Gmail মানুষকে তাদের প্রাপ্ত মেলগুলিকে সংগঠিত করতে সাহায্য করার জন্য তৈরি করা হয়েছে৷ আপনি ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন যা ইমেল আসার সময় স্বয়ংক্রিয়ভাবে পদক্ষেপ নেয়। গুরুত্বপূর্ণ বার্তাগুলিকে তারকাচিহ্নিত হিসাবে চিহ্নিত করা বা তাদের জন্য থিমযুক্ত লেবেল তৈরি করাও সম্ভব৷
৷যাইহোক, আরও একটি বৈশিষ্ট্য রয়েছে যা আপনি এখনও জানেন না:Gmail এর একাধিক ইনবক্স .
এটি ব্যবহার করার সময়, আপনি Gmail এর ডিফল্ট ভিউতে আপনার স্ক্রীনে প্যান হিসাবে বেশ কয়েকটি ইনবক্স দেখতে পারেন। আপনার যা প্রয়োজন তা দেখতে এই পদ্ধতিটি আপনাকে কয়েকটি ক্লিক সংরক্ষণ করতে পারে৷
কিভাবে জিমেইলে একাধিক ইনবক্স সেট আপ করবেন
প্রথমে, Gmail খুলুন, উপরের ডানদিকে কগ আইকনে ক্লিক করুন এবং ইনবক্স কনফিগার করুন বেছে নিন . আপনাকে Google এর স্বয়ংক্রিয় ট্যাবড ইনবক্স সিস্টেম বন্ধ করতে হবে৷
তারপরে, সামাজিক, প্রচার, আপডেট এবং ফোরামের বাক্সগুলি থেকে টিক চিহ্ন সরিয়ে দিন। আপনি এটি করার পরে, আপনার পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন৷
৷
সেটিংস-এ যান৷ কগ মেনু থেকে এবং ল্যাবগুলি খুঁজুন স্ক্রিনের উপরের লিঙ্ক। ল্যাবগুলিতে প্রদর্শিত যে কোনও কিছু আনুষ্ঠানিকভাবে একটি পরীক্ষামূলক বৈশিষ্ট্য৷
৷আপনি একবার ল্যাবে গেলে, একাধিক ইনবক্সে স্ক্রোল করুন এবং সক্ষম-এর জন্য রেডিও বোতামে ক্লিক করুন .
অবশেষে, ল্যাবস পৃষ্ঠার শীর্ষে ফিরে যান এবং পরিবর্তনগুলি সংরক্ষণ করুন ক্লিক করুন৷ .
পরের বার যখন আপনি সেটিংস পৃষ্ঠা লোড করবেন, তখন আপনার লক্ষ্য করা উচিত একটি নতুন নীল একাধিক ইনবক্স আছে শীর্ষ বরাবর লিঙ্ক। একাধিক ইনবক্স সম্পর্কে কিছু পরিবর্তন করতে এটিকে ক্লিক করুন যাতে সেগুলি আপনার জন্য সর্বোত্তম কাজ করে। সিস্টেমটি পাঁচটি পর্যন্ত ইনবক্সের অনুমতি দেয়৷
৷প্রতিটি ফলককে একটি লেবেল দিন এবং এতে কী ধরনের বিষয়বস্তু প্রদর্শিত হবে তা নির্দেশ করুন৷ উদাহরণস্বরূপ, আপনি একটি খসড়া দেখায় এবং পাঠানো মেইলের জন্য অন্যটি চাইতে পারেন। যেকোন লেবেলযুক্ত বার্তাগুলি একাধিক ইনবক্স প্যানেও দেখা যেতে পারে৷
৷একাধিক ইনবক্সের সেটিংসের মধ্যে, আপনার প্রধান ইনবক্সের সাথেও প্যানের অবস্থান পরিবর্তন করুন। অবশেষে, আপনি একটি ফলকের প্রতিটি পৃষ্ঠায় দেখানো বার্তার সংখ্যা বাছাই করতে পারেন৷
এখন আপনি জানেন একাধিক ইনবক্স বৈশিষ্ট্যটি কী করে এবং কীভাবে এটি সেট আপ করতে হয়৷ এর পরে, আসুন এটি ব্যবহার করার কিছু কার্যকর উপায় অন্বেষণ করি।
1. কানবানের প্রতিটি ধাপের জন্য একটি লেবেল মনোনীত করুন
