টিমস ইউজার এক্টিভিটি রিপোর্ট: মাইক্রোসফট টিমস কীভাবে আপনার কার্যকলাপ ট্র্যাক করে এবং কীভাবে বন্ধ করবেন

মাইক্রোসফট ৩৬৫ নये প্রোডাক্টিভিটি ট্র্যাক করার ফিচারগুলো ঘোষণা করেছিল। এটা কর্মীদের ডেটা মনিটর করার লক্ষ্যে তৈরি করা ছিল, কিন্তু ফিচারটি লঞ্চ হওয়ার পর ব্যাকফায়ার করলো যখন মানুষকে মাইক্রোসফট টিমস-এর দ্বারা কতটুকু ইউজার ডেটা সংগ্রহ করা হচ্ছে সেটি জানতে পেরে।

মাইক্রোসফট টিমস কী ডেটা সংগ্রহ করে?

মাইক্রোসফট টিমস তিন ধরনের ডেটা সংগ্রহ করে অর্থাৎ Census, Usage, এবং Error reporting data। Census ডেটা হচ্ছে আপনার ডিভাইস, অপারেটিং সিস্টেম, এবং ইউজার ল্যাঙ্গুয়েজ সম্পর্কে স্ট্যান্ডার্ড ইনফরমেশন। এটিও একটি নির্দিষ্ট ইউজার আইডি জেনারেট করে যা দুইবার সুরক্ষিত থাকে অনাবশ্যক লিঙ্কেজ এড়াতে। টিমস ইউজার এক্টিভিটি রিপোর্টে Census ডেটা ডিফল্টভাবে সংগ্রহ করা হয় এবং ইউজার দ্বারা অপ্ট-আউট করা যায় না।

মাইক্রোসফট Usage ডেটাও সংগ্রহ করে যার মধ্যে রয়েছে প্রেরিত মেসেজের সংখ্যা, কল এবং যোগদান করা মিটিং পাশাপাশি সংস্থার নাম। এটি এরর ট্র্যাক করতে সাহায্য করে যাতে সেগুলো সময়মতো ফিক্স করা যায়। এটাকে Error reporting data বলা হয়।

মাইক্রোসফট টিমস ইউজার এক্টিভিটি রিপোর্ট

একটি টিমস ইউজার এক্টিভিটি রিপোর্ট দেখতে এবং এডিট করতে, আপনাকে অবশ্যই একজন Teams service admin হতে হবে। অ্যাডমিন রোল এবং পারমিশন সম্পর্কে আরও জানতে, Teams administrator roles to manage a team অ্যাক্সেস করুন।

1. মাইক্রোসফট টিমস অ্যাডমিন সেন্টারের বাম নেভিগেশন প্যানে, Analytics & reports > Usage reports-এ যান।
2. View reports ট্যাবের অধীনে Report ট্যাবের অধীনে Teams user activity নির্বাচন করুন।
3. data range ট্যাবের অধীনে একটি রেঞ্জ নির্বাচন করুন
4. Run report-এ ক্লিক করুন।

টিমস ইউজার এক্টিভিটি রিপোর্ট ব্যাখ্যা

টিমস ইউজার এক্টিভিটি রিপোর্ট শেষ ৭ দিন, ৩০ দিন, বা ৯০ দিন-এর জন্য দেখা যায়। রিপোর্টটি ইউজার অনুযায়ী ব্যবহারের বিস্তারিত ব্রেকডাউন দেয়। এতে চ্যানেল মেসেজ, রিপ্লাই এবং পোস্ট মেসেজ, আয়োজিত মিটিং ডিটেইলস, এবং মিটিং-এ অংশগ্রহণের ডিটেইলস থাকে। কেউ চাইলে শেষ কার্যকলাপ, ভিডিও টাইম, এবং স্ক্রিন শেয়ারিং কার্যকলাপের ডিটেইলসও পেতে পারে।

এই রিপোর্টটি কোম্পানির অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের টিমস ব্যবহার করে কর্মীদের কার্যকলাপের অন্তর্দৃষ্টি দিতে সহায়তা করে। অ্যাডমিনিস্ট্রেটররা ১৯ ধরনের ইউজার এক্টিভিটি ডেটা পর্যন্ত দেখতে পারেন। বর্তমানে, কম্পানির অ্যাডমিনিস্ট্রেটরদের কাছ থেকে এই ডেটা সংগ্রহ থেকে ইউজাররা অপ্ট-আউট করার কোনো উপায় নেই। যদিও অনেক কোম্পানি এমন ডেটা উপলব্ধ থাকার বিষয়ে জागरুক নাও হতে পারে।

টিমস ইউজার ডেটা কোথায় সংরক্ষিত হয়?

