Microsoft Word ডকুমেন্টে কাজ করার সময় কখনো কমেন্ট বা অ্যানোটেশন যোগ করতে চেয়েছেন? অথবা কাজ শেষে বিদ্যমান কমেন্ট এডিট বা ডিলিট করতে হয়েছে? চিন্তা ন করুন, এই আর্টিকেলে Word ডকুমেন্টে কমেন্ট ইনসার্ট, এডিট ও ডিলিট করার পদ্ধতি দেখানো হলো।
Word খুললে কমেন্ট টুলগুলো Review ট্যাবে পাবেন। কমেন্টিং-এ ডেডিকেটেড দুটি টুল গ্রুপ রয়েছে। প্রথমে Comments গ্রুপ—নতুন কমেন্ট অ্যাড, ডিলিট, নেক্সট/প্রিভিয়াস কমেন্টে নেভিগেট, সব কমেন্ট একসাথে দেখানো। দ্বিতীয় Tracking গ্রুপ—টেক্সট ও কমেন্টের চেঞ্জ ট্র্যাকিং, তবে কমেন্ট কীভাবে ডকুমেন্টে ডিসপ্লে হবে সেটা পরিবর্তন করার টুলও এখানে রয়েছে।
নতুন ভার্সন Microsoft Word-এ কমেন্ট লিভ করার তিনটি উপায়: Review ট্যাবের "New Comment" টুল, Insert ট্যাবের "Comment" টুল, বা কীবোর্ড শর্টকাট। প্রথম মেথড থেকে শুরু করা যাক:
- কমেন্ট করতে চাওয়া টেক্সট সিলেক্ট করুন। সিলেক্টেড টেক্সট কমেন্ট স্কোপ হিসেবে মার্ক হবে—টেক্সটের যে অংশের সাথে কমেন্ট রিলেটেড।
- Review ট্যাবে যান।
- New Comment বেছে নিন।
এতটুকুই। নতুন কমেন্ট সফলভাবে ইনসার্ট হয়েছে। ডকুমেন্টের মার্জিনে একটি ডায়ালগ বক্স (Markup area) খুলবে। এই মার্জিনকে Reviewing Pane বলা হয়। এখানে আপনার কমেন্ট লিখুন। কমেন্ট শেষে Esc কী চাপুন ডকুমেন্ট টেক্সটে ফিরে যেতে। অথবা মাউস দিয়ে ডকুমেন্ট টেক্সট এরিয়ায় যেকোনো জায়গায় ক্লিক করুন।
বিকল্প পদ্ধতিতে নতুন কমেন্ট ইনসার্ট:
- টেক্সট সিলেক্ট করুন।
- Insert ট্যাবে যান।
- Comment বেছে নিন।
এখন আপনার কমেন্ট লিখুন।
অবশেষে, সিলেক্টেড টেক্সটে Alt + Ctrl + M শর্টকাট দিয়েও কমেন্ট ইনসার্ট করা যায়।
বিদ্যমান কমেন্টে রিপ্লাই যোগ করা খুব সহজ।
- বিদ্যমান কমেন্টের কমেন্ট বক্স সিলেক্ট করুন।
- কমেন্ট টেক্সটের নিচে Reply বাটন চাপুন।
- রিপ্লাই টাইপ করুন → Esc চাপুন বা ডকুমেন্ট টেক্সট এরিয়ায় লেফট-ক্লিক করুন।
রিপ্লাইগুলো মূল কমেন্টের নিচে দেখানো হয়।
প্রয়োজনতostat অনেক রিপ্লাই যোগ করা যায়। কিন্তু মনে রাখুন সব সেকেন্ড-লেভেল কমেন্ট একই লেভেলে দেখাবে। যেন সেগুলো সব মূল কমেন্টের রিপ্লাই, যদিও আপনি ইতিমধ্যে রিপ্লাই কমেন্টের নিচের Reply বাটনে ক্লিক করুন।
কমেন্ট এডিট করা সহজ। কমেন্টের মার্কআপ এরিয়ায় যেকোনো জায়গায় ক্লিক করুন এবং কাঙ্ক্ষিত পরিবর্তন করুন। টেক্সট যোগ, অপ্রয়োজনীয় মুছে ফেলা বা যেকোনোভাবে মডিফাই করা যায়।
Microsoft Word-এ কমেন্টকে রেজলভড হিসেবে মার্ক করা যায়। Word কমেন্টের ফন্ট কালার চেঞ্জ করে সব ইউজারকে জানায় যে এটি রেজলভড। এডিট ট্র্যাক রাখতে এটি সাহায্য করে।
Word কমেন্ট রেজলভ করার ধাপ:
- রেজলভ করতে চাওয়া কমেন্ট সিলেক্ট করে তার টেক্সটে যেকোনো জায়গায় ক্লিক করুন।
- কমেন্ট টেক্সটের নিচে উপস্থিত Resolve বাটন চাপুন।
অথবা কমেন্টে ডান ক্লিক → ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Resolve Comment বেছে নিন।
