মাস্টার মাইক্রোসফ্ট তালিকা:সহযোগিতা এবং উত্পাদনশীলতার জন্য একটি ব্যাপক গাইড

মাইক্রোসফ্টের কাছে ইতিমধ্যেই একটি কানবান বোর্ড-স্টাইল অ্যাপ্লিকেশন (মাইক্রোসফ্ট প্ল্যানার) ছিল, সদ্য প্রকাশিত মাইক্রোসফ্ট তালিকাগুলি আরও সাধারণ-উদ্দেশ্য কাজ সহযোগিতার সরঞ্জামের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে। আসুন দেখি কিভাবে আপনি Microsoft তালিকাগুলি নিজে ব্যবহার করতে পারেন৷

মাইক্রোসফ্ট শেয়ারপয়েন্টের সাথে পরিচিত ব্যবহারকারীরা নতুন তালিকা অ্যাপের সাথে মিলগুলি নোট করবেন, কারণ এটি মূলত একই সরঞ্জামের একটি আপগ্রেড সংস্করণ। যদিও শেয়ারপয়েন্ট তালিকাগুলি বেশিরভাগ ডেটা ম্যানেজমেন্ট সম্পর্কে ছিল এবং এক্সেল স্প্রেডশীটের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা যেতে পারে, মাইক্রোসফ্ট তালিকাগুলি সহযোগিতার উপর বেশি ফোকাস করে এবং একাধিক ব্যবহারকারী-বান্ধব উপায়ে দেখা যেতে পারে৷

Microsoft তালিকা কি?

মাইক্রোসফ্ট তালিকাগুলি ইতিমধ্যেই এর নামের দ্বারা বেশ ভালভাবে বর্ণনা করা হয়েছে, তবে মাইক্রোসফ্টের অস্ত্রাগারে অনুরূপ পণ্যের সংখ্যা এখনও জিনিসগুলিকে কিছুটা বিভ্রান্তিকর করে তোলে। মাইক্রোসফ্ট টু-ডু ইতিমধ্যেই আপনাকে একটি তালিকায় কাজগুলি যোগ করতে দেয়, যখন মাইক্রোসফ্ট প্ল্যানারের মতো কিছু একটি সঠিক চটপটে টিম সহযোগিতার সরঞ্জাম হিসাবে কাজ করে। এবং তারপরে রয়েছে শেয়ারপয়েন্ট, যা আপনাকে শেয়ারযোগ্য তালিকাও তৈরি করতে দেয়।

মাইক্রোসফ্ট তালিকাগুলি এর আধুনিক ইন্টারফেস, ক্রস-প্ল্যাটফর্ম সমর্থন এবং অবিশ্বাস্য কাস্টমাইজেশন দ্বারা এই অ্যাপ্লিকেশনগুলি থেকে নিজেকে আলাদা করে। এটি এই সরঞ্জামগুলির প্রতিস্থাপন না করে তাদের পরিপূরক করার চেষ্টা করে এবং এই লক্ষ্যে পরিকল্পনাকারী এবং শেয়ারপয়েন্টের সাথে স্থানীয় একীকরণ প্রদান করে৷

তালিকাগুলি কাজ থেকে শুরু করে ক্যালেন্ডার ইভেন্ট এবং এমনকি কেবলমাত্র ডেটা এন্ট্রি পর্যন্ত, ভাল, যেকোনো কিছুর বহুমুখী তালিকা তৈরি করার জন্য বোঝানো হয়। যেকোন তালিকা আইটেম নিয়ে আলোচনা ও সহযোগিতা করার জন্য এই তালিকাগুলিকে Microsoft টিমের সাথে (আবার, নেটিভলি ইন্টিগ্রেটেড) শেয়ার করার ক্ষমতার সাথে যুক্ত করা হয়েছে৷

মূলত, Microsoft তালিকাগুলি অফিস 365 স্যুট ব্যবহার করে এমন দলগুলির জন্য ট্রেলোর মতো প্রকল্প পরিচালনার সরঞ্জামগুলির একটি শক্তিশালী বিকল্প হিসাবে কাজ করে, যা মাইক্রোসফ্ট ইকোসিস্টেমের ক্ষমতাগুলির মধ্যে একটি বড় ব্যবধান প্লাগ করে৷

যেহেতু মাইক্রোসফ্ট তালিকাগুলি একটি সাধারণ-উদ্দেশ্য সহযোগী তালিকা তৈরির সরঞ্জাম হিসাবে কাজ করার উদ্দেশ্যে, এটি ক্রস-প্ল্যাটফর্ম হিসাবে ডিজাইন করা হয়েছে। ডেস্কটপ অ্যাপের পাশাপাশি, আপনি যেকোন ব্রাউজারের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা ওয়েব সংস্করণ ছাড়াও Android এবং iOS ফোনে তালিকা মোবাইল অ্যাপ ডাউনলোড করতে পারেন।

