এক্সেল অফিস সুটের একটি অ্যাপ্লিকেশন যা কর্মক্ষেত্রে এবং ঘর বা হোম অফিসে সমানভাবে উপযোগী। এক্সেল বিপুল পরিমাণ তথ্য সংরক্ষণ করতে সক্ষম; কখনও কখনও সেই তথ্য অত্যধিক জটিল হয়ে যায় যাতে এক্সেল ওয়ার্কশীটে সংরক্ষিত ডেটা ব্যবহার করা সময়ের সাথে সাথে বড় ঝামেলায় পরিণত হয়।
বাণিজ্যিক সেটিং-এ বেশি ব্যবহৃত হলেও, ঘরোয়া ব্যবহারকারীরা প্রায়শই অজান্ত থাকেন যে এক্সেল ওয়ার্কশীটে সারি এবং কলাম উভয়ই গ্রুপ এবং কোল্যাপস করা যায় তথ্য আপনার দরকার হলে পর্যন্ত লুকিয়ে রাখতে। এটি বিশেষভাবে উপযোগী যখন আপনি স্প্রেডশীটে ফর্মুলা ব্যবহার করে তথ্য সারসংক্ষেপ করেন এবং অধিকাংশ সময় আপনি শুধু সারসংক্ষেপগুলোতে আগ্রহী থাকেন।
এক্সেল ওয়ার্কশীটে সারি ও কলাম গ্রুপ করা
ধরি, আপনার একটি এক্সেল ওয়ার্কশীট নিচের ছবির মতো দেখে। লক্ষ্য করুন, ডেটা ধারণকারী অনেক সেল আছে এবং প্রতিটি ডেটা সেট আলাদা একটি সেলে (B6, B13, এবং B20) সারসংক্ষেপ করা আছে।
আপনার সমস্যা হলো, সেলগুলোর ডেটা (B1 থেকে B5, B8 থেকে B12, এবং B15 থেকে B19) আপনার নিয়মিত ভিত্তিতে উপযোগী নয়; আপনি শুধু প্রতিটি ডেটা সেটের মোট, গড়, এবং সর্বোচ্চ মান জানতে চান।
এক্সেলের Group ফাংশন ব্যবহার করে, আপনি এই ডেটাগুলো আলাদা আলাদা গ্রুপ করে কোল্যাপস করে দৃশ্য থেকে অদৃশ্য করতে পারেন। যখন ডেটা দেখতে বা এডিট করতে হবে, তবে গ্রুপগুলো এক্সপ্যান্ড করে আবার কাজ করতে পারেন।
উদাহরণস্বরূপ, সারি ৮ থেকে ১২ গ্রুপ করে, কোল্যাপস করুন, এবং শুধু সারি ১৩-এ গড়টি দৃশ্যমান রাখুন। শুরুতে মাউস দিয়ে সারি ৮ থেকে ১২ সিলেক্ট করুন। রিবনের Data ট্যাবে ক্লিক করুন এবং Outline লেবেল করা সেকশন খুঁজুন। Group বাটনে ক্লিক করুন এবং মেনু থেকে Group বেছে নিন।
আপনি অবিলম্বে এক্সেল ওয়ার্কশীতে একটি পরিবর্তন লক্ষ্য করবেন যা আপনি কখনো দেখেননি। সারি ৮ থেকে ১২-র পাশে একটি লাইন আছে যা সেগুলো বাম পাশে সংযুক্ত করছে এবং সারি ১৩-র পাশে একটি মাইনাস সাইন আছে। এটি ইন্ডিকেট করে যে সেল ৮ থেকে ১২ একটি গ্রুপের অংশ যা বর্তমানে এক্সপ্যান্ডেড।
সারি ১৩-র পাশের মাইনাস সাইনে ক্লিক করলে সারি ৮ থেকে ১২ কোল্যাপস হয়ে যাবে এবং মাইনাস সাইন প্লাস সাইনে পরিণত হবে। এটিও ইন্ডিকেট করে যে সারি ৮ থেকে ১২ একটি গ্রুপের অংশ এবং গ্রুপটি বর্তমানে কোল্যাপসড।
প্লাস সাইনে ক্লিক করলে গ্রুপ আবার এক্সপ্যান্ড হবে। এছাড়া, লক্ষ্য করুন কোল্যাপসড অবস্থায়, ওয়ার্কশীটের সারিগুলো সারি ৭ থেকে সরাসরি সারি ১৩-এ চলে যায়, যা নিশ্চিত করে যে কিছু সারি গ্রুপ করা হয়েছে এবং বর্তমানে কোল্যাপসড।
সারি ১ থেকে ৫ এবং সারি ১৫ থেকে ১৯-এ একই কাজ করলে, যখন এই সারিগুলো গ্রুপ ও কোল্যাপস করা হবে, মূল ডেটা দৃশ্য থেকে লুকিয়ে যাবে এবং গুরুত্বপূর্ণ সেলগুলো সহজে খুঁজে পাওয়া যাবে। লক্ষ্য করুন, ওয়ার্কশীটের বাম গাটারে তিনটি প্লাস সাইন ইন্ডিকেট করছে যে বর্তমানে সারিগুলোর তিনটি গ্রুপ কোল্যাপসড আছে।
এক্সেলে গ্রুপিং এবং কোল্যাপসিং সারিগুলোর সাথে সীমাবদ্ধ নয়; আপনি কলামগুলোকেও গ্রুপ ও কোল্যাপস করতে পারেন। ফুলা এক্সেল ওয়ার্কশীটে ডেটা কাজ করা কঠিন হলে, গ্রুপের ভেতর গ্রুপ তৈরি করে ডেটা আরও ভালোভাবে সংগঠিত করা সম্ভব।
