এক্সেল ওয়ার্কবুক বনাম ওয়ার্কশীট:পরিষ্কার সংজ্ঞা এবং মূল পার্থক্য

এক্সেল জানা একটি মূল্যবান দক্ষতা। কিন্তু টুলটি সর্বদা ব্যবহার করা সহজ নয় এবং আপনি যদি বৈশিষ্ট্যগুলি সম্পূর্ণরূপে বুঝতে না পারেন তবে এটি হতাশাজনক হতে পারে। এটি প্রায়শই এক্সেল ওয়ার্কশীট বনাম ওয়ার্কবুকগুলির ক্ষেত্রে হয় কারণ সেগুলি এমন শর্ত যা আপনি সহজেই বিভ্রান্ত করতে পারেন। আসলে, এই বিভ্রান্তির কারণে কিছু লোক ওয়ার্কশীটকে স্প্রেডশীট হিসাবে উল্লেখ করে। ওয়ার্কবুক এবং ওয়ার্কশীট আলাদাভাবে তৈরি এবং পরিচালনা করা হয়, তাই তাদের মধ্যে পার্থক্য জানা অপরিহার্য।

এই এক্সেল টিউটোরিয়ালে, আপনি একটি ওয়ার্কশীট এবং একটি ওয়ার্কবুকের মধ্যে পার্থক্য কী তা শিখবেন। আপনি কীভাবে ওয়ার্কশীটগুলিকে ম্যানিপুলেট করতে হয় এবং সেগুলিকে এক ওয়ার্কবুক থেকে অন্য ওয়ার্কবুকে নিয়ে যেতে হয় তাও শিখবেন। এছাড়াও, আপনি যদি একজন পাওয়ার ব্যবহারকারী হতে চান, তাহলে আপনার কর্মপ্রবাহের গতি বাড়ানোর জন্য আমাদের 40টি সেরা এক্সেল কীবোর্ড শর্টকাট এবং ম্যাক্রোগুলি পরীক্ষা করে দেখুন৷

একটি নিয়মিত কাগজের বই হিসাবে একটি ওয়ার্কবুক কল্পনা করুন; এটি পৃষ্ঠাগুলির একটি সংগ্রহ। একটি এক্সেল ওয়ার্কশীট শুধুমাত্র একটি একক পৃষ্ঠা, বা বইটিতে থাকা অনেক পৃষ্ঠার একটি শীট। এর মানে হল যে একটি এক্সেল ওয়ার্কবুক ওয়ার্কশীটগুলির একটি সংগ্রহ কিন্তু এতে একটি একক ওয়ার্কশীটও থাকতে পারে। একটি ওয়ার্কবুকে আপনি কতগুলি ওয়ার্কশীট রাখতে পারেন? মাইক্রোসফ্ট বলে যে এটি আপনার কম্পিউটারের হার্ডওয়্যারের উপর নির্ভর করে। আপনার একটি ওয়ার্কবুকে যেকোন সংখ্যক ওয়ার্কশীট থাকতে পারে, যতক্ষণ না আপনার ডিভাইস এটির অনুমতি দেয়৷

আপনি যখন প্রথম এক্সেল খুলবেন, সফ্টওয়্যারটি আপনাকে তিনটি খালি এক্সেল শীট সহ একটি ওয়ার্কবুক উপস্থাপন করবে। আপনি এগুলিকে স্ক্রিনের নীচে বাম কোণে শীট1, শীট2 এবং শীট3 নামে পৃথক ট্যাব হিসাবে দেখতে পারেন। আপনাকে এই তিনটির মধ্যে একটি ব্যবহার করতে হতে পারে, তবে আপনি যেগুলি ব্যবহার করছেন না তা মুছতে হবে না।

এক্সেল ওয়ার্কশীটগুলি সারি, কলাম এবং ঘর দিয়ে তৈরি যেখানে আপনি তারিখ, পাঠ্য, সংখ্যা এবং এক্সেল সূত্র এবং ফাংশনের মতো ডেটা ইনপুট করতে পারেন। ওয়ার্কশীট কক্ষ, সারি এবং কলামগুলিতে আপনি যে ডেটা প্রবেশ করেন তা গ্রাফ এবং চার্টেও প্রদর্শিত হতে পারে৷