কানবান হল একটি ভিজ্যুয়াল-ভিত্তিক সিস্টেম যা প্রতিটি কাজ এবং সামগ্রিক কর্মপ্রবাহের সাথে কীভাবে ফিট করে তা দেখায়। লোকেরা কানবান বোর্ড ব্যবহার করে কাজগুলি দেখানোর জন্য, সেইসাথে সেই দায়িত্বগুলি যেখানে প্রক্রিয়াধীন রয়েছে। প্রতিটি টাস্ক একটি কার্ড যা একটি ভিন্ন বোর্ডে চলে যায় যখন এর স্থিতি পরিবর্তন হয়।
কানবান কর্মপ্রবাহের প্রতিটি পর্যায়ে একটি Gmail লেবেল তৈরি করার কথা বিবেচনা করুন। আপনার একটি হতে পারে যা বলে নতুন প্রকল্প, এবং অন্যটি মুলতুবি অনুমোদন। আপনার দল কানবানের মাধ্যমে সম্পন্ন কাজের বিজ্ঞপ্তি পাঠালে, প্রতিটি দলের সদস্য নির্দিষ্ট কীওয়ার্ড বা বাক্যাংশ ব্যবহার করতে পারেন। প্রতিটি লেবেলকে কীভাবে প্রযোজ্য এবং নির্ভুল করা যায় তা শিখতে তাদের প্রতি মনোযোগ দিন।
তারপর, কানবানের সাথে সম্পর্কিত সমস্ত বার্তাগুলির জন্য আপনার প্রধান ইনবক্সটি দেখার পরিবর্তে, আপনি একাধিক ইনবক্স প্যানে প্রক্রিয়া প্রবাহ দেখতে পাবেন। আপনার যা প্রয়োজন তা খুঁজে পাওয়া সহজ করে এই পদ্ধতিটি সময় বাঁচাতে পারে। উপরন্তু, প্রক্রিয়াগুলির সাথে যুক্ত বার্তাগুলির ট্র্যাক হারানোর সম্ভাবনা কম৷
2. বিভাগ বা লোকেদের জন্য লেবেল তৈরি করুন
সম্ভবত আপনি একটি বড় কোম্পানির অংশ এবং নিয়মিত বিভিন্ন বিভাগ বা লোকেদের সাথে যোগাযোগ করেন। সেই ক্ষেত্রে, তাদের প্রত্যেকের জন্য ইমেল ঠিকানা-ভিত্তিক লেবেল তৈরি করুন। উদাহরণস্বরূপ, আপনি অ্যাকাউন্টিং বিভাগ, মানবসম্পদ এবং আমার বস বলতে পারেন।
সেই ব্যক্তিদের থেকে ইমেলগুলি ডেডিকেটেড প্যানে প্রদর্শিত হলে আপনি একটি বার্তা উপেক্ষা করার সম্ভাবনা হ্রাস করে৷ ইমেল আসার সময় আপনি আরও সচেতন হবেন। তারপর, কীভাবে সেগুলি পরিচালনা করবেন এবং সেই অনুযায়ী কাজ করবেন তা সিদ্ধান্ত নেওয়ার জন্য আপনার আরও স্বাধীনতা রয়েছে৷
3. আপনার সমস্ত ইনবক্স এক স্ক্রিনে দেখুন
অনেক লোকের মতো, আপনি বিভিন্ন উদ্দেশ্যে Gmail ইনবক্সগুলি সাজাতে পারেন৷ হতে পারে আপনার একটি কাজের অ্যাকাউন্ট এবং একটি ব্যক্তিগত। যাইহোক, বিভিন্ন কারণে বিশেষ ঠিকানা সেট আপ করা সাধারণ। যদি আপনার কোম্পানি একটি সেমিনার হোস্ট করে এবং আপনি ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন পরিচালনা করেন, তাহলে ঠিকানাটি হতে পারে [কম্পানির নাম]SeminarRegistration@gmail.com।
আপনি প্রতিটি Gmail অ্যাকাউন্টের জন্য একটি "থেকে:" লেবেল তৈরি করতে পারেন৷ এটি করার ফলে একাধিক ইনবক্স আপনাকে সংশ্লিষ্ট বার্তাগুলি দেখায়৷ সাধারণত, Gmail-এর ডান কোণায় আপনার অ্যাকাউন্ট আইকনে ক্লিক করে আপনাকে অবশ্যই অ্যাকাউন্ট পরিবর্তন করতে হবে। তারপর, ড্রপ-ডাউন মেনু থেকে একটি অ্যাকাউন্ট বেছে নিন।
প্রতি প্যানে অন্য ইমেল ঠিকানা থেকে একটি ইনবক্স দেখানোর জন্য একাধিক ইনবক্স ব্যবহার করা সময় বাঁচায়। এটি আপনাকে বিভ্রান্ত হতে এবং আপনি এখনও একটি অ্যাকাউন্ট চেক করেছেন কিনা তা ভাবতে বাধা দেয়৷
