জিমেল তৈরি হয়েছে যাতে মানুষ তাদের পাওয়া মেইল সংগঠিত করতে পারে। আপনি ফিল্টার সেট আপ করতে পারেন যা ইমেল আসার সাথে সাথে অটোমেটিক অ্যাকশন নেবে। গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ স্টার করা বা থিম ভিত্তিক লেবেল বানানোও সম্ভব।
তবে, একটি আরো ফিচার আছে जिसके बारेে আপনি শاید না জানেন: জিমেলের মাল্টিপল ইনবক্স (Multiple Inboxes)।
এটি ব্যবহার করলে আপনি জিমেলের ডিফল্ট ভিউতে একসাথে বেশ কিছু ইনবক্স প্যান হিসেবে দেখতে পারেন। এই পদ্ধতিতে আপনি কিছু ক্লিক বাঁচাতে পারেন।
জিমেলে মাল্টিপল ইনবক্স সেট আপ করার পদ্ধতি
প্রথমে জিমেল খুলুন, উপরের ডানে কগ আইকনে ক্লিক করে Configure Inbox বেছে নিন। গুগলের অটোমেটিক ট্যাব্ড ইনবক্স সিস্টেম বন্ধ করতে হবে।
তারপর Social, Promotions, Updates, এবং Forums-এর চেকবক্সগুলো আনচেক করুন। পরিবর্তনগুলো সেভ করুন।
কগ মেনু থেকে Settings-এ যান এবং স্ক্রিনের উপরে Labs লিংক খুঁজুন। Labs-এ যেন কিছুই থাকে সেটা অফিসিয়ালি এক্সপেরিমেন্টাল ফিচার।
Labs-এ একবার যেতে পারলে Multiple Inboxes-এ স্ক্রোল ডাউন করুন এবং Enable রেডিও বাটনে ক্লিক করুন।
শেষে Labs পেজের উপরে Save Changes-এ ক্লিক করুন।
পরবর্তী বার Settings পেজ লোড হলে উপরে নীল রঙের Multiple Inboxes লিংক দেখবেন। সেটাতে ক্লিক করে মাল্টিপল ইনবক্সের সেটিংস টвиক করুন যাতে সেটা আপনার জন্য সেরা কাজ করে। সিস্টেমে সর্বোচ্চ পাঁচটি ইনবক্স রাখা যায়।
প্রতিটি প্যানের একটি লেবেল দিন, এবং সেখানে কী ধরনের কন্টেন্ট দেখাবে সেটা নির্দিষ্ট করুন। উদাহরণস্বরূপ, একটি Drafts-এর জন্য, আরেকটি Sent Mail-এর জন্য। যেকোনো লেবেলড মেসেজও মাল্টিপল ইনবক্স প্যানে দেখানো যায়।
Multiple Inboxes সেটিংসে প্যানের পজিশন মেইন ইনবক্সের সাথে সম্পর্কেও বদলানো যায়। শেষে, প্রতিটি প্যানের পেজে কতগুলো মেসেজ দেখাবে সেটাও বেছে নিতে পারেন।
এখন আপনি জানেন মাল্টিপল ইনবক্স ফিচার কী করে এবং কীভাবে সেট আপ করবেন। এখন চলুন এর কিছু ইফেক্টিভ ব্যবহার দেখি।
১. কানবান (Kanban) এর প্রতিটি ধাপের জন্য একটি লেবেল নির্ধারণ করুন
কানবান একটি ভিজুয়াল-ভিত্তিক সিস্টেম যা প্রতিটি টাস্ক এবং সেটা পুরো ওয়ার্কফ্লোতে কীভাবে ফিট হয় সেটা দেখায়। লোকেরা কানবান বোর্ড ব্যবহার করে টাস্ক টু-ডু এবং সেগুলোর প্রক্রিয়ায় কোথায় আছে সেটা দেখায়। প্রতিটি টাস্ক একটি কার্ড যা স্টেটাস পরিবর্তন হলে অন্য বোর্ডে চলে যায়।
কানবান ওয়ার্কফ্লোর প্রতিটি স্টেজের জন্য একটি জিমেল লেবেল বানানোর কথা ভাবুন। আপনার হতে পারে "New Projects" বলা একটি, আরেকটি "Pending Approval"। আপনার টিম যদি কানবান দিয়ে সম্পন্ন কাজের নোটিফিকেশন পাঠায়, তবে প্রতিটি টিম মেম্বার নির্দিষ্ট কিওয়ার্ড বা ফ্রেজ ব্যবহার করতে পারে। সেগুলোতে মনোযোগ দিয়ে শিখুন কীভাবে প্রতিটি লেবেল প্রযোজ্য ও সঠিক করা যায়।