আপনি ফাইল এক্সটেনশন xlsx দিয়ে আপনার ডিভাইসে এক্সেল ওয়ার্কবুক সংরক্ষণ করতে পারেন। যাইহোক, সফ্টওয়্যারটির পুরানো সংস্করণে xls এক্সটেনশন ব্যবহার করা হয়েছে তাই আপনি যদি xlsx এর পরিবর্তে এটি দেখেন তবে অবাক হবেন না। চিন্তা করবেন না, এক্সেলের যেকোনো নতুন সংস্করণ উভয় ধরনের ফাইল এক্সটেনশন খুলতে পারে।

একটি ওয়ার্কবুকে ওয়ার্কশীটগুলিকে গোষ্ঠীবদ্ধ করা সহজ। আপনি ওয়ার্কশীটগুলি এক জায়গায় রাখতে চান যাতে ঘনিষ্ঠভাবে সম্পর্কিত ডেটা রয়েছে। ওয়ার্কবুকগুলি সুবিধাজনক যদি আপনি একটি ওয়ার্কশীট থেকে অন্য ওয়ার্কশীটে ডেটা লিঙ্ক করেন৷ ওয়ার্কবুকগুলি এমন ফোল্ডারগুলির মতো যা বিভিন্ন কিন্তু সম্পর্কিত ফাইলগুলিকে একসাথে রাখে। যাইহোক, একটি ওয়ার্কশীট থেকে অন্য ওয়ার্কশীটে যাওয়া খুব বিভ্রান্তিকর হতে পারে, এবং এই কারণেই কীভাবে সেগুলিকে সঠিকভাবে পরিচালনা করতে হয় তা শিখতে হবে৷

কীভাবে একটি ওয়ার্কশীট দেখতে, পুনঃনামকরণ, সন্নিবেশ এবং মুছে ফেলতে হয়

এক্সেল ওয়ার্কশীটগুলিতে যে ডিফল্ট নামগুলি দেয় তা খুব বর্ণনামূলক নয়। Sheet1, Sheet2, এবং Sheet3-এ খুব বেশি তথ্য নেই। তাই আপনাকে প্রথমে ওয়ার্কশীট সম্পর্কে প্রাথমিক বিষয়গুলো শিখতে হবে।

ওয়ার্কশীট দেখা

একটি একক স্প্রেডশীট দেখার জন্য আপনাকে যা করতে হবে তা হল এর ট্যাবে ক্লিক করা। কিন্তু আপনি যদি লম্বা নামের অনেক শীট নিয়ে কাজ করেন, তবে এক্সেল সমস্ত শীট ট্যাব প্রদর্শন করতে সক্ষম হবে না। সেই ক্ষেত্রে, আপনি ট্যাবগুলির বাম দিকের তীরগুলি ব্যবহার করতে পারেন৷ এই তীরগুলি আপনাকে বাম বা ডানদিকে নেভিগেট করতে সহায়তা করবে। আপনি উল্লিখিত তীরগুলিতে ডান-ক্লিক করতে পারেন এবং সমস্ত ট্যাবের একটি তালিকা প্রদর্শিত হবে। তারপর আপনি শুধু পছন্দসই ওয়ার্কশীটে ক্লিক করতে পারেন।

একটি ওয়ার্কশীট পুনঃনামকরণ

একটি ওয়ার্কশীটের নাম পরিবর্তন করা সহজ। ট্যাবে ডান-ক্লিক করুন এবং একটি প্রসঙ্গ মেনু খুলবে। নাম পরিবর্তন করুন এবং নতুন নাম টাইপ করুন। আপনি যে ট্যাবটির নাম পরিবর্তন করতে চান সেটিতে ডাবল-ক্লিক করে নতুন নাম টাইপ করতে পারেন।

