প্রত্যেক পেশাদারেরই শিখতে হবে কীভাবে পেশাদার ইমেল লিখতে হয় -- এবং শুধুমাত্র নিজের ক্যারিয়ারকে এগিয়ে নেওয়ার জন্য নয়। এটা কঠিন হতে পারে, বিশেষ করে যখন আপনাকে অভদ্র, রাগান্বিত বা এমনকি ট্রল করা লোকদের সাথে মোকাবিলা করতে হয়, কিন্তু আপনি যে ইমেলগুলি পাঠান তাতে গর্ব করা কি সম্মানজনক বিষয় নয়?
কীভাবে একজন পেশাদারের মতো ইমেল করতে হয় সে সম্পর্কে আমরা অনেক কিছু লিখেছি, কিন্তু একটি দিক যা নিয়মিত উপেক্ষা করা হয় তা হল ইমেল স্বাক্ষর। অনেক লোকের কাছে একটি নেই, এবং যাদের একটি আছে তারা তাদের সম্ভাবনা নষ্ট করছে। এছাড়াও, আপনি যদি এমন ব্যক্তি হন যার ইমেলের উদ্বেগ রয়েছে, তাহলে একটি স্বাক্ষরের অর্থ প্রতি ইমেল সম্পর্কে চিন্তা করার জন্য একটি কম জিনিস হতে পারে।
নিজের জন্য একটি স্বাক্ষর সেট করার কথা ভাবছেন? এটি থেকে সর্বাধিক পেতে আপনার যা জানা দরকার তা এখানে।
1. ডান ডিলিমিটার ব্যবহার করুন
একটি ডিলিমিটার হল একটি অক্ষর ক্রম যা চিহ্নিত করতে ব্যবহৃত হয় যেখানে একটি জিনিস শেষ হয় এবং অন্যটি শুরু হয়। সাধারণ মানুষের পরিভাষায়, "আমার ইমেল এখানে শেষ হয়, আমার স্বাক্ষর এখানে শুরু হয়" বলতে আপনি যা টাইপ করেন। বেশিরভাগ আধুনিক ইমেল ক্লায়েন্টরা স্বাক্ষর শনাক্ত করা হলে ইমেলের বডি থেকে স্বাক্ষরটি আলাদা করবে।
(email body)
––
(email signature)এর জন্য, আপনাকে একটি ডিলিমিটার ব্যবহার করতে হবে যা ইমেল ক্লায়েন্ট স্বীকৃতি দেয়। সৌভাগ্যবশত, একটি স্বীকৃত মান রয়েছে যা বেশিরভাগ আধুনিক ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে:দুটি নিয়মিত ড্যাশ এবং একটি সাদা স্থান অক্ষর (–– ) . এই বিভেদক স্বাক্ষরের আগে তার নিজস্ব লাইনে থাকা উচিত।
2. এটাকে সহজ রাখুন
বেশিরভাগ লেখার সাথে সম্পর্কিত জিনিসগুলির মতো, ইমেল স্বাক্ষরের ক্ষেত্রে কম বেশি হয়৷ কেবলমাত্র সবচেয়ে প্রয়োজনীয় উপাদানগুলি অন্তর্ভুক্ত করা উচিত, যার অর্থ অন্য সমস্ত কিছু ফেলে দেওয়া যা কার্যকর হতে পারে বা নাও হতে পারে। আপনার যত বেশি বিশৃঙ্খলতা থাকবে, আপনার প্রাপকের এটি পড়ার সম্ভাবনা তত কম।
তাহলে আপনার অবশ্যই কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?
- নাম
- শিরোনাম
- কোম্পানি
- ফোন নম্বর
- ইমেল ঠিকানা
আপনার ক্ষেত্র এবং অবস্থানের উপর নির্ভর করে, আপনি একটি মেইলিং ঠিকানা অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন, তবে এটি খুব বেশি হতে পারে। আপনি যদি এখনও ফ্যাক্স মেশিন ব্যবহার করেন, এগিয়ে যান এবং একটি ফ্যাক্স নম্বর যোগ করুন। এর বাইরে অন্য কোনো বিবরণ অ-সমালোচনা নয়। আপনি আরো যোগ করতে পারেন, কিন্তু শুধুমাত্র যদি আপনি এটি ন্যায্যতা করতে পারেন.
