Microsoft-এর ইতিমধ্যে একটি ক্যানবান বোর্ড-স্টাইল অ্যাপ্লিকেশন (Microsoft Planner) থাকা সত্ত্বেও, নতুন রিলিজ হওয়া Microsoft Lists একটি আরও সাধারণ উদ্দেশ্যের টাস্ক সহযোগিতা টুলের প্রয়োজনীয়তা পূরণ করে। আসুন দেখি আপনি কীভাবে Microsoft Lists নিজের জন্য ব্যবহার করতে পারেন।
Microsoft SharePoint-এ অভ্যস্ত ব্যবহারকারীরা নতুন Lists অ্যাপের সাথে মিল খুঁজে পাবেন, কারণ এটি মূলত একই টুলের একটি আপগ্রেডেড ভার্সন। যদিও SharePoint লিস্টগুলো মূলত ডেটা ম্যানেজমেন্ট নিয়ে কাজ করত এবং Excel স্প্রেডশিটের মাধ্যমে অ্যাক্সেস করা যেত, Microsoft Lists সহযোগিতার ওপর বেশি ফোকাস করে এবং একাধিক ইউজার-ফ্রেন্ডলি ভিউতে দেখা যেতে পারে।
Microsoft Lists কী?
Microsoft Lists এর নামেই বেশ ভালোভাবে বর্ণনা করা হয়েছে, কিন্তু Microsoft-এর আর্শ্যালে একই টাইপের অনেক প্রোডাক্ট থাকায় বিষয়টি একটু কনফিউজিং হয়। Microsoft To-Do আপনাকে ইতিমধ্যে টাস্ক লিস্টে যোগ করতে দেয়, অন্যদিকে Microsoft Planner একটি সঠিক এজাইল টিম সহযোগিতা টুল হিসেবে কাজ করে। এবং সেখানে আছে SharePoint, যেটিও শেয়ারেবল লিস্ট তৈরি করতে দেয়।
Microsoft Lists নিজেকে এই অ্যাপ্লিকেশনগুলোর থেকে আধুনিক ইন্টারফেস, ক্রস-প্ল্যাটফর্ম সাপোর্ট, এবং অবিশ্বাস্য কাস্টমাইজেশনের মাধ্যমে আলাদা করে। এটি এই টুলগুলোর প্রতিস্থাপন করতে চায় না বরং সেগুলোর সমষ্টিগত করতে চায়, এবং এই লক্ষ্যে Planner এবং SharePoint-এর সাথে নেটিভ ইন্টিগ্রেশন প্রদান করে।
Lists হচ্ছে বহু-উদ্দেশ্যের লিস্ট তৈরি করার জন্য — যেকোনো কিছু থেকে, টাস্ক থেকে ক্যালেন্ডার ইভেন্ট এবং এমনকি ডেটা এন্ট্রি পর্যন্ত। এটার সাথে থাকে এই লিস্টগুলো Microsoft Teams-এ শেয়ার করার ক্ষমতা (আবার, নেটিভ ইন্টিগ্রেশন) যাতে যেকোনো লিস্ট আইটেম নিয়ে আলোচনা ও সহযোগিতা করা যায়।
সেনসেই, Microsoft Lists Office 365 স্যুট ব্যবহারকারী টিমের জন্য Trello-এর মতো প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলের একটি শক্তিশালী বিকল্প হিসেবে কাজ করে, Microsoft ইকোসিস্টেমের ক্ষমতার একটি বড় গ্যাপ পূরণ করে।
Microsoft Lists যেহেতু একটি সাধারণ উদ্দেশ্যের সহযোগিতামূলক লিস্ট-মেকিং টুল হিসেবে কাজ করার জন্য তৈরি, এটি ক্রস-প্ল্যাটফর্ম ডিজাইন করা হয়েছে। ডেস্কটপ অ্যাপের পাশাপাশি, আপনি Android এবং iOS ফোনের জন্য Lists মোবাইল অ্যাপ ডাউনলোড করতে পারেন, পাশাপাশি যে কোনো ব্রাউজার থেকে অ্যাক্সেসযোগ্য ওয়েব ভার্সনও আছে।