একটি নতুন ওয়ার্কশীট সন্নিবেশ করান

আপনি কি ওয়ার্কশীট ট্যাবের পাশে একটি ফাইল আইকন সহ একটি ছোট ট্যাব লক্ষ্য করেছেন? এটিতে ক্লিক করুন এবং শেষের ডানদিকে একটি নতুন ওয়ার্কশীট প্রদর্শিত হবে। এটি একটি নতুন ওয়ার্কশীট খোলার দ্রুততম এবং সহজ উপায়৷

একটি নতুন ওয়ার্কশীট সন্নিবেশ করার আরেকটি উপায় হল আপনি যেখানে একটি নতুন সন্নিবেশ করতে চান তার ডানদিকের ট্যাবটি নির্বাচন করুন, তারপরে ডান-ক্লিক করুন এবং সন্নিবেশ নির্বাচন করুন।

একটি নতুন পপ-আপ উইন্ডো খুলবে। ওয়ার্কশীটটি নির্বাচন করুন এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন।

একটি ওয়ার্কশীট মুছে ফেলা হচ্ছে

কার্যপত্রক মুছে ফেলা সহজ। ওয়ার্কশীটের ট্যাবে ডান-ক্লিক করুন। একটি প্রসঙ্গ মেনু প্রদর্শিত হবে এবং কেবল মুছুন ক্লিক করুন৷

ওয়ার্কশীটগুলি কীভাবে সরানো যায়

Excel এর সাথে কাজ করা জটিল হতে পারে এবং আপনাকে ওয়ার্কবুকগুলির মধ্যে বিভিন্ন ওয়ার্কশীট সরাতে হবে বা আপনার ওয়ার্কশীটগুলিকে একটি ভিন্ন ক্রমে রাখতে হবে৷ আপনি কিভাবে এটি করতে পারেন তা এখানে।

একই ওয়ার্কবুকে একটি ওয়ার্কশীট সরানো

ওয়ার্কশীটটিকে এক অবস্থান থেকে অন্য অবস্থানে সরাতে, প্রসঙ্গ মেনু খুলতে এর ট্যাবে ডান-ক্লিক করুন এবং সরান বা অনুলিপি নির্বাচন করুন। একটি নতুন উইন্ডো প্রদর্শিত হবে এবং আপনাকে স্প্রেডশীটের নামের উপর ক্লিক করতে হবে যা নির্বাচিত ওয়ার্কশীটের পরে যাবে এবং ঠিক আছে ক্লিক করুন৷

ওয়ার্কশীটটিকে একই ওয়ার্কবুকের মধ্যে অন্য জায়গায় সরানোর সবচেয়ে সহজ উপায় হল এর ট্যাবে বাম-ক্লিক ধরে রাখা, এবং তারপরে আপনি যেখানে এটি চান সেখানে টেনে আনুন। একটি ছোট কালো তীর থাকবে যেখানে আপনি ওয়ার্কশীটটি ফেলে দিতে পারেন সেই স্থানটি নির্দেশ করে। আপনি যখন পছন্দসই অবস্থানে থাকবেন তখন মাউস বোতামটি ছেড়ে দিন।

একটি ওয়ার্কশীট একটি নতুন ওয়ার্কবুকে স্থানান্তর করা

একটি সম্পূর্ণ নতুন ওয়ার্কবুকে একটি ওয়ার্কশীট সরাতে, এর ট্যাবে ডান-ক্লিক করুন এবং সরান বা অনুলিপি নির্বাচন করুন। যখন একটি নতুন উইন্ডো প্রদর্শিত হবে, ড্রপ-ডাউন মেনু খুলুন বইয়ের শিরোনামে, এবং নির্বাচন করুন (নতুন বই)।

আপনি যখন একটি স্প্রেডশীট একটি নতুন ওয়ার্কবুকে নিয়ে যান, তখন এক্সেল এটিকে বিদ্যমান থেকে সরিয়ে দেবে এবং স্বয়ংক্রিয়ভাবে একটি নতুন ওয়ার্কবুক খুলবে যাতে ওয়ার্কশীট থাকবে।