এটি অফিস 365 স্যুটের একটি অংশ, তবে আপনি অফিস সাবস্ক্রিপশন ছাড়াই যেকোনো Microsoft অ্যাকাউন্টের সাথে আপাতত এটিকে একটি পূর্বরূপ হিসাবে ব্যবহার করতে পারেন৷

1. Microsoft তালিকার পূর্বরূপ চেষ্টা করতে, lists.live.com-এ যান, যা টুলটির জন্য ওয়েব অ্যাপ হিসেবে কাজ করে। অ্যাক্সেস পেতে আপনাকে আপনার Microsoft অ্যাকাউন্ট দিয়ে লগ ইন করতে হতে পারে।

1. ইন্টারফেসটি পরিষ্কার এবং বিশৃঙ্খলামুক্ত, একটি বোতাম শীর্ষে দাঁড়িয়ে আছে:নতুন তালিকা। আমাদের প্রথম তালিকা তৈরি করতে এটিতে ক্লিক করুন৷

1. এখানেই আমরা মাইক্রোসফট তালিকার নমনীয়তার প্রথম আভাস পাই। আপনি একটি ফাঁকা তালিকা তৈরি করতে পারেন, তৈরি টেমপ্লেটগুলি ব্যবহার করতে পারেন, অথবা একটি তালিকা হিসাবে একটি .csv ফাইল আমদানি করতে পারেন, Microsoft Sharepoint এর মতো৷ এবং অবশ্যই, আপনি একটি নির্দিষ্ট ধরনের তালিকা তৈরি করতে একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করতে পারেন।

1. একটি টেমপ্লেট নির্বাচন করা আপনাকে টেমপ্লেটটি ভরা ডেটার সাথে কেমন দেখাবে তার একটি পূর্বরূপ দেয়, তারপরে আপনি এটির সাথে এগিয়ে যেতে টেমপ্লেট ব্যবহার করুন বোতামে ক্লিক করতে পারেন৷

1. এখন তালিকার উদ্দেশ্য বোঝা সহজ করতে একটি ঐচ্ছিক বিবরণ সহ তালিকার জন্য একটি নাম লিখুন৷ একটি রঙ এবং আইকন ডিফল্টরূপে নির্বাচন করা হবে (টেমপ্লেটের প্রকারের উপর ভিত্তি করে) তবে আপনি চাইলে এগুলিও পরিবর্তন করতে পারেন। আপনি সন্তুষ্ট হলে তৈরি করুন নির্বাচন করুন৷

1. নতুন তালিকাটি ইতিমধ্যেই থাকা সমস্ত ক্ষেত্র (কলাম) সহ খোলা হবে, ডেটা গ্রহণ করার জন্য প্রস্তুত। আপনি ডানদিকে কলাম যোগ করুন বোতামের সাহায্যে আরও ক্ষেত্র যোগ করতে পারেন এবং বাম দিকে নতুন আইটেম যোগ করুন বিকল্পের সাথে নতুন সারি যোগ করতে পারেন।

1. বিভাগগুলি ইতিমধ্যেই তাদের নিজ নিজ ডেটা প্রকারের সাথে কনফিগার করা হয়েছে, তাই তারিখের মতো ক্ষেত্রগুলির জন্য, আপনি বেছে নেওয়ার জন্য একটি ক্যালেন্ডার পাবেন৷

1. একটি নতুন আইটেম তৈরি করতে শুধু সমস্ত ক্ষেত্র লিখুন, যতগুলি এন্ট্রি আপনি যোগ করতে চান তার জন্য প্রক্রিয়াটি পুনরাবৃত্তি করুন। যেমন আপনি লক্ষ্য করতে পারেন, তৈরি করা ক্ষেত্রটি কে আইটেম যুক্ত করেছে তা ট্র্যাক রাখে, একই তালিকা ব্যবহার করে একাধিক ব্যক্তির ক্ষেত্রে সংগঠিত করা সহজ করে তোলে৷

এবং এটি শুরু করার জন্য আপনার প্রয়োজন। যারা এক্সেল (বা শেয়ারপয়েন্ট) এর সাথে দক্ষ তারা অনেক অনুরূপ বৈশিষ্ট্য পাবেন যেমন একটি কলামে ডেটা বাছাই করা বা তালিকার একটি নির্বাচন দেখতে ফিল্টার ব্যবহার করা।

