Excel শীটে টোটাল রো যোগ করুন - সঠিক সারাংশের জন্য সহজ ধাপ

আপনি একজন অভিজ্ঞ Excel ব্যবহারকারী হন বা স্প্রেডশিটের শক্তিশালী জগত্ অন্বেষণ শুরু করছেন, দক্ষতার সাথে টোটাল ক্যালকুলেট করা জানা আপনার ডেটা অ্যানালসিস এবং রিপোর্টিংকে উল্লেখযোগ্যভাবে উন্নত করতে পারে। এই আর্টিকেলে, আমরা ধাপে ধাপে আপনাকে আপনার Excel ওয়ার্কশিটে একটি টোটাল রো যোগ করার প্রক্রিয়ায় গাইড করব।

টোটাল রো বল্ড লেটারসে প্রদর্শিত হয় যাতে আপনি সহজেই এটি আপনার Excel ওয়ার্কশিটের বাকি রো থেকে আলাদা করতে পারেন। এই রোতে প্রদর্শিত ডেটা স্বয়ংক্রিয়ভাবে জেনারেট হয়, এবং এটি আপনাকে ম্যানুয়ালি সংখ্যা যোগ করার বিরক্তিকর কাজ থেকে মুক্তি দেবে। টোটাল রো যোগ করার কয়েকটি ভিন্ন পদ্ধতি আছে, এবং কীভাবে করবেন সেটি বুঝলে আপনি Microsoft Excel-এ আরও দক্ষ হবেন।

১. টেবিল ডিজাইন ট্যাব দিয়ে Excel ওয়ার্কশিটে টোটাল রো যোগ করুন

এই মেথড ব্যবহার করে আপনার Excel ওয়ার্কশিটে টোটাল রো যোগ করার আগে, আপনাকে আপনার Excel ডেটাকে একটি টেবিলে কনভার্ট করতে হবে। এটি করতে নিচের ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

1. আপনি যে সকল ডেটা টেবিলে কনভার্ট করতে চান সেগুলো কারসর দিয়ে সিলেক্ট করুন।
2. Excel রিবনে Insert ট্যাবে যান এবং ক্লিক করুন। এটি Home ট্যাব এবং Page Layout ট্যাবের ঠিক মাঝপথে থাকা উচিত।

3. Table নামক আইকনটি সিলেক্ট করুন।

4. একটি পপ-আপ উইন্ডো আসবে যেখানে আপনি আপনার টেবিলের লেআউট বেছে নিতে পারেন, এবং টেবিলে হেডার আছে কিনা সেটি সিলেক্ট করুন। হয়ে গেলে OK বাটন চাপুন।

আপনার Excel ওয়ার্কশিটের ডেটা এখন একটি টেবিলে কনভার্টেড। আপনি রিবনে Table Design নামক একটি নতুন ট্যাব দেখতে পাবেন। এটি হলো ট্যাব jota আপনি আপনার টেবিলে টোটাল রো যোগ করতে ব্যবহার করবেন। তবে, কিছু ক্ষেত্রে, আপনি এই ট্যাবটি দেখতে নাও পারেন কারণ এটি Microsoft Excel-এ ডিজেবল থাকে। চিন্তা করবেন না, আপনি সহজেই এটি ইনেবল করতে পারেন। এখানে কীভাবে:

1. File-এ যান, এবং বাম হাতের মেনুর নিচে Options সিলেক্ট করুন।

2. একটি Excel Options পপ-আপ উইন্ডো আসবে। বাম সাইড মেনু থেকে Customize Ribbon সিলেক্ট করুন।

3. Choose commands from সেকশনে ক্লিক করে ড্রপ-ডাউন মেনু খুলুন, তারপর Tool Tabs সিলেক্ট করুন।

4. Choose commands from সেকশনের নিচে তালিকায় Table Tools খুঁজুন এবং তার ঠিক নিচে Table Design সিলেক্ট করুন।

5. মাঝপথে Add বাটনে ক্লিক করুন Table Designs রিবনে যোগ করতে।

6. যখন কাজ শেষ, OK বাটন চাপে প্রক্রিয়া শেষ করুন।

এখন আপনি আপনার Microsoft Excel ওয়ার্কশিট রিবনে Table Design ট্যাবটি দেখতে পাবেন।