একটি ওয়ার্কশীটকে একটি ভিন্ন ওয়ার্কবুকে সরানো

সোর্স ওয়ার্কবুকটি খুলুন যাতে আপনি যে ওয়ার্কশীটটি সরাতে চান তা রয়েছে। আপনাকে সেই ওয়ার্কবুকটিও খুলতে হবে যেখানে আপনি কাঙ্খিত ওয়ার্কশীটটি সরিয়ে নেবেন। একই সময়ে তাদের খোলা রাখুন। ওয়ার্কশীটের ট্যাবে ডান-ক্লিক করুন এবং সরান বা অনুলিপি নির্বাচন করুন। "টু বুক" ড্রপ-ডাউন মেনুর অধীনে লক্ষ্যযুক্ত ওয়ার্কবুকের নাম খুঁজুন এবং এটি নির্বাচন করুন। নিশ্চিত করতে ঠিক আছে টিপুন৷

কীভাবে একটি ওয়ার্কশীট কপি করবেন

কখনও কখনও আপনাকে ইতিমধ্যে বিদ্যমান ওয়ার্কশীটের কপি তৈরি করতে হবে। এইভাবে ছোট পরিবর্তন করা সহজ, বিশেষ করে যদি আপনি একই ফর্ম্যাটিং বা সূত্র ব্যবহার করেন। প্রক্রিয়াটি একটি ওয়ার্কশীট সরানোর অনুরূপ।

একই ওয়ার্কবুকে একটি ওয়ার্কশীট কপি করা

একই ওয়ার্কবুকে একটি ওয়ার্কশীট কপি করতে এর ট্যাবে ডান-ক্লিক করুন এবং সরান বা অনুলিপিতে যান। একবার একটি নতুন উইন্ডো খোলে, একটি অনুলিপি তৈরি করুন বাক্সটি চেক করুন। আপনি যে ওয়ার্কশীটের সামনে কপি রাখতে চান তার নাম নির্বাচন করতে হবে। তারপর নিশ্চিত করতে ঠিক আছে ক্লিক করুন।

একটি নতুন ওয়ার্কবুকে একটি ওয়ার্কশীট কপি করা

আপনি যদি একটি নতুন ওয়ার্কবুকে একটি ওয়ার্কশীট অনুলিপি করতে চান তবে আপনাকে আবার প্রসঙ্গ মেনুতে সরান বা অনুলিপিতে যেতে হবে এবং একটি অনুলিপি তৈরি করুন বাক্সে টিক চিহ্ন দিতে হবে। "টু বুক" এর অধীনে ড্রপ-ডাউন মেনুতে ক্লিক করুন এবং (নতুন বই) নির্বাচন করুন। এক্সেল কপি করা ওয়ার্কশীট সহ একটি নতুন ওয়ার্কবুক তৈরি করবে।

একটি ভিন্ন ওয়ার্কবুকে একটি ওয়ার্কশীট কপি করা

যদি আপনি একটি ভিন্ন ওয়ার্কবুকে একটি ওয়ার্কশীট অনুলিপি করতে চান তবে উত্স এবং লক্ষ্য ওয়ার্কবুক উভয়ই খুলুন৷ আপনি যে ওয়ার্কশীটটি সরাতে চান তার ট্যাবে ডান-ক্লিক করুন এবং সরান বা অনুলিপিতে যান। যখন একটি নতুন ডায়ালগ বক্স খোলে, একটি অনুলিপি বাক্স তৈরি করুন চেক করুন। টু বুকের অধীনে ড্রপ-ডাউন মেনু খুলুন এবং টার্গেট ওয়ার্কবুকের নাম নির্বাচন করুন। নিশ্চিত করতে ওকে বোতাম টিপুন।

