মাস্টার এক্সেল:সহজে সেল ফরম্যাটিং কপি করার দ্রুত উপায়

আপনার এক্সেল ওয়ার্কশীট ফর্ম্যাট করা আপনার কাজকে উপস্থাপনযোগ্য করার একটি গুরুত্বপূর্ণ পদক্ষেপ। মাইক্রোসফ্ট এক্সেল আপনাকে একটি সেলের বিন্যাস অনুলিপি করার বিভিন্ন উপায় অফার করে। উদাহরণস্বরূপ, ফরম্যাট পেইন্টার হল একটি কক্ষের বিন্যাস অনুলিপি করার এবং এটি অন্য ঘরে প্রয়োগ করার একটি সরাসরি উপায়। কিন্তু ফরম্যাটিং অনুলিপি করার অন্যান্য উপায় রয়েছে এবং এই নিবন্ধটি আপনাকে আপনার জন্য কাজ করে এমন একটি এবং আপনার কাজের ধরন খুঁজে পেতে সহায়তা করবে।

1. পেস্ট স্পেশাল

আপনি যখন মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে সেলগুলি অনুলিপি করতে চান, তখন আপনি লক্ষ্য করেন যে আপনার নিষ্পত্তিতে বেশ কয়েকটি পেস্ট বিকল্প রয়েছে। পেস্ট ফরম্যাটিং আপনাকে শুধুমাত্র ঘরের বিন্যাস অনুলিপি করতে দেয়, কিন্তু এর বিষয়বস্তু নয়।

একটি উদাহরণে এটি কিভাবে কাজ করে তা দেখা যাক। আপনি সেল A2 এর ফরম্যাটিং কপি করতে চান যার একটি লাল ব্যাকগ্রাউন্ড এবং সাদা ফন্টের রঙ রয়েছে, সেল B2-এ যার একটি আলাদা মান রয়েছে কোনো ফর্ম্যাটিং ছাড়াই:

1. যে একক কক্ষ থেকে আপনি বিন্যাসটি অনুলিপি করতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং ডান-ক্লিক করুন। আমাদের উদাহরণে এটি সেল A2।
2. মেনু থেকে অনুলিপি নির্বাচন করুন, অথবা অনুলিপি করতে আপনার কীবোর্ডে Ctrl + C টিপুন।

1. যে ঘরটিতে আপনি এই বিন্যাসটি অনুলিপি করতে চান সেটি নির্বাচন করুন। আমাদের ক্ষেত্রে, এটি একটি B2 সেল। নির্বাচিত ঘরে রাইট-ক্লিক করুন এবং মেনুতে পেস্ট বিশেষ বিকল্পের পাশের তীরটিতে ক্লিক করুন।
2. বিন্যাস করার জন্য আইকন নির্বাচন করুন। এটি ক্লিপারের উপরে একটি ব্রাশ সহ আইকন৷
৷

এটি করার আরেকটি উপায় হল:

1. যে ঘর থেকে আপনি বিন্যাসটি আটকাতে চান সেটি নির্বাচন করুন এবং অনুলিপি করুন৷ তারপর, আপনি যে কক্ষে এই বিন্যাসটি প্রয়োগ করতে চান সেই ঘরটি (বা ঘরের একটি পরিসর) নির্বাচন করুন৷
2. হোম ট্যাবে পেস্ট বৈশিষ্ট্য নির্বাচন করুন এবং তারপরে ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে বিশেষ পেস্ট নির্বাচন করুন৷

1. একটি পেস্ট বিশেষ ডায়ালগ বক্স খুলবে। বিন্যাস নির্বাচন করুন, এবং তারপরে নির্বাচিত ঘরে বিন্যাস প্রয়োগ করতে ওকে বোতামে ক্লিক করুন।

এই পদ্ধতিটিও কাজ করবে যদি আপনি একই ওয়ার্কশীটে একাধিক কক্ষে বা ওয়ার্কবুকের অন্য ওয়ার্কশীটে ফরম্যাটিং পেস্ট করতে চান। সেক্ষেত্রে, আপনাকে কপি করা ফরম্যাটিং প্রয়োগ করতে চান এমন কক্ষের পরিসর নির্বাচন করতে হবে।

