মাইক্রোসফট শেয়ারপয়েন্ট একটি অনলাইন প্ল্যাটফর্ম এবং ক্লাউড-ভিত্তিক টুল যা ব্যবসায়িক প্রতিষ্ঠান এবং ব্যক্তি ব্যবহার করে। শেয়ারপয়েন্ট ব্যবহার করা যায় ডকুমেন্ট ম্যানেজ ও সংরক্ষণ, টিম সহযোগিতা ইত্যাদির জন্য। শেয়ারপয়েন্ট সার্ভারের দুটি ধরন আছে। একটি আপনার কোম্পানি চালায়, আরেকটি মাইক্রোসফট ৩৬৫ হোস্ট করে।
মাইক্রোসফট অফিস ৩৬৫-এ শেয়ারপয়েন্ট তিনটি ভার্সনে উপলব্ধ:
- SharePoint Online: ছোট ব্যবসার জন্য সেরা সমাধান, মাইক্রোসফট সার্ভারে ইন্ট্রানেট সাইট হোস্ট করে।
- SharePoint Server: সম্পূর্ণ ভার্সন, সম্পূর্ণ কাস্টমাইজেবল ইন্ট্রানেট ঠিকানা এবং লোকাল প্রাইভেট সার্ভারে হোস্ট করা পেজ।
- SharePoint App: এটি আপনার স্মার্টফোনে উপলব্ধ একটি ফ্রি অ্যাপ যা সকল শেয়ারপয়েন্ট সাইট অ্যাক্সেস করতে দেয়।
শেয়ারপয়েন্ট দিয়ে আপনি আপনার টিমের জন্য একটি ওয়েবপেজ সেটআপ করতে পারেন। এই আর্টিকেলে শেয়ারপয়েন্ট অনলাইন নিয়ে আলোচনা করা হবে।
শেয়ারপয়েন্ট ব্যবহারের সুবিধা
- কন্টেন্ট শেয়ার ও ম্যানেজ করা।
- ত্বরিত তথ্য খুঁজে পাওয়া।
- নিউজ সংগ্রহের জন্য অনলাইন ইন্ট্রানেট পেজ তৈরি।
- সংবেদনশীল তথ্য ও যোগাযোগের ওপর গভীর নিয়ন্ত্রণ।
- এডভান্সড ফাইল ভার্সনিং।
শেয়ারপয়েন্টে নতুনদের জন্য পরিচিতি
শেয়ারপয়েন্ট অনলাইন শেয়ারপয়েন্ট প্ল্যান বা যেকোনো অফিস ৩৬৫ সাবস্ক্রিপশন দিয়ে পাওয়া যায়।
শেয়ারপয়েন্ট সাইটে যেতে অফিস ওয়েবসাইটে যান।
লগইন পেজ
Login Page-এ আপনার লগইন তথ্য দিন।
তারপর SharePoint Online অ্যাপে ক্লিক করুন।
মূল ইন্ট্রানেট পেজে আসবেন।
Quick Site List
বাম পাশে Quick Sites তালিকা থাকে।
Quick Site তালিকাতে থাকে Following (আপনি যেসব শেয়ারপয়েন্ট সাইট ফলো করছেন) এবং Recent (আপনি gầnে যেসব সাইট ভিজিট করেছেন)। এগুলো আপনি যেসব শেয়ারপয়েন্ট সাইটের সদস্য।
মূল পেজের ডান পাশে পোস্টগুলো থাকে এবং ঘুরে যাওয়া সাইটগুলো প্রদর্শিত হয়।
একটি সাইট ফলো করতে Star-এ ক্লিক করুন।
মূল পেজের উপরে Search Bar থাকে যা আপনি যেসব সাইটের সদস্য বা যেসব সাইট তৈরি করেছেন সেগুলো সার্চ করতে ব্যবহার করতে পারেন।
Create Site & Create News Post
Quick site list-এর উপরে বাম পাশে দুটি ফিচার থাকে: Create Site এবং Create News Post।
Create Site হলো আপনার টিম সদস্যদের জন্য সাইট তৈরি করা, এবং Create News Post হলো শেয়ারপয়েন্ট সাইটে আপনি বা আপনার টিম সদস্যদের দ্বারা শেয়ার করা পোস্ট।
সাইট তৈরি করতে Create Site ফিচারে ক্লিক করুন; আপনার দুটি অপশন থাকবে।
প্রথম অপশন Team Site। টিম সাইট ব্যবহার করা হয় ডকুমেন্ট শেয়ার করতে, টিম সদস্যদের সাথে কথা বলতে, টাস্ক ম্যানেজ করতে এবং ইভেন্ট ট্র্যাক রাখতে।
দ্বিতীয় অপশন Communication Site। কমিউনিকেশন সাইট ব্যবহার করা হয় আপনার প্রতিষ্ঠানের লোকেদের কাছে কন্টেন্ট পাবলিশ করতে; তাদের টপিক, ইভেন্ট, প্রজেক্ট সম্পর্কে আপডেট দিতে।
আমরা Team Site-এ ক্লিক করব।
Team Site পেজ
Team Site-এ আপনাকে Site Name লিখতে হবে; সাইটের নাম লিখলে সেটি স্বয়ংক্রিয়ভাবে Group Email Address, Site Address-এ দেখাবে, তারপর Site Description লিখুন, Privacy Settings সেট করুন, Language নির্বাচন করুন।
তারপর Next ক্লিক করুন।
