মানুষ নিরন্তর তাদের প্রক্রিয়া স্ট্রিমলাইন করার, প্রোডাক্টিভিটি বাড়ানোর এবং ওয়ার্কফ্লো ম্যানেজ করার উপায় খুঁজে থাকে। ক্যানবান একটি জনপ্রিয় প্রক্রিয়া যা এই সব কাজ করে।
ক্যানবান কীভাবে কাজ করে?
টাস্ক প্রায়োরিটাইজেশন ক্যানবানের মূল কনসেপ্ট। সফটওয়্যার রিলিজের পর ইউজার রিকোয়েস্টের المستمر প্রবাহ ভাবুন। ক্যানবান ব্যবহারকারী ক্যানবান বোর্ডে ওয়ার্কফ্লো ভিজ্যুয়ালাইজ করে। সারদল রিকোয়েস্ট বা দায়িত্বের প্রায়োরিটি নির্ধারণে টিম পদ্ধতি अपনায়। ক্যানবান ফ্লেক্সিবল হওয়ায় টাস্ক কমপ্লিশনের কোনো ফিক্সড ডেডলাইন নেই। প্রায়োরিটি পুনর্বিন্যাসও ঘটে।
ক্যানবানের অনেক সুবিধা রয়েছে। পুরো টিমের প্রোডাক্টিভিটি বেড়ে, বর্জিত রিসোর্স কমে। ব্যক্তিগতভাবে ফোকাস বেড়ে। ভালো লাগছে, ঠিক না?
নিচে কিছু ক্রোম এক্সটেনশন দেওয়া হলো যা ক্যানবান বুঝতে এবং দৈনন্দিন জীবনে ápplicable করতে সাহায্য করবে।
১. ড্র্যাগ
চিরকালে বিশৃঙ্খল জিমেইল ইনবক্সে সর্ট করতে চেয়ে চেয়ে ক্লান্ত? ক্যানবান সবচেয়ে ভালো প্রায়োরিটি দেখায়।
ড্র্যাগ একটি অ্যাপ যা জিমেইলে সংগঠনমূলক নীতিমালা প্রয়োগ করতে দেয়। এর ডেভেলপাররা মনে করেন ইমেইল এবং টু-ডু লিস্টে ঘনিষ্ঠ সম্পর্ক রয়েছে। আপনার আসাইন করা টাস্কের অধিকাংশ ইমেইল থেকে উদ্ভূত হতে পারে। সেসব দায়িত্বকে জিমেইলে ক্যানবান বোর্ডে পরিণত করুন।
অ্যাপটি ড্র্যাগ টিম বোর্ডস বা টিম ইনবক্সও অফার করে। এতে অন্যদের সাথে колাবরেট করতে পারবেন। টাস্কগুলো গ্রুপে ভাগ করুন, কমেন্ট করুন এবং ইমেইল রিপ্লাই করুন। এই ক্রোম এক্সটেনশনের ফ্রি ভার্সনে ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ ফাংশনালিটি এবং একটি বোর্ড রয়েছে। এই ভার্সনে বোর্ডে সর্বোচ্চ তিনটি কলাম রাখা যায়।
ড্র্যাগের পেইড ভার্সনও রয়েছে। সেগুলোতে জিমেইলে টাস্ক যোগ করা, চেকলিস্ট তৈরি করা, এবং কলাম রেস্ট্রিকশন ছাড়া অনলিমিটেড বোর্ড বানানো যায়।
২. ক্যানবানচি
ক্রোমের পাশাপাশি, এই ক্যানবান-ভিত্তিক অ্যাপ জি-সুইট (বিজনেসের জন্য জিমেইল ও গুগল ড্রাইভ) বর্ধিত করে। ইবে ও নেটফ্লিক্সের মতো বড় ব্র্যান্ডের টিমে নির্ভরশীল, এই অ্যাপ টিমওয়ার্ক সর্বাধিক করে। ক্যানবান লিস্ট ও কার্ডসহ বোর্ড বানিয়ে টাস্ক ভিজ্যুয়ালি ম্যানেজ করুন। বিল্ট-ইন টাইম-ট্র্যাকিং ফিচার দিয়ে কাজ শেষ করতে কতটুকু সময় লাগলো সেটি জানুন।
৩. ট্রেলো
