Next করুন।

4. Column data format-এ General সিলেক্ট করে Finish ক্লিক করুন।

ওয়ার্কবুক ও ওয়ার্কশিটের পার্থক্য

ওয়ার্কবুক ও ওয়ার্কশিটের পার্থক্য জানলে দ্রুত নেভিগেট ও ম্যানেজ করা যাবে। ওয়ার্কশিট হচ্ছে MS Excel-এর কোর, একটি ওয়ার্কবুকে একাধিক ওয়ার্কশিট থাকতে পারে। ডেটা এডিট ও ম্যানিপুলেশন শুধু ওয়ার্কশিটে সম্ভব, ওয়ার্কবুকে নয়। ওয়ার্কশিটের ডেটা লিমিটড কলাম, রো, সেলের সংখ্যায় সীমাবদ্ধ। কিন্তু ওয়ার্কবুকের ডেটা লিমিট নেই।