এক্সেলে সেল ফরম্যাটিং কপি করুন: সহজ এবং দ্রুত পদ্ধতিগুলো

এক্সেল ওয়ার্কশীট ফরম্যাট করা আপনার কাজ প্রেজেন্টেবল बनाने গুরুত্বপূর্ণ ধাপ। Microsoft Excel আপনাকে সেল ফরম্যাট কপি করার একাধিক পদ্ধতি দেয়। উদাহরণস্বরূপ, Format Painter একটি সরাসরি পদ্ধতি একটি সেলের ফরম্যাট কপি করে অন্য সেলে প্রয়োগ করতে। কিন্তু ফরম্যাটিং কপির আরও পদ্ধতিও রয়েছে, এই আর্টিকেল আপনাকে আপনার কাজের টাইপ অনুযায়ী সেরা পদ্ধতি খুঁজে বের করতে সাহায্য করবে।

১. Paste Special দিয়ে এক্সেলে ফরম্যাটিং কপি করুন

Microsoft Excel-এ সেল কপি করার সময় আপনি দেখবেন কয়েকটি Paste অপশন রয়েছে। Paste Formatting আপনাকে শুধু সেলের ফরম্যাট কপি করতে দেয়, কনটেন্ট নয়।

উদাহরণ দিয়ে দেখি। A2 সেলে লাল ব্যাকগ্রাউন্ড এবং সাদা ফন্ট রঙ আছে, এটিকে B2 সেলে কপি করতে চাই যেটিতে ভিন্ন ভ্যালু আছে কিন্তু কোনো ফরম্যাটিং নেই:

1. যে সেল থেকে ফরম্যাট কপি করতে চান সেটি সিলেক্ট করে রাইট-ক্লিক করুন। উদাহরণে A2।
2. মেনু থেকে Copy বেছে নিন, বা কীবোর্ডে Ctrl+C চাপুন।

3. যে সেলে ফরম্যাট পেস্ট করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন। আমাদের কেসে B2। রাইট-ক্লিক করুন এবং মেনুতে Paste Special অপশনের পাশের তীর চাপুন।
4. ফরম্যাটিং আইকন বেছে নিন। সেটি ক্লিপারের ওপর ব্রাশের আইকন।

একটি অন্য পদ্ধতি:

1. ফরম্যাট কপি করার সেল সিলেক্ট করে কপি করুন। তারপর ফরম্যাট প্রয়োগ করার সেল(গুলো) সিলেক্ট করুন।
2. Home ট্যাবে Paste ফিচার খুলুন এবং ড্রপ-ডাউন থেকে Paste Special বেছে নিন।

3. Paste Special ডায়লগ বক্স খুলবে। Format সিলেক্ট করুন এবং OK চাপুন সিলেক্ট করা সেলে ফরম্যাট প্রয়োগ করতে।

এই পদ্ধতিটি একই ওয়ার্কশীতে বা একই ওয়ার্কবুকের অন্য ওয়ার্কশীতে একাধিক সেলে ফরম্যাট পেস্ট করতে ও কাজ করে। সেক্ষেত্রে ফরম্যাট প্রয়োগ করার সেল রেঞ্জ সিলেক্ট করতে হবে।

২. Format Painter দিয়ে এক্সেলে ফরম্যাটিং কপি করুন

Format Painter Microsoft Excel-এ সেল ফরম্যাটিং কপি করার সবচেয়ে সহायक টুল। এটি নম্বর ফরম্যাট, ফন্ট সাইজ/ফেস/কালার, সেল ব্যাকগ্রাউন্ড কালার, টেক্সট এলাইনমেন্ট ইত্যাদি সব ফরম্যাটিং সেটিংস পুনরুত্পাদন করতে পারে। এখানে কীভাবে ব্যবহার করবেন:

1. যে সেল থেকে ফরম্যাট কপি করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
2. Home ট্যাবে যান, Clipboard গ্রুপে Format Painter টুল খুঁজে বের করুন। একবার চাপলে আপনার পয়েন্টার পেইন্টব্রাশ আইকনে পরিবর্তন হবে।

3. যে সেলে ফরম্যাট প্রয়োগ করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন।

Format Painter দিয়ে সেলের একটি রেঞ্জেও ফরম্যাট প্রয়োগ করা যায়। স্যাম্পল সেল সিলেক্ট করুন, Format Painter বেছে নিন, এবং কার্সর টেনে রেঞ্জের ওপর ড্র্যাগ করুন।

Home ট্যাবে Format Painter বাটনে ডাবল-ক্লিক করলে এটি আপনার কার্সরের সাথে লক হয়ে যাবে। এই ফিচার ব্যবহার করে নন-এডজেসেন্ট একাধিক সেলে ফরম্যাট প্রয়োগ করা যায়।