তब মেইন ইনবক্সে কানবান-রিলেটেড সকল মেসেজ খুঁজতে না গিয়ে, আপনি মাল্টিপল ইনবক্স প্যানে প্রসেস ফ্লো দেখতে পারেন। এই পদ্ধতি সময় বাঁচাতে পারে কারণ যা খুঁজছেন সেটা খুঁজে পাওয়া সহজ হয়। hơn nữa, প্রসেসের সাথে জড়িত মেসেজগুলো হারানোর সম্ভাবনা কম।
২. ডিপার্টমেন্ট বা ব্যক্তিদের জন্য লেবেল বানান
হয়তো আপনি একটি বড় কোম্পানির অংশ এবং নিয়মিত বিভিন্ন ডিপার্টমেন্ট বা ব্যক্তিদের সাথে কমিউনিকেট করেন। সেক্ষেত্রে, তাদের জন্য ইমেল অ্যাড্রেস-ভিত্তিক লেবেল বানান। আপনি "Accounting Department", "Human Resources", "My Boss" এর মত লেবেল বানাতে পারেন।
এই লোকたち থেকে আসা ইমেল ডেডিকেটেড প্যানে দেখালে আপনি কোনো মেসেজ উপেক্ষা করার চান্স কমাবে। আপনি আরও সচেতন হবেন ইমেল কখন আসছে। তারপর আপনার অপশন থাকবে সেগুলো কীভাবে হ্যান্ডেল করবেন এবং odpowiednio অ্যাকশন নেবেন।
৩. একই স্ক্রিনে আপনার সকল ইনবক্স দেখুন
অনেকের মত আপনারও একাধিক উদ্দেশ্যে জিমেল ইনবক্স সাজানো থাকতে পারে। হয়তো ওয়ার্ক একাউন্ট এবং পারসনাল একাউন্ট। কিন্তু বিভিন্ন কারণে স্পেশালিটি অ্যাড্রেস সেট আপ করা সাধারণ। আপনার কোম্পানি যদি সেমিনার হোস্ট করে এবং আপনি ইভেন্ট রেজিস্ট্রেশন হ্যান্ডেল করেন, তবে অ্যাড্রেস হতে পারে [company name]SeminarRegistration@gmail.com।
প্রতিটি জিমেল একাউন্টের জন্য "From:" লেবেল বানান। এতে মাল্টিপল ইনবক্সে তাদের মেসেজগুলো দেখাবে। সাধারণত একাউন্ট সوییচ করতে হলে জিমেলের ডান কনের একাউন্ট আইকনে ক্লিক করে ড্রপডাউন থেকে একাউন্ট বেছে নিতে হয়।
মাল্টিপল ইনবক্স ব্যবহার করে প্রতি প্যানে একটি ইমেল অ্যাড্রেসের ইনবক্স দেখালে সময় বাঁচে। আপনি ডিস্ট্র্যাক্ট হয়ে চেক করবেন না যে একাউন্ট চেক করা হয়েছে কিনা।
৪. অ্যাকশন-ভিত্তিক লেবেল বানান
ইন্টারনেটে ইনবক্স জিরো পৌঁছানোর অনেক সাজেশন আছে। उनमें একটি হচ্ছে @ চিহ্ন দিয়ে অ্যাকশন বা স্ট্যাটাস হিসেবে লেবেল শুরু করা। আপনার হতে পারে @Awaiting reply, @Complete, বা @Action।
@Action ফোল্ডারে শুধু সেসব জিনিস রাখুন যেগুলো দুই মিনিটের বেশি সময় নেবে, ছোট টাস্কগুলো তৎক্ষণাৎ করুন। অন্যথায় @Action ফোল্ডার অনাবশ্যক জিনিসে জাম হয়ে যাবে।
@ চিহ্ন ব্যবহার করলে সেই লেবেলগুলো লেবেল লিস্টের শুরুতে দাঁড়াবে। জিমেলের স্ট্যান্ডার্ড লেবেলগুলোর নিচে বাম পাশে। কিন্তু মাল্টিপল ইনবক্স ব্যবহার করলে লেবেলের অর্ডার নিয়ে চিন্তা করতে হয় না। আপনি আপনার সবচেয়ে সাধারণ অ্যাকশনগুলো জন্য একটি প্যান বরাদ্দ করতে পারেন। এই পদ্ধতি চমৎকার যদি কাজ সম্পন্ন হওয়ার ভিজুয়াল প্রমাণ আপনাকে মটিভেট করে।
কাজ শেষ হলে সেই ইনবক্স মেসেজগুলো যথাযথ অ্যাকশন-স্পেসিফিক লেবেলে সরান যা মাল্টিপল ইনবক্স হিসেবে কাজ করছে। দিন শেষে প্রতিটিতে সব ইমেল দেখুন। ফলাফলকে আপনার প্রোডাক্টিভিটির গেজ হিসেবে ব্যবহার করুন, এবং উন্নতির উপায় চিন্তা করুন।
৫. গুরুত্বপূর্ণ নোটিফিকেশন ইমেলের জন্য একটি লেবেল দিন
আজকের উন্নত প্রজেক্ট ম্যানেজমেন্ট টুলগুলো ইমেল এবং প্রোগ্রাম ইন্টারফেস দুটোই থেকে নোটিফিকেশন পাঠায়। এটি দৃশ্যমানতা বাড়ায়, বিশেষ করে যখন লোকেরা প্রোগ্রামের সাথে ইন্টারঅ্যাক্ট করছেন না। তারা শুধু ইমেল ব্যবহার করলেও লুপে থাকতে পারে।