উপরোক্ত অ্যাপগুলোর মতো ট্রেলোও ক্যানবান বোর্ড, লিস্ট ও কার্ড দিয়ে ভিজ্যুয়াল ওয়ার্কফ্লো তৈরি করতে দেয়। প্রতিটি কার্ডে কমেন্ট ও ফাইল যোগ করুন বিস্তারিত জানানোর বা আলোচনার জন্য। দীর্ঘ প্রজেক্ট মিটিং কমাতে, প্রজেক্ট আপডেটের জন্য বোর্ড ডেজিগনেট করুন। এতে টিমের সদস্যরা সংগঠনে কী ঘটছে সেটি রিয়েল-টাইমে দেখতে পান।
ট্রেলো এক্সটেনশন ক্রোমে যোগ করার পর নতুন কার্ড লিখতে ট্রেলোতে যেতে হয় না। ব্রাউজারে থাকলেই হবে। বোর্ড এক্সেস করতে অ্যাড্রেস বারে যেন গুগল সার্চ করছেন তেমনি করুন।
৪. ক্যানবান টুল
এই এক্সটেনশনের নাম ননডেস্ক্রিপ্ট, কিন্তু এক্সপিডিয়া ও জেরক্সের মতো ব্র্যান্ডের পছন্দের টুল। ভার্চুয়াল ক্যানবান বোর্ডে রঙিন কার্ডসহ প্রক্রিয়া প্ল্যান করুন। মাউস দিয়ে ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ বা টাচ-সেনসিটিভ ট্যাবলেট ব্যবহার করুন। ওয়ার্ক ইন প্রগ্রেসে লিমিট বসিয়ে বটলनेक প্রতিরোধ করুন।
ইন্টিগ্রেটেড অ্যানালিটিক্স দিয়ে এফিশিয়েন্সি মনিটর ও উন্নত করুন। একই বোর্ডে একাধিক প্রজেক্ট ট্র্যাক করুন। অতীতের কাজের ডেটা ভিত্তিক বর্তমান টাস্কের প্রিডিক্টেড কমপ্লিশন ডেট দেখুন। একই টাইপের পুনরাবৃত্তিমূলক রুটিন থাকলে এই অ্যানালিটিক্যাল ফিচার খুব কাজে লাগবে।
ক্রোম কম্প্যাটিবিলিটির পাশাপাশি, ক্যানবান টুল গুগল ড্রাইভ, ওয়ানড্রাইভ, ড্রপবক্স এবং বক্সের সাথেও কাজ করে।
৫. সর্টড
এই অ্যাপ এবং এর সাপ্লিমেন্টারি ক্রোম এক্সটেনশনকে সেলসপিপলের টুল হিসেবে জেনে থাকেন। কিন্তু প্রফেশন যেকোনো হোক, এর সুবিধা উপভোগ করা যায়। এটি আরেকটি জিমেইলে ক্যানবান আনার সম্ভাবনা।
ইমেইলগুলো প্রায়োরিটি লেভেল অনুযায়ী থিমড লিস্টে ড্র্যাগ-এন্ড-ড্রপ করুন। তারপর সেগুলো দ্রুত সমাধান করুন এবং ইনবক্স জিরোর কাছাকাছি যান। ইমেইল এখন রিপ্লাই করতে না পারলে? চিন্তা নেই। টু-ডু লিস্টে ড্র্যাগ করুন এবং পরে লিখতে রিমাইন্ড করুন।
সর্টড-এ একটি ইন্টেলিজেন্ট লেয়ার বা স্মার্ট স্কিন রয়েছে। কাজের ধরন অনুযায়ী অন-অফ করুন। ইমেইলের সাবজেক্ট লাইন এডিট করে টাস্ক-ওরিয়েন্টেড টাইটেল দিতে পারবেন। অ্যাপে ফলো-আপ লিস্টও রয়েছে। সেখানে আইটেম যোগ করুন যাতে লোকজনদের সাথে যোগাযোগ করা ভুলে না যায়। সম্পর্ক বুশানোর জন্য বা পরামর্শ চেয়ে—দুইজন্যই।
৬. ব্রিজ
অনেকের মতো আপনিও একাধিক প্রজেক্টে একসাথে প্রগ্রেস ভিজ্যুয়ালাইজ করতে কষ্ট পান। ব্রিজ দ্রুত বোর্ড বানাতে দিয়ে সেটি সহজ করে।