এটি Office 365 স্যুটের একটি অংশ, কিন্তু আপনি এখন যেকোনো Microsoft অ্যাকাউন্ট দিয়ে প্রিভিউ হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন, Office সাবস্ক্রিপশন ছাড়াও।
- Microsoft Lists প্রিভিউ ট্রাই করতে, lists.live.com-এ যান, যা টুলটির ওয়েব অ্যাপ হিসেবে কাজ করে। অ্যাক্সেস পেতে আপনাকে আপনার Microsoft অ্যাকাউন্ট দিয়ে লগইন করতে হতে পারে।
- ইন্টারফেস পরিষ্কার এবং ক্লাটার-ফ্রি, শীর্ষে একটি বাটন আটকে পড়ে: New list। আমাদের প্রথম লিস্ট তৈরি করতে এতে ক্লিক করুন।
- এখানেই আমরা Microsoft Lists-এর লচিলতার প্রথম ঝলক পাই। আপনি একটি Blank list তৈরি করতে পারেন, রেডি-মেড টেমপ্লেট ব্যবহার করতে পারেন, বা একটি .csv ফাইল ইম্পোর্ট করে লিস্ট बनाেতে পারেন, Microsoft SharePoint-এর মতো। এবং অবশ্যই, আপনি একটি নির্দিষ্ট টাইপের লিস্ট তৈরি করার জন্য টেমপ্লেট সিলেক্ট করতে পারেন।
- একটি টেমপ্লেট সিলেক্ট করলে সেটার প্রিভিউও দেখাবে ডেটা দিয়ে কেমন দেখাবে, যারপর Use template বাটনে ক্লিক করে এগিয়ে যেতে পারেন।
- এখন লিস্টের জন্য একটি নাম দিন, সাথে সাথে একটি ঐচ্ছিক বিবরণ যাতে লিস্টের উদ্দেশ্য বোঝা সহজ হয়। ডিফল্টরূপে একটি কালার এবং আইকন বেছে নেওয়া হবে (টেমপ্লেটের টাইপ অনুযায়ী) কিন্তু আপনি চাইলে এগুলোও পরিবর্তন করতে পারেন। সন্তুষ্ট হলে Create চাপুন।
- নতুন লিস্ট সব ফিল্ড (কলাম) ইতিমধ্যে সেটআপ করা অবস্থায় খুলবে, ডেটা গ্রহণের জন্য প্রস্তুত। ডান পাশের Add column বাটনে ক্লিক করে আরো ফিল্ড যোগ করতে পারেন, এবং বাম পাশের Add new item অপশনে নতুন সারি যোগ করতে পারেন।
- ক্যাটাগরিগুলো তাদের রেস্পেক্টিভ ডেটা টাইপের সাথে কনফিগার করা থাকায়, ডেটার মতো ফিল্ডের জন্য আপনাকে ক্যালেন্ডার থেকে পিক করার অপশন मिलবে।
- সকল ফিল্ড পূরণ করে একটি নতুন আইটেম তৈরি করুন, যতগুলো এন্ট্রি যোগ করতে চান ততবার প্রসেসটি রিপিট করুন। আপনি লক্ষ্য করতে পারেন, Created by ফিল্ডে কে আইটেমটি যোগ করেছে সেটা ট্র্যাক করা থাকে, একাধিক ব্যক্তি একই লিস্ট ব্যবহার করলে অর্গানাইজ করা সহজ হয়।
এটাই ছিল শুরুতে যা আপনার প্রয়োজন। Excel (বা SharePoint)-এ দক্ষরা অনেক মিলতুল্য ফিচার পাবেন যেমন কলামে ডেটা সর্ট করা বা Filters ব্যবহার করে লিস্টের একটি সিলেকশন দেখা।