মাইক্রোসফট টিমস বিশ্বব্যাপী এবং বিভিন্ন অদালতের অধিকার এলাকায় কাজ করে যেখানে ডেটা হ্যান্ডলিংয়ের জন্য ভিন্ন স্ট্যান্ডার্ড রয়েছে। যদি আপনি দেখতে চান যে পৃথক ডেটা শারীরিকভাবে কোথায় সংরক্ষিত হয়, তবে আপনি Microsoft 365 admin center-এ যেতে পারেন। Settings > Organization profile-এ ক্লিক করুন, এবং তারপর Data Location-এ স্ক্রোল করুন।

টিমস নোটিফিকেশন ম্যানেজ করা

টিমসে কাজ করার সময়, স্ক্রিনের নিচে ডান পাশে ক্রমাগত পিং করে অনেক নোটিফিকেশন পাওয়া বেশ বাধা হয়।

আপনি টিমসের উপরের ডান কোণে তিনটি ডটে ক্লিক করে, Channel notifications নির্বাচন করে, এবং সেগুলো সম্পূর্ণরূপে বন্ধ করে কন্ট্রোল ফিরিয়ে আনতে পারেন। আপনি “Custom” নির্বাচন করে নতুন রুলও সেট আপ করতে পারেন।

আপনি চাইলে “All new posts” বন্ধ করতে পারেন এবং চ্যানেল মেনশনও কমাতে পারেন অর্থাৎ যখন কেউ আপনাকে চ্যানেলে @Channel name দিয়ে ট্যাগ করে “Banner and feed” থেকে “Only show in feed“-এ আনতে পারেন।

একটি অন্য বাধা হয় যখন আপনাকে একটি শিডিউল্ড মিটিং-এ আহ্বান করা হয়েছে বা আপনি মিটিংয়ের মাঝপথে ছেড়ে যাওয়া সত্ত্বেও চ্যাটবক্সে মেসেজ টাইপ হওয়ার সময় আপনি প্রতিবার নোটিফিকেশন পাচ্ছেন।

এই সমস্যার একটি অস্থায়ী সমাধান হল আপনার স্ট্যাটাস “Do not disturb”-এ পরিবর্তন করা। আপনি এটি টিমসের মেইন পেজে আপনার প্রোফাইল ছবিতে ক্লিক করে, “Available”-এ ক্লিক করে এবং সেটিকে “Do not disturb”-এ পরিবর্তন করে করতে পারেন।

আপনি প্রায়োরিটি ম্যানেজ করতে পারেন Settings > Privacy-এ যেন, “Manage priority access”-এ ক্লিক করে, এবং যাদের কাছ থেকে আপনি নোটিফিকেশন চান তাদের নাম যোগ করে।

পড়ুন: মাইক্রোসফট টিমস মিটিংয়ের সময় ক্র্যাশ বা ফ্রিজ হচ্ছে।

মাইক্রোসফট টিমসে অ্যাক্সেস কন্ট্রোল

টিমস আপনাকে মাইক্রোসফট টিমসে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ করার একটি উপায় দেয় যাতে আপনি চিন্তা ও কাজ করার সময় ও স্পেস পান।

আপনি এটি Settings > Privacy-এ যেন এবং “Read receipts” রেডিও বাটন টগল করে করতে পারেন।

আপনি আপনার সংস্থাকে আপনার অ্যাকাউন্টে multi-factor authentication অন করতে বলতে পারেন এবং একটি অতিরিক্ত সুরক্ষা লেয়ার যোগ করতে পারেন। একটি শক্তিশালী, অনন্য পাসওয়ার্ড এবং একটি পাসওয়ার্ড ম্যানেজার অ্যাকাউন্ট সুরক্ষার জন্য আবশ্যক।

আপনি যদি একটি নির্দিষ্ট টিমের সদস্য হন, তবে প্রাইভেট চ্যানেল সেট আপ করতে পারেন, যাতে শুধু টিমের নির্দিষ্ট কিছু সদস্যের কাছে অ্যাক্সেস সীমাবদ্ধ থাকে। নির্বাচিত টিমে, চ্যানেল সেকশনে যান, এবং তিনটি ডটে ক্লিক করুন। Add channel-এ যান, Privacy-এর অধীনে, এবং Privacy নির্বাচন করুন।

তারপর আপনি সংশ্লিষ্ট লোকেদের টিমে যোগ করতে পারেন – সর্বোচ্চ ২৫০ জন। শুধু চ্যানেল ক্রিয়েটর একটি প্রাইভেট চ্যানেল থেকে লোকেদের যোগ বা বাদ দিতে পারেন। একটি প্রাইভেট চ্যানেলের ভিতরে শেয়ার করা ফাইল বা মেসেজ তার বাইরের কাউকে অ্যাক্সেসযোগ্য নয়।

রিমোট ওয়ার্কে শিফ্টের সাথে সাথে মাইক্রোসফট টিমস জনপ্রিয়তা পেয়েছে। কর্মীরা এখন সহযোগিতা করতে হয় যাতে সংবেদনশীল ডেটা সম্পূর্ণরূপে সুরক্ষিত থাকে এবং টিমস ইউজার এক্টিভিটি রিপোর্ট দুরুপযোগ না হয়। উপরের পরামর্শগুলো আপনার ডেটা সুরক্ষিত রাখতে সাহায্য করবে যেতে স্মুথ কমিউনিকেশন বজায় রেখে। আশা করি এগুলো আপনার জন্য কাজ করবে।

পরবর্তীটি পড়ুন: মাইক্রোসফট টিমস হাই মেমরি এবং সিপিইউ ইউজেজ সমস্যা।