টোটাল রো যোগ করতে:

1. Table Design ট্যাবে যান।

2. ট্যাবের নামের ঠিক নিচে Total Row চেকবক্সটি সিলেক্ট করুন।

Table Design ট্যাবে Total Row চেক করলে, আপনার Excel টেবিলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে নিচে একটি নতুন রো যোগ হবে যেখানে টোটাল নাম্বার বল্ডে প্রদর্শিত হবে।

আপনার টেবিলের নিচে নতুন লাস্ট রো, টোটাল রো নিচের কলামে শুধু Subtotal ফর্মুলা দেখায় এবং বামে Total শব্দটি থাকে। কিন্তু আপনি অন্য কলামের নিচে খালি সেলে ক্লিক করলে। এটি একটি ড্রপ-ডাউন মেনু খুলবে যেখান থেকে আপনি আপনি যে টাইপের টোটাল তৈরি করতে চান সেটি বেছে নিতে পারেন।

২. কীবোর্ড শর্টকাট দিয়ে Excel ওয়ার্কশিটে টোটাল রো যোগ করুন

যেহেতু টোটাল রো খুব উপযোগী, সম্ভবত আপনি এটি প্রায়শই ব্যবহার করবেন। আপনার ওয়ার্কফ্লো দ্রুত করতে এবং এটি ইনেবল করার জন্য ভিন্ন ট্যাবে যাওয়া বন্ধ করতে, আপনি একটি কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে আপনার টেবিলে টোটাল যোগ করতে পারেন। এখানে কীভাবে:

1. আপনার Excel টেবিলের ভিতরে যেকোনো একটি সেল সিলেক্ট করুন।
2. আপনার কীবোর্ডে Ctrl + Shift + T চাপুন টোটাল রো টগল অন করার জন্য।

আপনি একই কীবোর্ড শর্টকাট ব্যবহার করে টোটাল রো টগল অফ করতে পারেন।

এক আরেকটি হ্যান্ডি কীবোর্ড শর্টকাট আপনাকে আপনার টেবিলে ভিন্ন অ্যাগ্রিগেশন টাইপ সিলেক্ট করতে দেবে। আপনি সহজে Excel ফর্মুলাগুলোর মধ্যে স্যুইচ করতে পারেন। Alt + Down arrow চাপে সেলের ড্রপ-ডাউন মেনু এক্টিভেট করুন অ্যাগ্রিগেট সিলেক্ট করতে। আপনি Up এবং Down arrow ব্যবহার করে ড্রপ-ডাউন লিস্ট নেভিগেট করতে পারেন। কাঙ্খিত অ্যাগ্রিগেশন সিলেক্ট করে টেবিলে প্রয়োগ করতে আপনার কীবোর্ডে Enter চাপুন।

৩. Sum ফাংশন দিয়ে Excel ওয়ার্কশিটে টোটাল রো যোগ করুন

আপনি ম্যানুয়ালিও টোটাল রো যোগ করতে পারেন। এখানে কীভাবে:

1. আপনার Excel টেবিলের প্রথম কলামের লাস্ট সেল সিলেক্ট করুন, এবং সেখানে Total টাইপ করুন। কীবোর্ডে Enter চাপুন।

2. আপনার টেবিলের পরবর্তী রোর লাস্ট সেল, টেবিলের নিচে সিলেক্ট করুন, এবং Home ট্যাবে যান।

3. Home ট্যাবের Edit সেকশনে Sum ফাংশন খুঁজুন, যা আপনার Excel অ্যাপের ভার্সনের উপর নির্ভর করে AutoSum নামেও পরিচিত।

4. AutoSum-এর পাশের অ্যারোতে ক্লিক করুন অ্যাগ্রিগেশন মেনু খুলতে যাতে আপনি অ্যাগ্রিগেশন টাইপ বেছে নিতে পারেন। ডিফল্টটি Sum ফর্মুলা।