আপনি যেকোনো লিস্ট CSV ফাইল বা Microsoft Power BI ফাইল হিসেবে এক্সপোর্ট করতে পারেন শীর্ষে থাকা Export বাটন দিয়ে।
একটি লিস্ট শেয়ার করা
যেহেতু Microsoft Lists-এর পুরো প্রিমাইস অন্যদের সাথে সহযোগিতা করার ওপর, আসুন দেখি আপনি কীভাবে তৈরি করা লিস্টগুলো শেয়ার করতে পারেন।
- একটি এক্সিস্টিং Microsoft List খুলুন।
- শীর্ষের বার থেকে Share বাটনে ক্লিক করুন।
- একটি ছোট উইন্ডো দেখাবে, যাতে আপনি যাদের সাথে লিস্ট শেয়ার করছেন তাদের নাম এবং একটি মেসেজ যোগ করতে পারবেন। সবকিছু ঐচ্ছিক কারণ আপনার যা একটাই করতে হবে সেটা হলো Copy link এবং আপনার টিম মেম্বারদের সাথে শেয়ার করা।
- ডিফল্টরূপে লিংক পারমিশন সেট করা থাকে যেকোনো যিনি লিংক পাবেন সে লিস্ট এডিট করতে পারবেন (সাইন ইন করার পর), কিন্তু আপনি এটাও পরিবর্তন করতে পারেন। এই ছোট উইন্ডোর শীর্ষে Sharing settings বাটনে ক্লিক করুন (গিয়ার আইকন) সব উপলব্ধ অপশন দেখতে।
- এখন আপনি শেয়ারিং অ্যাক্সেস পরিবর্তন করতে পারেন, সাইন-ইন রিকোয়ারমেন্ট বন্ধ করতে পারেন বা আপনার অর্গানাইজেশনে যোগ করা লোকজনের মধ্যে সীমাবদ্ধ করতে পারেন। অতিরিক্ত সিকিউরিটির জন্য পাসওয়ার্ড সেট করতে পারেন, বা লিংকটি কী ধরনের পারমিশন দেবে সেটা পরিবর্তন করতে পারেন, শুধু ভিউइং-অনলী করেও সীমাবদ্ধ করতে পারেন। সম্পূর্ণ হলে Apply চাপুন পরিবর্তনগুলো ইফেক্টে আনতে।
এই অংশে কোনো ভুল হলেও চিন্তা করবেন না; আপনি সবসময় শীর্ষে ডান পাশে Manage access বাটন ব্যবহার করে যেকোনো লিস্টের জন্য ইউজার পারমিশন মডিফাই করতে পারেন।
Microsoft Lists-এ Views তৈরি করা
ডিফল্ট লিস্ট Microsoft লিস্ট देखने का একমাত্র উপায় নয়। আপনি চারটি ভিন্ন ভিউ থেকে বেছে নিতে পারেন: List, Calendar, Gallery, এবং Board।
তথ্য ভিজ্যুয়ালাইজ করার এই লচিলতাও Lists-এর SharePoint-এর ওপর একটি সুবিধা। কোনো পারফেক্ট ভিউ নেই — প্রশ্নে থাকা লিস্টের কন্টেন্টের ওপর নির্ভর করে, কিছু ভিউ অন্যদের চেয়ে আরও উপযুক্ত।
- একটি নতুন ভিউ তৈরি করতে, একটি লিস্ট খুলুন এবং ডান পাশে Add a view বাটনে ক্লিক করুন (+ আইকন সহ)।
- এখানে আপনি লিস্টের টাইপ সিলেক্ট করতে পারেন এবং প্রয়োজনীয় অতিরিক্ত ইনফরমেশন দিতে পারেন। Gallery এবং ডিফল্ট List ভিউ শুধু নাম চায়, Board-এ আপনাকে লিস্ট অর্গানাইজ করার জন্য একটি কলাম স্পেসিফাই করতে হবে। Calendar ভিউ লেআউট (Month বা Week) সাথে সাথে শুরু এবং শেষের তারিখ চায়।