উদাহরণস্বরূপ, একটি প্রক্রিয়ার প্রতিটি ধাপের জন্য ক্যানবান কার্ড বানিয়ে একাধিক লোকের মধ্যে টাস্ক অ্যাসাইন করুন। অ্যাসাইনমেন্ট বিতরণ থেকে কমপ্লিশনের মাঝপথের সময়ও দেখুন।
ফ্রিল্যান্সার হোক বা চन्द কর্মীর বিলান্স, ব্রিজ আপনার বড় হয়ে যাওয়া টু-ডু লিস্ট ম্যানেজ করার অনিশ্চয়তা দূর করবে। ইন্টারন্যাল মেট্রিক্স দিয়ে যেসব টাস্কে বেশি সময় লেগেছে সেটি চিহ্নিত করে পজিটিভ পরিবর্তন আনুন।
ক্রোম এক্সটেনশনে কাজ করার সময় ক্যালেন্ডার ও টাইম-ট্র্যাকিং ফাংশনালিটি ট্রাই করুন। তারপর ডেডলাইন মিট করতে এবং ওয়ার্কডে স্মার্ট ও ইফেক্টিভ ভাবে ব্যবহার করতে পারবেন।
৭. কেরিকা
কেরিকার টাস্ক বোর্ডস এক নজরে প্রজেক্টের কয়েকটি জিনিস জানতে দেয়। লেটেস্ট মডিফিকেশন তারিখ, এবং অ্যাক্সেস থাকা ইউজারদের সংখ্যা ও নাম।
টাস্কের জায়গার পাশাপাশি, কেরিকাতে ভার্চুয়াল হোয়াইটবোর্ড রয়েছে যা ব্রেনস্টর্মিং সহজ করে। সব আইডিয়া ও দায়িত্বের জন্য বিল্ট-ইন চ্যাট বক্স রয়েছে। নির্দিষ্ট বিষয়ে মতামত দেয়া সহজ।
প্রজেক্টের ফাইল অ্যাট্যাচমেন্ট? কেরিকাতে সেটিও আছে। গুগল ড্রাইভ ও বক্সের সাথে কম্প্যাটিবল, কেরিকা প্রজেক্ট অ্যাট্যাচমেন্টগুলো আটোমেটিক্যালি সেসerva আপলোড করে দেয়। সব টিম মেম্বার রিড ও রাইট প্রিভিলেজ পান।
ক্রোম এক্সটেনশন ব্যবহার করার সময় চ্যাটগুলো ইমেইল হিসেবে দেখবেন। ইনবক্স থেকে রিপ্লাই করুন এবং কেরিকা বোর্ডে কীভাবে ইনপুট দেখাচ্ছে সেটি পর্যবেক্ষণ করুন। স্মার্ট নোটিফিকেশনও সেট করতে পারবেন। সেগুলো আপনাকে প্রাসঙ্গিক কন্টেন্ট ছাড়া প্রগ্রেস সম্পর্কে আপডেট রাখবে।
শত শত কার্ডসহ ক্যানবান বোর্ড হ্যান্ডেল করার সময় ট্যাগিং ও সার্চ ফিচার দিয়ে সেকেন্ডে খুঁজে বের করুন। আপনি ক্রোম থেকে ক্যানবান বোর্ড এক্সপোর্ট করে এক্সেলেও নিতে পারেন।
এই সপ্তাহে ক্যানবান কীভাবে ব্যবহার করবেন?
এই ফিচার-রিচ ক্রোম এক্সটেনশন (ও অ্যাপ) গুলো ক্যানবান কনসেপ্ট বুঝতে এবং ওয়ার্কফ্লোতে প্রয়োগ করার জন্য আদর্শ।
যদি আপনি কখনো ক্যানবান রুটিনে যোগ করার প্ল্যান করেছেন, তবে এগুলো ট্রাই করুন। নতুন ক্যানবান শিখলেও এই গুলো আপনার কৌতুহল শান্ত করবে এবং ক্যানবান কীভাবে প্রোডাক্টিভিটি বর্ধন করতে পারে সেটি দেখাবে।
আরও ক্যানবান টিপস জানতে, GTD ম্যানেজ করতে ক্যানবান কীভাবে ব্যবহার করবেন সেটি পড়ুন।