এমনকি আপনি উপরে রপ্তানি বোতাম সহ একটি CSV ফাইল বা একটি Microsoft Power BI ফাইল হিসাবে যেকোনো তালিকা রপ্তানি করতে পারেন৷

একটি তালিকা ভাগ করা

যেহেতু মাইক্রোসফ্ট তালিকাগুলির সম্পূর্ণ ভিত্তি অন্যদের সাথে সহযোগিতা করার বিষয়ে, আসুন দেখে নেওয়া যাক কিভাবে আপনি আপনার তৈরি করা তালিকাগুলি ভাগ করতে পারেন৷

1. একটি বিদ্যমান Microsoft তালিকা খুলুন।

1. উপরের বার থেকে শেয়ার বোতামে ক্লিক করুন।

1. একটি ছোট উইন্ডো প্রদর্শিত হবে, যাতে আপনি যাদের সাথে তালিকা ভাগ করছেন তাদের নাম এবং একটি বার্তা যোগ করতে দেয়৷ এটি সমস্তই ঐচ্ছিক কারণ আপনাকে যা করতে হবে তা হল লিঙ্কটি অনুলিপি করা এবং আপনার দলের সদস্যদের সাথে শেয়ার করা৷

1. ডিফল্টরূপে লিঙ্কের অনুমতিগুলিকে লিংক সহ যে কাউকে তালিকা সম্পাদনা করার অনুমতি দেওয়ার জন্য সেট করা হয় (সাইন ইন করার পরে), তবে আপনি এটিও সংশোধন করতে পারেন৷ সমস্ত উপলব্ধ বিকল্পগুলি দেখতে এই ছোট উইন্ডোর (গিয়ার আইকন) উপরে শেয়ারিং সেটিংস বোতামে ক্লিক করুন৷

1. এখন আপনি শেয়ারিং অ্যাক্সেস পরিবর্তন করতে পারেন, সাইন-ইন প্রয়োজনীয়তা বন্ধ করা থেকে শুরু করে আপনার প্রতিষ্ঠানে যোগ করা লোকেদের মধ্যে এটি সীমাবদ্ধ করা পর্যন্ত। আপনি নিরাপত্তার একটি অতিরিক্ত স্তরের জন্য একটি পাসওয়ার্ড সেট করতে পারেন, অথবা লিঙ্কটি কী ধরনের অনুমতি প্রদান করে তা পরিবর্তন করতে পারেন, শুধুমাত্র আপনার প্রয়োজন হলে এটি দেখার মধ্যে সীমাবদ্ধ করে৷ পরিবর্তনগুলি কার্যকর করার জন্য আপনি সম্পন্ন হলে প্রয়োগ করুন নির্বাচন করুন৷

এই অংশে করা কোনো ভুল সম্পর্কে চিন্তা করবেন না; যে কোনো তালিকার জন্য ব্যবহারকারীর অনুমতি পরিবর্তন করতে আপনি সর্বদা উপরের ডানদিকে অ্যাক্সেস পরিচালনা করুন বোতামটি ব্যবহার করতে পারেন৷

Microsoft তালিকায় ভিউ তৈরি করা

ডিফল্ট তালিকা মাইক্রোসফ্ট তালিকা দেখার একমাত্র উপায় নয়। আপনি চারটি ভিন্ন ভিউ থেকে বেছে নিতে পারেন:তালিকা, ক্যালেন্ডার, গ্যালারি এবং বোর্ড৷

তথ্যের ভিজ্যুয়ালাইজ করার এই নমনীয়তা হল শেয়ারপয়েন্টের উপরে তালিকার আরেকটি সুবিধা। কোন নিখুঁত ভিউ নেই – প্রশ্নোত্তর তালিকার বিষয়বস্তুর উপর নির্ভর করে, কিছু ভিউ অন্যদের চেয়ে ভালো উপযুক্ত।

1. একটি নতুন ভিউ তৈরি করতে, একটি তালিকা খুলুন এবং ডানদিকে একটি ভিউ যোগ করুন বোতামে চাপ দিন (+ আইকন সহ)।

1. এখানে আপনি তালিকার ধরন নির্বাচন করতে পারেন এবং প্রয়োজনীয় অতিরিক্ত তথ্য লিখতে পারেন। গ্যালারি এবং ডিফল্ট তালিকা দৃশ্যের জন্য শুধুমাত্র একটি নাম প্রয়োজন, যখন বোর্ড আপনাকে তালিকাটি সংগঠিত করার জন্য একটি কলাম নির্দিষ্ট করতে হবে। ক্যালেন্ডার ভিউ শুরু এবং শেষের তারিখ সহ একটি লেআউট (মাস বা সপ্তাহ) জিজ্ঞাসা করে৷