৷4. অ্যাকশন-ভিত্তিক লেবেল তৈরি করুন
মানুষকে ইনবক্স জিরোতে পৌঁছানোর জন্য ইন্টারনেট পরামর্শে পূর্ণ। তাদের মধ্যে একটি হল @ চিহ্ন দিয়ে শুরু করা লেবেল এবং একটি কর্ম বা অবস্থা। আপনার কাছে এমন একটি থাকতে পারে যা বলে @ওয়েটিং রিপ্লাই, @কমপ্লিট বা @অ্যাকশন।
@Action ফোল্ডারগুলির জন্য, শুধুমাত্র এমন জিনিসগুলি যোগ করুন যেগুলি সম্পূর্ণ হতে দুই মিনিটের বেশি সময় নেয় এবং এখনই ছোট কাজগুলি করে৷ অন্যথায়, আপনি আপনার @Action ফোল্ডারটি অপ্রয়োজনীয় জিনিস দিয়ে আটকে রাখার ঝুঁকিতে থাকবেন।
@ চিহ্ন ব্যবহার করে সেই লেবেলগুলি লেবেল তালিকার শুরুতে প্রদর্শিত হয়। এগুলি অবিলম্বে আপনার স্ক্রিনের বাম দিকে Gmail-এর স্ট্যান্ডার্ড লেবেলের অধীনে থাকবে৷ যাইহোক, একাধিক ইনবক্স ব্যবহার করার অর্থ হল লেবেলের অর্ডার নিয়ে চিন্তা করার দরকার নেই। আপনি আপনার প্রতিটি সাধারণ ক্রিয়াকলাপের জন্য একটি প্যান উৎসর্গ করতে পারেন। এই পদ্ধতিটি চমৎকার যদি কাজ সম্পন্ন হওয়ার চাক্ষুষ প্রমাণ আপনাকে অনুপ্রাণিত করে।
কাজগুলি সম্পন্ন করার পরে, সেই ইনবক্স বার্তাগুলিকে একাধিক ইনবক্স হিসাবে দ্বিগুণ করে যথাযথ অ্যাকশন-নির্দিষ্ট লেবেলে সরান৷ তারপর, একটি দিনের শেষে, প্রতিটি ইমেল দেখুন। আপনার উত্পাদনশীলতার সামগ্রিক পরিমাপক হিসাবে ফলাফলগুলি ব্যবহার করুন এবং উন্নতি করার উপায়গুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন৷
5. একটি লেবেল গুরুত্বপূর্ণ বিজ্ঞপ্তি ইমেল দিন
আজকের নেতৃস্থানীয় প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলগুলির অনেকগুলি ইমেল দ্বারা এবং প্রোগ্রামগুলির ইন্টারফেসের মধ্যে ব্যবহারকারীদের অবহিত করে। এই সিস্টেমটি দৃশ্যমানতার সম্ভাবনা বাড়ায়, বিশেষ করে যখন লোকেরা কোনও প্রোগ্রামের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করে না। এটি তাদের লুপের মধ্যে থাকতে দেয় এমনকি যখন তারা শুধুমাত্র ইমেল ব্যবহার করে।
প্রথমে, আপনি যে সমস্ত প্রোগ্রামগুলি ব্যবহার করেন সেগুলি সম্পর্কে চিন্তা করুন যা সেই বিজ্ঞপ্তি ইমেলগুলি দেয়৷ তারপর, বার্তাগুলি দেখতে যথেষ্ট গুরুত্বপূর্ণ কিনা তা নির্ধারণ করুন৷ উদাহরণস্বরূপ, কিছু প্রোগ্রাম শুধুমাত্র আপনার ব্যবহার সম্পর্কে সাপ্তাহিক মেট্রিক্স প্রদান করে, যা আপনি অপরিহার্য বলে মনে করতে পারেন না। অন্যান্য ক্ষেত্রে, যদিও, অ্যাপ্লিকেশনগুলি আপনাকে একটি প্রোগ্রামে ঘটছে এমন সবকিছু সম্পর্কে সতর্ক করে যা আপনার জন্য প্রযোজ্য৷
বিজ্ঞপ্তি ইমেল পাঠানোর জন্য পাঁচটির বেশি প্রাসঙ্গিক প্রোগ্রাম না থাকলে, প্রত্যেককে একাধিক ইনবক্স ফলক দিন। মনে রাখবেন, আপনি Gmail ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন যা শুধুমাত্র একটি লেবেলে নির্দিষ্ট ইমেল পাঠায়।
