এক্সেলে সঠিক তথ্য বিশ্লেষণের জন্য ডুপ্লিকেট রেকর্ড পরিচালনা করা অত্যন্ত গুরুত্বপূর্ণ। এক্সেলের ডুপ্লিকেট ডেটা ভুল গণনা, ফাইলের আকার ব্লোট করতে পারে এবং বিভ্রান্তি তৈরি করতে পারে। এক্সেল ডুপ্লিকেট অপসারণের একাধিক উপায় অফার করে৷
৷এই টিউটোরিয়ালে, আমরা ডেটা হারানো ছাড়াই এক্সেলে ডুপ্লিকেট অপসারণের 8টি উপায় দেখাব৷
1. ডুপ্লিকেট টুল সরান
এক্সেলের অন্তর্নির্মিত ডুপ্লিকেটগুলি সরান বৈশিষ্ট্যটি একটি ব্যবহারকারী-বান্ধব ইন্টারফেসের সাথে একটি দ্রুত সমাধান দেয়৷
পদক্ষেপ:
- হেডার সহ আপনার ডেটা পরিসর নির্বাচন করুন।
- ডেটা এ যান ট্যাব>> ডেটা টুলস থেকে গ্রুপ>> সদৃশ সরান নির্বাচন করুন .
- কোন সংমিশ্রণগুলি সদৃশ তৈরি করে তা নির্ধারণ করতে কলামগুলি চেক/আনচেক করুন৷
- ঠিক আছে ক্লিক করুন .
কেস:
- যদি আমরা সমস্ত কলাম নির্বাচন করি, শুধুমাত্র সারি 6 (OrderID 1002) সরানো হবে কারণ এটি সারি 1 এর একটি সঠিক অনুলিপি।
- এক্সেল একটি বার্তা প্রদর্শন করবে যে 1টি ডুপ্লিকেট মান পাওয়া গেছে এবং সরিয়ে ফেলা হয়েছে৷ ৷
- যদি আমরা OrderID আনচেক করি এবং অন্য সব কলাম চেক করুন।
- সারি 5, 6 এবং 8 নকল হিসাবে সরানো হবে৷
সুবিধা:
- একটি ভিজ্যুয়াল ইন্টারফেসের সাথে ব্যবহার করা সহজ।
- আপনার ডেটাতে সরাসরি কাজ করে।
- কোন কলাম চেক করতে হবে তা নির্দিষ্ট করতে পারে।
বিবেচনা:
- স্থায়ীভাবে ডুপ্লিকেট সারি মুছে দেয়।
- প্রতিটি রেকর্ডের শুধুমাত্র প্রথম দৃষ্টান্ত রাখে।
- আপনি একটি ব্যাকআপ না করা পর্যন্ত আসল ডেটা পুনরুদ্ধার করা যাবে না৷ ৷
প্রো টিপ: আপনি যদি আসল ডেটাসেট সংরক্ষণ করতে চান তবে এই টুলটি ব্যবহার করার আগে সর্বদা আপনার ডেটা অন্য শীটে অনুলিপি করুন৷
2. উন্নত ফিল্টার (শুধুমাত্র অনন্য রেকর্ড)
উন্নত ফিল্টার আপনাকে একটি নতুন অবস্থানে অনন্য রেকর্ড অনুলিপি করতে দিয়ে আরও নিয়ন্ত্রণ প্রদান করে৷
পদক্ষেপ:
- হেডার দিয়ে আপনার ডেটা সাজান।
- ডেটা এ যান ট্যাব>> বাছাই এবং ফিল্টার থেকে গ্রুপ>> উন্নত নির্বাচন করুন .
- অন্য স্থানে অনুলিপি করুন নির্বাচন করুন .
- তালিকা পরিসরে: আপনার ডেটা পরিসর নির্বাচন করুন A1:G12 .
- এতে অনুলিপি করুন:J1 .
- চেক করুন শুধুমাত্র অনন্য রেকর্ড .
- ঠিক আছে ক্লিক করুন .
