ধাপে ধাপে নির্দেশিকা:এক্সেলে মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস ডেটা আমদানি করা

এক্সেল বিভিন্ন উত্স থেকে ডেটা আমদানি করতে পারে। মাইক্রোসফ্ট অ্যাক্সেস থেকে এক্সেলে ডেটা আমদানি করা ব্যবহারকারীদের আরও সহজে ডেটাবেস তথ্য বিশ্লেষণ, কল্পনা এবং ভাগ করতে দেয়। অ্যাক্সেস ডেটা থেকে আপনি গণনা করতে, চার্ট তৈরি করতে এবং ড্যাশবোর্ড তৈরি করতে পারেন। এছাড়াও আপনি অ-প্রযুক্তিগত ব্যবহারকারীদের সাথে ডেটা ভাগ করতে পারেন এবং অন্যান্য এক্সেল ডেটাসেটের সাথে অ্যাক্সেস ডেটা একত্রিত করতে পারেন৷

এই টিউটোরিয়ালে, আমরা দেখাই কিভাবে Microsoft Access থেকে Excel এ ডেটা আমদানি করতে হয়।

পূর্বশর্ত:

• একটি Microsoft Access ডাটাবেস ফাইল (.accdb বা .mdb)
• Microsoft Excel (Excel 2016 বা তার পরে প্রস্তাবিত)
• ডাটাবেস ফাইল অ্যাক্সেস করার অনুমতি

পদ্ধতি 1:এক্সেলের অন্তর্নির্মিত ডেটা টুল ব্যবহার করে অ্যাক্সেস ডেটা আমদানি করুন

পদক্ষেপ:

• আপনার এক্সেল ওয়ার্কবুক খুলুন
• ডেটা-এ যান ট্যাব>> ডেটা পান ক্লিক করুন>> ডাটাবেস থেকে নির্বাচন করুন>> Microsoft Access Database থেকে নির্বাচন করুন

• অ্যাক্সেস ফাইলটি ব্রাউজ করুন এবং নির্বাচন করুন (.accdb বা .mdb)
• ক্লিক করুন আমদানি করুন

Excel নেভিগেটর খোলে উইন্ডো।

• একটি টেবিল বেছে নিন অথবা কোয়েরি
• লোড করুন ক্লিক করুন

• অ্যাক্সেস টেবিলটি একটি এক্সেল টেবিল হিসাবে উপস্থিত হয়
• ডেটা উৎসের সাথে সংযুক্ত থাকে (রিফ্রেশযোগ্য)

পাওয়ার কোয়েরি ব্যবহার করে ডেটা আমদানি এবং পরিষ্কার করা

এই পদ্ধতিটি ডেটা পরিষ্কার, ফিল্টারিং এবং অটোমেশনের জন্য সেরা৷

পদক্ষেপ:

• এর পরিবর্তে লোড নির্বাচন করুন , ট্রান্সফর্ম ডেটা বেছে নিন

• পাওয়ার কোয়েরি এডিটর খোলে:
  • অপ্রয়োজনীয় কলামগুলি সরান
  • সঠিক ডেটা প্রকার সেট করুন
  • সারি ফিল্টার করুন
  • একাধিক টেবিল মার্জ করুন

• ক্লিক করুন বন্ধ করুন এবং লোড করুন এক্সেলে ডেটা আমদানি করতে

অ্যাক্সেস ডেটা পরিষ্কার, রূপান্তরিত এবং এক্সেলে আমদানি করা হয়৷

পাওয়ার কোয়েরি ব্যবহার করুন - এটি বড় ডেটাসেটগুলি দক্ষতার সাথে পরিচালনা করতে পারে। এটি রূপান্তর পদক্ষেপগুলিকে পুনঃব্যবহারযোগ্য রাখে এবং পুনরাবৃত্ত প্রতিবেদনের জন্য আদর্শ৷

এক্সেলে অ্যাক্সেস টেবিল লিঙ্ক করা

লিঙ্ক করা একটি গতিশীল সংযোগ তৈরি করে যেখানে এক্সেল এক্সটার্নাল সারণী হিসাবে ব্যবহার করে, রিফ্রেশে আপডেট করে।

পদক্ষেপ:

• একটি শীটে লোড করার পরিবর্তে, এটি একটি সংযোগ হিসাবে সেট করুন
• লোড করুন ক্লিক করুন>> লোড টু… নির্বাচন করুন

• শুধু সংযোগ তৈরি করুন নির্বাচন করুন>> ঠিক আছে ক্লিক করুন

• ডেটা দেখতে, ডেটা এ যান>> কোয়েরি এবং সংযোগ নির্বাচন করুন ফলক
• সংযোগে ডান ক্লিক করুন>> লোড টু… নির্বাচন করুন