Google পত্রকগুলিতে কীভাবে একটি এক্সেল ফাইল খুলবেন

সবাই Microsoft Excel ব্যবহার করতে পছন্দ করে না। গুগল শীট তার সবচেয়ে জনপ্রিয় বিকল্প। যদি আপনার সহকর্মী আপনাকে একটি এক্সেল ফাইল পাঠায়, আপনি কোনো সমস্যা ছাড়াই এটি Google পত্রকগুলিতে খুলতে পারেন। শুধু একটি ফাঁকা গুগল শীট খুলুন এবং ফাইল ট্যাবে যান এবং খুলুন নির্বাচন করুন। ওপেন ফাইল মেনুতে খুঁজুন এবং আপলোড ট্যাবে ক্লিক করুন। এক্সেল ফাইলের বাম-ক্লিকটি ধরে রাখুন এবং এটিকে স্পেসে টেনে আনুন।

আপনি স্ক্রিনের মাঝখানে ব্রাউজে ক্লিক করতে পারেন এবং সেখান থেকে এক্সেল শীটে নেভিগেট করতে পারেন যা আপনি Google শীটে আমদানি করতে চান। আপনি যে ফাইলটি চান সেটি নির্বাচন করুন এবং খুলুন ক্লিক করুন৷

কিভাবে MS Excel এ একটি CSV ফাইল খুলবেন

CSV ফাইলগুলি হল সাধারণ টেক্সট ফাইল যাতে কমা দ্বারা পৃথক করা তথ্য এবং ডেটা থাকে। এটি ডেটা স্থানান্তর করতে ব্যবহৃত হয়, যেমন স্প্রেডশীট সামগ্রী, বিভিন্ন অ্যাপ্লিকেশনের মধ্যে যা সাধারণত সরাসরি যোগাযোগ করতে পারে না। এই ধরনের অ্যাপগুলি হল, উদাহরণস্বরূপ, MS Excel এবং Google Sheets, অথবা Microsoft Word৷ আপনি যদি একটি CSV ফাইল পান, তাহলে আপনি কিভাবে এটি খুলতে এক্সেল ব্যবহার করতে পারেন তা এখানে রয়েছে৷

1. এক্সেল স্প্রেডশীটটি খুলুন যেখানে আপনি CSV ফাইলে থাকা ডেটা সংরক্ষণ করতে চান৷ Data ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Get External Data গ্রুপ খুঁজুন। পাঠ্য থেকে নির্বাচন করুন।

2. আপনি Excel এ খুলতে চান এমন CSV ফাইলটি নির্বাচন করুন এবং আমদানিতে ক্লিক করুন৷ খোলা একটি নতুন উইন্ডোতে সীমাবদ্ধ এবং তারপরে পরবর্তী ক্লিক করুন।

3. একটি নতুন উইন্ডোতে, ডিলিমিটারের অধীনে, কমা বাক্সটি চেক করুন এবং তারপরে পরবর্তী।

4. অন্য একটি উইন্ডো খুলবে, কলাম ডেটা ফরম্যাটের অধীনে সাধারণ নির্বাচন করুন এবং সমাপ্তিতে ক্লিক করুন৷

ওয়ার্কবুক এবং ওয়ার্কশীটের মধ্যে পার্থক্য

ওয়ার্কবুক এবং ওয়ার্কশীটগুলির মধ্যে পার্থক্য জানা আপনাকে দুটিকে দ্রুত নেভিগেট করতে এবং সহজেই পরিচালনা করতে সহায়তা করবে। ওয়ার্কশীট হল এমএস এক্সেলের মূল, এবং আপনার একটি ওয়ার্কবুকে একাধিক ওয়ার্কশীট থাকতে পারে। ডেটা সম্পাদনা এবং ম্যানিপুলেট করা শুধুমাত্র ওয়ার্কশীটে সম্ভব এবং ওয়ার্কবুকগুলিতে নয়। এটি জানাও আকর্ষণীয় যে একটি ওয়ার্কশীটে ডেটার পরিমাণ কলাম, সারি এবং ঘরের সংখ্যা দ্বারা সীমাবদ্ধ। একটি ওয়ার্কবুকে ডেটার পরিমাণ মোটেই সীমিত নয়৷