ডুপ্লিকেট সারি 6 (OrderID 1002) ফলাফল থেকে বাদ দেওয়া হবে। ডুপ্লিকেট সারি বাদ দিয়ে J1 এবং নীচের কক্ষে ডেটা কপি করা হবে৷
উন্নত উদাহরণ: অর্ডারআইডি নির্বিশেষে ডুপ্লিকেট পণ্যের তথ্য দিয়ে লেনদেন সনাক্ত করতে, আপনি করতে পারেন:
- হেডার (B1:G1) সহ একটি মানদণ্ড পরিসর সেট আপ করুন।
- উন্নত ফিল্টার প্রয়োগ করুন অভিন্ন লেনদেন খুঁজে পেতে এই মানদণ্ডের পরিসরের সাথে।
সুবিধা:
- মূল তথ্য সংরক্ষণ করে।
- অন্য স্থানে শুধুমাত্র অনন্য রেকর্ড কপি করে।
- প্রয়োজনে জটিল মানদণ্ডের সাথে কাজ করে।
বিবেচনা:
- ফিল্টার করা ফলাফলের জন্য উপলব্ধ স্থান প্রয়োজন।
- উৎস ডেটা পরিবর্তন হলে ম্যানুয়াল রিফ্রেশ প্রয়োজন।
3. পাওয়ার কোয়েরি (গেট অ্যান্ড ট্রান্সফর্ম)
পাওয়ার কোয়েরি একটি শক্তিশালী সমাধান অফার করে যা মূল ডেটা সংরক্ষণ করে এবং বড় ডেটাসেটগুলি পরিচালনা করতে পারে৷
পদক্ষেপ:
- আপনার ডেটা নির্বাচন করুন।
- ডেটা এ যান ট্যাব>> Get &Transform Data থেকে গ্রুপ>> সারণী/পরিসীমা থেকে নির্বাচন করুন .
- তুলনার জন্য কলাম নির্বাচন করুন (আপনি সব কলাম বা শুধুমাত্র নির্দিষ্ট একটি নির্বাচন করতে পারেন)।
- হোম এ যান৷ ট্যাব>> সারি সরান গ্রুপ>> সদৃশ সরান .
- ক্লিক করুন বন্ধ করুন এবং লোড করুন একটি নতুন শীটে ফলাফল আমদানি করতে৷
উদাহরণ:
- যদি আমরা সমস্ত কলামের উপর ভিত্তি করে সদৃশগুলি সরিয়ে ফেলি, শুধুমাত্র সারি 6 (OrderID 1002) সরানো হবে৷
- যদি আমরা শুধুমাত্র গ্রাহক, পণ্য, পরিমাণ, মূল্য এবং তারিখের (OderID ব্যতীত) উপর ভিত্তি করে সদৃশগুলি সরিয়ে ফেলি, তাহলে 4 এবং 8 উভয় সারিই সদৃশ হিসাবে চিহ্নিত হবে৷
আউটপুট:
সুবিধা:
- একটি পৃথক ফলাফল সেট তৈরি করে যা রিফ্রেশ করা যেতে পারে।
- বড় ডেটাসেট দক্ষতার সাথে পরিচালনা করে।
- মূল তথ্য সংরক্ষণ করে।
- একটি পুনরাবৃত্তিযোগ্য প্রক্রিয়ার অংশ হতে পারে৷
- উন্নত রূপান্তর ক্ষমতা।
বিবেচনা:
- পাওয়ার কোয়েরির একটি প্রাথমিক বোঝার প্রয়োজন।
- খুব বড় ডেটাসেটের জন্য আরও সংস্থান ব্যবহার করে।
- জটিল ডিডপ্লিকেশন লজিকের জন্য অতিরিক্ত পদক্ষেপ প্রয়োজন।
4. ইউনিক ফাংশন (এক্সেল 365/2021)
নতুন এক্সেল সংস্করণের জন্য, UNIQUE ফাংশন গতিশীলভাবে স্বতন্ত্র মান বের করে।
ডুপ্লিকেট সারিগুলি সরান:৷
- সেল I1 নির্বাচন করুন এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি সন্নিবেশ করুন।
সূত্র:
আপনি সমস্ত অনন্য সারি সহ একটি স্পিল পরিসীমা পাবেন। আপনি উৎস ডেটা পরিবর্তন করলে এই তালিকা আপডেট হয়। এটি আমাদের ডেটাসেট থেকে সমস্ত অনন্য সারি প্রদান করে, সদৃশ সারি 6 বাদ দিয়ে।
বিভাগ অনুসারে অনন্য পণ্য: পণ্য এবং বিভাগের অনন্য সমন্বয় বের করতে।
- একটি ঘর নির্বাচন করুন এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি সন্নিবেশ করুন।
সূত্র:
এই সূত্রটি সমস্ত অনন্য পণ্য তালিকা সহ একটি ছিটকে পরিসীমা ফিরিয়ে দেবে।
