মাইক্রোসফট এক্সেল বাজেট ক্যালকুলেশন, ট্যাক্স ক্যালকুলেশন এবং অন্যান্য অনেক কাজের জন্য ব্যবহার করা যায়। আপনি এটি একটি ক্যালকুলেটর হিসেবে ব্যবহার করতে পারেন এর ফিচারগুলোর কারণে। আপনি এক্সেল ব্যবহার করে দুটি সময়ের মধ্যে পার্থক্যও ক্যালকুলেট করতে পারেন। এটি একটি কর্মীর দেওয়া শুরু এবং শেষ সময়ের মধ্যে কত ঘণ্টা কাজ করেছে তা ক্যালকুলেট করতে সাহায্য করে। একটি কর্মীর পুরো ওয়ার্কিং আওয়ার রেকর্ড এক্সেল দিয়ে মেইনটেইন করা যায় যা ভেতন বা স্যালারি ক্যালকুলেট করতে সাহায্য করে।
আপনি কি মনে করেন টাইম ডিফারেন্স ক্যালকুলেট করা খুব সহজ কারণ এটি শুধু এন্ড টাইম থেকে স্টার্ট টাইম বিয়োগ করলেই হয়? আপনি যদি সরাসরি এটা করুন, তবে আপনি দুটি সমস্যার মুখোমুখি হবেন। আসুন দেখি সেগুলো কী এবং কীভাবে হ্যান্ডেল করব।
এক্সেলে টাইম ডিফারেন্স ক্যালকুলেট করুন
এক্সেলে দুটি সময়ের পার্থক্য ক্যালকুলেট করা কঠিন। কিন্তু একটি ছোট ট্রিক অ্যাপ্লাই করে আমরা কাঙ্ক্ষিত ফলাফল পেতে পারি। এই আর্টিকেলটি শেষ পর্যন্ত ফলো করুন এবং তারপর আপনি এক্সেলে টাইম ডিফারেন্স পারফেক্টলি ক্যালকুলেট করতে পারবেন। চলুন শুরু করি!
নিচের স্যাম্পল ডেটা বিবেচনা করুন,
যে কারণে আলোচনা করা হয়েছে, যদি আমরা শুধু 'End Time' থেকে 'Start Time' বিয়োগ করার চেষ্টা করি, তবে আপনি দুটি সমস্যায় পড়বেন এবং আসুন দেখি সেগুলো কী।
আপনি দেখতে পাচ্ছেন যে ফলাফলের সাথে 'AM' বা 'PM' জড়িয়ে আসছে যা আমাদের কাঙ্ক্ষিত নয়। দ্বিতীয় সমস্যা হলো হ্যাশ এরর দেখায়। যেহেতু আমরা সরাসরি বিয়োগ করলাম, ফলাফল কিছু কেসে নেগেটিভ হতে পারে এবং যেহেতু সময় নেগেটিভ হতে পারে না, এক্সেল এটিকে হ্যাশ এরর হিসেবে দেখায়।
প্রথম সমস্যাটি নিচের সিম্পল ধাপগুলো ফলো করে নাম্বার ফরম্যাট পরিবর্তন করে সমাধান করা যায়
- ফলাফল স্মবলিত সেলগুলো সিলেক্ট করুন (আমাদের কেসে Total Hours) এবং 'CTRL+1' চাপুন Format Cells ডায়লগ বক্স খোলার জন্য।
- "Custom" অপশনে ক্লিক করুন এবং "type" ফিল্ডে "h:mm" লিখে "Ok"-এ ক্লিক করুন।
এইভাবে, আপনি প্রথম সমস্যাটি দূর করতে পারেন। এটি কিছুটা সন্তোষজনক কিন্তু এখনো সম্পূর্ণ সমাধান নয় যা আমরা খুঁজছি। আমাদের এখনো Total Hours-এ হ্যাশ এরর রিমুভ করতে হবে। দ্বিতীয় সমস্যাটি সমাধান করতে, আপনাকে প্রথম ধাপে ব্যবহৃত ফর্মুলা পরিবর্তন করতে হবে (End Time – Start Time অর্থাৎ 'E14-E13')। Total Hours রো সিলেক্ট করুন এবং 'F2' চাপুন ফর্মুলা পরিবর্তন করতে। ফর্মুলাটি নিচের মত করুন-
E14-E13+ (E13>E14)
এখন, এন্টার চাপার বদলে শুধু 'CTRL+Enter' চাপুন যাতে ফলাফল একসাথে সকল সিলেক্টেড সেলে অ্যাপ্লাই হয়। এইভাবে আমরা প্রতিটি সেলের জন্য ফর্মুলা পরিবর্তন করার ঝামেলা থেকে বাঁচতে পারি।
আমরা সবাই জানি ২৪ ঘণ্টার সিস্টেম এক্সেল ব্যবহার করে। এখানে হ্যাশ এরর সমাধান করার মূল ট্রিকটি হলো লজিক্যাল অপারেশন যোগ করা। এটি করার মাধ্যমে আমরা নেগেটিভ ফলাফল অতিক্রম করেছি কারণ "TRUE" কে "১" এবং "FALSE" কে "০" হিসেবে বিবেচনা করা হয়। অবশেষে, টাইম ডিফারেন্স নেগেটিভ ভ্যালু দেখায় না এবং আর হ্যাশ এররও থাকে না।
এটি মাইক্রোসফট এক্সেলে টাইম ডিফারেন্স ক্যালকুলেট করার সিম্পল, সহজ এবং পারফেক্ট উপায়।
এক্সেলে ২৪ ঘণ্টা ফরম্যাটে টাইম ডিফারেন্স কীভাবে ক্যালকুলেট করবেন?
একবার টাইম ডিফারেন্স ক্যালকুলেট হলে, আপনি সেটিতে রাইট-ক্লিক করে Format বেছে নিতে পারেন। তারপর ডিসপ্লে টাইমকে ২৪ ঘণ্টা ফরম্যাটে সেট করুন। তবে, আপনি যদি নাম্বার ফরম্যাটে টাইম ডিফারেন্স ক্যালকুলেট করেন, তবে এটি ভিন্নভাবে কাজ করবে অর্থাৎ, ১২:০০ PM ০.০৫ হিসেবে ক্যালকুলেট হবে কারণ এটি এক দিনের অর্ধেক।