বড় প্রশ্ন হল, সোশ্যাল মিডিয়া প্রোফাইল সম্পর্কে কি? আপনি যদি মনে করেন যে আপনাকে অবশ্যই সেগুলি অন্তর্ভুক্ত করতে হবে তবে এটি এক বা দুটিতে রাখার চেষ্টা করুন। তিনটি সেরা প্রার্থী হল লিঙ্কডইন, ফেসবুক এবং টুইটার। আপনি সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করেন এমন দুটি বেছে নিন। এর থেকে বেশি কিছু এবং আপনি বিশৃঙ্খল হওয়ার ঝুঁকি নিয়ে থাকেন।
3. এটি ছোট রাখুন
আপনি যদি এটিকে সরল রাখার পরামর্শে মনোযোগ দেন, তবে এটিকে ছোট রাখা কঠিন হবে না -- কিন্তু তবুও, আপনার গার্ডকে হতাশ করা এবং একটি বড় স্বাক্ষর দিয়ে শেষ করা সহজ হতে পারে, এমনকি যদি তা না হয় অনেক বলে আপনি যতটা পারেন সবকিছু ঘনীভূত করুন।
আঙ্গুলের নিয়ম হল যে উল্লম্বের চেয়ে অনুভূমিকভাবে প্রসারিত করা ভাল৷ সবকিছু চার লাইন বা তার কম রাখার চেষ্টা করুন। যদি আপনি এটি অতিক্রম করেন, আপনার স্বাক্ষরটি খুব বড় দেখা যেতে পারে, এবং এর অর্থ প্রাপকদের এটি পড়তে বিরক্ত করার সম্ভাবনা কম হবে৷
Name
Title at Company
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####তাই একই লাইনে একাধিক উপাদান একত্রিত করতে ভয় পাবেন না। মান হল একটি পাইপ অক্ষর (|) ব্যবহার করে একাধিক আইটেম আলাদা করা , কিন্তু আপনি চাইলে অনুরূপ কিছু ব্যবহার করতে পারেন, যেমন middot অক্ষর (·) অথবা emdash অক্ষর (—) .
4. এটিকে সূক্ষ্ম রাখুন
এখানে জিনিসগুলি জটিল হতে পারে। যারা ইমেল স্বাক্ষর ব্যবহার করেন, তাদের মধ্যে অনেকেই তাদের স্বাক্ষরগুলি বৃদ্ধাঙ্গুলের মতো লেগে থাকে তা নিশ্চিত করার জন্য অনেক কঠিন চেষ্টা করে। সর্বোপরি, আপনি চান যে প্রাপক নোটিশ নিন এবং আপনার প্রোফাইলগুলি পরীক্ষা করে দেখুন, তাই না?
সমস্যা হল আপনার ইমেল স্বাক্ষরটি এমন হওয়া উচিত নয় যা আপনাকে অন্য সবার থেকে আলাদা করে৷ বরং, ইমেল বডি হল যেখানে আপনি প্রাপককে বোঝান যে আপনি তাদের সময়ের মূল্যবান। যদি আপনার ইমেল বডি তার কাজ করে থাকে, তাহলে প্রাপক আপনার স্বাক্ষর খুঁজবেন, তা যতই মসৃণ বা ভুলে যাওয়া হোক না কেন।
আপনার স্বাক্ষর শুধুমাত্র একটি কারণে সেখানে থাকা উচিত:কীভাবে আপনার কাছে পৌঁছাতে হবে তা তাদের জানাতে। এটা সূক্ষ্ম রাখুন. কোন চটকদার রং, কোন তীব্র বিন্যাস, এবং স্পষ্টভাবে একটি সর্বনিম্ন গ্রাফিক্স রাখুন. একটি উচ্চস্বর স্বাক্ষর এমনকি একজন প্রাপককে ফিরিয়ে দিতে পারে যিনি ছিলেন ইমেইল বডি দ্বারা নিশ্চিত।
5. একাধিক স্বাক্ষর ব্যবহার করুন
যদি আপনার ইমেল ক্লায়েন্ট একাধিক স্বাক্ষরের জন্য অনুমতি দেয়, তাহলে এর সুবিধা নেওয়ার কথা বিবেচনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি "মেরি ক্রিসমাস!" সহ একটি মৌসুমী স্বাক্ষর সেট আপ করতে পারেন! ছুটির মাসগুলিতে বার্তা। অথবা হয়ত আপনি রচনা করা ইমেল বনাম উত্তরের জন্য বিভিন্ন স্বাক্ষর সেট আপ করতে পারেন।
সর্বোপরি, আপনি যদি কারও ইমেলের উত্তর দেন, তবে তারা সম্ভবত ইতিমধ্যেই জানেন যে আপনি কে, তাই ইমেল স্বাক্ষরের অনেক সাধারণ তথ্য অপ্রয়োজনীয় হয়ে পড়ে। উত্তরের জন্য একটি স্বাক্ষর কাটা যেতে পারে এবং শুধুমাত্র স্বাদের উদ্দেশ্যে (আপনার ইমেলকে পেশাদার বোধ করার জন্য) ঢোকানো যেতে পারে।
শুধু নিশ্চিত করুন যে আপনি এটির সাথে ওভারবোর্ডে যাবেন না!