একটি ক্রেডিট কার্ড কোম্পানির বিজ্ঞপ্তি সহ, আপনি পোস্ট করা অর্থপ্রদান বা ক্রেডিট স্কোর পরিবর্তন সম্পর্কে আপডেট চাইতে পারেন। যাইহোক, আপনি সুদের চার্জ সম্পর্কিত বিজ্ঞপ্তি বার্তা সম্পর্কে উদ্বিগ্ন নাও হতে পারেন। ফিল্টারগুলি আপনাকে নির্দিষ্ট করতে দেয় যে কোন ইমেলগুলি আপনার তৈরি করা লেবেলে পাঠানো হবে এবং কোনটি মুছে ফেলা হবে বা অন্য কোথাও যাবে৷
আপনি যে পরিষেবাটি ব্যবহার করেন সেটির বিষয় লাইনে কীওয়ার্ড রয়েছে কিনা তা গবেষণা করা দরকারী। Gmail এর মধ্যে সেই কোম্পানি থেকে প্রাপ্ত সমস্ত ইমেল অনুসন্ধান করে শুরু করুন। আপনি যখন শব্দ ব্যবহারের ধরণগুলি লক্ষ্য করেন, তখন আপনার ফিল্টারটি পরিবর্তন করুন যাতে এটি সেই শব্দগুলিকে চিনতে পারে। তারপরে আপনি ফিল্টারটিকে আপনার পছন্দ মতো আচরণ করতে পারেন। এখানে, এর অর্থ আপনার কাছে সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ বাক্যাংশ সহ ইমেলগুলি একাধিক ইনবক্সের সাথে সম্পর্কিত লেবেলে যায়৷
6. অগ্রাধিকার-স্তরের ইনবক্স সেট আপ করুন
একটি ইনবক্স দেখার সময় কী করতে হবে এবং কখন তা নির্ধারণ করা প্রায়শই কঠিন। ফলস্বরূপ, আপনি সার্থক ক্রিয়া সম্পাদন করার চেয়ে সিদ্ধান্ত নেওয়ার চেষ্টা করার জন্য আরও বেশি সময় ব্যয় করতে পারেন। জরুরী স্তরের উপর ভিত্তি করে একাধিক ইনবক্স তৈরি করা আপনাকে আপনার বাধ্যবাধকতা বোঝাতে সাহায্য করতে পারে৷
আপনি একটি উচ্চ-অগ্রাধিকার ইনবক্স তৈরি করতে পারেন, তারপরে মধ্যম-অগ্রাধিকার এবং নিম্ন-অগ্রাধিকার ইনবক্সগুলি, একটি সূচনা পয়েন্ট হিসাবে৷
এছাড়াও, যদি কিছু অগ্রাধিকার-ভিত্তিক বার্তা প্রকল্পের সাথে সম্পর্কিত হয়, আপনি লেবেলের মধ্যে তা বলতে পারেন।
কিভাবে আপনি আপনার জিমেইল ইনবক্স সংগঠিত করবেন?
এই পরামর্শগুলি পড়ার পরে, আপনি সম্ভবত মনে করেন একাধিক ইনবক্সগুলি ব্যবহার করার মতো একটি বৈশিষ্ট্য৷ এটি আপনাকে অপ্রয়োজনীয় ক্লিক করা বন্ধ করতে দেয় এবং আপনাকে লেবেলিং কনভেনশনের উপর ভিত্তি করে প্রয়োজনীয় বার্তা দেখায়। আপনি কি কর্মক্ষেত্রে একাধিক কম্পিউটার ব্যবহার করেন? যদি তাই হয়, তাহলে আপনি বিশেষভাবে প্রশংসা করবেন কিভাবে এই Gmail সক্ষমতা আপনাকে একাধিক উত্স থেকে বার্তা দেখতে দেয়৷
এটি সেট আপ করার পরে, আপনি একটি কৌশলগতভাবে পৃথক স্ক্রীন অফার করে কত তথ্য পছন্দ করবেন। আপনি যদি এটি সামঞ্জস্য করা কঠিন বলে মনে করেন তবে বৈশিষ্ট্যটি নিষ্ক্রিয় করার জন্য শুধুমাত্র একটি ক্লিকের প্রয়োজন হয় এবং আপনি এটিকে আবারও সহজে চালু করতে পারেন৷
আপনি কি এই Gmail ইনবক্স সংগঠন টিপস উপভোগ করেছেন? বুদ্ধিমান ইমেল অ্যাপ ব্যবহার করে আপনি কীভাবে আপনার আইফোনে আপনার ইমেলগুলি সাজাতে পারেন তা খুঁজে বের করুন!
