প্রতিটি প্রফেশনালকে প্রফেশনাল ইমেইল লেখা শিখতে হয় — এবং শুধু ক্যারিয়ার বাড়ানোর জন্য নয়। এটি কঠিন হতে পারে, বিশেষ করে যখন আপনাকে রুড, রাগান্বিত, বা এমনকি ট্রোলিশ লোকদের সাথে ডিল করতে হয়, কিন্তু আপনি যা পাঠাচ্ছেন সেটিতে গর্ব অনুভব করা কি সম্মানজনক নয়?
আমরা প্রফেশনাল ইমেইল লেখার ওপর অনেক লিখেছি, কিন্তু একটি দিক যা নিয়মিত উপেক্ষা করা হয় সেটি হলো ইমেইল সিগনেচার। অনেক লোকের এটা নেই, এবং যাদের আছে তারা তাদের সম্ভাবনা বর্জ্য করছে। প্লাস, আপনি যদি সেই ধরণের ব্যক্তি হন যাদের ইমেইল অ্যানক্সাইটি থাকে, তবে একটি সিগনেচার প্রতিটি ইমেইলে একটা কম চিন্তা মানে।
নিজের জন্য একটি সিগনেচার সেট করার কথা ভাবছেন? এখানে আপনার যা জানা দরকার সেটি দিয়ে আপনি সেটির সর্বোচ্চ ফায়দা তুলতে পারেন।
১. সঠিক ডিলিমিটার ব্যবহার করুন
এক ডিলিমিটার হলো একটি ক্যারেক্টার সিকোয়েন্স যা ব্যবহার হয় একটি জিনিস কোথায় শেষ এবং অন্য জিনিস কোথায় শুরু সেটি চিহ্নিত করতে। সহজ ভাষায়, এটি সেটি যা আপনি টাইপ করেন "আমার ইমেইল এখানেই শেষ, আমার সিগনেচার এখান থেকে শুরু" বলে জানাতে। অধিকাংশ আধুনিক ইমেইল ক্লায়েন্ট সিগনেচারকে ইমেইল বডি থেকে পৃথক করবে যদি একটি সিগনেচার ডিটেক্ট হয়।
(email body)
––
(email signature)সেটির জন্য, আপনাকে একটি ডিলিমিটার ব্যবহার করতে হবে যা ইমেইল ক্লায়েন্ট রিকগনাইজ করে। সৌভাগ্য থেকে, একটি স্বীকৃত স্ট্যান্ডার্ড আছে যা অধিকাংশ আধুনিক ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে: দুটি সাধারণ ড্যাশ এরপর একটি হোয়াইটস্পেস ক্যারেক্টার (–– )। এই ডিলিমিটারটি সিগনেচারের আগে তার নিজস্ব লাইনে থাকা উচিত।
২. এটাকে সিম্পল রাখুন
লেখা-সংক্রান্ত অধিকাংশ জিনিসের মতো, ইমেইল সিগনেচারের ক্ষেত্রে less is more। শুধু সবচেয়ে অপরিহার্য এলিমেন্টগুলোই থাকা উচিত, অর্থাৎ বাকি সব কিছু ফেলে দিন যা উপকারী হতে পারে বা নাও হতে পারে। যত বেশি ক্লাটার থাকবে, তত কম সম্ভাবনা আপনার প্রাপক সেটি আসলে পড়বে।
তো আপনাকে অবশ্যই কী অন্তর্ভুক্ত করা উচিত?