- ইনফরমেশন দিয়ে Create বাটনে ক্লিক করুন আপনার জন্য নতুন ভিউ তৈরি করার জন্য।
- আপনি এই ভিউতেও নতুন আইটেম এডিট করতে পারেন, বা শীর্ষে বামে ডেডিকেটেড বাটন ব্যবহার করে গ্রিড ভিউতে ফিরে যেতে পারেন।
- আপনার একাধিক ভিউ থাকলে, ডান পাশের থ্রি-ডট মেনু নামিয়ে সেগুলো থেকে বেছে নিতে পারেন।
Rules তৈরি করে টাস্ক অটোমেট করুন
একটি সহযোগিতামূলক লিস্ট ক্রিয়েশন অ্যাপের একটি অপরিহার্য ফিচার হলো নির্দিষ্ট টাস্ক অটোমেট করার ক্ষমতা। خوشখবর, Microsoft Lists আপনাকে কভার করে।
আমরা টাস্ক বললাম, যদিও এই মুহূর্তে, আপনি শুধু নোটিফিকেশন অটোমেট করতে পারেন। আপনি একটি লিস্ট সেট আপ করতে পারেন যাতে নির্দিষ্ট পরিবর্তন হলে আপনাকে নোটিফাই করবে, যাতে আপনার টিম লিস্টটি কীভাবে ব্যবহার করছে সেটা ট্র্যাক রাখতে পারেন।
- এটি করতে, শীর্ষের বার থেকে Rules বাটনে ক্লিক করুন, এবং Create a rule সিলেক্ট করুন।
- একটি নতুন উইন্ডো দেখাবে, আপনাকে নোটিফিকেশন ট্রিগার করার জন্য কন্ডিশনের টাইপ সিলেক্ট করতে বলবে। আপনার প্রয়োজন مطابقে আইকনটি সিলেক্ট করুন।
- অন্যান্য প্রয়োজনীয় ইনফরমেশন দিন (যেমন ট্র্যাক করার কলামের নাম এবং যেকোনো অতিরিক্ত কন্ডিশন) এবং নোটিফাই করা ব্যক্তির নাম বা ইমেইল ঠিকানা।
- সম্পূর্ণ হলে Create চাপুন নতুন রুলটি ইফেক্টে আনতে।
- আপনি যেকোনো সময় Rules > Manage rules-এ যেতে পারেন লিস্টে চলমান রুলগুলো দেখতে এবং এক ক্লিকে ডিজেবল করতে।
Microsoft Lists কি_Value?
Office 365 ইকোসিস্টেমের সাথে ইতিমধ্যে পরিচিত কারো জন্য, Microsoft Lists অ্যাপ সব কিছু অর্গানাইজড রাখার একটি চমৎকার উপায়, আপনি ছোট একটি টিমের সাথে কাজ করুন বা একটি পুরো কর্পোরেট ডিভিশনের সাথে।
আপনি টাস্ক তৈরি করতে পারেন, ক্যালেন্ডার ইভেন্ট লিস্ট আউট করতে পারেন, এবং প্রতিটি আইটেম নিয়ে আপনার টিমমেটদের সাথে আলোচনা করতে পারেন। লিস্টগুলো অত্যন্ত কাস্টমাইজেবল, বেশ কিছু টেমপ্লেট আছে আপনার ইউজ কেসের জন্য পারফেক্ট লিস্ট তৈরি করার জন্য, হয় то Employee onboarding হয় Expense tracker।
এবং এটাও Office 365 অ্যাপের সাথে নেটিভ ইন্টিগ্রেশনের কথা বলা হয়নি যেমন Teams বা Planner, যা Microsoft-এর অ্যাপ্লিকেশনদের সাথে পরিচিত কারো জন্য এটি পারফেক্ট আর্গানাইজেশনাল টুল করে তোলে।