অনন্য গ্রাহক তালিকা: অনন্য গ্রাহকদের একটি তালিকা পেতে।
- একটি ঘর নির্বাচন করুন এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি সন্নিবেশ করুন।
সূত্র:
এই সূত্রটি সমস্ত অনন্য গ্রাহকের নাম সহ একটি স্পিল পরিসীমা ফিরিয়ে দেবে।
সুবিধা:
- গতিশীল ফলাফল তৈরি করে যা উৎস ডেটা পরিবর্তন হলে স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হয়।
- উৎস ডেটার জন্য অ-ধ্বংসাত্মক।
- অন্যান্য ফাংশনের সাথে মিলিত হতে পারে।
- একাধিক কলাম জুড়ে অনন্য সমন্বয় প্রদান করে।
বিবেচনা:
- শুধুমাত্র Excel 365 এবং Excel 2021-এ উপলব্ধ।
- একটি ছিটকে যাওয়া অ্যারে সূত্র তৈরি করে (স্বয়ংক্রিয়ভাবে প্রসারিত হয়)।
- ওয়ার্কস্পেস পরিকল্পনার প্রয়োজন হতে পারে।
- খুব জটিল ডিডপ্লিকেশন লজিক পরিচালনা করতে পারে না।
5. শর্তসাপেক্ষ বিন্যাস + ফিল্টার
এই ভিজ্যুয়াল পদ্ধতিটি হাইলাইট করতে এবং তারপর ডুপ্লিকেট ফিল্টার করতে সাহায্য করে।
পদক্ষেপ:
- আপনার ডেটা পরিসীমা নির্বাচন করুন৷ ৷
- হোম এ যান৷ ট্যাব>> কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং থেকে>> হাইলাইট সেল নিয়ম নির্বাচন করুন>> ডুপ্লিকেট মান নির্বাচন করুন .
- ফরম্যাটিং শৈলী চয়ন করুন:গাঢ় লাল টেক্সট দিয়ে হালকা লাল পূরণ করুন .
- ঠিক আছে ক্লিক করুন .
- এক্সেল ডুপ্লিকেট সেল হাইলাইট করে (কলাম দ্বারা)।
- ডেটা-এ যান ট্যাব>> ফিল্টার নির্বাচন করুন .
- সদৃশ বা অনন্য মান দেখাতে ঘরের রঙ দ্বারা ফিল্টার করুন৷ ৷
- অনন্যের জন্য স্বয়ংক্রিয় নির্বাচন করুন ডুপ্লিকেটের জন্য রঙ নির্বাচন করুন .
অনন্য:
ডুপ্লিকেট:৷
আপনি যদি সম্পূর্ণ ডুপ্লিকেট সারি হাইলাইট করতে চান, তাহলে একটি সূত্র নিয়ম ব্যবহার করুন যেমন:
- হোম এ যান৷ ট্যাব>> কন্ডিশনাল ফরম্যাটিং থেকে>> নতুন নিয়ম নির্বাচন করুন .
- নির্বাচন করুন কোন কক্ষ বিন্যাস করতে হবে তা নির্ধারণ করতে একটি সূত্র ব্যবহার করুন .
- নিম্নলিখিত সূত্র সন্নিবেশ করান:
=COUNTIFS($A$2:$A$12, $A2, $B$2:$B$12, $B2, $C$2:$C$12, $C2, $D$2:$D$12, $D2, $E$2:$E$12, $E2, $F$2:$F$12, $F2, $G$2:$G$12, $G2)>1
- পূর্ণ রঙ নির্বাচন করুন।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন .
সুবিধা:
- সদৃশভাবে অপসারণের আগে সদৃশ সনাক্ত করে৷ ৷
- সমস্ত ডেটা সংরক্ষণ করে।
- নির্বাচিত অপসারণের অনুমতি দেয়৷ ৷
- সমস্ত এক্সেল সংস্করণে কাজ করে।
- ডুপ্লিকেট প্যাটার্ন বুঝতে সাহায্য করে।
বিবেচনা:
- মাল্টি-স্টেপ প্রক্রিয়া।
- ম্যানুয়াল ফিল্টারিং প্রয়োজন।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে আপডেট হচ্ছে না।
- ডেটা পরিবর্তন হলে ফিল্টারটি পুনরায় প্রয়োগ করতে হবে।
6. পিভট টেবিল পদ্ধতি
পিভট টেবিলগুলি স্বাভাবিকভাবে ডেটা একত্রিত করে, কার্যকরভাবে প্রক্রিয়ায় ডুপ্লিকেটগুলিকে সরিয়ে দেয়৷
পদক্ষেপ:
- আপনার ডেটা নির্বাচন করুন।
- সন্নিবেশ এ যান ট্যাব>> পিভটটেবল নির্বাচন করুন .