এটি আপনাকে অন্য একটি প্যানেলে নিয়ে যাবে যেখানে শেয়ারপয়েন্ট টিম সাইটের জন্য Co-owner যোগ করতে পারবেন এবং Members যোগ করতে পারবেন।
তারপর Finish ক্লিক করুন।
আপনি যে টিম সাইট তৈরি করেছেন সেটির পেজে আসবেন।
পেজের বাম পাশে Navigation Pane থাকবে, যাতে থাকে Home Page, Conversations, Documents, Notebook, Pages, Site Content, Recycle Bin, এবং Edit।
টিম সাইট পেজের প্রথম উপরের প্যানে বাম পাশে সাইটের নাম এবং ডান পাশে গ্রুপটি Private নাকি Public; আপনি গ্রুপটি ফলো করছেন কিনা এবং গ্রুপে কতজন মেম্বার আছে সেটি দেখাবে।
দ্বিতীয় প্যানে New বোতাম থাকবে যা আপনার সাইটে যোগ করা কন্টেন্ট দেখাবে, যেমন List, Document Library, Page, New Post, News Link, Plan, এবং App।
Page Details ফিচার
তারপর Page Details ফিচার থাকে যা আপনাকে Page Description, Thumbnails, এবং Custom Properties দেখাবে।
দ্বিতীয় প্যানে Analytics ও থাকে যা পেজ ভিউয়ার, Page views, Average time spent per user, এবং Page traffic সম্পর্কে মেট্রিক্স দেখাবে।
দ্বিতীয় প্যানের ডান পাশে টিম সাইটটি Published আছে কিনা এবং Edit বোতাম থাকবে টিম সাইট এডিট করতে।
পেজের মাঝপথে News সেকশন থাকে যেখানে আপনি News Post বা News Link যোগ করতে পারবেন সকল মেম্বারের সাথে শেয়ার করার জন্য।
News সেকশনের নিচে Activity সেকশন থাকে যা আপনার সাইটের সাম্প্রতিক এক্টিভিটি দেখাবে।
এই সেকশনে আপনি Upload a Document এবং Add a List করতে পারেন।
Quick Link সেকশনে দুটি লিংক থাকবে, Learn about the team site এবং learn how to add a page।
Document সেকশনে আপনি New Folder এবং মাইক্রোসফট অফিস সুইটের ডকুমেন্ট যেমন Excel, Word, PowerPoint, এবং OneNote যোগ করতে পারেন।
আপনি All Documents সিলেক্ট করতে পারেন, এবং ড্রপ-ডাউন তালিকা থেকে বেছে নিতে পারেন কীভাবে ডকুমেন্টগুলো প্রদর্শন করবেন, যেমন List, Compact List এবং Tiles।
তালিকাতে থাকে All Document, Create new list, Save View As, এবং Edit Current View।
পড়ুন: শেয়ারপয়েন্টে পেজ তৈরির পদ্ধতি।
Communication Site
আপনি যদি Communication Site নির্বাচন করেন, তবে আপনাকে Site Name লিখতে হবে; Site Name বক্সে যা লিখবেন সেটি Site Address বক্সেও দেখাবে, সাথে Site Description এবং Language লিখুন।
বাম পাশে ড্রপ-ডাউন তীরে ক্লিক করে একটি ডিজাইন বেছে নিন।
তারপর Finish ক্লিক করুন।
আপনি যে কমিউনিকেশন সাইট তৈরি করেছেন সেটিতে আসবেন।
Communication Site-র সেটআপ Team Site- থেকে আলাদা।
Communication Site পেজের প্রথম প্যানে উপরে Navigation Pane থাকবে যাতে থাকে Home Page, Documents, Pages, Site Content, এবং Edit। ডান পাশে Share বোতাম থাকবে সাইট শেয়ার করতে।
প্রথম প্যানের নিচে New বোতাম, Page Details এবং Analytics, এবং বামে Publish এবং Edit থাকবে।
পেজের নিচে আপনি News Post এবং Link, Events, এবং Documents যোগ করতে পারেন।
শেয়ারপয়েন্ট ইন্ট্রানেট মূল পেজে যদি Create News Post-এ ক্লিক করেন, তবে ডান পাশে একটি প্যানেল আসবে যেখানে আপনি বেছে নিতে পারবেন কোন সাইটে নিউজ পোস্ট বা পাবলিশ করতে চান।
আশা করি এই নতুনদের জন্য পরিচিতি আপনাকে শেয়ারপয়েন্টে শুরু করতে সাহায্য করবে।
সম্পর্কিত: শেয়ারপয়েন্টে মুছে ফেলা ফাইল রিকভার ও রিস্টোর করার পদ্ধতি।