5. এটি সিলেক্ট করা কলামের জন্য স্বয়ংক্রিয়ভাবে টোটাল ক্যালকুলেট করবে। আপনি প্রতিটি কলামের জন্য প্রক্রিয়াটি ম্যানুয়ালি রিপিট করতে পারেন।

৪. রাইট-ক্লিক মেনু থেকে Excel ওয়ার্কশিটে টোটাল রো যোগ করুন

টোটাল রো যোগ করার আরেকটি উপায় হলো রাইট-ক্লিক মেনু থেকে। অনেক Excel ব্যবহারকারী এটিকে সবচেয়ে সহজ মেথড বলে মনে করেন।

1. Excel টেবিলের যেকোনো জায়গায় রাইট-ক্লিক করুন।
2. মেনু থেকে Table অপশন সিলেক্ট করুন।

3. Table সাবমেনু থেকে Total Row অপশন সিলেক্ট করুন।

এই অ্যাকশন আপনার টেবিলে টোটাল রো যোগ করবে।

৫. VBA দিয়ে Excel ওয়ার্কশিটে টোটাল রো যোগ করুন

আপনি যদি একাধিক ওয়ার্কশিটে টেবিল নিয়ে কাজ করেন, তবে আপনি নিরাশ হবেন শুনে একটি ওয়ার্কবুকের সকল টেবিলে টোটাল রো যোগ করার কোনো উপায় নেই। Excel টেবিল তৈরি করার সময় ডিফল্টভাবে টোটাল রো সেট করার অপশনও দেয় না। তবে, একটি ওয়ার্কঅরাউন্ড আছে। আপনি VBA (Visual Basic for Applications) ব্যবহার করে আপনার ওয়ার্কবুকের সকল টেবিলে টোটাল রো অন এবং অফ টগল করতে পারেন।

VBA ব্যবহার করতে, আপনাকে Excel-এ Developer Tab-এ অ্যাক্সেস দরকার। আপনি যদি রিবনে এটিকে না খুঁজে পান, আপনার কীবোর্ডে Alt + F11 চাপুন VBA উইন্ডো খুলতে যেখানে আপনি কাজ করতে পারেন।

VBA উইন্ডো খুললে, এই ধাপগুলো অনুসরণ করুন:

1. Visual Basic Editor-এ Insert মেনুতে যান এবং Module সিলেক্ট করুন।

2. নতুন মডিউল তৈরি হবে যেখানে আপনি কমান্ড টাইপ করতে পারেন।
3. নিচের কোডটি কপি করুন:

Sub AddTotalRow()
Dim ws As Worksheet
Dim tbl As ListObject
For Each ws In ActiveWorkbook.Worksheets
 For Each tbl In ws.ListObjects
 tbl.ShowTotals = True
 Next tbl
Next ws
End Sub

4. নতুন খুলা মডিউলে কোডটি পেস্ট করুন।

5. VBA রিবনে গ্রিন প্লে বাটনে ক্লিক করুন এই কোড ইমপ্লিমেন্ট করতে।

এই VBA কোড আপনার Excel ওয়ার্কবুকের সকল ওয়ার্কশিট এবং প্রতিটি শীটের সকল টেবিলের মাধ্যমে লুপ করবে। এটি ShowTotals প্রোপার্টিকে True সেট করবে, যা প্রতিটি টেবিলের জন্য টোটাল রো যোগ করবে।

এই কোড টোটাল রো অফও করতে পারে, কিন্তু আপনাকে "tbl.ShowTotals = True" কোড লাইনটি "tbl.ShowTotals = False"-এ পরিবর্তন করতে হবে।

এখন আপনি জানেন Microsoft Excel ওয়ার্কশিটে টোটাল রো কীভাবে যোগ করতে হয়, আপনি আরও জটিল ক্যালকুলেশন শুরু করতে পারেন এবং আপনার ডেটা আরও দক্ষতার সাথে অর্গানাইজ করতে পারেন। ফাংশন, ফর্মুলা, এবং ভিজ্যুয়ালাইজেশন টুলস এর বিশাল সেটি এক্সপ্লোর করতে থাকুন, এবং যখন আপনাকে লোন ক্যালকুলেট করতে হবে Excel-কে সকল কাজ করার দায়িত্ব দিন।