- বিদ্যমান ওয়ার্কশীট নির্বাচন করুন এবং অবস্থান।
- ঠিক আছে ক্লিক করুন .
- পিভটটেবিল ক্ষেত্র তালিকা থেকে;
- এই ক্ষেত্রগুলিকে সারিতে টেনে আনুন :
- অর্ডার আইডি, গ্রাহক, পণ্য, বিভাগ, তারিখ .
- এই ক্ষেত্রগুলিকে মানে টেনে আনুন :
- পরিমাণ, মূল্য .
ডুপ্লিকেট সারি (3 এবং 6) একত্রিত করা হয়েছে, যা পরিমাণ (5+5=10) এবং মূল্য (129.5+129.5=259) এর যোগফল দেখাচ্ছে।
আপনি যদি ডুপ্লিকেট পণ্য এবং গ্রাহকদের দেখানোর জন্য OrderID বাদ দিতে চান:
- OrderID সরান সারি থেকে এলাকা প্রথম।
- ফলে পিভট সারণী শুধুমাত্র লেনদেন দেখাবে যেখানে OrderID ছাড়া সবকিছু একই রকম।
সুবিধা:
- শুধু এটি অপসারণ না করে ডুপ্লিকেট ডেটা সংক্ষিপ্ত করতে পারেন৷ ৷
- বড় ডেটাসেট দক্ষতার সাথে পরিচালনা করে।
- স্বয়ংক্রিয়ভাবে সংখ্যাসূচক মান একত্রিত করে।
বিবেচনা:
- পিভট টেবিলের একটি প্রাথমিক বোঝার প্রয়োজন।
- এক্সট্রাকশনের পরে আরও ফরম্যাটিং প্রয়োজন হতে পারে।
- ডিফল্টরূপে সাংখ্যিক মান একত্রিত করে (কিছু ক্ষেত্রের জন্য পছন্দসই নাও হতে পারে)।
7. COUNTIF সাহায্যকারী কলাম
এই পদ্ধতিটি প্রতিটি রেকর্ডের প্রথম ঘটনা সনাক্ত করতে একটি কলাম যুক্ত করে।
পদক্ষেপ:
- "ডুপ্লিকেট চেক" শিরোনাম সহ একটি সহায়ক কলাম (কলাম H) যোগ করুন৷
- অনন্য সারি সনাক্ত করতে একটি সূত্র ব্যবহার করুন।
- শুধুমাত্র অনন্য রেকর্ড দেখতে উপযুক্ত মানগুলির জন্য ফিল্টার করুন৷ ৷
সম্পূর্ণ ডুপ্লিকেট সনাক্তকরণ:
- সেল H2 নির্বাচন করুন, এবং এই সূত্রটি লিখুন।
সূত্র:
=IF((COUNTIFS($A$2:$A$12, $A2, $B$2:$B$12, $B2, $C$2:$C$12, $C2, $D$2:$D$12, $D2, $E$2:$E$12, $E2, $F$2:$F$12, $F2, $G$2:$G$12, $G2))=1, "Unique","Duplicate")
এই সূত্রটি ডুপ্লিকেট চিহ্নিত করে যেখানে পুরো সারিটি একটি ডুপ্লিকেট৷
৷অর্ডার আইডি উপেক্ষা করা: অর্ডারআইডি নির্বিশেষে লেনদেনের বিবরণের উপর ভিত্তি করে সদৃশগুলি সনাক্ত করতে:
=IF((COUNTIFS($B$2:$B$12, $B2, $C$2:$C$12, $C2, $D$2:$D$12, $D2, $E$2:$E$12, $E2, $F$2:$F$12, $F2, $G$2:$G$12, $G2))=1, "Unique","Duplicate")
এই সূত্রটি 2,3,5,6, এবং 10 সারিকে "ডুপ্লিকেট" হিসাবে চিহ্নিত করে কারণ তারা লেনদেনের বিবরণ নকল করে।
সুবিধা:
- কোন রেকর্ডগুলি সদৃশ তা দেখায় এবং আসল ডেটা রাখে৷ ৷
- জটিল পরিস্থিতিতে কাস্টমাইজ করা যায়।
- কোন সারিগুলি সদৃশ তা সনাক্ত করে৷ ৷
বিবেচনা:
- একটি অতিরিক্ত কলামের প্রয়োজন৷ ৷
- একাধিক কলামের জন্য সূত্রটি জটিল হয়ে উঠতে পারে।
- ডেটা পরিবর্তন হলে সামঞ্জস্য করতে হবে।
- নতুন ডেটার জন্য অবশ্যই কপি ডাউন করতে হবে।
8. সূত্র-ভিত্তিক নিষ্কাশন (INDEX/MATCH বা FILTER)
উন্নত ব্যবহারকারীদের জন্য, INDEX, MATCH এবং অন্যান্য ফাংশনের সমন্বয় অনন্য মান বের করতে পারে।
INDEX/MATCH ব্যবহার করুন (পুরানো এক্সেল সংস্করণ): একটি পৃথক অবস্থানের জন্য অনন্য গ্রাহকের নাম বের করতে।
- একটি ঘর নির্বাচন করুন এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি সন্নিবেশ করুন।
সূত্র:
=IFERROR(INDEX($B$2:$B$12,MATCH(0,COUNTIF($I$1:I1,$B$2:$B$12),0)),"")
ফিল্টার ব্যবহার করুন (Excel 365/2021): সমস্ত কলাম রাখার সময় অনন্য রেকর্ড বের করতে।
- একটি ঘর নির্বাচন করুন এবং নিম্নলিখিত সূত্রটি সন্নিবেশ করুন।
সূত্র:
=FILTER(A2:G12, MATCH(A2:A12&B2:B12&C2:C12&D2:D12&E2:E12&F2:F12&G2:G12, A2:A12&B2:B12&C2:C12&D2:D12&E2:E12&F2:F12&G2:G12, 0)=ROW(A2:A12)-ROW(A2)+1)
সুবিধা:
- অত্যন্ত কাস্টমাইজযোগ্য।
- অন্যান্য পদ্ধতি ব্যর্থ হলে কাজ করে।
- জটিল যুক্তি অন্তর্ভুক্ত করতে পারে।
- উৎস ডেটার জন্য অ-ধ্বংসাত্মক।
- উৎস ডেটা পরিবর্তনের সাথে গতিশীলভাবে আপডেট।
বিবেচনা:
- উন্নত এক্সেল জ্ঞান প্রয়োজন।
- বাস্তবায়ন ও রক্ষণাবেক্ষণের জন্য আরও জটিল।
- পুরনো এক্সেল সংস্করণে অ্যারে সূত্রের প্রয়োজন হতে পারে৷ ৷
- বড় ডেটাসেটের জন্য সম্পদ-নিবিড় হতে পারে।
উপসংহার
এক্সেলে সদৃশগুলি সরানো ঝুঁকিপূর্ণ বা জটিল হতে হবে না। আপনি ছোট রিপোর্ট বা বড় ডেটাসেট নিয়ে কাজ করছেন না কেন, এক্সেল ডুপ্লিকেট সনাক্ত করতে এবং নির্মূল করার জন্য একাধিক নিরাপদ এবং নমনীয় পদ্ধতি অফার করে। আপনার ডেটা টাইপের উপর ভিত্তি করে, আপনি ডেটা হারানো ছাড়াই এক্সেলে ডুপ্লিকেট অপসারণের এই 8টি উপায় ব্যবহার করতে পারেন। সেরা পদ্ধতিটি আপনার এক্সেল সংস্করণ, ডেটার আকার এবং আপনি সূত্র বা সরঞ্জাম পছন্দ করেন কিনা তার উপর নির্ভর করে। এই 8 টি কৌশল আয়ত্ত করা নিশ্চিত করে যে আপনি যে কোনও ডুপ্লিকেট-ক্লিনিং চ্যালেঞ্জের জন্য প্রস্তুত। সদৃশগুলি সরানোর আগে সর্বদা আপনার ডেটা ব্যাক আপ করুন, বিশেষ করে এমন পদ্ধতিগুলি ব্যবহার করার সময় যা সরাসরি আপনার আসল ডেটাসেট পরিবর্তন করে৷
সমাধান সহ বিনামূল্যে উন্নত এক্সেল ব্যায়াম পান!