6. HTML এবং vCards থেকে সতর্ক থাকুন
ইমেল দুটি উপায়ে পাঠানো যেতে পারে:প্লেইন টেক্সট এবং HTML। প্লেইন টেক্সট দুর্দান্ত কারণ প্রতিটি ইমেল ক্লায়েন্ট এটি পরিচালনা করতে পারে, কিন্তু আপনি টেক্সট ফরম্যাটিং, হাইপারলিঙ্কিং, ইত্যাদি হারিয়ে ফেলছেন৷ HTML এটি যা করতে পারে তার জন্য চমৎকার, কিন্তু কিছু ইমেল ক্লায়েন্ট আপনার বার্তাগুলিকে উদ্দেশ্য অনুযায়ী প্রদর্শন করতে পারে না৷
এবং তারপরে vCards আছে, যা মূলত ইলেকট্রনিক ব্যবসায়িক কার্ড। এগুলি তত্ত্বে কার্যকর, তবে অনুশীলনে এতটা দুর্দান্ত নয় কারণ খুব কম লোকই আসলে তাদের যত্ন নেয়। প্রকৃতপক্ষে, অধিকাংশ মানুষ এমনকি তারা কি জানেন না. এছাড়াও, আপনার স্বাক্ষরে আপনার সমস্ত প্রাসঙ্গিক বিশদ থাকা উচিত, যা vCardগুলিকে কিছুটা অপ্রয়োজনীয় করে তোলে৷
আমি বলছি না আপনি পারবেন না HTML বা vCards ব্যবহার করুন, কিন্তু চিন্তা করার জন্য সম্ভাব্য খারাপ দিক রয়েছে। আপনি যে ধরনের লোকেদের ইমেল করছেন এবং মাঝে মাঝে বিরক্ত প্রাপকের সাথে আপনি ঠিক আছেন কি না তা নিচে আসে। আমি ব্যক্তিগতভাবে মনে করি মানুষের নিয়মিত বিজনেস কার্ডের সাথে লেগে থাকা উচিত।
7. একাধিক ইমেল ক্লায়েন্টের সাথে পরীক্ষা করুন
আপনার ইমেল স্বাক্ষর সম্পূর্ণ হয়ে গেলে এবং যাওয়ার জন্য প্রস্তুত হয়ে গেলে, আপনাকে একটি শেষ জিনিস করতে হবে:নিজেকে একটি ইমেল পাঠান এবং যতটা সম্ভব বিভিন্ন ইমেল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে আপনার স্বাক্ষরটি কেমন দেখাচ্ছে তা নিশ্চিত করুন৷ অন্তত, আপনার আউটলুক, জিমেইল এবং কয়েকটি মোবাইল অ্যাপের সাথে চেক করা উচিত।
আপনি যে শেষ জিনিসটি চান তা হল একটি ইমেল স্বাক্ষর যা আপনার নিজের ইমেল ক্লায়েন্টে দুর্দান্ত দেখায় কিন্তু Gmail-এর মতো কিছুতে সম্পূর্ণরূপে ছদ্মবেশী দেখায়, যা সবসময় HTML এর মতো জিনিসগুলির সাথে সুন্দরভাবে খেলতে পারে না৷ এটি আশানুরূপ দেখাচ্ছে তা নিশ্চিত করতে সর্বদা দুবার চেক করুন৷
আপনি কি ইমেল স্বাক্ষর ব্যবহার করেন?
ইমেল সম্পর্কে জিনিস হল যে এটি শীঘ্রই কোথাও যাচ্ছে না, তাই যদি আপনি ইতিমধ্যেই না করে থাকেন, তাহলে আপনার ইমেলের কার্যকারিতা উন্নত করার জন্য আপনাকে এই টিপসগুলি দেখতে হবে। স্বাক্ষর আপনার জীবন সহজ করার একমাত্র উপায় নয়। উদাহরণস্বরূপ, টিনজাত প্রতিক্রিয়া আপনার অনেক সময় বাঁচাতে পারে।
শুধু সঠিক ইমেল নিরাপত্তা সতর্কতা অবলম্বন করতে ভুলবেন না যাতে আপনি একটি ম্যালওয়্যার-যুক্ত কম্পিউটারের সাথে শেষ না হন বা ভুলবশত আপনার জীবনের সঞ্চয় সেই কুখ্যাত নাইজেরিয়ান রাজকুমারদের একজনকে দিয়ে দেন।
ইমেল স্বাক্ষর সম্পর্কে আপনি কী মনে করেন? আপনি কি আপনার অ্যাকাউন্টের জন্য তাদের ব্যবহার করেন? আপনি যখন অন্য কারো ইমেল স্বাক্ষর দেখেন তখন আপনার সবচেয়ে বড় পোষা প্রাণী কি কি? নীচের মন্তব্যে আমাদের সাথে আপনার চিন্তা শেয়ার করুন!