1. আপনার জন্য নতুন ভিউ তৈরি করতে তথ্য প্রবেশ করার পরে তৈরি করুন বোতামে ক্লিক করুন।

1. আপনি এই ভিউতে নিজেই নতুন আইটেম সম্পাদনা করতে পারেন, বা উপরের বাম দিকে ডেডিকেটেড বোতামটি ব্যবহার করে গ্রিড ভিউতে ফিরে যেতে পারেন।

1. যদি আপনার একাধিক ভিউ থাকে, তাহলে ডানদিকে তিন-বিন্দু মেনু নামিয়ে আনলে আপনি সেগুলি থেকে বেছে নিতে পারবেন।

নিয়ম তৈরি করে কাজগুলি স্বয়ংক্রিয় করুন

একটি সহযোগী তালিকা তৈরি অ্যাপের একটি অপরিহার্য বৈশিষ্ট্য হল নির্দিষ্ট কিছু কাজ স্বয়ংক্রিয় করতে সক্ষম হওয়া। সৌভাগ্যবশত, Microsoft তালিকা আপনাকে কভার করেছে।

আমরা কাজগুলি বলি, যদিও আপাতত, আপনি শুধুমাত্র বিজ্ঞপ্তিগুলি স্বয়ংক্রিয় করতে পারেন৷ নির্দিষ্ট পরিবর্তন করা হলে আপনাকে জানানোর জন্য আপনি একটি তালিকা সেট আপ করতে পারেন, যাতে আপনার দল কীভাবে তালিকাটি ব্যবহার করছে তা আপনাকে ট্র্যাক রাখতে দেয়৷

1. এটি করতে, উপরের বারে নিয়ম বোতামে ক্লিক করুন এবং একটি নিয়ম তৈরি করুন নির্বাচন করুন৷

1. একটি নতুন উইন্ডো প্রদর্শিত হবে, যে ধরনের শর্তের জন্য আপনি একটি বিজ্ঞপ্তি ট্রিগার করতে চান তা নির্বাচন করতে অনুরোধ করবে। আপনার প্রয়োজনের সাথে মেলে এমন আইকন নির্বাচন করুন৷

1. অন্যান্য যেকোন তথ্য লিখুন (যেমন ট্র্যাক করার জন্য কলামের নাম এবং যেকোন অতিরিক্ত শর্ত) এবং অবহিত করা ব্যক্তির নাম বা ইমেল ঠিকানা।

1. নতুন নিয়ম কার্যকর করার জন্য আপনার কাজ শেষ হলে তৈরি করুন নির্বাচন করুন।

1. আপনি নিয়মগুলিতে যেতে পারেন> যে কোনো সময়ে নিয়মগুলি পরিচালনা করুন একটি তালিকায় চলমান নিয়মগুলি দেখতে এবং একটি ক্লিকের মাধ্যমে সেগুলিকে নিষ্ক্রিয় করুন৷

মাইক্রোসফ্ট তালিকাগুলি কি মূল্যবান?

অফিস 365 ইকোসিস্টেমের সাথে ইতিমধ্যে পরিচিত যে কেউ, মাইক্রোসফ্ট লিস্ট অ্যাপটি সবকিছুকে সংগঠিত রাখার একটি দুর্দান্ত উপায়, আপনি এটি একটি ছোট দল বা সম্পূর্ণ কর্পোরেট বিভাগের সাথে কাজ করছেন।

আপনি কাজগুলি তৈরি করতে পারেন, ক্যালেন্ডার ইভেন্টগুলি তালিকাভুক্ত করতে পারেন এবং আপনার সতীর্থদের সাথে প্রতিটি আইটেম নিয়ে আলোচনা করতে পারেন। তালিকাগুলি অত্যন্ত কাস্টমাইজযোগ্য, আপনার ব্যবহারের ক্ষেত্রে নিখুঁত তালিকা তৈরি করার জন্য বেশ কয়েকটি টেমপ্লেট সহ, তা কর্মচারী অনবোর্ডিং বা ব্যয় ট্র্যাকার হতে পারে৷

এবং আমরা টিম বা প্ল্যানারের মতো অন্যান্য Office 365 অ্যাপের সাথে নেটিভ ইন্টিগ্রেশনে প্রবেশ করার আগে, এটিকে Microsoft-এর অ্যাপ্লিকেশনগুলির সাথে পরিচিত কারো জন্য নিখুঁত সাংগঠনিক টুল তৈরি করে৷