2. ফরম্যাট পেইন্টারের সাথে এক্সেলে ফর্ম্যাটিং কপি করুন

আপনি যদি সেল ফরম্যাটিং অনুলিপি করতে চান তবে ফর্ম্যাট পেইন্টার মাইক্রোসফ্ট এক্সেলের সবচেয়ে সহায়ক টুল। এটি আপনাকে সমস্ত ফর্ম্যাটিং সেটিংস যেমন নম্বর বিন্যাস, ফন্টের আকার, মুখ এবং রঙ, ঘরের পটভূমির রঙ, পাঠ্য প্রান্তিককরণ এবং আরও অনেক কিছু পুনরুত্পাদন করতে সহায়তা করতে পারে। আপনার ওয়ার্কশীটের অন্যান্য কক্ষে সেল ফর্ম্যাটিং অনুলিপি করতে আপনি কীভাবে এই টুলটি ব্যবহার করতে পারেন তা এখানে:

1. যে ঘর থেকে আপনি ফরম্যাটিং কপি করতে চান সেটি নির্বাচন করুন৷
৷
2. হোম ট্যাবে যান এবং ক্লিপবোর্ড গ্রুপে ফর্ম্যাট পেইন্টার টুলটি খুঁজুন। একবার আপনি এটি নির্বাচন করলে, আপনার পয়েন্টার একটি পেইন্টব্রাশ আইকনে পরিবর্তিত হবে৷
৷

1. যে ঘরে আপনি বিন্যাস প্রয়োগ করতে চান সেটিতে ক্লিক করুন।

কপি করা সেল ফরম্যাটিং কক্ষের একটি পরিসরে প্রয়োগ করতে আপনি ফর্ম্যাট পেইন্টার টুলটিও ব্যবহার করতে পারেন। আপনাকে যা করতে হবে তা হল নমুনা ঘরটি নির্বাচন করুন, তারপরে ফর্ম্যাট পেইন্টার টুলটি নির্বাচন করুন এবং আপনি যে বিন্যাসটি প্রয়োগ করতে চান সেগুলির পরিসরে আপনার কার্সারকে টেনে আনুন৷

আপনি যদি হোম ট্যাবে ফর্ম্যাট পেইন্টার টুল বোতামে ডাবল-ক্লিক করেন, তাহলে এটি আপনার কার্সারে লক করবে। আপনি একাধিক অ-সংলগ্ন কক্ষে ফর্ম্যাটিং নির্বাচন এবং প্রয়োগ করতে এই বৈশিষ্ট্যটি ব্যবহার করতে পারেন৷

আপনি যদি এক কলামের ফরম্যাটিং অন্য কলামে কপি করতে চান। আপনি নমুনা কলামের শিরোনামটি নির্বাচন করবেন, ফর্ম্যাট পেইন্টার টুল নির্বাচন করুন এবং তারপর লক্ষ্য কলামের শিরোনামে ক্লিক করুন। এটি সারি সারি ফর্ম্যাটিং পেস্ট করবে৷

3. টেনে আনুন এবং ড্রপ মেনু

টেনে আনুন এবং ড্রপ মেনু হল একটি ঝরঝরে বৈশিষ্ট্য যা আপনাকে দ্রুত বিন্যাসটিকে এক কক্ষ থেকে অন্য ঘরে সরানোর অনুমতি দেবে। আপনি কীভাবে এটি করতে পারেন তা এখানে:

1. সেই নমুনা সেল নির্বাচন করুন যেখান থেকে আপনি ফরম্যাটিং কপি করতে চান।
2. নির্বাচিত ঘরের ডান সীমানায় আপনার কার্সার নিয়ে যান। আপনার কার্সারটি বিভিন্ন দিকে নির্দেশ করে চারটি তীরে পরিবর্তিত হওয়া উচিত।
3. আপনার মাউসের ডান-ক্লিক করুন এবং বোতামটি চেপে ধরে রাখুন। আপনার মাউসকে টার্গেট সেলে নিয়ে যান যেখানে আপনি ফর্ম্যাটিং পেস্ট করতে চান এবং মাউস বোতামটি ছেড়ে দিতে চান৷
4. একবার মেনু খুললে, শুধুমাত্র ফরম্যাট বিকল্প হিসাবে এখানে অনুলিপি করুন নির্বাচন করুন।

4. ফিল হ্যান্ডেল দিয়ে ফরম্যাটিং কপি করুন

ফিল হ্যান্ডেল হল একটি দরকারী এক্সেল বৈশিষ্ট্য যা ব্যবহারকারীরা সেল স্বয়ংক্রিয়ভাবে পূরণ করতে বা সূত্র অনুলিপি করতে ব্যবহার করতে পারেন। কিন্তু এটি এক্সেল ফরম্যাট কপি করতেও ব্যবহার করা যেতে পারে। এখানে কিভাবে:

1. যে ঘর থেকে আপনি বিন্যাসটি অনুলিপি করতে চান সেটি নির্বাচন করুন৷
৷
2. নির্বাচনের নীচে-ডান কোণে ফিল হ্যান্ডেলের উপর আপনার কার্সারটি ঘোরান। আপনি যখন এটি করবেন তখন আপনার কার্সার একটি কালো ক্রসে পরিবর্তিত হবে৷

1. হ্যান্ডেলটি ধরে রাখুন এবং কপি করা ফরম্যাটিং প্রয়োগ করতে চান এমন কক্ষের উপর টেনে আনুন।
2. ফিল হ্যান্ডেলটি ছেড়ে দিন এবং অটো ফিল অপশন ড্রপ-ডাউন মেনু নির্বাচন করুন।
3. শুধু ফর্ম্যাটিং পূরণ করুন নির্বাচন করুন৷
৷

দ্রষ্টব্য:আপনি যদি অটো-ফিল ড্রপ-ডাউন তীরটি দেখতে না পান তবে আপনাকে এটি চালু করতে হবে। এখানে কিভাবে:

1. ফাইল ট্যাবে যান এবং বাম প্যানেল মেনু থেকে এক্সেল বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷
2. বাম প্যানেলে উন্নত নির্বাচন করুন, এবং তারপর সম্পাদনা বিকল্প বিভাগে, ফিল হ্যান্ডেল সক্ষম করার পাশের বাক্সটি চেক করুন৷

এমন একটি সুযোগ আছে যে আপনি এখনও ফিল হ্যান্ডেল ড্রপ-ডাউন মেনু দেখতে পাচ্ছেন না। যদি এটি হয়:

1. ফাইল ট্যাবে যান এবং বাম প্যানেলের নীচে বিকল্পগুলি নির্বাচন করুন৷
2. উন্নত নির্বাচন করুন, এবং তারপর কাট, কপি এবং পেস্ট বিভাগে সামগ্রী পেস্ট করার সময় পেস্ট বিকল্প বোতামের পাশের বাক্সে টিক দিন।

1. নিশ্চিত করতে Excel অপশন উইন্ডোর নিচের-বাম কোণে ঠিক আছে বোতামে ক্লিক করুন।

5. ফরম্যাটিং কপি এবং প্রয়োগ করার জন্য এক্সেল শর্টকাট

দুর্ভাগ্যবশত, কোনো একক এক্সেল কীবোর্ড শর্টকাট নেই যা আপনি সেল ফরম্যাট কপি করতে ব্যবহার করতে পারেন। সাধারণ Ctrl + C এবং Ctrl + V হল কন্টেন্ট কপি এবং পেস্ট করার কমান্ড।

আপনি শর্টকাট কীগুলির একটি ক্রম ব্যবহার করতে পারেন যা আপনার ফর্ম্যাটিং অনুলিপিকে দ্রুত করে তুলবে। এখানে দরকারী সেল ফর্ম্যাটিং কপি শর্টকাটগুলির একটি তালিকা রয়েছে:

1. কীবোর্ড শর্টকাটগুলির সাথে পেস্ট স্পেশাল অ্যাক্সেস করতে Shift + F10 টিপুন এবং তারপরেও Shift বোতামটি ধরে রেখে R টিপুন। তারপর এন্টার বোতাম টিপুন।

Shift + F10 প্রসঙ্গ মেনু প্রদর্শন করে।

Shift + R শুধুমাত্র পেস্ট ফরম্যাটিং বিকল্পটি নির্বাচন করে।

2. এক্সেল ফর্ম্যাট পেইন্টার বোতামটি দ্রুত অ্যাক্সেস করতে নিম্নলিখিত কীবোর্ড বোতামগুলি একে একে টিপুন:Alt, H, F, P৷

Alt আপনাকে রিবন কমান্ডের জন্য কীবোর্ড শর্টকাটগুলিতে অ্যাক্সেস দেয়৷

H রিবনে হোম ট্যাব নির্বাচন করে।

F এবং P ফর্ম্যাট পেইন্টার টুল নির্বাচন করুন।

মাইক্রোসফ্ট এক্সেলে সেল ফরম্যাটিং অনুলিপি করার শিল্পে আয়ত্ত করা একটি মূল্যবান দক্ষতা যা আপনার কর্মপ্রবাহকে উল্লেখযোগ্যভাবে প্রবাহিত করতে পারে। আপনি জটিল স্প্রেডশীট বা সাধারণ ডেটা টেবিলে কাজ করছেন না কেন, এই কৌশলগুলি আপনার সময় বাঁচাবে এবং আপনার এক্সেল নথি জুড়ে একটি সামঞ্জস্যপূর্ণ এবং পালিশ চেহারা নিশ্চিত করবে৷