- নাম
- পদবী
- কোম্পানি
- ফোন নম্বর
- ইমেইল ঠিকানা
আপনার ফিল্ড এবং পজিশনের উপর নির্ভর করে, আপনি একটি মেইলিং ঠিকানাও অন্তর্ভুক্ত করতে চাইতে পারেন, কিন্তু সেটি হয়তো অনেক বেশি হয়ে যাবে। আপনি যদি এখনও ফ্যাক্স মেশিন ব্যবহার করেন, তবে ফ্যাক্স নম্বর যোগ করুন। এর বাইরের যেকোনো ডিটেইল নন-ক্রিটিক্যাল। আপনি আরও যোগ করতে পারেন, কিন্তু শুধু যদি আপনি তা জাস্টিফাই করতে পারেন।
বড় প্রশ্ন হলো, সোশ্যাল মিডিয়া প্রোফাইলগুলোর কী? আপনি যদি মনে করেন আপনাকে অবশ্যই সেগুলো অন্তর্ভুক্ত করতে হবে, তবে এক বা দুটোর মধ্যে রাখতে চেষ্টা করুন। তিনটি সেরা ক্যান্ডিডেট হলো LinkedIn, Facebook, এবং Twitter। যেস দুটি আপনি সবচেয়ে বেশি ব্যবহার করেন সেগুলো বেছে নিন। তার চেয়ে বেশি হলে আপনি ক্লাটারের রিস্ক নেন।
৩. এটাকে ছোট রাখুন
আপনি যদি সিম্পল রাখার পরামর্শ মেনে চলেন, তবে এটাকে ছোট রাখা কঠিন নয় — কিন্তু তবুও, আপনার গার্ড নিচে নামালে এবং একটি বড় সিগনেচার হয়ে যাওয়া সহজ, এমনকি যদি সেটি বলতে কম। সবকিছু যতটা সম্ভব কনডেন্স করুন।
রুল অফ থাম্ব হলো ভার্টিক্যালি চেয়ে হরিজন্টালি স্ট্রেচ করা ভালো। সবকিছু চার লাইনের মধ্যে রাখতে চেষ্টা করুন। আপনি যদি এর চেয়ে বেশি হয়ে যান, তবে আপনার সিগনেচার খুব বাল্কি দেখতে পারে, এবং তার মানে প্রাপকরা সেটি পড়ার জন্য কম إنক্লাইনড থাকবে।
Name
Title at Company
me@email.com | Tel: (###) ###-#### | Fax: (###) ###-####এসেলি একই লাইনে একাধিক এলিমেন্ট কম্বাইন করার থেকে ভয় করবেন না। স্ট্যান্ডার্ড হলো একাধিক আইটেম আলাদা করার জন্য পাইপ ক্যারেক্টার (|) ব্যবহার করা, কিন্তু আপনি অনুরূপ কিছু ব্যবহার করতে পারেন যদি পছন্দ করেন, যেমন মিডডট ক্যারেক্টার (·) বা ইমড্যাশ ক্যারেক্টার (—)।
৪. এটাকে সাবটেল রাখুন
এখানেই জিনিসগুলো জটিল হতে পারে। যারা ইমেইল সিগনেচার ব্যবহার করে, তাদের মধ্যে অনেকেই খুব চেষ্টা করে তাদের সিগনেচারকে চোখে যায় যেন সোর থাম্বের মতো বের করে।畢竟, আপনি চান প্রাপকটি মনোযোগ দেয় এবং আপনার প্রোফাইল চেক করে, ঠিক না?
সমস্যা হলো আপনার ইমেইল সিগনেচারই নয় যে আপনাকে অন্যদের থেকে আলাদা করবে। বরং, ইমেইল বডিই সেটি যেখানে আপনি প্রাপককে 납득 করান যে আপনি তাদের সময়ের যোগ্য। আপনার ইমেইল বডি যদি তার কাজ করে, তবে প্রাপক আপনার সিগনেচার খুঁজে বের করবে, যেনো সেটি কতটুকু ব্ল্যান্ড বা ফরগেটেবল হোক।
আপনার সিগনেচার শুধু একটু কারণ থাকা উচিত: তাদের জানাতে আপনাকে কীভাবে যোগাযোগ করা যাবে। এটাকে সাবটেল রাখুন। কোনো ফ্ল্যাশি কালার নয়, কোনো ইন্টেন্স ফরম্যাটিং নয়, এবং অবশ্যই গ্রাফিক্স কম রাখুন। একটি লাউড সিগনেচার এমন প্রাপককে वापস ফিরিয়ে দিতে পারে যিনি থেকে ইমেইল বডি দ্বারা কনভিন্সড ছিলেন।
৫. একাধিক সিগনেচার ব্যবহার করুন
আপনার ইমেইল ক্লায়েন্ট যদি একাধিক সিগনেচার দিয়ে থাকেন, তবে সেটি využয় করার কথা বিবেচনা করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি সিজনাল সিগনেচার সেট আপ করতে পারেন "Merry Christmas!" মেসেজ সহ হোলিডে মাসগুলোতে। অথবা হয়তো আপনি কমপোজড ইমেইল বনাম রিপ্লাই-এর জন্য আলাদা সিগনেচার সেট আপ করতে পারেন।
আশো, আপনি কাউকে রিপ্লাই করছেন, তবে তারা সম্ভবত ইতিমধ্যে জানেন আপনি কে, তাই একটি ইমেইল সিগনেচারের সাধারণ ইনফরমেশনের অনেকাংশ অনাবশ্যক হয়ে যায়। রিপ্লাই-এর জন্য একটি সিগনেচার ছোট করা যেতে পারে এবং শুধু ফ্লেভার জন্য ইনসার্ট করা যেতে পারে (আপনার ইমেইলকে প্রফেশনাল ফিল দিতে)।
শুধু নিশ্চিত করুন আপনি এর সাথে ওভারবোর্ডে না যান!