• টেবিল নির্বাচন করুন>> ঠিক আছে ক্লিক করুন
• এখন আপনি Excel এ ডেটা দেখতে পারেন

বিকল্পভাবে, পাওয়ার কোয়েরি ছাড়াই পুরানো এক্সেল সংস্করণের জন্য:

• ডেটা-এ যান ট্যাব>> অন্যান্য উৎস থেকে নির্বাচন করুন>> Microsoft Query থেকে নির্বাচন করুন
• এমএস অ্যাক্সেস ডেটাবেস বেছে নিন ডেটা উৎস হিসাবে, তারপর আপনার ফাইল নির্বাচন করুন
• টেবিল/কলাম নির্বাচন এবং আমদানি করতে উইজার্ড অনুসরণ করুন

নোট:

• লিঙ্ক করা ডেটার জন্য অ্যাক্সেস ফাইল অ্যাক্সেসযোগ্য হতে হবে; যদি এটি সরানো হয়, ডেটা এর মাধ্যমে সংযোগ পথ আপডেট করুন>> সংযোগ>> প্রপার্টি
• উন্নত সেটআপ ব্যবহার না করা পর্যন্ত এক্সেলের সম্পাদনাগুলি অ্যাক্সেসকে প্রভাবিত করবে না

একসাথে একাধিক টেবিল লোড হচ্ছে

আপনি যদি একই অ্যাক্সেস ডাটাবেস থেকে একাধিক টেবিল আমদানি করতে চান, আপনি নেভিগেটর উইন্ডোতে একাধিক আইটেম নির্বাচন করতে পারেন।

পদক্ষেপ:

• নেভিগেটর উইন্ডোতে, একাধিক আইটেম নির্বাচন করুন চেক করুন উপরে চেকবক্স
• প্রতিটি টেবিল বা ক্যোয়ারী যা আপনি আমদানি করতে চান তার পাশের বাক্সে চেক করুন
  • গ্রাহক
  • অর্ডার
• লোড করুন ক্লিক করুন সমস্ত নির্বাচিত টেবিল আমদানি করতে

Excel প্রতিটি টেবিলের জন্য একটি পৃথক ওয়ার্কশীট তৈরি করবে, অথবা আপনি লোড করতে বেছে নিতে পারেন প্রতিটি টেবিল কোথায় যেতে হবে তা নির্দিষ্ট করতে।

পদ্ধতি 2:এক্সেস থেকে এক্সেলে এক্সপোর্ট করা

এই পদ্ধতিটি অ্যাক্সেস দিয়ে শুরু হয় এবং সরাসরি এক্সেল ফাইলে ডেটা রপ্তানি করে, যা এককালীন স্থানান্তরের জন্য আদর্শ৷

পদক্ষেপ:

• আপনার অ্যাক্সেস ডাটাবেস খুলুন
• নেভিগেশন প্যানে, আপনি যে টেবিল বা কোয়েরিটি রপ্তানি করতে চান তা নির্বাচন করুন
• বাহ্যিক ডেটা-এ যান ট্যাব>> রপ্তানি-এ গ্রুপ>> এক্সেল ক্লিক করুন
• এ রপ্তানি করুন – এক্সেল স্প্রেডশীট ডায়ালগ:
  • গন্তব্য এক্সেল ফাইল (.xlsx বা .xls) বেছে নিতে ব্রাউজ করুন বা একটি নতুন তৈরি করুন
  • চেক করুন ফরম্যাটিং এবং লেআউট সহ ডেটা রপ্তানি করুন আপনি যদি অ্যাক্সেস ফরম্যাটিং সংরক্ষণ করতে চান (উদাহরণস্বরূপ, কলাম প্রস্থ)
  • চেক করুন রপ্তানি অপারেশন সম্পূর্ণ হওয়ার পরে গন্তব্য ফাইল খুলুন অবিলম্বে এটি দেখতে
• ঠিক আছে ক্লিক করুন রপ্তানি করতে

• রপ্তানি সম্পূর্ণ হলে অ্যাক্সেস আপনাকে অবহিত করবে

উন্নত বিকল্প:

• প্যারামিটার সহ প্রশ্নের জন্য, ফলাফল তৈরি করতে প্রথমে ক্যোয়ারী চালান, তারপর রপ্তানি করুন
• একাধিক অবজেক্ট এক্সপোর্ট করতে, এক্সপোর্ট উইজার্ড বারবার ব্যবহার করুন বা অটোমেশনের জন্য একটি ম্যাক্রো/VBA লিখুন

নোট:

• রপ্তানি করা ডেটা স্ট্যাটিক; অ্যাক্সেসের পরিবর্তনগুলি স্বয়ংক্রিয়ভাবে এক্সেল ফাইল আপডেট করবে না
• যদি টেবিলে 1 মিলিয়নের বেশি সারি থাকে, তবে Excel এটিকে ছেঁটে ফেলতে পারে (নতুন সংস্করণে সারি সীমা 1,048,576)

পদ্ধতি 3:কপি-পেস্ট (দ্রুত এবং সহজ) ব্যবহার করে অ্যাক্সেস ডেটা আমদানি করুন

পদক্ষেপ:

• Microsoft Access খুলুন
• টেবিল বা কোয়েরি খুলুন
• পুরো টেবিলটি নির্বাচন করুন বা Ctrl + A টিপুন
• Ctrl + C টিপুন

• Excel খুলুন এবং Ctrl + V টিপুন

সীমাবদ্ধতা:

• কোন লাইভ সংযোগ নেই
• ম্যানুয়াল আপডেট প্রয়োজন
• বড় বা ঘন ঘন আমদানির জন্য উপযুক্ত নয়

পদ্ধতি 4:ODBC (উন্নত ব্যবহারকারী) ব্যবহার করে অ্যাক্সেস ডেটা আমদানি করুন

আপনি যখন পুরানো সিস্টেমের সাথে কাজ করছেন বা কাস্টম ডাটাবেস সংযোগ ব্যবহার করছেন তখন এই পদ্ধতিটি কার্যকর৷

পদক্ষেপ:

• একটি ODBC ডেটা উৎস সেট আপ করুন (উদাহরণস্বরূপ, "Microsoft Access Driver (*.mdb, *.accdb)")
• এক্সেল খুলুন
• ডেটা-এ যান ট্যাব>> ডেটা পান নির্বাচন করুন>> অন্যান্য উৎস থেকে নির্বাচন করুন>> ODBC থেকে নির্বাচন করুন
• অ্যাক্সেস ODBC ড্রাইভার নির্বাচন করুন
• টেবিল বা প্রশ্ন চয়ন করুন

ডেটা রিফ্রেশ করা হচ্ছে

• আমদানি করা টেবিলের যেকোনো ঘরে ডান-ক্লিক করুন>> রিফ্রেশ নির্বাচন করুন
• অথবা ডেটা এ যান ট্যাব>> সব রিফ্রেশ নির্বাচন করুন

• এটি ম্যানুয়ালি পুনরায় আমদানি না করেই অ্যাক্সেস থেকে সর্বশেষ ডেটা টেনে আনে

সাধারণ সমস্যা ও সমাধান

• অ্যাক্সেস ফাইল দেখাচ্ছে না: নিশ্চিত করুন যে আমদানি করার আগে অ্যাক্সেস বন্ধ আছে। অ্যাক্সেস ফাইলটি এক্সক্লুসিভ মোডে খোলা যাবে না।
• ডেটা প্রকার ভুল: সঠিক ডেটা প্রকার সেট করতে পাওয়ার কোয়েরি ব্যবহার করুন
• বড় ফাইল লোড হতে ধীর: শুধুমাত্র প্রয়োজনীয় টেবিল বা সারি আমদানি করুন। বড় ডেটাসেটের জন্য, ডেটা মডেলে লোড করা শীট ওভারলোড প্রতিরোধ করে।
• Microsoft.ACE.OLEDB ত্রুটি:৷ Microsoft-এর ওয়েবসাইট থেকে Microsoft Access Database Engine পুনরায় বিতরণযোগ্য ডাউনলোড এবং ইনস্টল করুন

উপসংহার

উপরের পদ্ধতিগুলি অনুসরণ করে, আপনি Microsoft Access থেকে Excel এ ডেটা আমদানি করতে পারেন। এই পন্থাগুলি আপনাকে বিশ্লেষণ, রিপোর্টিং এবং ভিজ্যুয়ালাইজেশনের জন্য এক্সেলের মধ্যে এক্সেস ডেটা আনতে দেয়। সংযোগ-ভিত্তিক পদ্ধতিগুলি আপনাকে আপনার এক্সেল ডেটাকে আপনার অ্যাক্সেস ডাটাবেসের সাথে সিঙ্ক্রোনাইজ করার নমনীয়তা দেয়, আপনার কর্মপ্রবাহগুলিকে আরও দক্ষ করে এবং আপনার ডেটা আরও নির্ভরযোগ্য করে তোলে৷ অ্যাক্সেস থেকে ডেটা আমদানি শুরু করুন, তারপরে এক্সেলে বিশ্লেষণ করুন৷