প্রথমে চিন্তা করুন আপনি যেসব প্রোগ্রাম ব্যবহার করেন সেগুলো কোন কোন নোটিফিকেশন ইমেল পাঠায়। তারপর নির্ধারণ করুন মেসেজগুলো সাধারণত পর্যাপ্ত গুরুত্বপূর্ণ কিনা। উদাহরণস্বরূপ, কিছু প্রোগ্রাম শুধু সাপ্তাহিক মেট্রিক্স পাঠায় আপনার ব্যবহার सम्बন্ধে, যা আপনি এসেনশিয়াল নাও মনে করতে পারেন। অন্য কেসে, অ্যাপ্লিকেশন আপনার সাথে জড়িত প্রোগ্রামে যেটাই হচ্ছে সেটা অ্যালার্ট করে।
যদি প্রাসঙ্গিক প্রোগ্রামগুলো পাঁচটির বেশি না হয়, তবে প্রতিটির জন্য একটি মাল্টিপল ইনবক্স প্যান বরাদ্দ করুন। মনে রাখবেন, জিমেল ফিল্টার সেট আপ করে শুধু নির্দিষ্ট ইমেল একটি লেবেলে পাঠানো যায়।
ক্রেডিট কার্ড কোম্পানির নোটিফিকেশনে আপনি পোষ্ট করা পেমেন্ট বা ক্রেডিট স্কোর চেঞ্জের আপডেট চাইতে পারেন। কিন্তু ইন্টারেস্ট চার্জ সম্পর্কিত নোটিফিকেশন মেসেজ আপনার কাছে কম গুরুত্বপূর্ণ হতে পারে। ফিল্টার দিয়ে আপনি নির্দিষ্ট করতে পারেন কোন ইমেল আপনার বানানো লেবেলে যাবে এবং কোনগুলো ডিলিট বা অন্য কোথাও যাবে।
সার্ভিসটি সাবজেক্ট লাইনে কিওয়ার্ড ব্যবহার করে কিনা তা রিসার্চ করা উপযোগী। জিমেলে সেই কোম্পানির পাওয়া সকল ইমেল সার্চ করে শুরু করুন। ওয়ার্ড ইউজের প্যাটার্ন লক্ষ্য করলে আপনার ফিল্টারকে এডজাস্ট করুন যাতে সেটা সেসব ওয়ার্ড রিকগ্নাইজ করে। তারপর ফিল্টারকে আপনার চাওয়া মতো বिहেভ করার জন্য বাধ্য করুন। এখানে অর্থ হলো যে ফ্রেজগুলো আপনার জন্য সবচেয়ে গুরুত্বপূর্ণ সেগুলো মাল্টিপল ইনবক্সের সাথে মিলে যাওয়া লেবেলে যাবে।
৬. প্রায়োরিটি-লেভেল ইনবক্স সেট আপ করুন
ইনবক্স দেখে কী করবেন এবং কখন সেটা বুঝতে কঠিন হয়ে থাকে। ফলে আপনি সিদ্ধান্ত নেওয়ার চেয়ে বেশি সময় কাটিয়ে দিতে পারেন। আপবশ্যতা লেভেল ভিত্তিক মাল্টিপল ইনবক্স বানালে আপনার দায়িত্ব বোঝা সহজ হয়।
আপনি High-Priority ইনবক্স, তারপর Medium-Priority এবং Low-Priority ইনবক্স বানাতে পারেন শুরুর পয়েন্ট হিসেবে।
এছাড়া, যদি কিছু প্রায়োরিটি-ভিত্তিক মেসেজ প্রজেক্টের সাথে জড়িত হয়, তবে লেবেলে সেটা উল্লেখ করতে পারেন।
আপনি কীভাবে আপনার জিমেল ইনবক্স সংগঠিত করেন?
এই সাজেশনগুলো পড়ার পর আপনি মনে করবেন মাল্টিপল ইনবক্স একটি ব্যবহার যোগ্য ফিচার। এটি অপ্রয়োজনীয় ক্লিক বন্ধ করে এবং লেবেলিং কনভেনশন অনুযায়ী গুরুত্বপূর্ণ মেসেজ দেখায়। আপনি কি একাধিক কম্পিউটার ব্যবহার করেন কাজে? যদি হয়, তবে আপনি বিশেষভাবে এই জিমেল ক্ষমতাকে সরাহবেন যা একাধিক সোর্স থেকে মেসেজ একসাথে দেখাতে দেয়।
সেট আপ করার পর আপনি পাবেন কীভাবে একটি কৌশলগত ভাগ করা স্ক্রিন ততটাই ইনফরমেশন দিয়ে থাকে। যদি এডজাস্ট করা কঠিন লাগে, ফিচারটি ডিজেবল করা মাত্র এক ক্লিক, এবং আবার অন করা ঠিক ততটাই সহজ।
এই জিমেল ইনবক্স অর্গানাইজেশন টিপসগুলো আপনার ভালো লাগло? আইফোনে ইন্টেলিজেন্ট ইমেল অ্যাপস দিয়ে ইমেল সোর্ট করার পদ্ধতি জানুন!