নোট: Resolve বাটন গ্রে-আউট থাকতে পারে। সেক্ষেত্রে কমেন্ট রেজলভ করা যাবে না। এটি বোঝায় ডকুমেন্ট Word 2010 বা পুরনো ভার্সনে তৈরি। "Resolve comment" ফিচার Word 2013-এ এড হয়েছিল। সমাধান: ডকুমেন্ট কনভার্ট করুন নতুন ফিচার এনাবল করতে।
- Ribbon-এ File ট্যাবে যান।
- সাইড মেনুতে Info → Convert।
- নতুন কনভার্টেড ডকুমেন্ট সেভ করুন।
মনে রাখুন ডকুমেন্ট কনভার্ট করলে ফরম্যাটিং-এ অনপ্রত্যাশিত পরিবর্তন আসতে পারে। সবচেয়ে কমন পরিবর্তন: টেবিলের প্রস্থ, কারণ বিভিন্ন Word ভার্সনে সেল মার্জিন হ্যান্ডলিং-এ পার্থক্য রয়েছে।
একই সাথে একটি কমেন্ট বা একই ডকুমেন্টের সব কমেন্ট ডিলিট করা যায়। রিপ্লাই থাকা কমেন্ট ডিলিট করলে সকল রিপ্লাইও ডিলিট হয়। কিন্তু শুধু রিপ্লাই ডিলিট করলে মূল কমেন্ট অক্ষত থাকে।
একক কমেন্ট ডিলিট করতে:
- কমেন্ট টেক্সটে যেকোনো জায়গায় ক্লিক করুন।
- Review ট্যাবে যান → Delete।
বিকল্প: ডান ক্লিক → Delete Comment।
প্রয়োজনতostat এই স্টেপ রিপিট করুন।
একই ডকুমেন্টের সব কমেন্ট একসাথে ডিলিট করতে:
- কোনো কমেন্ট সিলেক্ট না করে Review ট্যাবে যান।
- Delete বাটনের নিচের ডাউন অ্যারো চাপুন।
- ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে Delete All Comments in Document বেছে নিন।
নোট: Microsoft Word-এর কোনো ভার্সনে শুধু রেজলভড কমেন্ট ডিলিট করার টুল নেই। এটি করতে হলে ম্যানুয়ালি প্রতিটি রেজলভড কমেন্ট ডিলিট করতে হবে।
কমেন্ট টেম্পোরারিলি হাইড করতে চাইলে (ডিলিট না করে) হাইড অপশন বেছে নিন। দুটি মেথড রয়েছে। প্রথমে কমেন্ট হাইড হবে কিন্তু ট্র্যাক চেঞ্জ প্রদর্শন হবে। দ্বিতীয়ে কমেন্ট এবং ট্র্যাক চেঞ্জ দুটোই হাইড হবে।
Method 1:
- Review ট্যাবে যান।
- Tracking গ্রুপে Show Markup বেছে নিন।
- Comments বেছে নিন। আবার সেই মেনুতে যালে "Comments" চেকмар্ক ছাড়া থাকবে, মানে হাইড হয়েছে।
Method 2:
- Review ট্যাবে যান।
- Tracking গ্রুপে Display for Review সেকশনে No Markup বেছে নিন।
আপনার Word ডকুমেন্টে কমেন্ট আছে জানলেও না দেখলে সেগুলো হাইডেড। এটি ট্র্যাক চেঞ্জ রিভিশনগুলোর জন্যও প্রযোজ্য। কমেন্ট ডিসপ্লে করার স্টেপস:
- Review ট্যাবে যান।
- Tracking গ্রুপে All Markup বা Simple Markup বেছে নিন।
- Show Markup চাপুন → Comments চেক করা আছে কিনা নিশ্চিত করুন।
উপরের স্টেপস ফলো করলে Microsoft Word ডকুমেন্টে কমেন্ট দেখতে পাবেন। কিন্তু এখনও না দেখলে Review ট্যাবের Comments গ্রুপে Show Comments ফিচার গ্রে-আউট আছে কিনা চেক করুন। থাকলে ব্যবহার করা যাবে না। এটি হয় যখন Display for Review All Markup-এ সেট থাকে।
সমাধান: Simple Markup-এ সেট করুন।
এখন আপনি জানেন Microsoft Word-এ কমেন্ট ইনসার্ট, ডিলিট, এডিট করার পদ্ধতি। ডকুমেন্টে সহজে পরিবর্তন আনতে পারবেন। Microsoft Word-র রিগার্ডিং অন্য কোনো প্রশ্ন থাকলে নিচে কমেন্ট করুন, আমরা সাহায্য করার চেষ্টা করব।