৬. HTML এবং vCards-এ সতর্ক থাকুন
ইমেইল দুটি পথে পাঠানো যাবে: প্লেইন টেক্সট এবং HTML। প্লেইন টেক্সট চমৎকার কারণ সব ইমেইল ক্লায়েন্ট এটি হ্যান্ডেল করতে পারে, কিন্তু আপনি টেক্সট ফরম্যাটিং, হাইপারলিংকিং, ইত্যাদি হারিয়ে যান। HTML সুন্দর কারণ সেটি কী কী করতে পারে, কিন্তু কিছু ইমেইল ক্লায়েন্ট আপনার মেসেজগুলো ইচ্ছামতো প্রদর্শন করতে পারে না।
তারপর vCards আছে, যা মূলত ইলেকট্রনিক বিজনেস কার্ড। সেগুলো তত্ত্বে উপকারী, लेकिन প্র্যাকটিসে সতেটা খুব ভালো নয় কারণ কম লোকেই সেগুলোর কেयर করে। বস্তুত, অধিকাংশ লোক জানেন না সেগুলো কী। প্লাস, আপনার সিগনেচার আপনার সকল প্রাসঙ্গিক ডিটেইল আছে, যা vCards-কে কিছুটা রিডান্ডেন্ট করে তোলে।
আমি বলছি না আপনি HTML বা vCards ব্যবহার করতে পারবেন না, কিন্তু কিছু সম্ভাব্য ডাউনসাইড আছে চিন্তা করার জন্য। এটি নেমে আসে আপনি কী ধরণের লোকদের ইমেইল করছেন এবং আপনি কি মাঝপথে বিরক্ত প্রাপক ঠিক আছে। আমি ব্যক্তিগতভাবে মনে করি মানুষকে রেগুলার বিজনেস কার্ডের সাথে থাকা উচিত।
৭. একাধিক ইমেইল ক্লায়েন্ট দিয়ে টেস্ট করুন
একবার আপনার ইমেইল সিগনেচার সেট হয়ে গেলে এবং রেডি, তখন আপনাকে একটা শেষ কাজ করতে হবে: নিজেকে একটি ইমেইল পাঠান এবং আপনার সিগনেচার কেমন দেখে সেটি চেক করুন যতটা সম্ভব ভিন্ন ইমেইল ক্লায়েন্ট ব্যবহার করে। কমপক্ষে, আপনাকে Outlook, Gmail, এবং কয়েকটি মোবাইল অ্যাপ দিয়ে চেক করা উচিত।
আপনি যা সবচেয়ে কম চান সেটি হলো একটি ইমেইল সিগনেচার যা আপনার নিজের ইমেইল ক্লায়েন্টে চমৎকার দেখে কিন্তু Gmail-এর মতো কিছুতে সম্পূর্ণ বতকেল দেখে যাচ্ছে, যা HTML-এর মতো জিনিসের সাথে সবসময় ভালো খেলে না। সবসময় ডাবল চেক করুন যেন সেটি আশা অনুযায়ী দেখে।
আপনি কি ইমেইল সিগনেচার ব্যবহার করেন?
ইমেইল সম্পর্কে জিনিসটি হলো এটি যেকোনো সময় শীঘ্রই কোথাও যাবে না, তাই আপনি যদি ইতিমধ্যে না করে থাকেন, তবে আপনার ইমেইল ইফিশিয়েন্সি উন্নত করার এই টিপসগুলোর দিকে তাকাতে পারেন। সিগনেচার আপনার জীবন সহজ করার একমাত্র উপায় নয়। উদাহরণস্বরূপ, ক্যানড রেসপন্স আপনাকে অনেক সময় বাঁচাতে পারে।
শুধু সঠিক ইমেইল সিকিউরিটি প্রিকশন নিন যাতে আপনি একটি ম্যালওয়্যার-রিডেন কম্পিউটারের সাথে শেষ হবেন না বা ভুলবশত আপনার জীবনের সঞ্চয় उन বিখ্যাত নাইজেরিয়ান প্রিন্সদের একের কাছে দিয়ে দেবেন না।
আপনি ইমেইল সিগনেচার সম্পর্কে কী মনে করেন? আপনি আপনার অ্যাকাউন্টগুলোর জন্য সেগুলো ব্যবহার করেন? অন্যের ইমেইল সিগনেচার দেখে আপনার সবচেয়ে বড় পেট পিভি কী? আপনার মতামত কমেন্টে শেয়ার করুন!