এক কলামের ফরম্যাট অন্য কলামে কপি করতে চাইলে: সোর্স কলামের হেডার সিলেক্ট করুন, Format Painter বেছে নিন, টার্গেট কলামের হেডারে ক্লিক করুন। এটি রো বাই রো ফরম্যাট পেস্ট করবে।

৩. Drag and Drop মেনু দিয়ে সেল ফরম্যাটিং কপি করুন

Drag and Drop মেনু একটি সুন্দর ফিচার যা এক সেল থেকে অন্য সেলে ফরম্যাট দ্রুত সরাতে দেয়।

1. যে সেল থেকে ফরম্যাট কপি করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
2. কার্সার সেলের ডান বর্ডারে নেওয়া। কার্সার চার দিকের তীর আকারে পরিবর্তন হবে।
3. মাউসের রাইট বাটন ধরে রাখুন। মাউস টার্গেট সেলে নেওয়া এবং বাটন ছেড়ে দিন।
4. মেনু খুললে Copy Here as Formats Only অপশন বেছে নিন।

৪. Fill Handle দিয়ে ফরম্যাটিং কপি করুন

Fill Handle এক্সেলের একটি উপকারী ফিচার যা অটো-ফিল বা ফর্মুলা কপি করতে ব্যবহার হয়। কিন্তু এটি এক্সেল ফরম্যাটও কপি করতে পারে।

1. যে সেল থেকে ফরম্যাট কপি করতে চান সেটি সিলেক্ট করুন।
2. সিলেকশনের নিচে ডান কোণে Fill Handle-এ কার্সার নেওয়া। কার্সার ব্ল্যাক ক্রস আকারে পরিবর্তন হবে।

3. হ্যান্ডেল ধরে সেলগুলোর ওপর ড্র্যাগ করুন যেখানে ফরম্যাট প্রয়োগ করতে চান।
4. Fill Handle ছেড়ে দিন এবং Auto Fill Options ড্রপ-ডাউন মেনু বেছে নিন।
5. Fill Formatting Only বেছে নিন।

নোট: অটো-ফিল ড্রপ-ডাউন তীর না দেখলে অন করতে হয়।

1. File ট্যাবে যান, বাম প্যানেল থেকে Excel Options বেছে নিন।
2. বাম প্যানেলে Advanced বেছে নিন, Editing Options সেকশনে Enable the Fill Handle বক্সে টিক দিন।

এমনও হতে পারে Fill Handle ড্রপ-ডাউন মেনু এখনো না দেখাচ্ছে। সেক্ষেত্রে:

1. File ট্যাবে যান, বাম প্যানেলের নিচে Options বেছে নিন।
2. Advanced বেছে নিন, Cut, Copy, and Paste সেকশনে Show Paste Options Button when content pasted বক্সে টিক দিন।

3. Excel Options উইন্ডোর নিচে বামে OK চাপুন কনফার্ম করতে।

৫. এক্সেল শর্টকাট দিয়ে ফরম্যাটিং কপি ও প্রয়োগ

দুর্ভাগ্যবশত, এক্সেলে সেল ফরম্যাট কপি করার জন্য কোনো একক কীবোর্ড শর্টকাট নেই। সাধারণ Ctrl+C এবং Ctrl+V কনটেন্ট কপি-পেস্ট করার কমান্ড।

তবে শর্টকাট কী সিকোয়েন্স ব্যবহার করে ফরম্যাটিং কপি দ্রুত করা যায়। উপযোগী সেল ফরম্যাটিং কপি শর্টকাটগুলো:

১. Paste Special কীবোর্ড শর্টকাট দিয়ে অ্যাক্সেস: Shift+F10 চাপুন এবং Shift ধরে R চাপুন। তারপর Enter চাপুন।

• Shift+F10 — কনটেক্সট মেনু খোলে।
• Shift+R — Paste Only formatting অপশন সিলেক্ট করে।

২. Format Painter বাটন দ্রুত অ্যাক্সেস: Alt, H, F, P কীগুলো ক্রমশः চাপুন।

• Alt — Ribbon কমান্ডের কীবোর্ড শর্টকাট অ্যাক্সেস দেয়।
• H — Ribbon-এ Home ট্যাব সিলেক্ট করে।
• F এবং P — Format Painter টুল সিলেক্ট করে।

Microsoft Excel-এ সেল ফরম্যাটিং কপি করার শিল্পে পারদর্শী হলে আপনার ওয়ার্কফ্লো উল্লেখযোগ্যভাবে স্ট্রীমলাইন হবে। জটিল স্প্রেডশীট হোক বা সাধারণ ডেটা টেবিল—এই টেকনিকগুলো আপনার সময় বাঁচাবে এবং এক্সেল ডকুমেন্টগুলোতে একই রকম প্রফেশনাল লুক নিশ্চিত করবে।